Código de ética y conducta Forja Empresas

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Contenido 1. GENERALIDADES DE LA COMPAÑÍA. ................................................................................2 2.

OBJETIVO DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA...............................................................2

3.

ALCANCE DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA. ..............................................................2

4.

PLATAFORMA ESTRATÉGICA DE LA COMPAÑÍA (medida 106, literales a, c, d). ................ 3

5.

RELACIONAMIENTO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS (medida 106, literales d y e). .......... 7

6.

NORMAS GENERALES DE CONDUCTA (medidas 106, literales b, f y 107). .........................9

7.

POLÍTICAS ESPECIALES PARA FOMENTAR UN BUEN GOBIERNO. ................................. 11

8. ÓRGANOS ENCARGADOS DE LA EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA. .......................................................................................................................... 16 9.

PROCEDIMIENTOS Y MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. ................... 18

10.

MECANISMOS PARA LA DIFUSIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA (medida 52, lit. c y 106, lit. j). ................................................................................ 23 11.

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL (medida 106, lit. k). ............................. 23

12.

REVISIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA..........................................................24

13.

VIGENCIA.......................................................................................................................24

14.

TRANSITORIO. NOMBRAMIENTOS. .............................................................................24

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1. GENERALIDADES DE LA COMPAÑÍA. 1.1.

FORJA EMPRESAS S.A.S. (en adelante “Forja” o la “Compañía”) es una institución prestadora de servicios de salud domiciliaria que busca generar un impacto positivo en la sociedad, enfocando sus esfuerzos para lograr entregar una vida digna y con menos sufrimiento a las personas que hacen parte de sus programas.

Centrando sus factores diferenciadores para conseguir dar una mejor calidad de vida a los pacientes y familias en momentos en donde pareciera que no hay un camino, Forja enfoca su esfuerzo en brindar un trato humano, confiable e incondicional mientras se transforma la vida y la sociedad.

Dentro de los programas de Forja se ofrece un servicio integral, alineado a las virtudes que fortalecen el actuar de los Colaboradores. Afianzando el vínculo entre cuidadores, pacientes y familias para asegurar un entorno de tranquilidad con el acompañamiento constante.

1.2.

FORJA EMPRESAS S.A.S., es una sociedad por acciones simplificada de carácter privado, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., constituida mediante escritura pública No. 1356 del 6 de julio de 2007, otorgada en la Notaría No. 69 del Círculo de Bogotá D.C., y está identificada con el NIT 900.162.688-6.

2. OBJETIVO DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA. El presente Código de Ética y de Conducta (en adelante el “Código”) constituye un marco normativo de autorregulación, que recoge los compromisos éticos y de conducta adquiridos por la Compañía, en desarrollo de la ley y de su propia plataforma estratégica. En este sentido, a continuación, se recopilan los valores, principios, políticas, normas, medidas, procesos y procedimientos para garantizar un relacionamiento ético al interior de la Compañía, y frente a sus grupos de interés, que sea estable y duradero en el tiempo.

3. ALCANCE DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA. 3.1.

El presente Código aplica para todos los administradores, empleados, prestadores de servicio y estudiantes en práctica vinculados a Forja (en adelante denominados en su conjunto como “Colaboradores”), sin excepción alguna.

3.2.

Para el efecto, se entienden Administradores de la Compañía al Gerente General, el Subgerente, los miembros de Junta Directiva, sus asesores, el liquidador, los Accionistas que intervengan en la administración de la Compañía y todas aquellas personas que, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son considerados administradores.

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3.3.

Las faltas o incumplimientos de las disposiciones aquí contenidas podrán dar lugar a los respectivos procesos o sanciones internos, institucionales o contractuales, según aplique. Cualquier Colaborador que tenga información o conocimiento sobre violación alguna a este Código, está en la obligación indelegable de reportarlo en forma inmediata, a través de los procedimientos o mecanismos que aquí se establecen.

3.4.

Adicionalmente, este Código aplica, en lo que les corresponda y se encuentre expresamente establecido en el Código, a los siguientes grupos de interés de la Compañía: • Accionistas; • Pacientes y sus familias; • Cuidadores; • Proveedores de bienes y servicios; y • Aseguradores.

4. PLATAFORMA ESTRATÉGICA DE LA COMPAÑÍA (medida 106, literales a, c, d).

4.1.

Misión: Nuestra misión se enfoca en el propósito superior, "Dedicar nuestro talento al servicio de la transformación de la vida y la sociedad" bajo un estándar de atención domiciliaria integral donde se proporcionará un trato humanizado al paciente y su familia; mediante la implementación de nuestras virtudes, decimos con nuestros actos "Contigo Siempre".

4.2. Visión: Ser reconocidos como la IPS de atención domiciliaria integral, humana, confiable e incondicional que todo paciente quiere tener. Con nuestro valor agregado, acompañar al paciente, cuidador y familiar en todo el proceso, fortaleciendo vínculos mediante la comunicación veraz y oportuna.

4.3.

Valores: • Actitud de servicio.

• Comunicación efectiva.

• Resolutividad.

• Trato humanizado.

4.4. Virtudes organizacionales: 4.4.1. Servicio: • Nuestra vocación es servir con amor y compasión.

• Somos amables y empáticos.

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• Servir es la fuente de la más auténtica alegría.

4.4.2. Responsabilidad.

• Tomamos la iniciativa, obramos con proactividad y diligencia.

• Asumimos nuestras responsabilidades con autonomía y disciplina.

• Trabajamos con puntualidad y orden.

4.4.3. Integridad.

• En la humildad germina nuestra mejor versión.

• Actuamos con rectitud y honestidad.

• Somos respetuosos y prudentes.

4.4.4. Visión.

• Dejamos una huella en el mundo con audacia y esperanza.

• Retamos constantemente la creatividad para innovar y mejorar.

• Somos perseverantes y resilientes.

4.5. Políticas estratégicas: 4.5.1. Política de seguridad del paciente: Forja se compromete a diseñar procesos seguros para la atención de los pacientes, su familia y nuestros colaboradores, adoptando un compromiso constante en la gestión del riesgo y disminución de eventos derivados de la atención en salud, que permitan la implementación de barreras para reducir su incidencia y así fomentar una cultura de prácticas seguras contribuyendo a la consecución de nuestro propósito superior e impactando la calidad de vida de usuarios y familias, mejorando la experiencia de servicio.

4.5.2. Política de calidad: Forja busca brindar servicios de salud domiciliarios con calidad, oportunidad, trasparencia, satisfacción y control del riesgo, respaldado por el cumplimiento de normatividad vigente y la mejora continua de nuestros procesos y servicios, impactando en la calidad de vida y experiencia de nuestros usuarios y sus familias.

4.5.3. Política de seguridad y salud en el trabajo: La política de seguridad y salud en el trabajo se enfoca en establecer el compromiso interno que genera Forja con todos los trabajadores, para mantener un ambiente sano y estable que permita armonizar el desarrollo de las funciones, a su vez se emplea como guía para los mismos en los cuales se establece acompañamiento y seguimiento de las condiciones de salud que pueden afectar dicho ambiente, a su vez, la persona encargada de llevar a cabo el SGSST primará por identificar todos los peligros, evaluar y valorar los riesgos, por medio de control documental e implementación de estrategias didactas de motivación y Rotulación Página 4 de 24 Este documento es propiedad de FORJA EMPRESAS S.A.S. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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disminución de estresores cerebrales que afectan el cumplimiento de metas conjuntas. A su vez establece el cuidado e incorporación de hábitos y estilos de vida saludables enfocados a la prohibición del consumo de sustancias psicoactivas durante la jornada laboral y desarrollo de sus funciones, ya que generan alteraciones a los estados normales de salud, que pueden propiciar la ocurrencia de accidentes, incidentes de trabajo.

4.5.4. Política de seguridad vial: Teniendo en cuenta que la actividad económica de la empresa consiste en prestar servicios de salud a domicilio donde los trabajadores se tienen que desplazar en sus motos o vehículos hacia las viviendas de los pacientes, por ende, desde el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo se generan estrategias específicas para este tipo de población donde factores externos aumentan la probabilidad de ocurrencia de accidentes de trabajo graves.

4.5.5. Política de infraestructura tecnológica: El Proceso de Tecnologías y Sistemas de Información es considerado actualmente como un proceso estratégico dentro del macroproceso estratégico. Tiene como función principal el coordinar, gestionar, asesorar, evaluar y controlar las herramientas, infraestructura tecnológica y Sistemas de Información, para la automatización, el soporte y el desarrollo de los procesos académicos y administrativos de la Compañía, el desarrollo de Tecnología, de acuerdo con las metas y objetivos institucionales. Forja asegura un adecuado funcionamiento de la infraestructura física bajo condiciones planificadas y controladas, que garantizan la satisfacción de los usuarios en la prestación del servicio asistencial.

4.5.6. Política en la recolección y tratamiento de datos personales: En relación con la recolección y el tratamiento de los datos de terceros, Forja se hace responsable de los datos personales que se encuentran en sus bases de almacenamiento, las cuales están debidamente inscritas en el Registro General de Protección de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, así como de su tratamiento transparente, leal, lícito, seguro y confiable, de acuerdo con los postulados de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan y adicionan, y de acuerdo con la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS que se encuentra disponible en el siguiente link: www.forjaempresas.com/#datos 4.5.7. Política de prevención contra el acoso laboral: La presente política se direcciona para establecer el compromiso integral de Forja con el control y mitigación de las conductas o situaciones que alteran la estabilidad de las funciones laborales de los trabajadores, ya que los vínculos laborales se llevan a cabo con el desarrollo de las Rotulación Página 5 de 24 Este documento es propiedad de FORJA EMPRESAS S.A.S. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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habilidades blandas entre las dos partes. Por otro lado, las modalidades de acoso laboral se catalogan según la gravedad y características para generar un tratamiento específico, tales como: maltrato laboral, persecución laboral, discriminación laboral, entorpecimiento laboral, inequidad laboral, desprotección laboral, acoso laboral, acoso sexual y desconexión laboral, en las cuales, cada situación debe llevar un proceso previo con evidencia digital o física.

4.5.8. Política de Teletrabajo: Forja se compromete de manera integral a realizar los ajustes pertinentes relacionado con el estado de las herramientas de trabajo tales como: computador, mouse, pad mouse, base refrigerante y teclado externo, las cuales tienen un proceso adecuado establecido en el Manual de Teletrabajo.

4.5.9. Política de enfoque diferencial: Para todo el personal de Forja, el ser humano es reconocido como una persona que merece ser tratado individualmente con el mayor respeto, igualdad y entendimiento de sus necesidades, por esto nos comprometemos a ser ejemplares y acoger a nuestros usuarios y clientes, sin importar las condiciones de género, raza, religión, ciclo de vida, nivel de alfabetización, lenguaje, creencia religiosa, nivel socioeconómico o discapacidad, generando respeto por la igualdad y atendiendo con dedicación a la persona humana que deposita su confianza en nosotros y confía recibir el mejor trato humano.

4.5.10. Política anticorrupción: La política de Forja es de “Cero Tolerancia frente a la Corrupción, la Opacidad, Fraude y el Soborno” y para ello, la Compañía toma las medidas necesarias con el fin de combatir estos flagelos, buscando permanentemente implementar mecanismos, sistemas y controles adecuados que permitan su prevención, detección y tratamiento.

4.5.11. Política contra el de lavado de activos y financiación del terrorismo: El sistema de administración del riesgo de lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva en Forja se extiende a la realización de operaciones y actividades correspondientes al desarrollo de su objeto social, electrónicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra forma.

4.5.12. Política canal de denuncias: En Forja hemos implementado un canal de denuncias virtual, de fácil acceso y uso, con el fin de permitir que cualquier persona que legítimamente tenga una denuncia por el presunto incumplimiento al Código de Ética y Conducta, lo pueda hacer de manera ágil y segura. Esto, con el fin de que la Compañía active los procedimientos internos pertinentes para investigar y, si es del caso, tomar las acciones a las que haya lugar para poder mejorar la prestación del servicio. Forja garantiza guardar la confidencialidad de la información entregada, así Rotulación Página 6 de 24 Este documento es propiedad de FORJA EMPRESAS S.A.S. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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como garantiza que la Compañía no tomará represalias contra el denunciante, por el hecho de radicar la denuncia. El canal se encuentra disponible en el siguiente link: https://forjaempresas.com/denuncias/.

5. RELACIONAMIENTO CON LOS GRUPOS DE INTERÉS (medida 106, literales d y e).

5.1. Pacientes y sus familias: 5.1.1. Derechos y deberes de los pacientes: En Forja nos encontramos comprometidos con el respeto y la socialización activa de los derechos y deberes de nuestros pacientes y usuarios, entre los cuales se encuentran los que se disponen a continuación: 5.1.1.1.

Todos los pacientes de Forja tienen derecho: • A recibir un trato digno, humano y ético en todo momento, por parte de los Colaboradores.

• A ser considerado y respetado independientemente de su condición política, racial, cultural, religiosa, de género, orientación sexual o por su propia situación de salud.

• A recibir una atención de excelente calidad y con altos estándares de seguridad.

• A recibir toda la información relacionada con su estado de salud, teniendo en cuenta su estado emocional y nivel intelectual, de manera oportuna, clara, segura y continua.

• A recibir información clara y oportuna sobre los trámites administrativos y costos relacionados con su atención.

• A que su historial médico e información personal sea manejada con criterios de estricta confidencialidad y se garantice el secreto profesional.

• A recibir orientación en el papel que desempeña el paciente y la familia como centro del proceso de atención en salud.

5.1.1.2 Todos los pacientes de FORJA EMPRESAS S.A.S. deben: • Velar por su salud y responsabilizarse de atender y tener en cuenta las recomendaciones dadas por los Colaboradores dentro de su tratamiento.

• Tratar de manera digna y respetuosa a todos los Colaboradores.

• Participar activamente en su proceso de atención.

• Ser consecuentes con lo estipulado en el consentimiento informado.

• Mantener estrecha comunicación con el fin de informar de forma clara, oportuna, completa y asertiva todo lo relacionado con su estado de salud.

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•

Cuidar y hacer uso racional de los recursos que la Compañía le entrega en relación con su proceso de atención.

5.2.

Aseguradores: Frente a los aseguradores con los que se mantengan relaciones comerciales, Forja se compromete, como mínimo, a lo siguiente: • Cumplir con altos estándares de calidad y el objeto del contrato.

• Garantizar la prestación de los servicios con personal idóneo y cualificado.

5.3.

Colaboradores: Frente a sus Colaboradores, Forja se compromete, como mínimo, a lo siguiente: • Dar un trato digno e igualitario.

• Cumplir con lo pactados contractualmente.

• Garantizar la capacitación y difusión de temas relacionados con ética y conducta empresariales.

5.4. Accionistas: Frente a sus accionistas, Forja se compromete, como mínimo, a lo siguiente: • Generar espacios y mecanismos de capacitación en temas relacionados con el código de ética y buen gobierno.

• Dar trámite y debida diligencia a los casos de conflicto de intereses.

5.5.

Proveedores de bienes y servicios: Frente a los proveedores de bienes y servicios con los que se mantengan relaciones comerciales, Forja se compromete, como mínimo, a lo siguiente: • Cumplir con las obligaciones pactadas contractualmente.

• Dar a conocer las políticas y procedimientos que garanticen el adecuado relacionamiento contractual.

5.6. Autoridades: Frente a las distintas autoridades, Forja se compromete, como mínimo, a lo siguiente: • A cumplir con las disposiciones constitucionales, legislativas y reglamentarias, así como a seguir las instrucciones impartidas por las autoridades competentes, especialmente, el Ministerio de Salud, las Secretarías de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud.

• Colaborar con las autoridades de manera eficiente y proactiva, cuando estas así lo soliciten dentro del ámbito de sus competencias constitucionales y legales.

• Radicar, completa y oportunamente, la información requerida en debida forma por las distintas autoridades, en especial la Superintendencia Nacional de Salud.

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6. NORMAS GENERALES DE CONDUCTA (medidas 106, literales b, f y 107).

6.1.

Todos los Colaboradores de Forja tienen el deber de cumplir a cabalidad con la Constitución Política de la República de Colombia, las leyes y, en general, con todas las normas y disposiciones vinculantes emitidas por las autoridades; lo mismo que, en los casos en que aplique, con los reglamentos y directrices expedidos por la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva y la Gerencia de la Compañía, las cláusulas contractuales contenidas en sus respectivos contratos de vinculación, el Reglamento Interno de Trabajo, cuando aplique, y los postulados y políticas recogidos en la plataforma estratégica de la Compañía y las demás normas de conducta que contempla este Código.

6.2. En especial, y sin perjuicio de lo anterior, todos los Colaboradores tienen los siguientes deberes: 6.2.1. Observar en todo momento y dirigir su conducta hacia los principios, valores y políticas consagrados en el presente Código, y que rigen a la Compañía, sobre todo en los momentos en que se encuentren actuando en representación de Forja frente a los pacientes, sus familias, clientes, clientes potenciales, proveedores, entes de control, compañeros de trabajo, directivos y accionistas de la Compañía.

6.2.2. Abstenerse en todo momento de realizar, fomentar, participar o permitir cualquier tipo de conducta que afecte la dignidad humana o que constituya discriminación, ya sea por razones de género, raza, religión, nacionalidad, orientación sexual, filiación política, estado de salud, cargo o nivel socioeconómico.

6.2.3. Actuar en todo momento con honestidad e integridad frente a la Compañía, sus compañeros de trabajo y, en general, los grupos de interés de Forja, absteniéndose de generar o participar en rumores o actos malintencionados que lesionen los intereses de la Compañía, sus compañeros de trabajo o los grupos de interés.

6.2.4. Abstenerse de cobrar o reclamar el pago de servicios o actividades no realizados efectivamente o realizados en fechas distintas a las informadas frente a la Compañía.

6.2.5. Abstenerse de participar o promover relaciones de cualquier tipo con los pacientes o sus familias, distintas a las estrictamente vinculadas con la prestación del servicio.

6.2.6. Cumplir de manera eficiente y diligente con las labores que les han sido encomendadas por sus jefes directos (cuando aplique), la Gerencia (cuando aplique) y, en general, aquellas contenidas en sus respectivos contratos de vinculación con la Compañía, utilizando todas sus capacidades, conocimientos y experiencia, y procurando siempre optimizar los resultados de su trabajo con el fin de prestar un servicio de calidad y con valor agregado.

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6.2.7. Cumplir a cabalidad con los protocolos para la atención en salud y prestación de los servicios ofrecidos por Forja. En especial, deberán abstenerse en todo momento de utilizar, de cualquier forma, medicamentos, insumos y dispositivos médicos que no hayan sido autorizados por la Compañía o los aseguradores correspondientes.

6.2.8. Cumplir a cabalidad y en todo momento con las normas y reglamentos de seguridad adoptados por la Compañía, así como abstenerse de realizar cualquier tipo de conducta que pueda poner en riesgo su vida o integridad o las de cualquier tercero.

6.2.9. Guardar, dentro de los parámetros de la ley, especial lealtad y fidelidad para con Forja, y mantener en escrupulosa reserva toda la información a la que tengan acceso o que conozcan debido al desempeño de su cargo o función, de acuerdo con las normas especiales que contempla este Código.

6.2.10. Desempeñar su cargo y funciones sin obtener ni pretender obtener para sí mismo o para un tercero, beneficios o prebendas adicionales a las contraprestaciones legales, así como abstenerse de abusar de su condición de Administrador, empleado, prestador de servicios o estudiante en práctica de Forja, para obtener beneficios, para sí o para terceros, relacionados con los servicios que presta la Compañía, o para obtener beneficios, personales o a favor de terceros, por parte de proveedores, contratistas, clientes o usuarios de FORJA EMPRESAS S.A.S. 6.2.11. Informar de manera inmediata al Comité creado en virtud de este Código, ya sea de manera directa con cualquiera de sus miembros o a través del canal de denuncias dispuesto en este Código, acerca de la ocurrencia de hechos que puedan constituir incumplimientos a los postulados, políticas o normas comprendidas en este Código.

6.2.12. Abstenerse de participar directa o indirectamente en operaciones que constituyan o puedan llegar a constituirse en la comisión de un delito, lavado de activos o financiación del terrorismo y, en general, cualquier actividad, negocio u operación que sea contraria a la ley, que pueda afectar los intereses o el bueno nombre de Forja, o que pueda perjudicar el cumplimiento de sus deberes y obligaciones dentro de la Compañía.

6.2.13. Informar al Comité creado en virtud de este Código, siempre que las circunstancias así lo exijan, las posibles causales de incompatibilidad, inhabilidad, impedimento o conflicto de intereses en las que se vean incursos para el desempeño de su cargo o funciones y de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente Código.

6.2.14. Colaborar, de conformidad con la ley, con la entrega de la información verídica de los hechos sobre los que tengan conocimiento y con la entrega del material documental o probatorio solicitado que tengan en su poder, siempre que así sean requeridos en Rotulación Página 10 de 24 Este documento es propiedad de FORJA EMPRESAS S.A.S. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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las investigaciones internas que realice Forja o aquellas que lleven a cabo las autoridades administrativas o judiciales correspondientes.

6.2.15. Abstenerse de utilizar recursos de Forja para hacer contribuciones a candidatos políticos, organizaciones gubernamentales, organizaciones no gubernamentales o funcionarios de entidades públicas del nivel nacional, local, central y descentralizado, a excepción de las financiaciones o aportes que sean aprobados por la Junta Directiva o la Asamblea General de Accionistas.

6.2.16. Utilizar de manera adecuada y racional, y únicamente para los fines aprobados por la Asamblea General de Accionistas dentro del presupuesto anual, los recursos asignados por la Compañía para el cumplimiento de sus funciones.

6.2.17. Abstenerse de ejecutar actos que pongan en peligro a los pacientes, sus familias, la Compañía, sus intereses, a otros Colaboradores y al resto de los grupos de interés.

6.2.18. Dar un uso responsable y cuidar los activos y recursos de propiedad de Forja, o que se encuentren en custodia de la Compañía por cualquier circunstancia legal o contractual, así como utilizarlos únicamente para las finalidades estrictamente relacionadas con sus funciones.

7. POLÍTICAS ESPECIALES PARA FOMENTAR UN BUEN GOBIERNO. 7.1.

Confidencialidad y manejo de la información (medidas 95 y 106, lit. d): 7.1.1. FORJA EMPRESAS S.A.S., se compromete a diseñar e implementar políticas para la adecuada preparación, recepción, procesamiento, custodia, comunicación y salida de la información operativa, administrativa, asistencial y, en general, toda la información que se maneja al interior de la Compañía (en adelante la “INFORMACIÓN”), en atención a los criterios de seguridad, calidad y cumplimiento y según su importancia relativa, nivel de riesgo y protección especial otorgada por una norma vigente.

7.1.2. La información se clasifica en: • Información general: Aquella que es de uso general, no clasificada expresamente como reservada o exclusiva; se refiere a la información comercial que se promueve con los usuarios, clientes, actuales y potenciales, y con los grupos de interés de FORJA EMPRESAS S.A.S. • Información exclusiva: Se refiere a la información financiera y asistencial, que por razón de su cargo y funciones deban conocer los Accionistas, miembros de Junta Directiva y sus asesores, el Gerente General, los Directores de área y/o los Colaboradores de Forja, incluyendo, pero sin limitarse, a la información relacionada Rotulación Página 11 de 24 Este documento es propiedad de FORJA EMPRESAS S.A.S. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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con la historia clínica de los pacientes, la cual puede ser revelada únicamente al interesado relacionado con dicha información o a su autorizado mediante poder debidamente legalizado, o a aquellas personas o autoridades habilitadas por la ley, después de hacer una verificación estricta de la identidad del mismo.

• Información reservada: Se refiere a la información que conlleva riesgo actual o potencial para Forja o involucra estrategias de negocios o competitividad y, en general, toda aquella que esté marcada con el sello “RESERVADA”. Este tipo de información es de competencia exclusiva de los Accionistas, miembros de la Junta Directiva y sus asesores, el Gerente General, los directores de área y sus inmediatos colaboradores que, por razón de su cargo y funciones, estén autorizados y deban conocerla.

7.1.3. Todos los Accionistas y Colaboradores, así como los proveedores y demás grupos de interés que conozcan o deban conocer y utilizar la información, e independientemente de que con ellos se haya o no firmado acuerdos o cláusulas de confidencialidad, deberán cumplir con los siguientes postulados mínimos en relación con el manejo de la información: 7.1.3.1.

Utilizar la información que reciban, por razón del ejercicio de sus funciones o vínculo con Forja, de manera única y exclusiva para el propósito señalado en las funciones de su respectivo cargo y/o para el desarrollo del proyecto específico debido al cual reciben la información. En este sentido, procurarán, utilizando todos los medios razonables que se encuentren a su alcance, darle a la información un tratamiento adecuado, bajo criterios de confidencialidad, integridad, disponibilidad, completitud, validez y confiabilidad.

7.1.3.2.

Mantener la información catalogada como reservada o exclusiva, a la que tengan acceso por cualquier medio y/o circunstancia, en absoluta reserva y confidencialidad. Por lo tanto, se abstendrán de comunicarla o compartirla con personas no autorizadas para conocerla y/o con terceros en general, salvo que la información sea requerida por alguna autoridad judicial o administrativa en el ejercicio legítimo de sus funciones. En dicho caso, sin embargo, deberá informarse inmediatamente de esta circunstancia a su jefe inmediato y/o al Gerente General y/o al Comité creado por este Código, para que se tomen las previsiones a las que haya lugar.

7.1.3.3.

Abstenerse de obtener provecho para sí mismo o a favor de terceros relacionados, por cuenta del conocimiento y/o uso de la información clasificada como reservada o exclusiva a la que tengan acceso por cualquier medio y/o Rotulación Página 12 de 24 Este documento es propiedad de FORJA EMPRESAS S.A.S. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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7.1.3.4.

7.1.3.5.

7.1.3.6.

7.1.3.7.

circunstancia, salvo que exista autorización expresa y por escrito del Gerente General, los Accionistas o la Junta Directiva, según corresponda. La autorización otorgada para estos efectos debe ser consecuencia de la manifestación completa, veraz y oportuna, del provecho que puede comportar para sí mismo o para los terceros relacionados. En caso contrario, dicha autorización no tendrá efectos.

Por terceros relacionados se entienden las personas ligadas entre sí por matrimonio, compañeros permanentes, familiares con parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad o único civil, personas jurídicas o entidades en las que se tenga, directa o indirectamente, el 5% o más de su participación en el capital, el patrimonio o sus resultados, o en las que intervenga en calidad de administrador o ejerza, por razones de hecho, parentesco o cláusulas contractuales, una influencia o posición dominante en la dirección o toma de decisiones.

Utilizar de manera adecuada y exclusivamente para los propósitos del ejercicio de sus funciones, según corresponda, los correos institucionales y demás herramientas proporcionadas por Forja que permitan el tráfico de información.

Por lo anterior, se abstendrán de manejar información personal en los mismos y se abstendrán de manejar información en sus correos y otras herramientas de uso personal.

Con excepción del Gerente General, deberán abstenerse de hacer cualquier tipo de comentario o revelar información, sin importar como esté clasificada, a los medios de comunicación, tales como prensa, radio, televisión, o cualquier otro medio masivo de comunicación, a menos que exista autorización previa y escrita otorgada por el Gerente General, la Junta Directiva o la Asamblea de Accionistas, o exista un acuerdo o cláusula contractual suscrita con Forja, que lo permita y/o lo requiera.

Abstenerse absolutamente de utilizar información para la realización de cualquier tipo de operación que conlleve la provisión, recolección, entrega, recepción o realización de cualquier acto que, directa o indirectamente, promueva, organice y/o apoye económicamente a grupos armados al margen de la ley.

Entregar a su jefe inmediato y/o al Gerente General, según el caso, al momento de la terminación de su vínculo contractual con Forja, la totalidad de la información que para ese momento se encuentre en su custodia. Igualmente, queda completamente prohibido realizar cualquier tipo de copia, en todo o en parte, y por cualquier medio, para uso propio o de terceros no autorizados, en

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7.1.4.

7.1.5.

7.1.6.

7.1.7.

7.2.

7.2.1.

general, sobre la información, salvo que exista autorización expresa y por escrito del Gerente General, los Accionistas o la Junta Directiva, según corresponda. La autorización otorgada para estos efectos debe ser consecuencia de la manifestación completa, veraz, oportuna y razonada de la necesidad de efectuar la respectiva copia. En todo caso, la información que se prepara al interior de la empresa es propiedad de Forja.

Le corresponde al Gerente General, directamente o a través de los Directores de área, así como a las personas que intervengan en la negociación y ejecución de acuerdos y contratos con clientes y proveedores, informar y explicar a los receptores de la información (Accionistas y Colaboradores, así como a los proveedores y demás grupos de interés), según corresponda, cómo se clasifica la información compartida o a la que se vaya a tener acceso y la obligatoriedad y contenido de los postulados mínimos para su manejo, de acuerdo con lo dispuesto en éste Código y las normas y/o cláusula contractuales que sean aplicables para el caso concreto.

Ante acuerdos o cláusulas de confidencialidad y/o de manejo de la información que se suscriban con cualquier parte de interés y Forja, sus disposiciones prevalecerán a las de la Política establecida en este Código, siempre y cuando cumplan, en su totalidad, con los postulados mínimos acá dispuestos.

En cumplimiento de la normativa vigente, Forja realiza reportes de información a los entes de control, con la periodicidad establecida en la reglamentación respectiva. En todo caso, la empresa está comprometida con la colaboración permanente con las autoridades gubernamentales y entes de control, por lo que hará entregas de información que sean requeridas por estas entidades, siempre y cuando estos requerimientos se hagan mediante el procedimiento legalmente establecido.

El Gerente General y los directores de área, según corresponda, serán responsables por la veracidad, calidad y oportunidad de la información preparada al interior de la empresa.

Política frente al conflicto de intereses: Se debe entender por Conflicto de Intereses toda situación en la que un Accionista o Colaborador de Forja, debido al ejercicio de su cargo, enfrente sus propios intereses o los de algún Tercero Relacionado, con los intereses propios de la Compañía, en la toma de alguna decisión y, de prevalecer el Conflicto de Intereses, este lesione de forma grave, actual o potencialmente, los intereses de la Compañía. Por Terceros Relacionados se entienden las personas ligadas entre sí por matrimonio, compañeros permanentes, familiares con parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad

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7.2.2.

7.2.3.

7.2.4.

7.2.5.

7.2.6.

7.2.7.

o afinidad o único civil, personas jurídicas o entidades en las que se tenga, directa o indirectamente, el 5% o más de su participación en el capital, el patrimonio o sus resultados, o en las que intervenga en calidad de administrador o ejerza, por razones de hecho, parentesco o cláusulas contractuales, una influencia o posición dominante en la dirección o toma de decisiones.

Para que exista Conflicto de Intereses, el Accionista o Colaborador respectivo debe tener incidencia al interior de la Compañía, por razón de su cargo y funciones o de facto, en la toma de la decisión o decisiones que genera o puede llegar a generar el Conflicto de Intereses Los Colaboradores de Forja, con excepción de los miembros de Junta Directiva, sus asesores y la Gerencia, que se encuentren frente a un posible Conflicto de Intereses o consideren que pueden encontrarse frente a uno, deben reportarlo al Comité creado por este Código, con el fin de que este determine su existencia o no, y proceda a recomendar ante la Gerencia General, las acciones correspondientes. En todo caso, el Comité podrá recomendar, en cualquier tiempo, ante la Gerencia General, todas las medidas que estén a su alcance y dentro de la ley para evitar que el Conflicto de Intereses prevalezca. Para ello, deberá actuar privilegiando los intereses de Forja, en todos los casos.

En caso de duda en relación con la posible existencia de un Conflicto de Intereses, los Colaboradores de los que trata este artículo deberán proceder como si éste existiera.

En caso de que el Conflicto de Intereses sea sobreviniente, después de haberse tomado la decisión o decisiones que lo generan, igualmente deberá ser reportado a través del procedimiento establecido en este Código.

Los Accionistas, miembros de Junta Directiva, sus asesores, el Gerente General y las personas que sean miembros del Comité, cuando se encuentren frente a un posible Conflicto de Intereses o consideren que pueden encontrarse frente a uno, deben reportarlo inmediatamente ante la Junta Directiva, con el fin de que esta decida sobre su existencia o no y sobre el proceder en cada caso.

En todo caso, cualquier Accionista o miembro de Junta Directiva puede reportar ante la Junta Directiva la posible existencia de un Conflicto de Intereses en el que esté incurso cualquier otro Accionista, miembro de Junta Directiva, sus asesores, el Gerente o cualquier Colaborador.

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8. ÓRGANOS ENCARGADOS DE LA EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA. 8.1. Comité de Ética y Conducta (medidas 51, 52, 53, 54 y 55): 8.1.1. El Comité del Código de Ética y Conducta es el organismo encargado de promover y diseñar las estrategias para fortalecer la cultura ética al interior de la Compañía, así como de asesorar a las instancias correspondientes en los casos, generales o específicos, de incumplimiento al presente Código.

8.1.2. El Comité estará conformado por tres (3) Colaboradores de la Compañía escogidos por el Gerente General. Sin embargo, la persona que ocupe el cargo de Coordinador Cultura de Forja siempre hará parte del Comité, deberá presidirlo y ejercerá su representación frente a los Colaboradores y grupos de interés de Forja. Los otros dos (2) miembros del Comité podrán ser escogidos por el Gerente General, debido a sus calidades éticas y el tiempo de permanencia en la Compañía, para periodos de dos (2) años prorrogables indefinidamente. Igualmente, el Gerente General podrá revocar los nombramientos en cualquier tiempo.

8.1.3. En todo caso, el Comité gozará de autonomía e independencia frente a otros órganos de la Compañía.

8.1.4. Son funciones del Comité del Código de Ética y Conducta las siguientes: 8.1.4.1.

Construir, coordinar y aplicar estrategias para fortalecer los pilares de conducta ética al interior de la Compañía.

8.1.4.2. De conformidad con el insumo proporcionado por la Gerencia General, preparar y presentar ante la Junta Directiva, para su respectiva aprobación, el proyecto de Código de Ética y Conducta, así como sus modificaciones o adiciones, cuando estas sean requeridas o se consideren convenientes. Para ello, deberá realizar revisiones periódicas del presente Código, en atención a los cambios normativos y los resultados de la medición del clima ético al interior de la Compañía.

8.1.4.3.

Elaborar los programas necesarios para la difusión y divulgación del presente Código, sus modificaciones o adiciones, entre todos los Colaboradores y grupos de interés de la Compañía, a través de los canales o mecanismos consagrados en este Código o los que consideren más convenientes.

8.1.4.4. Revisar, consultar y registrar los indicadores que miden el clima ético de la Compañía, con el fin de evaluar su cumplimiento e informar acerca de ello a la Junta Directiva de Forja.

8.1.4.5. Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades asignadas al cargo de Oficial de Cumplimiento, le corresponde al Comité la administración y difusión de los Rotulación Página 16 de 24 Este documento es propiedad de FORJA EMPRESAS S.A.S. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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canales de comunicación para recibir las denuncias y peticiones relacionadas con el cumplimiento e interpretación del presente Código. El Comité podrá delegar la administración de uno o varios de los canales en uno o varios de sus miembros.

8.1.4.6. Conocer y deliberar sobre los asuntos relacionados con la implementación, cumplimiento, conflicto o violación del presente Código, por parte de Colaboradores o partes de interés, distintos a miembros de la Administración, Accionistas y miembros del Comité, con el fin de conceptuar y dar las recomendaciones que considere pertinentes a la instancia que corresponda (Junta Directiva, Gerencia General, Comité de Convivencia, etc.).

8.1.4.7.

Trasladar ante la Junta Directiva, las quejas o denuncias recibidas en los canales que administra para el efecto, cuando estas se refieran a presuntas violaciones al presente Código, cometidas por un Administrador, Accionista o uno de sus propios miembros.

8.1.4.8. Conocer y administrar los conflictos de interés entre la Compañía y cualquiera de sus Colaboradores o partes de interés, distintos a aquellos conflictos que son de competencia de la Junta Directiva.

8.1.4.9. Apoyar a la Junta Directiva en sus funciones de resolución de conflictos de interés.

8.1.4.10. Conocer y resolver las consultas sobre la interpretación y aplicación del presente Código, a través de los canales de comunicación dispuestos para el efecto.

8.1.4.11. Trabajar en conjunto con el Oficial de Cumplimiento o la instancia correspondiente al interior de Forja, en la construcción de los lineamientos de las políticas antisoborno y anticorrupción para la Compañía. Asimismo, garantizar su divulgación de manera constante, completa y precisa.

8.2. Junta Directiva (medida 17): 8.2.1. Las funciones de la Junta Directiva de Forja, relacionadas con los asuntos de los que trata el presente Código, son las siguientes: 8.2.1.1.

Aprobar el Código de Ética y Conducta, así como sus modificaciones o adiciones, sometidas a su consideración por el Comité del Código de Ética y Conducta.

8.2.1.2. Revisar el presente Código por lo menos una (1) vez cada dos (2) años.

8.2.1.3.

Conocer y administrar los conflictos de interés entre la Compañía y cualquiera de los miembros de la Asamblea de Accionistas, y/o cualquiera de los Administradores y/o cualquiera de los miembros del Comité del Código de Ética y Conducta.

8.2.1.4. Conocer y administrar los asuntos relacionados con el cumplimiento del presente Código, cuando se encuentre vinculado cualquiera de los miembros de la Rotulación Página 17 de 24 Este documento es propiedad de FORJA EMPRESAS S.A.S. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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8.2.1.5.

Asamblea de Accionistas, y/o cualquiera de los Administradores y/o cualquiera de los miembros del Comité del Código de Ética y Conducta.

Conocer, conceptuar y aprobar los informes presentados por el Comité de Ética y Conducta, en relación con la evaluación del clima ético al interior de la Compañía y el cumplimiento de este Código.

8.3. Gerente General (medida 58 y 79): 8.3.1. Las funciones de la Gerencia General relacionadas con los asuntos de los que trata el presente Código, directamente o a través de su delegado, son las siguientes: 8.3.1.1.

Determinar, formalmente, los principios básicos que rigen la Compañía, así como establecer los lineamientos de conducta que deben adoptar los Colaboradores de Forja. Estos deben ser compartidos con el Comité del Código de Ética y Conducta para que sean incorporados en el proyecto o actualización del Código.

8.3.1.2.

Revisar y mantener vigente y actualizados los principios, valores, normas y políticas incluidas en este Código, así como velar por su cumplimiento, de conformidad con sus funciones.

8.3.1.3.

Nombrar a los miembros del Comité de Ética y Conducta, distintos a la persona que ocupe el cargo de Coordinador de Cultura, de acuerdo con sus capacidades éticas y el tiempo de permanencia en la Compañía.

8.3.1.4.

Establecer mecanismos para la recepción de denuncias (líneas telefónicas, buzones especiales en el sitio web, entre otros) que faciliten a quienes detecten eventuales irregularidades ponerlas en conocimiento de los órganos competentes de la Compañía.

9. PROCEDIMIENTOS Y MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS. 9.1. Procedimiento ante el Comité de Ética y Conducta, frente a la presunta violación del presente Código:

9.1.1. El Comité de Ética y Conducta es el órgano encargado de conocer las denuncias presentadas frente a la presunta violación del presente Código, en todos los casos en los que no se encuentren implicadas personas consideradas como Administradores, Accionistas o miembros del mismo Comité. Lo anterior, sin perjuicio de las facultades y responsabilidades atribuidas por ley, estatutos sociales o acto o contrato a la Rotulación Página 18 de 24 Este documento es propiedad de FORJA EMPRESAS S.A.S. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

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Gerencia General, la Junta Directiva y la Asamblea de Accionistas de Forja, así como sin perjuicio de las respectivas disposiciones contractuales y de reglamento de trabajo que puedan ser aplicables en el caso concreto.

9.1.2. El Comité de Ética y Conducta podrá iniciar las investigaciones de oficio o a través de la denuncia de parte, que deberá contar con los siguientes requisitos: • La denuncia podrá ser presentada por cualquier persona, vinculada o no a la Compañía.

• La denuncia deberá constar por escrito, tramitada a través de cualquiera de los canales de comunicación que se disponen en este Código.

• La denuncia deberá contar con los datos de identificación del denunciante.

• De ser posible, incluir los datos de identificación de la persona o personas que han cometido presuntamente las violaciones al presente Código.

• Identificación clara de la conducta que genera el presunto incumplimiento y, de ser posible, el relato sobre las circunstancias de modo, tiempo y lugar.

• El relato claro de los hechos y la relación de las pruebas que demuestren la violación al presente Código, si esto es posible.

9.1.3. Cuando en la denuncia esté implicado un Administrador, Accionista, o miembro del Comité, el Comité deberá trasladar inmediatamente la denuncia ante la Junta Directiva, para lo de su competencia.

9.1.4. Todos los Colaboradores de Forja están obligados a denunciar los hechos de los cuales tengan conocimiento, que representen un incumplimiento o violación al presente Código.

9.1.5. El Comité de Ética y Conducta garantizará la confidencialidad de los denunciantes.

Igualmente, garantizará que no se tomarán represalias, por parte de la Compañía, por el hecho de denunciar.

9.1.6. Una vez recibida la denuncia, el Comité deberá reunirse a deliberar y conceptuar sobre la misma, dentro de los 30 días siguientes a su recepción. Cumplido el término mencionado, deberá elevar informe con sus recomendaciones ante a la instancia que corresponda, para lo de su competencia (Junta Directiva, Gerencia General, Comité de Convivencia, etc.), cuyo contenido es de carácter confidencial, por lo que el Comité no deberá notificar el informe ni sus recomendaciones a los denunciantes.

9.1.7. Para dar trámite a las denuncias, el Comité tendrá amplias facultades de investigación y solicitud de pruebas, así como podrá llamar asesores para casos específicos.

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9.2.

Procedimiento ante el Comité de Ética y Conducta, frente a la posible existencia de una CONFLICTO DE INTERESES: 9.2.1. El Comité de Ética y Conducta es el órgano encargado de conocer los reportes que hagan los Colaboradores, distintos a personas consideradas como Administradores, Accionistas o miembros del Comité, frente a la posible existencia de un Conflicto de Intereses, en los términos en los que se describe en la política consignada en este Código.

9.2.2. El Comité conocerá de estas situaciones, cuando el Colaborador reporte la posible existencia del Conflicto de Intereses, antes de que este se haya materializado. En caso de que el Conflicto de Intereses sea sobreviniente, el Comité podrá aplicar el procedimiento dispuesto en el artículo anterior, si lo considera procedente y necesario.

9.2.3. Una vez recibido el reporte, el Comité deberá reunirse a deliberar y conceptuar sobre el mismo, dentro de los 10 días siguientes a su recepción. Cumplido el término mencionado, deberá recomendar ante la Gerencia General, para lo de su competencia, la acción que considere conveniente. En casos especiales, el Comité podrá ampliar el plazo de decisión por un término de 10 días más, si así lo considera conveniente.

9.2.4. En todo caso, el Comité deberá calificar la existencia del Conflicto de Intereses de acuerdo con la definición y parámetros que se encuentran en la política consagrada en este Código.

9.2.5. En caso de llegar a la conclusión de la existencia del Conflicto de Intereses, el Comité deberá recomendar a la Gerencia General una de las siguientes acciones: • Separar al Colaborador de la toma de decisión o decisiones al interior de la Compañía, que generan el Conflicto de Intereses.

• No separar al Colaborador de la toma de decisión o decisiones al interior de la Compañía, que generan el Conflicto de Intereses.

9.2.6. Para ello, además de la definición y parámetros que se encuentran en la política respectiva, deberá evaluar la existencia o no de lesión a los intereses de la Compañía y su gravedad.

9.2.7. En todo caso, en cualquier momento del procedimiento, el Comité podrá recomendar a la Gerencia General que se tomen las acciones o medidas temporales que considere pertinentes, para no paralizar la operación normal de la Compañía.

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9.3.

9.3.1.

9.3.2.

9.3.3.

9.3.4.

9.3.5.

9.3.6.

9.3.7.

9.3.8.

Procedimiento ante la Junta Directiva, frente a la presunta violación del presente Código: La Junta Directiva es el órgano encargado de conocer las denuncias presentadas frente a la presunta violación del presente Código, cuando se encuentren involucradas personas consideradas como Administradores, Accionistas o miembros del Comité de Ética y Conducta.

La Junta Directiva podrá iniciar las investigaciones de oficio o a través de la recepción de la denuncia respectiva trasladada por el Comité de Ética y de Conducta.

Todos los Colaboradores de Forja están obligados a denunciar los hechos de los cuales tengan conocimiento, que representen un incumplimiento o violación al presente Código.

La Junta Directiva garantizará la confidencialidad de los denunciantes. Igualmente, garantizará que no se tomarán represalias, por parte de la Compañía, por el hecho de denunciar.

Recibida la denuncia, o iniciada la investigación de oficio, la Junta Directiva deberá reunirse dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, para calificar la conducta e individualizar a los presuntos responsables. La investigación terminará en esta etapa, si la Junta Directiva determina que la conducta no es constitutiva de violación o incumplimiento al presente Código. De esta decisión deberá quedar constancia en el acta respectiva.

En el caso de proseguir la investigación, la Junta Directiva tendrá treinta (30) días calendario para resolver y tomar la decisión. Para ello, sesionará, deliberará y decidirá, tomando todas las determinaciones que considere procedentes, de acuerdo con los estatutos sociales de Forja, su propio reglamento, las normas del presente Código y las contempladas en la ley.

Entre otras, la Junta Directiva podrá practicar las pruebas que considere pertinentes, siempre dentro del marco legal, estatutario y contractual correspondiente.

Igualmente, podrá delegar la investigación y rendición de concepto en un comité creado para el efecto, siempre que en este se encuentre al menos un miembro de la Junta Directiva.

En todo caso, deberá determinar si, a su juicio, existió o no la conducta o conductas violatorias al presente Código y, de ser necesario, proceder con las acciones legales o contractuales que considere convenientes. De esta decisión, cualquiera que sea, deberá quedar constancia en el acta respectiva. La decisión consignada en el acta no deberá estar motivada.

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9.4.

Procedimiento ante la Junta Directiva, frente a la posible existencia de un Conflicto de Intereses: 9.4.1. La Junta Directiva es el órgano encargado de conocer los reportes que hagan los Administradores, Accionistas o miembros del Comité de Ética y Conducta, frente a la posible existencia de un Conflicto de Intereses, en los términos en los que se describe en la política consignada en este Código.

9.4.2. La Junta Directiva conocerá de estas situaciones, cuando el Administrador, Accionista o miembro del Comité le reporte la posible existencia del Conflicto de Intereses, antes de que este se haya materializado o cuando el reporte le haya sido trasladado por el Comité de Ética y Conducta. En caso de que el Conflicto de Intereses sea sobreviniente, la Junta Directiva podrá aplicar el procedimiento dispuesto en el artículo anterior, si lo considera procedente y necesario.

9.4.3. Una vez recibido el reporte, la Junta Directiva deberá reunirse dentro de los quince (15) días calendario siguientes para analizar los hechos reportados y calificar la existencia del Conflicto de Intereses de acuerdo con la definición y parámetros que se encuentran en la política consagrada en este Código. En casos especiales, el Comité podrá ampliar el plazo de decisión por un término de 15 días más, si así lo considera conveniente.

9.4.4. En caso de llegar a la conclusión de la existencia del Conflicto de Intereses, la Junta Directiva deberá tomar una de las siguientes decisiones: • Separar al Administrador, Accionista o miembro del Comité de Ética y Conducta de la toma de decisión o decisiones al interior de la Compañía, que generan el Conflicto de Intereses.

• No separar al Administrador, Accionista o miembro del Comité de Ética y Conducta de la toma de decisión o decisiones al interior de la Compañía, que generan el Conflicto de Intereses.

9.4.5. Para ello, además de la definición y parámetros que se encuentran en la política respectiva, deberá evaluar la existencia o no de lesión a los intereses de la Compañía y su gravedad.

9.4.6. La decisión de la Junta Directiva será definitiva, no deberá estar motivada y deberá ser comunicada por escrito al implicado. De esto se deberá dejar constancia en el acta respectiva.

9.4.7. En todo caso, en cualquier momento del procedimiento, la Junta Directiva podrá tomar las acciones o medidas temporales que considere pertinentes, con el fin de no paralizar la operación normal de la Compañía.

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10. MECANISMOS PARA LA DIFUSIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA (medida 52, lit. c y 106, lit. j).

10.1. Le corresponde al Comité de Ética y Conducta asegurarse de difundir y socializar el presente Código y cualquier modificación o adición que sobre éste se realice, de conformidad con los métodos y medios que para ello juzguen más convenientes.

10.2. En todo caso, el Comité de Ética y Conducta deberá difundir el presente Código, como mínimo, a través de los siguientes medios: • El Código estará permanentemente disponible para consulta en la página web de Forja, en el siguiente link: www.forjaempresas.com/#datos • A partir de su entrada en vigor, el Código será integrado como anexo en todos los contratos de vinculación con Colaboradores y con proveedores de bienes y servicios.

• Copia del Código será entregado a los pacientes de Forja, en el correo de bienvenida, con el enlace para acceder al mismo.

10.3. Entre otras, el Comité de Ética y Conducta podrá realizar las actividades que considere necesarias para la divulgación del Código, así como implementar otras tantas, tales como exámenes de conocimiento sobre el contenido del Código, de tiempo en tiempo, con el fin de evaluar el conocimiento y comprensión de sus disposiciones, entre todos los Colaboradores de la Compañía.

10.4. Por su parte, y con el fin de cumplir con la política de Canal de denuncias y permitir el trámite de quejas, peticiones y denuncias frente a los asuntos contemplados en el presente Código, se habilitará el siguiente enlace, que será administrado por el Comité del Código de Ética y Conducta: https://forjaempresas.com/denuncias/.

11. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL (medida 106, lit. k).

11.1. Para efectos de conocer y medir el clima ético al interior de la Compañía, el Comité de Ética y Conducta realizará una (1) encuesta a los Colaboradores y, si así lo considera necesario, a muestras de todos o algunos de los grupos de interés, al menos una (1) vez al año, y registrará sus resultados, juntamente con las quejas y reclamos recibidas y el resto de los expedientes abiertos sobre el incumplimiento de este Código en el periodo.

11.2. De estas evaluaciones se presentarán sus resultados ante la Junta Directiva, con el fin de que esta, si lo considera pertinente, tome las acciones correspondientes.

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11.3.

Igualmente, estos resultados servirán como insumo para la revisión y actualización del presente Código, así como para la decisión de implementar actividades con enfoques específicos para lograr la mayor apropiación de las disposiciones del presente Código, por parte de los Colaboradores y grupos de interés.

12. REVISIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA. 12.1. Sin perjuicio de los órganos que deben presentar informes sobre el cumplimiento del presente Código, y de los órganos que pueden presentar recomendaciones sobre modificaciones y adiciones, le corresponde a la Junta Directiva revisar su texto como mínimo una (1) vez cada dos (2) años, a partir de su entrada en vigor.

13. VIGENCIA. 13.1. El presente Código entrará en vigor a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva de la Compañía.

14. TRANSITORIO. NOMBRAMIENTOS. 14.1. Quedan nombrados como miembros del Comité de Ética y Conducta, para el respectivo periodo que inicia con la vigencia de este Código, las siguientes personas: a) Ana Margarita Pérez Parrado - Coordinadora cultura Forja. b) Juan Camilo Páez Contreras - Asesor Jurídico Forja. c) Angelica Giraldo Duque - Subgerente Financiero Forja.

15. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha

Elaboró

Revisó

Aprobó

Cambio

01

Nombre y cargo: Juan Camilo Páez Contreras Asesor Jurídico

Nombre y cargo: Angélica Giraldo Duque Subgerente Financiera Silvia Gómez Oficial de Cumplimiento

Nombre y cargo: Junta Directiva Forja Empresas S.A.S.

Se aprueba el documento

13/03/2023

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