Issuu on Google+


Capítulo 4 A magia da gestão nos condomínios edilícios Eficiência é fazer as coisas bem feitas. Eficácia é fazer as coisas certas. Peter Drucker

Gestão é sinônimo de administração, no entanto é um termo mais amplo e, modernamente, mais enriquecedor. O gestor concentra sua administração em construir, executar, acompanhar e controlar projetos e em identificar e gerir processos organizacionais.

O que é gestão?

Sim, esta palavra sempre despertou interesse e tem sido muito pronunciada ultimamente. Será um modismo ou um comportamento gerencial típico dos modernos administradores. Veja-se:

Adequando o conceito de gestão à prática da administração dos condomínios, gestão é:

Gerenciar recursos materiais, financeiros e humanos a partir do processo de planejamento, envolvendo o conselho e terceirizados, contemplando as necessidades sociais, para definir o que deve ser feito para uma boa convivência social.


A gestão condominial é realizada por três organismos principais e indispensáveis, regidos por Lei: o Síndico, o Conselho Consultivo e a Assembléia Geral. Também participam da Gestão do Condomínio outros órgãos, secundários, porém não menos importantes: o Subsíndico, o Conselho Fiscal, a Comissão de Obras. Cada vez mais, o síndico é responsabilizado por administrar recursos e gerir o orçamento do seu condomínio. O modelo pró-ativo de gestão está prevalecendo e ocupando espaços mediante métodos modernos de administrar edifícios. Os síndicos do passado estão dando lugar às pessoas mais preparadas e pouco amadoras.

De velho rabugento, o síndico passou a ser um gestor condominial, visto que, para administrar um condomínio, ele se utiliza de várias técnicas de gestão. A liderança é o que mais conta pontos na função. Administrar conflitos e liderar pela experiência é privilégio de indivíduos maduros e bem vividos. Um egresso de universidade, muito embora inteligente e atualizado, não seria tão competente para administrar contrariedades e idéias ambíguas. Os jovens teriam mais desvantagens que vantagens para se dedicarem a essa função. Além da falta de tempo e da tradicional impaciência, não lhe permitiriam mais que poucos momentos na função. Na organização empresarial, quem não se compromete com as questões dos interesses da empresa pode ser afastado de suas funções ou, até mesmo, da organização, sumariamente. Na gestão condominial, pela natureza da sua formação e da sua constituição, não ocorrem demissões por incompetência, sobretudo com relação ao trabalho do Síndico. Primeiro, porque se trata de uma função nada atrativa. Além de não remunerada, o Síndico está sob questionamento constante, tanto sobre sua eficácia quanto sobre sua reputação. Segundo, como se trata de função pouco desejada, os condôminos a festejam quando um candidato é eleito e nenhuma penalidade acontece aos desavisados.

Paga-se caro pelo condomínio

Uma das razões dos altos valores das taxas dos condomínios brasileiros é a falta de conhecimento dos síndicos sobre as mais diversas competências, as quais, aparentemente, não são objeto de maior interesse dos síndicos em conhecê-las melhor.


São competências muito próximas à ciência da Administração, pois ao administrador cabe administrar. Infelizmente, o Brasil nunca foi bem administrado. Sempre fomos administrados por profissionais de outras áreas, desde nossas empresas até o governo. Até recentemente, tínhamos somente quatro cursos de pós-graduação em administração, um absurdo! De 1832 a 1964 a profissão mais freqüente no Brasil era a de advogado, e foi essa a profissão que exerceu a maior influência no país, tanto que nos deu a maioria de nossos presidentes até 1964. A revolução de 1964 acabou com a era do advogado e a legalidade, e tivemos a era do economista, que perdura até hoje. Nos próximos dez anos isso lentamente mudará. O Brasil já tem 2.300 cursos de administração, contra 350 em 1994. Estamos logo depois dos Estados Unidos e da Índia. Administração já é hoje a profissão mais freqüente deste país, com 18% dos formandos. Antes, nossos gênios escolhiam medicina, direito e engenharia. Agora escolhem medicina, administração e direito, nessa ordem. O que o aumento da participação dos administradores na gestão das empresas significará para o Brasil? Uma nova era muito promissora. Finalmente seremos administrados por profissionais, e não por amadores. Daqui para a frente, 75% das empresas não quebrarão nos primeiros quatro anos de vida, e nossos investimentos gerarão empregos, e não falências. Stephen Kanitz é administrador por Harvard. (Revista Veja. Editora Abril, edição 1886, ano 38, n.º 1, 5 de janeiro de 2005, página 21.)

Diante desse contexto, assistem-se aos condomínios sendo administrados por médicos, engenheiros, advogados, filósofos e outros profissionais competentes em suas áreas, mas sem a formação para gerir os interesses de uma organização condominial, com CNPJ, análise de balancetes, aplicações de leis específicas, manejo de conflitos, exercício da liderança, planejamento orçamentário, gestão de energias e outras competências que habitualmente brotam a partir de uma organização empresarial.

No passado era pior Era comum, há pouco tempo, ver síndicos oportunistas e antiéticos, sem o mínimo preparo e caráter para desempenhar tal função. Em vista disso, os atuais gestores herdaram o estigma da falta de ética deixado pelos síndicos do passado, quando a informática ainda não podia contribuir para o controle dos processos contábeis. Atualmente, os mal-intencionados estão caindo fora, ou sendo afastados por condôminos mais bem informados. Atualmente, a administração de um condomínio está mais socializada e mais democrática, pois seus gestores evitam tomar decisões importantes sozinhos, eles as compartilham com o seu Conselho. Assim, a clareza e a seriedade ficam mais evidentes.


Os Síndicos do passado eram mais desinformados. Hoje, há a Internet que possibilita aos condôminos assistirem a evolução dos gastos diários em tempo real. Qualquer dúvida a respeito de uma despesa suspeita, na hora, ele pode, por telefone, solicitar esclarecimentos sobre ela.

Capítulo 12 Elaboração da convenção

Conteúdo da convenção

Para que preencham os requisitos mínimos legais, a convenção deverá disciplinar doze aspectos, além de outros que ficarão a cargo dos condôminos (art. 9.º §3.º).

1.º Discriminação das partes exclusivas e das áreas comuns – É preciso ficar bem definido o que é de uso individual e o que é de uso coletivo, com especificações em metros quadrados das diferentes áreas;

2.º Destino das diferentes partes – Cabe à convenção dispor sobre a finalidade de cada unidade autônoma e das áreas de uso comum;

3.º Modo de usar as coisas e serviços comuns – As normas gerais devem ser estabelecidas na convenção. Serviços comuns são todos aqueles organizados e administrados pelo condomínio;


4.º Forma de rateio das despesas – Os encargos, as formas e a proporção das contribuições dos condôminos para as despesas de custeio e extraordinárias;

5.º Modo de escolher o Síndico e o Conselho fiscal – Os condôminos têm ampla liberdade para regulamentar a forma de escolha do Síndico e dos Conselheiros;

6.º Atribuições do Síndico, além das legais – Conforme o artigo 22 da Lei do Condomínio. Outras ainda poderão ser acrescentadas, dependendo da complexidade do condomínio;

7.º Remuneração, ou não, do Síndico – Cabe à convenção definir se a função será remunerada ou não. O ideal é que o valor seja estipulado somente em Assembléia; 8.º Modo e prazo de convocações das Assembléias – Não existem, na Lei do

Planejamento é essencial

A figura 1 demonstra claramente as duas variáveis fundamentais de um planejamento: mudanças e o tempo em que essas mudanças acontecem. Segundo Sêneca, “quem não sabe aonde chegar, não chegará a lugar nenhum”. Esta questão será, posteriormente, abordada com maior profundidade.


Figura 1

Projetos e Processos

Cada vez mais, os condomínios têm organizado seu modelo de gestão a partir de projetos e processos. Considera-se projeto toda ação temporal que visa a atingir um objetivo, gerando um determinado produto ou resultado. São ações das mais variadas: projetos ambientais em parceria com biólogos; de melhorias no jardim, de gestão de energias ambientais, de instalação de interfones, enfim, todos orientados por uma metodologia simples, mas eficaz, que visam aos benefícios para o condomínio. O Controle de Projetos


Figura 2 é realizado por meio de um simples documento que é preenchido pelo síndico, onde constam os seis principais elementos de um projeto. 1.º Objetivo O objetivo do projeto é o resultado que se pretende obter com a ação: uma escada, uma nova piscina, novos interfones, entre tantos. 2.º Data início-término São as datas que foram definidas para ser iniciado e finalizado o projeto. Essas datas são fixadas pelo síndico, conselho ou, até mesmo, a partir da assembléia, quando o projeto for significativamente valoroso ou consideravelmente importante para o condomínio. 3.º Fornecedores


Os participantes do projeto definem o que fazer, e o síndico busca a quantidade de propostas necessárias. Essas propostas são analisadas e são definidos os fornecedores. Pois, muitas vezes, uma obra depende de mais de um fornecedor. 4.º Recursos Após definir quem realizará o projeto, é definido o dia em que haverá a sua negociação. Essa etapa cabe, via de regra, ao síndico realizá-la. Uma vez determinado o preço e as condições de pagamento, o custo do projeto é colocado no seu formulário.

Figura 3 5.º Períodos controles

São as datas que foram determinadas para que ocorram as reuniões de controle do projeto e para que seja resolvido algum problema existente: como está indo a obra? Finalizase no prazo? O custo continua o mesmo? Está havendo algum impedimento? 6.º Aprovação Todo projeto exige aprovação de alguma instância do Condomínio: síndico, conselho ou assembléia. Nesse espaço, é informado sobre quem aprovou o projeto em pauta e a data dessa aprovação. Deve ser um documento breve, sem burocracia e sem muitos detalhes. Após a aprovação, o projeto é iniciado. Finalizado o projeto, esse documento é arquivado em


uma pasta destinada para tal finalidade. De modo que, ao final do mandato, o síndico possa ter tais ações devidamente organizadas e prontas para serem apresentadas na prestação de contas de sua gestão. O formulário somente é preenchido quando o síndico tiver obtido todas as informações. Como se viu, o síndico gerencia tanto atividades freqüentes (processos) quanto atividades eventuais e temporais (projetos). Supervisionar a atividade do zelador não é um projeto, e sim um processo. Processo é contínuo. Faz parte do dia a dia. Construir a piscina é um projeto. Projeto é eventual. O síndico é o gestor tanto dos projetos quanto dos processos condominiais. Portanto, o síndico administra inúmeras atividades que são críticas para o equilíbrio de contas e boa convivência social. O resultado final positivo desses processos de trabalho depende diretamente do Síndico. Essa metodologia de gerenciamento de processos pode tratar desde o simples arquivamento da documentação do condomínio, passando pela melhoria contínua do Planejamento Condominial.

Projetos

Modernamente, para atender as necessidades de um condomínio, o síndico constrói sua administração a partir de projetos. A seguir, lembrar-se-ão de alguns deles:

1.

Projeto de Proteção Contra Incêndios – Um simples sinistro poderá ser fatal quando o prédio não está preparado para tais acontecimentos. São corrimões inapropriados para as horas de pânico, escadas propensas a acidentes constantes, corredores perigosos quando falta energia. Enfim, tudo conspirando para ocorrerem verdadeiros dramas nesses locais. Para essa adequação, o Síndico pode contar com a ajuda de Engenheiros/Arquitetos especializados na matéria.


2.

Projetos de Segurança – Diariamente, são noticiados vários casos de invasões criminosas em condomínios. Constantemente, adultos e crianças têm sido vítimas de marginais que burlam a segurança dos prédios. Mas, para a execução deste projeto, o Síndico deve contar com a ajuda de um Engenheiro Especialista em Segurança.

3.

Projeto de Valorização – A contratação de um serviço de pintura geral, a construção de uma piscina ou, até mesmo, uma reforma nos elevadores, são projetos que exigem do Síndico uma preparação formal para conseguir o êxito desejado.

4.

Projeto Inadimplência – O que mais dificulta a gestão de um condomínio é a falta de recursos financeiros para a realização de projetos e manutenção dos processos do condomínio. Para obter esses recursos, muitos Administradores recorrem ao clássico projeto de conseguir dinheiro dos inadimplentes, haja vista os novos instrumentos legais para a cobrança de inadimplentes que entraram em vigor desde junho de 2006 com a Lei 11.232/2005, que modificou o Código de Processo Civil.

5.

Projetos Ambientais – Instalação de cisternas para recolhimento da água da chuva tratada para regar jardins. É claro que tais projetos devem ser também analisados por um profissional engenheiro da sua viabilidade financeira e técnica. Há projetos que atingem uma economia de consumo d’água na ordem de 6%, dependendo do tamanho da área a ser regada, talvez seja um bom projeto de redução de consumo d’água. Venda do lixo seco. Este projeto exige uma organização detalhada e programas de sensibilidade dos moradores. Há profissionais Biólogos que se dedicam a essas ações com alta produtividade sem nenhum envolvimento do Síndico. Venda de óleo de cozinha que é jogado fora. Instalação de acumuladores de energia solar. O aquecimento de piscinas se dá por um coletor solar separado. O coletor é instalado à volta da piscina como uma grade. O próprio coletor pode ser muito simples, consistindo de uma folha pintada de negro, encerrada em plástico. A água da piscina é alimentada ao coletor por uma bomba, podendo ser a mesma bomba do filtro e, então, passa pela frente e pela traseira da chapa antes de voltar à piscina. Uma superfície aproximadamente igual à da piscina, no coletor, é preciso para elevar a


temperatura da água de 1o C, assim como aquecimento de ambientes internos de apartamentos. Instalação de dutos para óleos de cozinha. Há condomínios onde as lixeiras antigas foram desativadas. Esse local poderá ser aproveitado para render receita para o condomínio, instalando dutos onde o óleo de cozinha poderá ser descartado. Isto exige parceria com Engenheiro especializado nesse tipo de obra. 6. Projeto consumo de água – Esta despesa incide muitas vezes em torno de 19% entre as demais despesas do condomínio. Qualquer iniciativa que se faça sobre conscientização do consumo de água reflete positivamente na taxa mensal do condomínio. No caso, verificar possíveis vazamentos, acompanhar o consumo mensal em ml, solicitar aos condôminos reparos urgentes nos problemas das respectivas unidades, principalmente das descargas, não deixar o faxineiro fazer da mangueira uma vassoura, evitar lavagens de pisos nas áreas comuns e garagens em dias chuvosos. Lavagem das caixas d’água, no mínimo, de seis em seis meses. São essenciais a manutenção e limpeza periódica da caixa d'água e respectivos encanamentos; uma vez que, com o correr do tempo, acumula lama e outras impurezas que provocam o surgimento de vermes e bactérias, ocasionando doenças. 7. Projeto consumo de energia – Excesso de consumo de energia é outro desperdício que, em muitos condomínios, atinge cifras exageradas. Se o síndico elaborar um projeto bem feito, conseguirá diminuir em até 10% do consumo habitual do condomínio. Portanto, acompanhar o consumo mensal em quilowatts, manter acesas somente as luzes necessárias, especialmente nas garagens. Se o prédio não tiver, instalar minuteiras nas escadas. Estabelecer horário para iluminação das quadras esportivas, salões de jogos, entre outros locais. Usar o tipo adequado de lâmpada e, jamais, permitir que os jardins e halls sociais fiquem excessivamente escuros, pois pode prejudicar a segurança do prédio. 8. Projeto de valorização do condomínio – São projetos, por menores que representem em investimentos, valorizam o condomínio: um novo portão, um pequeno acesso para deficientes físicos, remodelação de calçada, instalação de interfones (por meio dos quais os moradores se comunicam entre si), pintura de fachada, instalação de janelas de PVC (custo do proprietário),


instalação de protetores de ar condicionado, enfim, há vários projetos de valorização que pode ser coordenados pelo síndico com sucesso. Os maiores gastos do condomínio estão centrados nesse item, portanto os síndicos precisam ter muita atenção; pois, além dos recursos envolvidos, existe a grande responsabilidade que poderá acarretar ações na justiça. Uma vez concluído um projeto, é recomendável publicá-lo aos moradores para que eles se lembrem deles na hora em que desejam negociar seu imóvel.

Objetivos para projetos

Capítulo 15 O que diz a lei?

Para uma boa convivência social em condomínios, é necessário bom senso, compreensão e boa disposição de reconhecer que os direitos dos vizinhos têm seus limites, quando iniciam os direitos alheios de viver em sociedade. Isso significa dizer que, antes de cometer um suposto excesso, pense no seu vizinho. Pense naquele que conviverá com você diariamente. Pense naquela pessoa com a qual você se encontra freqüentemente no elevador. Pense no dia em que um deles fez uma cara tão feia pra você no hall de entrada, que o deixou intrigado pela aspereza da resposta a um cumprimento seu. Sim, pois muitas vezes, nem se suspeita que se infringiu um mandamento fundamental da boa convivência social em condomínio: o direito do outro. Neste capítulo relembrar-se-ão algumas situações em que o Síndico se envolve para manejar conflitos que, muitas vezes, têm seu inevitável destino: os Tribunais de Justiça.

O condômino anti-social.


Em todo Condomínio que se preze, há um condômino criador de casos. Uns mais, outros menos, mas os há. São pessoas que vivem desrespeitando as normas e fazendo de tudo para serem odiadas na comunidade. Compram briga facilmente, efetuam denúncias contra o condomínio, desrespeitam a forma de condução de animais em suas dependências, enfim, não há condômino que corrobore com as suas atitudes. Normalmente, são pessoas que adoram confusão e que se acham no direito de fazer o que bem entendem – nem se lembram que vida em condomínio pressupõe respeitar os direitos dos outros. Então, já que a multa pode ser aplicada, resta saber como serão definidos os comportamentos anti-sociais. Viver em Condomínios é viver em sociedade. Sobre o balancete mensal

Dias quinze de cada mês, aproximadamente, a administradora envia ao Conselho a pasta administrativa contendo o balancete, as notas fiscais e todos os comprovantes. O visto do Síndico, assim como de todos os membros do conselho é obrigatório nesses documentos. Uma lista de inadimplência não poderá faltar. Os balancetes deverão declarar com muita clareza o saldo final anterior e o saldo final atual da conta do condomínio, do fundo de reserva e dos demais fundos.

Sobre o Juizado Especial Cível

O JEC é o antigo Tribunal de Pequenas Causas, ao qual se destinam: - Ações que envolvam quantias de até vinte salários-mínimos, em que o próprio autor do processo encaminha pessoalmente seu pedido. - Causas cujo valor seja acima de vinte salários-mínimos, em que o autor precisa ter a representação de um advogado. - Causas acima de quarenta salários-mínimos não são aceitas. - Em algumas cidades, o JEC recebe ações de cobrança de condomínios.


Síndico-Administrador