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ERP-Einführung

SUCCESS STORY Softwaresupport für die Hilfe mit Herz:

Arbeiterwohlfahrt setzt auf ABACUS

Die Arbeiterwohlfahrt ist in Deutschland längst eine feste Institution und in vielen Bereichen nicht mehr wegzudenken. Seit 90 Jahren engagiert sich die AWO mit professionellen Dienstleistungen und ehrenamtlicher Unterstützung für eine gerechtere Gesellschaft in einer schnelllebigen Welt. Um auch künftig als leistungsfähiges und wirtschaftlich effizientes Dienstleistungsunternehmen agieren zu können, hat sich die AWO Leipzig bei der Neueinführung eines ERP-Systems für ABACUS entschieden. Seit Mai dieses Jahres bildet die Business Software nun die anspruchsvollen Unternehmensprozesse der AWO Werkstätten ab. Der Zusammenschluss der fünf Einrichtungen machte die Abbildung sämtlicher Warenwirtschaftsprozesse über ein übergreifendes ERP-System notwendig. Was fehlte, war zudem ein verlässliches Tool zur Auswertung und Aufbereitung unternehmensrelevanter Daten und Informationen. Aus diesen Gründen suchte die AWO Leipzig nach einer neuen, integrierten Komplettlösung, die dem wachsenden Organisations- und Administrationsbedarf so-

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wohl in der Produktion als auch im Belegwesen gerecht wurde. Im Rahmen eines mehrstufigen Auswahlverfahrens erhielt ABACUS im September 2009 schließlich den Zuschlag: Die bisherige Warenwirtschaftssoftware und die für den Einkauf genutzten OfficeTools wie Excel und Word sollten nun durch ein integriertes ERP-System substituiert werden. Auf Basis der Prozessanalyse formulierte die AWO feste Zielvorgaben. Die lückenlose Abbildung und künftige Weiterentwicklung sämtlicher Unternehmensprozesse der AWO-Werkstätten hatte dabei oberste Priorität. Des Weiteren wurde ein besonderes Augenmerk auf die Zusammenfassung aller Stammdaten und die Realisierung eines zentralen Rechnungseingangs gelegt. Mittels Reorganisation sollten sämtliche Geschäftsprozesse neu strukturiert und optimiert werden, um so eine werkstattübergreifende Datentransparenz zu schaffen.

bestehenden Lösung war ein Warenwirtschaftssystem mit umfangreicher Darstellung von Verkauf und Lagerverwaltung, jedoch ohne Funktionen für Einkauf und Produktion. Die zwei zu integrierenden Geschäftsbereiche – die ehemaligen Pleißenburg- und Muldentalwerkstätten – verfügten außerdem über separate Artikel- und Adressstämme, die Folge: Ineffiziente Abläufe durch wiederholte manuelle – und dadurch oft fehlerhafte – Eingaben. Für die gesamte Wertschöpfungskette der AWO Werkstätten wurde deshalb eine übergeordnete Plattform geschaffen, auf der längerfristig detaillierte Daten gesammelt und ausgewertet werden können. Auf diesem Wege besteht künftig die Möglichkeit, Disposition, Kalkulation und Controlling effizienter und transparenter zu gestalten. Grundvoraussetzung für die Realisierung dieser Plattform zum Produktivstart im Mai dieses Jahres war eine stringente Harmonisierung der Mandanten, Prozesse und Stammdaten aller fünf Produktionseinrichtungen. Damit wurde das Fundament gelegt, sowohl den bisher über Excel-Tabellen und Word abgebildeten Einkauf ebenso wie die digitale Belegerfassung mit anschließendem Freigabeprozess abzulösen und über ein ERP-System konsistent darzustellen.

Die Zauberformel: Standardisierung und Harmonisierung

Kleiner Aufwand, große Wirkung

Die vielfältige Angebotspalette der Behindertenwerkstätten stellt täglich hohe Anforderungen an die Organisation und Abrechnung der jeweiligen Produktionsabläufe – dies gilt gleichermaßen für die eingesetzte Business Software. Zu viele Einzellösungen hatten sich etabliert und die bisherige Unternehmenssoftware war funktionell an ihre Grenzen gestoßen. Kern der

Der elementare Schritt vom dezentralen zum zentralen Rechnungseingang sichert nicht nur die Einhaltung von Fristen und Terminen, sondern vereinfacht auch die innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Diese erfolgte bislang in aufwändigen, manuellen Buchungen. Schöner Nebeneffekt der Umstellung: Durch die Zentralisierung der Daten werden fehlerhafte Eingaben und Redundanzen vermieden und

ERP Management 4 (2010) © GITO-Verlag


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SUCCESS STORY die Einhaltung von Skontofristen im Bereich Einkauf sicher gestellt. Über integrierte Dokumentenmanagementund Archivierungsfunktionen werden Freigabeprozesse standardisiert und automatisiert. Die Verantwortlichen der jeweiligen Einrichtungen können über eine sogenannte Inbox Rechnungen einsehen und freigeben. Hat der Beleg den Freigabeprozess durchlaufen, steht er bereit zum Auslesen und zur Übergabe an das Finanzbuchhaltungssystem via AbaConnect-Schnittstelle.

Kennzahlen auf Knopfdruck Eine Besonderheit stellen die eigens für die AWO Werkstätten entwickelten Cockpits dar: Diese dienen der effizienten Prozesssteuerung und Übersicht aller Rechnungsein- und -ausgänge. Mit der neuen Business Software erhalten die Geschäftsführer zudem relevante Kennzahlen per Knopfdruck: Das integrierte InfoManagement stellt Werkzeuge zur Verfügung, die schnell und effizient unternehmensrelevante Informationen liefern. Operative Geschäftsdaten werden ausgewertet, um so die Entscheidungsprozesse zu unterstützen und zu erleichtern. Aus den gewonnenen Daten lassen sich wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die einen effektiveren Einsatz von Ressourcen und Unternehmenskapazitäten möglich machen. Ein weiterer Meilenstein des Projekts stellte die Implementierung eines Produktionsplanungssystems dar. Mittels Re-Design sollten sämtliche Produktionsprozesse über alle Standorte hinweg integriert und standardisiert werden. Dafür verknüpfte ABACUS erstmalig alle Abläufe im Ein- und Verkauf sowie der Lagerverwaltung durchgängig mit einem Produktions- und Planungssystem. Über unterschiedliche Ablaufsteuerungen können nun selbst komplexe Prozesse relativ einfach abgebildet werden. In Bezug auf die Verkaufsprozesse galt es, spezielle Funktionen zu integrieren. So müssen gemeinnützige Einrichtungen wie die AWO Werkstätten bei Rechnungsstellungen bestimmte Regularien erfüllen – wie etwa die anteilige Ausweisung von Arbeitsleistungen,

die steuerlich geltend gemacht werden können. Diese spezifischen Anforderungen konnten über Scripting der Applikation Auftragsbearbeitung elegant implementiert werden: Arbeitsund Materialleistungsdaten können damit einfach im Produktstamm gepflegt werden. Mit Hilfe des integrierten Reportgenerators AbaView wird die berechnete Arbeitsleistung auf den Rechnungsformularen automatisch ausgewiesen.

Perfekt organisierte Prozessoptimierung Udo Richter, Leiter der Leipziger AWO Werkstätten, war bereits nach der ersten Präsentation von der Software begeistert. Nach erfolgreicher Implementierung sind nun auch die Mitarbeiter beindruckt: Zahlreiche operative Tätigkeiten lassen sich mit der neuen ERP-Software einfach erfassen und abbilden, die neue Transparenz und Effizienz schätzen alle. „Bevor wir uns für die Lösung von ABACUS entschieden haben, arbeiteten wir mit separaten Programmen für Einkauf und Warenwirtschaft sowie für das Erstellen von Rechnungen und die Finanzbuchhaltung. Das neue ERP-System integriert

Über ABACUS ABACUS ist mit 35.000 aktiven Kunden Schweizer Marktführer für Business Software. Im März 2009 wurde die erste deutsche Niederlassung in München eröffnet, die ABACUS Business Solutions GmbH. Auf die Markteinführung von ABACUS allprojects folgte die Lancierung des Produkts als SaaS-Modell. Die Software richtet sich an Dienstleister und basiert auf konsequenter Komplexitätsreduzierung und maximal vordefinierten Prozessen. Ergebnis ist eine passgenaue, integrierte und webbasierte Lösung zur effizienten Steuerung von Geschäftsprozessen. www.abacus-solutions.de

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Über die AWO Werkstätten Die AWO bietet ihren Sozialservice für Senioren, Kinder, kranke und behinderte Menschen seit nunmehr 20 Jahren in Leipzig an. Im Rahmen einer Strukturveränderung wurden fünf Produktionswerkstätten unter dem Dach der AWO Werkstätten Sachsen-West gebündelt. Heute beschäftigen die Einrichtungen rund 1000 Mitarbeiter. Die Produktionsstätten dienen der beruflichen Rehabilitation geistig und körperlich behinderter Menschen. Ihr Aufgabenfeld erstreckt sich vom Zusammenstecken kleiner elektronischer Bauteile bis hin zur Produktion und Montage qualitativ hochwertiger Gebrauchsgüter. Zum Kundenkreis zählen namhafte Unternehmen aus dem Anlagen- und Maschinenbau sowie der Elektro- und Automobilindustrie. www.awowerkstaetten.de unsere Einzellösungen und bildet unsere Geschäftsprozesse durchgängig und ohne Medienbruch ab. Die transparente und lückenlose Produktionsund Warenwirtschaftssteuerung ist ein großer Gewinn für unser Unternehmen und unsere Kunden“, bilanziert Udo Richter. Neben zahlreichen Prozessverfeinerungen, effizienteren Kalkulationsund Controllingmöglichkeiten spart das gemeinnützige Unternehmen mit der neuen Softwarelösung langfristig Zeit und Kosten durch die enorme Reduktion des monetären, materiellen und personellen Aufwands. Kontakt ABACUS Business Solutions GmbH Bavariaring 44 80336 München Tel: 089-189 31 27-24 E-Mail: Eva.Stetter@ abacus-solutions.de http://www.abacus-solutions.de

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