Issuu on Google+

Functioneel Ontwerp: Product/Dienst Bibliotheek

Versie 2.0

Utrecht, december 2011 Marijke van der Reep Milou van Oostrum I.s.m. overige leden van de projectgroep

1


Inhoudsopgave 1.

Aanleiding ............................................................................................................................................. 3

2.

Doel van de Product/Dienst Bibliotheek............................................................................................... 3

3.

De Doelgroep ........................................................................................................................................ 3

4.

Afhankelijkheden .................................................................................................................................. 3

5.

Werkstroom Product/Dienst Bibliotheek ............................................................................................. 4

6.

De Inleverbox ........................................................................................................................................ 6 6.1

Werkwijze Inleverbox ................................................................................................................... 6

6.2

Toelichting op de kolommen ........................................................................................................ 7

7.

De Beoordelingenbox............................................................................................................................ 8 7.1

Werkwijze Beoordelingenbox ....................................................................................................... 8

7.2

Toelichting op de kolommen ........................................................................................................ 9

8.

Algemene instellingen m.b.t. de Product/Dienst Bibliotheek ............................................................ 10

9.

Archivering .......................................................................................................................................... 11

10.

Wensen m.b.t. de Product/Dienst Bibliotheek ............................................................................... 12

2


1. Aanleiding “Het inspectie onderzoek bij Hogeschool InHolland heeft veel aandacht gekregen. Wij hebben zelf kunnen constateren dat de waarde van onze diploma’s niet ter discussie staat, maar dat er in het proces van toetsen, beoordelen en diplomeren veel verbetering mogelijk is”.1 Een mogelijk tot verbetering is een sluitend ingericht document management systeem waar de bewijslast van het tot stand komen van beoordelingen tenminste 2 jaar bewaard kan worden. Op de opleiding master Fysiotherapie draait er een pilot voor de Product/Dienst Bibliotheek, welke een afgeleide is van de ‘Inleverbieb’. In deze ‘Inleverbieb’ zijn kleine tekortkomingen en wensen gesignaleerd die we in de nieuwe webpart verbeterd willen zien.

2. Doel van de Product/Dienst Bibliotheek Een systeem ontwikkelen voor het georganiseerd inleveren, bewaren en archiveren van door studenten gemaakte opdrachten, producten, toetsen, etc. zodat Hogeschool Utrecht voldoet aan de eis van de accreditatiecommissie en inspectie om op elk moment een willekeurig product te kunnen tonen. De Product/Dienst Bibliotheek valt uiteen in 2 subonderdelen, namelijk de ‘Inleverbox’ en de ‘Beoordelingenbox’. - De Inleverbox heeft als doel om de student producten/ diensten in te laten leveren bij de beoordelaar. - De Beoordelingenbox heeft als doel om beoordelaars beoordelingsformulieren te uploaden voor de student.

3. De Doelgroep De doelgroep is de student (voor het inleveren van producten/ diensten en het ontvangen van zijn beoordelingsformulieren), de beoordelaar (voor het ontvangen van producten/ diensten en het terugkoppelen van de beoordelingsformulieren), de opleiding in zijn geheel (voor de archivering van de bewijslast van toegekende EC’s).

4. Afhankelijkheden De Product/Dienst Bibliotheek moet een webpart zijn dat toe te voegen is aan een willekeurige SharePoint-site. De Product/Dienst Bibliotheek zal zowel op SharePoint 2007 en SharePoint 2010

1

E-mail ‘Eindejaarsboodschap College van Bestuur’, van het College van Bestuur op 16/12/2011

3


moeten kunnen draaien. De webpart moet voor alle opleidingen inzetbaar zijn, ook al is de inhoud verschillend. In de webpart moet een koppeling bestaan naar Ephorus, alle ingeleverde producten/ diensten moeten door Ephorus gecontroleerd worden op overeenkomsten met reeds bestaande teksten. In de huidige ‘Inleverbieb’ bestaat deze koppeling al. Wens: er zou een koppeling met Osiris gemaakt kunnen worden waar gegevens opgehaald worden zoals aan de cursus verbonden studenten, beoordelaars etc.

5. Werkstroom Product/Dienst Bibliotheek In Figuur 1 wordt in een schema de werkstromen binnen de applicatie weergegeven.

4


IV. Proces inleveren en beoordelen producten/diensten

1. Student levert product/dienst

Archiveren

Beoordelen

2. Student uploadt definitieve versie product/dienst in inleverbieb

9. Student haalt beoordelingsformulier uit beooderlingenbieb

8. Osiris genereert automatische email aan student

3. Automatische ‘plagiaatcontrole’ vindt plaats*

4. Beoordelaar haalt product/ dienst uit inleverbieb

5. Beoordelaar beoordeelt product/ dienst (a.d.h.v. beoordelinsformulier)

6. Beoordelaar uploadt beoordelingsformulier in beoordelingenbieb

7. Examinator verwerkt cijfers in Osiris

Opleiding

Beoordelaar Examinator

Automatisch

Student

Inleveren

10. Archivering Product/Dienst Bibliotheek

* De ‘plagiaatcontrole’ is een controle van overeenkomsten tussen de ingeleverde producten/diensten en inhoud van internet (hier wordt Ephorus nu voor gebruikt).

Figuur 1: Proces inleveren en beoordelen Producten/ Diensten. 5


6. De Inleverbox De pagina van de Inleverbox toont een weergave van alle ingeleverde producten/ diensten. De Inleverbox wordt weergegeven in vooraf gedefinieerde kolommen: - Bijlage; - Titel; - Studentnummer; - Beoordelaar; - Ephorus; - Cursus; - Product/ Dienst; - Tentamenkans; - Gemaakt; - Gemaakt door; - Gewijzigd; - Gewijzigd door. De weergave van de Inleverbox moet zodanig gefilterd worden dat de student alleen eigen ingeleverde producten/ diensten ziet, de beoordelaar alleen de voor hem bestemde producten/ diensten ziet, de BackOffice alles kan zien. 6.1 Werkwijze Inleverbox Het inleveren van een product/ dienst moet op de volgende wijze gebeuren: 1. Student klikt op ‘Nieuw’; 2. Er opent zich een nieuw scherm waarbij de student eerst gevraagd wordt een nieuw bestand toe te voegen:

3. De student vult de kolomgegevens in (uiteindelijk moet aan alle kolommen een waarde toegekend zijn); 4. Student klikt op ‘OK’ en de product/ dienst verschijnt in de Inleverbox.

6


6.2 Toelichting op de kolommen 1. Bijlage: Het mag niet mogelijk zijn om een nieuw item aan te maken zonder dat daar een bijlage aan toegevoegd wordt. 2. Titel: De titel is platte tekst en dient wel weergegeven te worden omdat er geen twee documenten met dezelfde titel in de Inleverbox kunnen staan. 3. Studentnummer: Het studentnummer mag niet gerelateerd zijn aan ‘persoon of groep’, omdat SharePoint het nummer dan converteert naar een naam en studentnamen niet uniek zijn. Een studentnummer bestaat altijd uit 7 cijfers. 4. Beoordelaar: Vanwege de koppeling met Ephorus moet bij de toepassing van een inleverbox zowel de docentnaam als zijn e-mailadres bekend zijn. (Op basis van de e-mailadressen komen de documenten correct binnen in het Ephorus-account van de betreffende beoordelaar.) De beoordelaar kan geselecteerd worden uit een keuzemenu. 5. Ephorus: Toont of het product/ dienst gescand is door Ephorus. 6. Cursus: De cursus kan worden geselecteerd uit een keuzemenu met de naamgeving van alle onderdelen binnen het examenprogramma. 7. Product/ Dienst: Toont een keuzemenu van alle namen van producten/diensten die in de inleverbox ingeleverd moeten worden. Bij voorkeur is deze kolom afhankelijk van de kolom ‘Cursus’ en worden alleen de namen van producten/ diensten getoond die onder de eerder geselecteerde cursus vallen. 8. Tentamenkans: Hier kan een student aanvinken of het om de eerste, tweede of derde tentamenkans gaat. 9. Gemaakt: In deze kolom wordt automatisch datum en tijd meegegeven van het moment van inleveren. 10. Gemaakt door: In deze kolom wordt automatisch de naam van de persoon meegegeven die ingelogd was op SharePoint op het moment van inleveren. 7


11. Gewijzigd: In deze kolom wordt automatisch datum en tijd meegegeven van het moment waarop er voor het laatst iets is gewijzigd aan het product/ dienst. 12. Gewijzigd door: In deze kolom wordt automatisch de naam van de persoon meegegeven die ingelogd was op SharePoint op het moment van wijzigen.

7. De Beoordelingenbox De pagina van de Beoordelingenbox toont een weergave van alle beoordelingsformulieren van alle producten/ diensten. De Beoordelingenbox wordt weergegeven in vooraf gedefinieerde kolommen: - Bijlage; - Titel; - Studentnummer*; - Beoordelaar; - Cursus; - Product/ Dienst; - Tentamenkans; - Gemaakt; - Gemaakt door; - Gewijzigd; - Gewijzigd door. * Het studentnummer mag geen vereiste invoer zijn. De weergave van de Beoordelingenbox moet zodanig gefilterd worden dat de beoordelaar alleen zijn eigen beoordelingsformulieren ziet, de student alleen de voor hem bestemde beoordelingsformulieren ziet, de BackOffice alles kan zien. 7.1 Werkwijze Beoordelingenbox Het inleveren van een beoordelingsformulier moet op de volgende wijze gebeuren: 1. Beoordelaar klikt op ‘Nieuw’; 2. Er opent zich een nieuw scherm waarbij de beoordelaar eerst gevraagd wordt een nieuw bestand toe te voegen:

8


3. De beoordelaar vult de kolomgegevens in (uiteindelijk moet aan alle kolommen een waarde toegekend zijn); 4. Docent klikt op ‘OK’ en het beoordelingsformulier verschijnt in de Beoordelingenbox. 7.2 Toelichting op de kolommen 1. Bijlage: Het mag niet mogelijk zijn om een nieuw item aan te maken zonder dat daar een bijlage aan toegevoegd wordt. 2. Titel: De titel is platte tekst en dient wel weergegeven te worden omdat er geen twee documenten met dezelfde titel in de Inleverbox kunnen staan. 3. Studentnummer: Het studentnummer mag niet gerelateerd zijn aan ‘persoon of groep’, omdat SharePoint het nummer dan converteert naar een naam en studentnamen niet uniek zijn. Een studentnummer bestaat altijd uit 7 cijfers. Het studentnummer mag bij de Beoordelingenbox geen vereiste invoer zijn. 4. Beoordelaar: De beoordelaar kan geselecteerd worden uit een keuzemenu (is vereist omdat een secretariaatsmedewerker/ collega ook beoordelingsformulieren moet kunnen uploaden voor de beoordelaar). 5. Cursus: De cursus kan worden geselecteerd uit een keuzemenu met de naamgeving van alle onderdelen binnen het examenprogramma. 6. Product/ Dienst: Toont een keuzemenu van alle namen van producten/diensten die in de inleverbox ingeleverd moeten worden. Bij voorkeur is deze kolom afhankelijk van de kolom ‘Cursus’ en worden alleen de namen van producten/ diensten getoond die onder de eerder geselecteerde cursus vallen. 9


7. Tentamenkans: Hier kan een beoordelaar aanvinken of het om de eerste, tweede of derde tentamenkans gaat. 8. Gemaakt: In deze kolom wordt automatisch datum en tijd meegegeven van het moment van uploaden. 9. Gemaakt door: In deze kolom wordt automatisch de naam van de persoon meegegeven die ingelogd was op SharePoint op het moment van uploaden. 10. Gewijzigd: In deze kolom wordt automatisch datum en tijd meegegeven van het moment waarop er voor het laatst iets is gewijzigd aan het beoordelingsformulier. 11. Gewijzigd door: In deze kolom wordt automatisch de naam van de persoon meegegeven die ingelogd was op SharePoint op het moment van wijzigen.

8. Algemene instellingen m.b.t. de Product/Dienst Bibliotheek Hierin worden de algemene vereisten voor zowel de Inleverbox en de Beoordelingenbox beschreven. 1. De Product/Dienst Bibliotheek moet 3 verschillende groepen gebruikers krijgen. Voor elk van deze groep gebruikers moet ingesteld worden wie er tot de groep behoord. -

-

-

Toegang voor studenten: de instellingen voor studenten moeten zodanig ingericht zijn dat een student in beide boxen een weergave te zien krijgt waar gefilterd wordt op eigen items. Zoals je kunt filteren op alleen items tonen die toegewezen zijn aan [Mij]. Toegang voor beoordelaars: de instellingen voor beoordelaars moeten zodanig ingericht zijn dat een beoordelaar in beide boxen een weergave te zien krijgt waar gefilterd wordt op eigen items. Zoals je kunt filteren op alleen items tonen die toegewezen zijn aan [Mij]. Toegang voor BackOffice: de BackOffice mag in beide boxen alle items zien.

2. Het invoeren van gegevens in een kolom die in beide boxen voorkomt moet maar op één plek nodig zijn. 3. Binnen kolommen moet je afhankelijkheden kunnen creëren t.o.v. andere kolommen. Bijvoorbeeld als je een bepaalde cursus selecteert zal je alleen nog de producten/ diensten moeten kunnen zien die onder die bepaalde cursus vallen.

10


4. De functie ‘Waarschuw mij’ mag alleen op de Inleverbox en de Beoordelingenbox zitten wanneer er enkel een melding binnenkomt voor eigen items, daarnaast mag in het waarschuwingsbericht geen link naar een andere weergave zitten dan die van de eigen items. 5. Er mag op de Inleverbox en de Beoordelingenbox geen ‘Verkenner weergave’ zitten tenzij in de verkenner weergave ook alleen gefilterd wordt op alleen eigen items. 6. De opleiding moet zelf aan kunnen geven welke kolommen vereist of optioneel zijn en moet kolommen kunnen toevoegen of verwijderen. Let op! De kolommen die benoemd zijn in paragraaf 6.2 en 7.2 moeten standaard in de webpart zitten. 7. De Product/Dienst Bibliotheek moet een uitgebreide zoekfunctie kennen (alleen beschikbaar voor de groep ‘Toegang BackOffice’. Er moet gezocht kunnen worden op unieke gegevens uit de volgende kolommen: - Studentnummer; - Cursus; - Product/ dienst; - Beoordelaar. Het resultaat van de zoekfunctie moet zowel items laten zien uit de Inleverbox en de Beoordelingenbox. 8. De Product/Dienst Bibliotheek moet kunnen draaien op zowel SharePoint 2007 en SharePoint 2010.

9. Archivering De Product/Dienst Bibliotheek wordt ingezet per collegejaar en dient na afloop van het collegejaar gearchiveerd te kunnen worden. De zoekfunctie moet op dezelfde manier toepasbaar zijn als bij een actieve Product/Dienst Bibliotheek. De Product/Dienst Bibliotheek moet minimaal 2 jaar gearchiveerd kunnen worden om te kunnen voldoen aan de richtlijnen van ons Onderwijs- en Examenregeling (OER), maar om te kunnen voldoen aan de eis van de accreditatiecommissie zal deze termijn minimaal 4 jaar moeten zijn.

11


10. Wensen m.b.t. de Product/Dienst Bibliotheek Hieronder wordt een lijst beschreven met een aantal wensen m.b.t. de Product/Dienst Bibliotheek die we ingebouwd willen zien in de webpart, omdat dit misschien teveel kosten met zich meebrengt mag dit geen belemmering zijn tot het bouwen van een eenvoudige webpart. 1. Groepsproducten/ -diensten: Moeten ingeleverd kunnen worden door één student, waarbij meerdere studentnamen opgegeven kunnen worden, elk van deze studenten moet het product/ dienst dan wel in zijn eigen gefilterde weergave kunnen terug zien. De beoordelingsformulieren voor groepsproducten moeten bij éénmalig uploaden toegewezen kunnen worden aan alle betrokken studenten, waarbij ook alle student het formulier in hun eigen gefilterde weergave kunnen zien; 2. Video-opdrachten: Op de Inleverbox moet voldoende capaciteit hebben tot het inleveren en archiveren van video-opdrachten; 3. (Dagelijks) rapportages: Wanneer de ‘Waarschuw Mij’ functie zoals benoemd in hoofdstuk 8, punt 4 niet kan functioneren dan dient er voor de beoordelaar (dagelijks) automatisch een rapportage gedraaid te kunnen worden van nieuw ingeleverde producten/ diensten;

12


Functioneel ontwerp DMS