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Gestión documental Universidad del Quindío

Aldrin Stiven Diaz Castillo Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y archivística Universidad del Quindío Armenia 2013

Gestión documental


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¿Cómo se origina la gestión documental? La gestión documental no es un oficio moderno y en su historia se origina desde el momento en el cual el ser humano decide acumular y preservar los registros que de alguna manera pueden serle útiles tanto cultural como informativamente. Aun que en los diferentes niveles de la historia podemos determinar aspectos de la conservación y los procedimientos de utilización, es solo hasta mediados del siglo XX con las nuevas tecnologías y la importancia de la información que el rumbo de la gestión documental toma una normalización en el pro del servicio eficaz de la recuperación y almacenamiento de documentos. Estos estándares desarrollados por las técnicas y procedimientos buscan la producción, recepción, distribución, tramite, organización, conservación y consulta de los documentos como hilo conductor entre su origen y su disposición final, en un programa que beneficie tanto a la institución como a los usuarios del sistema de información.

La gestión documental es: El desarrollo de políticas, criterios, técnicas y procedimientos por los cuales se hace la administración eficaz de un conjuntos de documentos teniendo en cuenta la economía, seguridad y disposición de la información en su ciclo vital, para el beneficio de la institución y los usuarios.

Documento Es la materialización de la información o registro en un contenedor que permite su recuperación y extracción.

Documento de archivo Es el contenedor de un registro, dato o información referente a una institución en los criterios y políticas de sus funciones.

El Archivo General de la Nación Este establecimiento público, del orden nacional y adscrito al ministerio de cultura (actualmente, no cuando fue creado donde pertenecía al ministerio de gobierno), con personería jurídica, patrimonio, con autonomía


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propia y domicilio en Bogotá, D.C. Fue creado por decreto y oficializado el día 22 de diciembre de 1989 por la Ley 80 de 1989. El fin de esta institución es organizar, dirigir y establecer el sistema de archivos nacional, planeando y coordinando el patrimonio documental del país.

El Sistema Nacional de Archivos - SNA Es la articulación del Archivo general de la Nación es la instancia que aporta a la construcción de la política archivísticas, administración y operatividad para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos, brindando orientación sobre organización, manejo, prevención, conservación, servicio y control de los archivos, en otras palabras la normalización de los sistemas de archivo.

El sistema Nacional de archivos es constituido legalmente el 14 de junio de 2000 con la ley 594 en el título II. Sistema nacional de archivos, órganos asesores, coordinadores y ejecutores. A la cual se le dictan otras disposiciones el 10 de diciembre de 2004 con el decreto 4124 en el cual se reglamenta y se dictan otras disposiciones relativas a los archivos privados.

Título V. de la ley 594 de 2000. Gestión de documentos. ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”

Objetivos de un programa de gestión documental: Un programa de gestión documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos. Como objetivos tiene:


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Resaltar la importancia de los documentos de archivo en el funcionamiento de la entidad y la participación de los usuarios, tanto para las entidades privadas y aún más para las entidades públicas. Procurar la racionalización y control en la producción documental, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiental. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Facilitar la recuperación de la información de forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

Las tres consideraciones para elaborar un programa de gestión documental Administrativos: la planificación y ejecución de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y eficiencia de la administración. Económicos: manejo monetario, reducción de costos y la racionalización de los recursos de la gestión documental. Archivísticos: los registrados por la ley 594 de 2000; conceptos de archivo total, ciclo vital, principios de procedencia y orden original.

Pasos de un programa de gestión documental Estos se definen en el proceso técnico de consolidación de archivo como:    

Fases de formación de archivo Control sobre la entrada y salida de los documentos Acceso a los documentos Ordenación y descripción de los fondos archivísticos


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Conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en material de archivos y documentos Coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad acuerdo con lo establecido en la ley de archivo Participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de proceso y procedimientos, gestión de calidad, y Comités de información, entre otros.

Tablas de retención Este elemento indispensable para la retención y gestión documental permite racionalizar la producción documental y procesar el ciclo vital de los documentos en los archivos siguiendo las etapas contemplados en el acuerdo AGN 039 de 2002: Primera etapa: Investigación preliminar  Compilación de la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.  Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda etapa: Análisis e interpretación. En todos los casos el comité de archivo se encarga de decidir el muestreo, criterios a aplicar y porcentaje a conservar segú el cualitativo de los documentos.  Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.  Identificación de los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.  Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.  Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad,


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desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la tabla de retención.  El jefe de archivo prepara la tabla de retención, la serie y la subseries.  La producción del acta avalando la propuesta.  Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos. remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación.

Cuarta etapa: Aplicación  Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.  La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.  La organización del archivo en sus diferentes fases.  Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.  Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia respectiva.


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Quinta etapa: seguimiento y actualización de la tabla de retención.  Según el establecimiento de verificación de la tabla de retención y en plan de mejoramiento.  Las modificaciones correspondientes a la tabla de retención, evaluadas y aprobadas por los distintos niveles administrativos.

Las ventajas de un programa de gestión documental En sus diferentes niveles de importancia y entre sus distintas ventajas se quiere resaltar que los documentos de la institución estén centralizados y controlados, reducción del tiempo de consulta de los documentos, reducción de los costos de archivo, rápida recuperación de un archivo, fácil acceso a los documentos, mejor atención a los usuarios, reducción de costos legales, cumplimiento de las normas, posibilidades de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.

Algunas conceptualizaciones del marco legal de un programa de gestión documental Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”. Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”. Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”. Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”. Ley 951 de 2005. “por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”.

Es un derecho fundamental poder tener acceso a la educación y a la información, también para ser veedores de las distintas entidades. Esto aplica para todos los usuarios que por distintas razones se remiten a un archivo con fines investigativos, en ejemplo los historiadores. Uno de los fines más importantes es la recuperación y la preservación de la memoria de un pueblo, país o institución. Este decreto está especialmente redactado para evitar las contradicciones tanto internacionales, sino también a las pertinentes a los límites de los derechos individuales y colectivos.

Entre todas resalto la importancia de definir desde un principio y por escrito, junto con el comité, el


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procedimiento a realizar y sus distintas estancias.

Acceso ciudadano a los documentos La Corte ha reconocido que las reglas para el acceso de documentos y el régimen de restricciones contenidas en la Ley 57 de 1985 constituye una regulación constitucionalmente admisible del contenido del derecho previsto en el art. 74 Superior. Entre tales reglas la jurisprudencia hace énfasis en:  La facultad de consulta y obtención de copias de los documentos que reposen en oficinas públicas, a excepción de aquellos sometidos a reserva por mandato legal o que estén relacionados con la defensa y seguridad nacional (art. 12) 35;  Caducidad de la reserva, que es de 30 años desde la expedición del documento (art. 13);  La obligación del peticionario de pagar a favor del tesoro público el valor de las copias que solicite, suma que no podrá exceder el costo de reproducción (art. 17);  La inoponibilidad de la reserva del documento cuando su acceso fuere solicitado por una autoridad en ejercicio de sus funciones (art. 20);  La necesidad de motivar la decisión que niegue el acceso y la posibilidad del control judicial de tal determinación ante el contencioso administrativo (art. 21);  La obligación de las autoridades de resolver la solicitud de acceso en el término de 10 días, entendiéndose que vencido ese lapso procede el silencio administrativo positivo y deberá suministrarse el documento en los 3 días siguientes (art. 25);  En caso de desacuerdo, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos decidir en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente.


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