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POLITICA DE USO DE MAIL


POLITICA USO DE CORREO ELECTRÓNICO

1. OBJETIVO Este procedimiento pretende establecer responsabilidades y guías para el uso aceptable del correo electrónico corporativo. 2. ALCANCE Aplica a todas los usuarios funcionarios que hagan uso del correo electrónico corporativo. 3. DISPOSICIONES GENERALES

 

El correo electrónico es una herramienta de comunicación e intercambio de información oficial entre personas, no es una herramienta de difusión indiscriminada de información. Las cuentas de correo asignadas a los funcionarios y demás personal de cada área, deberán ser utilizadas para actividades que estén relacionadas con los propósitos y funciones corporativas. Debido a esto, se considera el servicio de correo electrónico de EQUIRENT S.A. como una herramienta puesta al servicio del usuario para el uso controlado y limitado a su trabajo. Por lo que un mal uso implica mala fe y abuso de confianza de parte de este. El área de Sistemas será la encargada de garantizar la privacidad inicial de las cuentas de correo electrónico corporativo asignadas a los usuarios, esto debido a que conocerá de primera mano los nombres y contraseñas de los mismos, hasta la entrega oficial que se realice al usuario. La empresa se reserva el derecho para modificar las condiciones de uso aquí establecidas cuando lo considere necesario. También podrá modificar o bloquear servicios adicionales al servicio de correo cuando sea necesario, por razones administrativas, de mantenimiento de los equipos o por causas de fuerza mayor todo ello sin la obligación de aviso alguno a los usuarios del servicio.


4. RECOMENDACIONES ELECTRÓNICO

4.1.1

ESPECÍFICAS

PARA

EL

ENVÍO

DE

CORREO

BUEN USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

a.

Saludo, debe ser neutro por ejm. Estimado/-a, más el nombre correspondiente. Tampoco son adecuados saludos del tipo Buenos días (no sabemos cuándo lo abrirá el receptor) o el acostumbrado ¡Hola!, si el mail va dirigido a un colectivo el saludo también irá en singular, ¡la lectura siempre es individual! Y es importante mencionar al destinatario dentro del cuerpo del correo, preferiblemente en el saludo.

b.

Remitentes Envíe correos electrónicos a las personas que estén involucradas únicamente, no es aconsejable (y es molesto para los destinatarios) enviar correos electrónicos a todos sus contactos o personas que no tengan relación con el tema que se esté tratando. Los destinatarios pierden un tiempo valioso clasificando los mensajes que realmente les interesa de aquellos que les interesa poco o nada. Es más, esta práctica ocupa los recursos de la red innecesariamente:

El campo "Para": designa al destinatario principal. Ésta es la persona a quien se le envía el correo electrónico. El campo "CC": muestra las personas a las que se les informa sobre esta comunicación por correo electrónico. El campo "CCO": designa los destinatarios que los otros destinatarios no pueden ver. Se recomienda no usar este elemento. En cambio, se recomienda enviarles una copia del mensaje anterior aparte.


c.

  

Cuerpo del Mensaje Sea breve y dé un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídalo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utilice lenguaje apropiado y evite el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases: Para su información Para su aprobación Seguimiento

d.

Uso de las contraseñas Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrónico, deberán establecer una contraseña al recibir ésta, para poder utilizarla. Una vez registrada esta contraseña en el sistema de correo, será responsabilidad del usuario, debiéndola mantener en secreto para que su cuenta de correo no pueda ser utilizada por otra persona. Cuando el usuario deje de usar su estación de trabajo deberá de cerrar el software cliente o programa de correo electrónico (Outlook) que utilice para leer su correo o en su caso el explorador de Internet utilizado, para evitar que otra persona pueda tener acceso a la información de su cuenta.

e.

Asunto Se debe indicar en el campo “Asunto” una frase descriptiva del mensaje, para facilitar no sólo la lectura sino también la clasificación y recuperación posterior al destinatario y constituye una norma de cortesía al destinatario.

f.Lectura del correo Los usuarios que tienen asignada una cuenta de correo electrónico, serán responsables en la atención oportuna de sus correos electrónicos; por lo que se recomienda: mantener en línea el software cliente de correo electrónico (outlook), y activada la opción de avisar cuando llegue un nuevo mensaje, o conectarse al correo electrónico web con la mayor frecuencia posible para leer sus mensajes. Los usuarios con cuenta de correo asignada deberán eliminar de forma periódica y permanente los mensajes que considere innecesarios en cualquiera de las carpetas existentes en su buzón, permitiendo con ello impedir la saturación de su buzón. Los usuarios son responsables de cualquier respaldo de la información que utilicen por lo que utilizará el sistema de cliente de correo (Outlook) será la herramienta que utilice para guardar dicha información.


g.

Reenvío de mensajes Para el reenvío de un mensaje, se debe incluir el mensaje original, para que el destinatario conozca el contexto en que se está dando el mensaje que recibe. No se debe incluir ningún archivo adjunto recibido originalmente, a no ser que se hayan efectuado modificaciones al(los) archivo(s) o bien dichos archivos sean necesarios. Como nota importante se debe considerar ser profesional y cuidadoso en lo que se dice acerca de otros debido a que el correo electrónico se reenvía fácilmente.

h.

Autofirmas La firma debe ser breve e informativa, no debiendo ocupar más de 5 líneas y en caso de incluir el logo deberá ser la asignada por el área de mercadeo ya que esta considera las características de tamaño y tipo adecuados, respetando el uso de la marca.

i.

Vigencia de los mensajes Se considera como criterio de buen uso del correo electrónico el otorgar vigencia máxima en el buzón del usuario a cualquier mensaje enviado o recibido no mayor a 30 días. Superada la fecha de vigencia, los mensajes deberán ser eliminados por el usuario. Si se desea mantener un mensaje en forma permanente, éste deberá almacenarse en carpetas personales, siendo consiente el usuario que estos correos almacenados ocuparán parte importante del espacio en buzón otorgado.

j.

Estilos no emplee estilos con fondos de mensajes ya que recargan el correo y pueden provocar problemas en el destinatario, evite el uso de adornos innecesarios.

k.

Archivos adjunto Se debe tener en cuenta el tamaño de los archivos y comprimirlos siempre que sea posible, trate de disminuir sensiblemente el peso de los mensajes adjunto, la compresión de los archivos (*.rar.*zip, etc.) o la utilización de otros medios para enviar imágenes o videos son una buena alternativa.

l.

Correo personal el correo corporativo no es para asuntos personales, para ello debe emplear su propia cuenta de correo electrónico

m. No active por defecto funcionalidades como el "aviso de lectura", su eficacia es escasa cuando lo utilizamos de manera indiscriminada o continuada, y puede llegar a molestar al remitente. Se debe activar sólo en los casos en los que sea estrictamente necesario.


n.

La despedida, el saludo final es de cortesía, un saludo, o un cordial saludo es adecuado, todas las firmas de correo corporativo deberán contener el siguiente texto “Este mensaje y los anexos pueden contener información confidencial o legalmente protegida y no puede ser utilizada ni divulgada por personas y/o entidades diferentes a su destinatario. Si el lector de este mensaje no fuera el destinatario, considérese por este medio informado de que la retención, difusión, o copia de este correo electrónico está estrictamente prohibida. Si este es el caso, por favor informe de ello al remitente y elimine el mensaje de inmediato, de tal manera que no pueda acceder a él de nuevo. Las opiniones contenidas en este mensaje electrónico no relacionadas con la actividad de Equirent S.A., no necesariamente representan la opinión de la Compañía. Equirent S.A. no se hace responsable en caso de que en éste mensaje o en los archivos adjuntos haya presencia de algún virus que pueda generar daños en los equipos o programas del destinatario. El uso de este correo es exclusivamente para uso interno en Equirent S.A. y no esta creado para efectos de comunicaciones formales de la Compañía hacia terceros, por lo que el contenido de este correo no obliga ni vincula de manera alguna a Equirent S.A.”

5. RECOMENDACIONES ESPECÍFICAS PARA LA RECEPCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICOS

a. No aceptar documentos ni archivos adjuntos provenientes de direcciones desconocidas o que contengan un asunto u origen poco fiable. Se debe prestar atención a correos electrónicos con datos adjuntos sospechosos o susceptibles de contener virus.

b. No asumir que un mensaje es válido porque el nombre del remitente es conocido. Se reciben algunos mensajes que aparecen como provenientes de una persona de su propia libreta de destinatarios que en realidad no es el autor.

c. Utilizar filtros anti-Spam, estos serán suministrados por el área de Sistemas.

d. No leer los correos spam ni sus adjuntos. El spam o correo basura son los mensajes no deseados que hacen referencia a publicidad, pudiendo además contener virus. Estos mensajes deben eliminarse sin ser leídos para evitar el


aumento de la cantidad de correo basura en el buzón así como la posibilidad de intrusión de virus en el sistema.

e. Analizar con el antivirus cualquier documento adjunto antes de abrirlo directamente. Es mucho más seguro extraer previamente el adjunto a un directorio del ordenador y analizarlo con un buen antivirus

f.

No confíe en regalos y promociones de fácil obtención. En ocasiones la infección del equipo se puede producir al visitar una página Web facilitada en un correo aparentemente inofensivo.

g. Desconfíe de los correos de supuestas entidades bancarias que le solicitan introducir o modificar sus claves de acceso. No es la forma de proceder de las entidades legítimas y probablemente se trate de un intento de fraude. Ante cualquier duda póngase en contacto con su entidad.

h. Excepto que sea necesario, no imprima los correos electrónicos. Cuando el correo electrónico está guardado correctamente, se podrá encontrar fácilmente si se lo necesita. Por esta razón, es inútil imprimir todos los correos electrónicos. Esto evita desperdiciar papel y ayuda a preservar el ambiente.

5.1.1

MAL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO

Se considera como mal uso del correo electrónico las siguientes actividades:     

Utilizar el correo electrónico para cualquier propósito comercial, político, religioso o financiero ajeno a la Empresa. Participar en la propagación de mensajes encadenados o participar en esquemas piramidales o similares. Distribuir mensajes con contenidos impropios y/o lesivos que atenten contra la moral o las buenas costumbres. La saturación y falta de mantenimiento del buzón electrónico por parte del usuario. El usuario no deberá entre otras cosas: falsificar las cuentas de correo electrónico, hacerse pasar por alguna otra persona, hacer declaraciones falsas, en cualquier otra forma falsificar la identidad de alguna persona, o falsificar los encabezados de los mensajes. Apropiarse de alguna(s) cuenta(s) de correo diferente a la asignada a su persona.


Utilizar el correo electrónico corporativo para recoger o re-direccionar los mensajes de correos de otro proveedor de Internet.

El spam o correo basura son los mensajes no deseados que hacen referencia a publicidad, pudiendo además contener virus. Estos mensajes deben eliminarse sin ser leídos para evitar el aumento de la cantidad de dicho correo basura en el buzón así como la posibilidad de intrusión de virus en el sistema. Debe evitarse el reenvío de correo no solicitado (cadenas de mensajes, rumores, publicidad, etc.). 6. RECOMENDACIONES COMPLEMENTARIAS

Se considera, adicionalmente, malas prácticas en el uso de correo electrónico: 

 

Difusión de contenido inadecuado. (Son considerados contenidos inadecuados todo lo que constituya complicidad con hechos delictivos, por ejemplo: apología del terrorismo, uso y / o distribución de programas piratas, todo tipo de pornografía, amenazas, estafas, esquemas de enriquecimiento piramidal, virus o código hostil en general. No se debe utilizar el correo para promocionar ni adelantar causas religiosas, filosóficas, políticas, comerciales o para promover cualquier sitio web. No es aceptable el uso de vocabulario obsceno o "picante" en los mensajes que se envían.

Se deben enviar mensajes bien formateados y evitar el uso generalizado de letras mayúsculas, el texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbalo entre comillas.


Antes de enviar un mensaje, tómese el tiempo para volver a leerlo. Trate de corregir los errores tipográficos o de lenguaje. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente.

7. ACCIONES DISCIPLINARIAS

El abuso de los privilegios del correo electrónico puede tener como resultado que se cancele o se revoque la cuenta de correo creada por la empresa, otras acciones disciplinarias podrán ser tomadas dependiendo de la gravedad de la situación. La acción que se tome en cada caso dependerá de las circunstancias particulares del mismo, estas pudieran conllevar a suspensión, terminación de contrato u otras consistentes con la reglamentación y políticas corporativas, y código de Conducta.

8. VIGENCIA

Este procedimiento tendrá vigencia inmediata a partir de la aprobación y firma de la Gerencia.

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