Page 1


Unit 14:  Publicity and  Communication Skills

Key points and  media  activity guide 

Developed by     


This project was funded by the Department of   Sustainability and Environment. 


This work is licensed under Creative Commons Attribution 2.5 Australia licence. A copy of this licence is available at‐nc/2.5/au/ or by writing to However logos are protected by copyright.  Page 1 of 7 

Unit 14: Publicity and Communication Skills 

Key points and media activity guide   

Estimated duration: 20 minutes   

Aim    •

To get students thinking about the key points they would like to  communicate about their project 

Outcome    By the end of this class, students will be able to:  •  Succinctly describe their project to different audiences  • Write a press release (extension activity)  • Take part in a media interview (extension activity)   

Resources • • •

Resources are needed for the extension activities only  Extension activity handout: media interviews (included below)  Extension activity handout: Writing media releases (included below) 

Activity Description  This activity will help students talk about their project in terms of key points, which is  useful for communicating with friends, family and the media.    Getting the class’s project in the media is a good way to communicate with large  numbers of people and generate interest. While national news might be out of the  project’s league, local papers and community radio stations are often keen for news  on this scale. This activity was written with the media in mind, but has been  generalised to make it relevant to class members who wont be involved in media  work, and may be giving these key points to family or peers instead.    Extension activities provided below include getting students to complete a media  release about their project and completing role plays of a media interview.    Key Points Activity  Divide the class into groups of three to five students. Give each group one of the  scenarios below and have them agree on and write down four key messages they  would need to communicate. Make the messages about their actual project, instead  of about a fictional project. Then bring the groups together and discuss the key 

Page 2 of 7 

messages for the project and how different messages can be appropriate for  different audiences.    Scenarios:    1. You are aiming to engage other young people in your project, through an article a  journalist is interested in writing for the local paper. What are the key messages you  will give the journalist?    2. You are talking to your grandfather, who doesn’t understand the point of caring  for the environment. You don’t have time to explain the whole project in detail, so  what are the key messages you will say to him?    3. You are going to speak on the local radio station about your experience of the  Youth Eco‐Challenge and your project and what you have learnt. You know that the  presenter is interested in your personal experiences and journeys too. What are the  key points to say in the interview?    4. You are presenting a talk to give to another class. The aim of the talk is to get  them to get active on reducing their environmental impact. They will need to know  the reasons why this is important, as well as some actions they can take straight  away. What will you say to them?    Extension Activity: Writing Media Releases  Explain to students what media releases are and how they are used, then give them  the media releases handout. Get them to use it as a guide to write their own media  release for the project. If you have several students doing this activity, you might  want to get them to compare what they have written and explain their decisions.    Extension Activity: Media Interview Role Play  Depending on the size of the group you might like to separate the group into smaller  subgroups for this activity or run as one large group. If you have the equipment, you  might also want to videotape the role play, so students can watch themselves. A  handout on media interviews is included below.    Get everyone to think of a topic related to their project which they think would be  newsworthy. This might have already been decided or you may need time to  brainstorm and decide.    Divide the group (or subgroup) in two, with half being the reporter group and the  other half the interviewee group. Allow then 10 minutes to complete the following:    Interviewee group: Develop a list of three key messages they would like to get across  in the interview. Also consider questions they are likely to be asked, and come up  with some possible responses. 

Page 3 of 7 

Reporter group: Develop a list of questions you would like to ask of the interviewee.    Once completed, ask for a volunteer reporter and a volunteer interviewee, and have  the reporter interview the interviewee. You might have the rest of the class act as  observers or you might have a number of role plays happening at the one time. Once  the role play is completed, a class discussion can be held on what went well and  what both the reporter and the interviewee might do differently next time     Possible questions:  Did they get the three key messages across?  How did they communicate (body language, language, tone, etc.)?  Would the reporter have enough information to write a story?  Did the reporter ask relevant questions?  Did the reporter ask open or closed (yes/no type) questions?    You might like to have other volunteers complete the same interview and provide  feedback.       

Student Roles and Responsibilities  Participate in agreed tasks  Contribute to class discussions  Complete activities and worksheets  Work cooperatively with others  Seek teacher assistance and support when needed   

Level of Teacher Support  Facilitate discussion  Organise materials and equipment  Provide encouragement  Introduce tasks and activities  Provide assistance when requested   

Assessment To use these learning activities as assessment tasks, collect evidence such as:    Teacher checklist and observation  Student notes  Interview notes  Teacher checklist for class discussions      Page 4 of 7 

Unit 14: Publicity and Communication Skills 

Media interviews handout (extension activity)  Before the interview  •   •

Always ask  the  interviewer  why  they  want  to  interview  you  (this will help you tip find out their motivation)  Try  to  establish  how  much  they  know  about  your  project  and  the  issues  connected  to  it.  (Who  knows,  they  might  be  an  expert in climate change or know nothing at all!)  Ask what else they want to find out and whether they need any  further information  

Find out how long the interview will be 

Try to  think  about  the  audience  and  the  subjects/issues  they  identify with. 

You might  make  several  points  but  your  audience  will  only  remember two or three at the most.   

Write down  your  key  messages  and  the  points  you  want  to  make 

Draft a short, sharp phrase to sum up your argument.   

Think about likely questions – practice! 

      During the interview  • Avoid big words or jargon or waffling on. Try to be clear and to the point.      • Try  not  to  get  into  an  argument.  Accept  that  there  might  be  a  different  viewpoint.    • Stay focused and stick to your message.    • Reinforce your main points whenever you get the chance.    • Take the opportunity to expand your response       

Page 5 of 7 

Unit 14: Publicity and Communication Skills 

Writing a Media Release Handout (extension activity)   

Writing a media release can help you to promote your project and get free publicity.  • Write down all the major points.  Why will the media be interested?  What are the main points that people will find of interest?   • Make your message clear.  • Include your point of difference.  What is it that is makes your project  unique? Who is involved?   • Try to find a human angle. It is much warmer and far more interesting     

The Headline  • Put a bit of kick in the headline, a bit of creativity. This will catch the  journalist’s attention right from the start. But make sure it still gives a  clear idea of what the media release is about!   • Keep the headline short.  • Under  the  headline  put  the  date  the  media  release  will  be  sent  to  journalists.    The Content  • Include  the  most  important  points  in  the  first  two  paragraphs,  including the WHO, WHAT, WHERE, WHEN, WHY and HOW.   • List  the  points  of  interest  in  order  from  the  most  interesting  to  the  lease.   • Use quotes – they make the release more human.   • Stick to the facts.  • Highlight the benefits. Explain how people will benefit from going to  your  event,  buying  your  product,  seeing  your  show,  attending  your  school.  • Use clear, simple language.   • Type the release with one and a half or double space.   • Keep your media release to one page  • Highlight  the  location,  date  and  time  of  your  event/announcement  etc.  • Include your contact details ‐ a name of the spokesperson, a mobile  phone number and an email address.     Sending it out  • Find out what media outlets cover your area. Local newspapers and  community radio are particularly likely to be interested in a story about a  school sustainability project.  • Email or fax your media release to these outlets. If you are sending it to  newspapers or radio shows which come out weekly, you might want to send  it out a few weeks before hand, and then again closer to the date of your  event/project conclusion.  • Follow up the media release with a phone call. Ask the editor or the journalist  if they are interested in the story or would like more information. It might be  scary doing this, but it’s effective! 

Page 6 of 7 

Unit 14: Publicity and Communications Skills  Writing a media release handout, p.2    Have a look at this sample media release. It’s a real one.   

Hume's Turkish businesses going green  Tuesday, 17 November 2009  Turkish‐speaking businesses in the City of Hume have jumped at the opportunity to  sign up for free green business assessments. The audits are being carried out by local  community members who have been trained as GreenTown Sustainability Assessors  by Environment Victoria, together with the Alevi Community Council of Australia and  the Moreland Energy Foundation.  The assessors have delivered more than 60 home sustainability assessments in  Turkish and Kurdish family homes since April this year, and are now turning their  attention to Hume’s business community.  GreenTown Assessors Sehriban Genc and Nurcihan Ozturk today conducted an  assessment at Lazoz Kebab and Chicken shop in Broadmeadows. Mrs Genc said she  was pleased to be expanding her role as a sustainability assessor.  “Today we conducted our first business sustainability assessments and we had some  really great results. We showed the business owner how he can reduce his energy  and water consumption and how to produce less waste in the workplace,” she said.  “I have really enjoyed working as a GreenTown assessor. It has helped me to learn a  lot about the environment and how we can live more sustainably, both at home and  at work.”  Environment Victoria’s program manager Nina Bailey said the GreenTown program  was a unique opportunity for Melbourne’s culturally diverse communities. “The  GreenTown program trains local community members to be sustainability  champions and helps them to share their knowledge with others in their  neighborhood,” she said.  “Delivering business assessments in Turkish will help Turkish and Turkish‐speaking  Kurdish business owners make their workplaces greener and save them money –  something every business owner wants to do.”    Environment Victoria’s GreenTown program is a Melbourne‐wide program which  aims to help people from culturally and linguistically diverse backgrounds learn  about sustainable living. GreenTown is funded by Sustainability Victoria’s  Sustainability Fund.  Media photo opportunity:  Two GreenTown Turkish program Assessors conducting a Turkish‐language Business  Sustainability Assessment in a kebab shop, together with the owner of the business.  Date: Tuesday, 17 November 2009  Time: 9.30am  Location: Lazoz Kebab & Chicken, Shop 1A Blair St Broadmeadows, Ph. 9309 XXXX.  For further information please contact: Nina Bailey, GreenTown program manager at  Environment Victoria, on 0404 XXX XXX; or Suzan Saka, Alevi Community Council of  Australia, on 0414 XXX XXX.  Page 7 of 7 

VCAL: unit 14 key points & media act guide  

Part of the VCAL Youth Eco-Challenge curriculum resource.

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you