Page 1


Unit 12:   Organising Events 

Organising events activity guide and  handout 

Developed by     


This project was funded by the Department of   Sustainability and Environment. 

This work is licensed under Creative Commons Attribution 2.5 Australia licence. A copy of this licence is available at or by writing to However logos are protected by copyright. Page 1 of 5 

Unit 12: Organising Events 

Organising events activity guide and handout   

Estimated duration: 20 minutes  Aim    •

To provide event management skills 

Outcome    By the end of this class, students will be able to:  •  List some of the many factors that need to be considered in event  management   

Resources •

Handout: Event organising (included below) 

Activity Description  Many of the student‐led projects will involve organising events, and some of them  will also involve holding presentations at events/seminars. This activity will give  students the skills they need to organise their own event and/or presentation.    Lead the students in a brainstorm about the kinds of things which need to be taken  into account when organising events. The handout can be used by the teacher to  guide the discussion, and/or given to the students after the discussion to consolidate  what they have learnt. 

Student Roles and Responsibilities  Participate in agreed tasks  Contribute to class discussions  Complete activities and worksheets  Work cooperatively with others  Seek teacher assistance and support when needed   

Level of Teacher Support  Facilitate discussion  Organise materials and equipment  Provide encouragement  Introduce tasks and activities  Provide assistance when requested 

Page 2 of 5 

Provide examples of mind maps to assist brainstorming   

Assessment To use these learning activities as assessment tasks, collect evidence such as:    Teacher checklist and observation  Copies of student materials and worksheets  Student notes  Teacher checklist for class discussions  Student documentation of planning and organising the seminar   

Page 3 of 5 

Unit 12: Organising Events 

Organising events handout    There are a lot of things to think about when organising an event. Here are some  suggestions. 

Audiences   You need to decide who you want to come to your event. Here are some ideas to  start with:    • Parents or the school environmental team  • the local primary school students  • students, families and friends at school, community organisations  • the local council, government officials  • senior citizens organisations  • Probus, Rotary or Apex clubs  • Local media‐newspapers, radio stations   

Locations   There are many places in a local community where you could hold your event. They  include the following:    local library    shopping centre    council offices  science expo    local Park or garden    student film festival  website      school fete      parent‐teacher night  local market    supermarket      school foyer  school assembly    corner shop      community notice board   

Preparation You will need to prepare a timeline in the lead up to your event. There will be a  number of tasks you will need to attend to initially. It is important to delegate these  tasks among the group. They will include:  • Approval to run the event  • Booking the venue  • Liaising with the venue manager  • Liaising with the school and VCAL administrators as required  • Organising the speakers and facilitator  • Organising the equipment  • Organising catering (if appropriate)  • Developing a feedback questionnaire to be given to participants (students,  parents, community members) to determine their satisfaction with the event. 

Page 4 of 5 

Presentation Style  Consider what style would best suit your event. Visuals are always an advantage. Try  to include display boards, PowerPoints and video recordings as part of a general  display. You will need to consider the following things:  • What is the layout of the venue?  • Will there be seating, tables, display boards, projectors or projector screens?  • Will equipment be available for showing videos or PowerPoint presentations?  • Will you supply tea, coffee or food?    Decide whether you invite guest speakers to contribute to be part of your event as  well. If so, then you will need to write to the speakers and possibly ring them as well.  

Promotion and Communication  You’ll learn about promoting your project and working with the media in unit 14.   

Managing the Event on the Day  Make sure everyone is clear about what tasks will need to be done on the day and  who is responsible for each task. Write a list of roles and responsibilities and  nominate people for each. They might include:  • Setting up the venue  • Managing catering  • Welcoming participants  • Distributing materials and information  • Handing out and collecting a feedback questionnaire  • Acting as the Master of Ceremony (MC)  • Managing the speakers and activities  • Ensuring that the program runs on time  • Thanking the participants and speakers for attending  • Cleaning up afterwards   

Evaluating your event  You’ll learn about this in unit 13     

Content Consider what you are trying to achieve through the event and what you are going to  communicate. Keep your target audience in mind. The content of your event would  differ between a parent group and a primary school, so make sure you consider that  from the start.    

Page 5 of 5 

VCAL: unit 12 organising events activity guide and handout  
VCAL: unit 12 organising events activity guide and handout  

Part of the VCAL Youth Eco-Challenge curriculum resource.