Issuu on Google+

EnvironMentors  Community  –  Users’  Guide   Version  1.0  (Beta  Launch)   November  30,  2010     1.  Online  Community  Overview     The  EnvironMentors  Community  (http://environmentors.net)  is  the  virtual  home  for  the   network  of  chapters  and  students  around  the  country  involved  in  EnvironMentors.    This  is   a  place  where:   • You  can  share  info  about  yourself  and  your  project  through  text,  photos,  and  videos.   • You  can  communicate  with  other  members  of  your  chapter  and  get  info  from  your   chapter  coordinator.   • You  can  communicate  with  other  EnvironMentors  participants  outside  of  your   chapter.   • You  can  find  resources  to  help  with  your  project.     This  website  is  a  work-­‐in-­‐progress.    It  was  designed  with  lots  of  input  from   EnvironMentors  students  and  will  continue  to  evolve  based  on  your  feedback.  We  also  plan   to  add  useful  features  for  social  networking  and  collaborative  learning  in  early  2011.    

    2.  Registering  with  the  Community     The  EnvironMentors  Community  is  a  private  social  network,  meaning  you  can  only  access   the  site  if  you  are  a  registered  and  approved  user.    Here’s  how  to  register:   1. Go  to  http://environmentors.net/user/register   2. Enter:     • Username  –  this  should  be  something  you  can  remember  for  when  you  log  in   again    

1  of  9  


Email  address  –  you  must  have  one  connected  to  your  account  (if  you  don’t   have  an  email  address,  let  your  coordinator  know  and  we  can  create  one  for   you)   • Password  –  keep  this  private,  but  also  make  sure  it  is  something  you  will   remember   • Captcha  –  enter  the  letters  and  numbers  (this  prevents  spam)   3. Click  the  “Create  new  account”  button   •

  Each  new  account  needs  to  be  confirmed  as  a  chapter  coordinator  or  student  before  the   rest  of  the  site  is  “unlocked”  to  you,  but  you  can  get  started  right  away  creating  your  profile.     3.  Creating  your  Profile     The  Profile  is  where  you  share  some  information  about  yourself.  Once  you  have  registered   or  signed  in,  click  on  the  “Profile”  tab  (or  you  can  click  on  the  underlined  Profile  link  to  load   your  profile  page  and  then  click  on  the  “Edit”  tab).     Your  profile  has  the  following  fields:   1. Picture  –  click  the  Browse  button  to  find  an  appropriate   photo  of  yourself  on  the  computer  you  are  using  (you   need  to  first  download  a  photo  to  the  computer  from  a   site  like  Facebook  or  take  a  photo  and  load  into  onto  the   computer  from  your  digital  camera)  and  then  click  the   Upload  button.   2. First  name  –  you  must  enter  your  actual  first  name.   3. Last  name  –  you  must  enter  your  actual  last  name.   4. Age   5. Location     6. School   7. Chapter  –  if  your  chapter  doesn’t  appear  in  the  list,  leave   this  as  None  for  now  (your  chapter  coordinator  will   need  to  create  the  chapter  page  first).   8. Year  (Freshman,  Sophomore,  Junior,  Senior)   9. Favorite  books   10. Favorite  TV  shows   11. Favorite  movies   12. Favorite  music   13. Favorite  quote     When  you  save  these  setting  your  Profile  page  will  load  and   now  you  should  see  all  this  info  in  the  left  column.    You  can  edit   the  content  at  any  time  by  clicking  on  the  “Edit”  tab  above  your   photo.    

 

2  of  9  


4.  Your  Profile  Page     There  is  more  you  can   do  on  your  profile   page.     Status  Update:  This  is   a  lot  like  the  feature   on  Facebook  –  type  a   comment  in  the  box   that  says  “Add  your   comment  here”  on   your  profile  page  and   this  will  become  your   status  (old  status   updates  are  archived   in  the  “My  Status  History”  box).  If  you  make  a  comment  on  another  user’s  profile,  this  will   appear  as  a  message  to  them  in  their  “Messages”  box  (all  your  messages  to  other  users  are   archived  on  your  profile  in  the  “My  Message  History”  box).  Your  status  could  be  what  you   are  doing  or  thinking  about  (only  post  appropriate  content,  please).     Photos:  Post  photos  on  your  profile  page  –  bring  a  camera  to  your  next  meeting  with  your   mentor  or  the  next  time  your  chapter  gets  together  and  take  a  bunch  of  photos  to  post  to   the  community.  For  the  first  photo,  you  need  to  need  to  click  on  a  link  near  the  bottom  of   the  left  column  –  “Upload  a  Photo”  –  and  then  Browse  to  it  on  your  computer  and  click   Upload.  The  Description  will  be  the  photo  caption.  Click  Save  and  you  will  see  the  photo   page  (click  on  My  Profile  in  the  top  menu  to  go  back  to  your  profile  page).  Now  you  will  see   a  small  version  of  the  photo  in  the  My  Photos  box  and  a  link  there  to  “Add  a  photo”  if  you   have  more  to  upload.     Videos:  Your  chapter  should  have  a  video  camera  (or  digital  camera  that  can  record  video   or  a  web  cam)  you  can  use  to  record  a  message  to  the  community,  or  interview  your   mentor,  or  bring  along  to  your  field  site  or  research  location  to  capture  your  project  in   action.  After  you  record  your  video,  you’ll  need  to  load  it  onto  a  computer  so  you  can   upload  it  to  the  EnvironMentors  Community  YouTube  channel  (chances  are  someone  in   your  chapter  has  edited  and  posted  videos  before,  but  if  you  need  help  feel  free  to  contact   the  EM  Community  tech  support  at  bill@tamarackmedia.com).       Here  are  the  steps  once  your  video  is  ready  to  upload:   1. Go  to  http://www.youtube.com  and  login  with  the  username  “environmentorscom”   and  password  “chapters”.   2. At  the  top  of  the  page  click  the  “Upload”  link  and  then  click  the  “Upload  video”   button  (or  you  can  record  directly  from  a  webcam  on  this  page).   3. You  should  now  see  the  video  being  uploaded  –  on  this  page,  enter  a  title  for  the   video  (you  don’t  need  to  add  a  description  –  you  will  do  that  on  the  Community   website),  and  set  the  Privacy  as  Unlisted  (Note:  this  is  very  important    –  Privacy    

3  of  9  


4.

5.

6.

7.

must  be  Unlisted  to  keep  the  video  invisible  on  YouTube  and  available  for  the   EnvironMentors  Community  site).   When  the  video  has  completed   uploading  you  will  see  a  URL  (a   link  or  web  address)  that  you   can  use  for  sharing  –  select  the   link  and  copy  it.   Now  go  back  to  the  My  Profile   page  in  the  EM  Community.  If   this  is  your  first  video,  click  on   the  “Add  a  video”  link  near  the   bottom  of  the  left  column.   On  the  new  video  form  add  a   Note:  Be  sure  to  set  the  Privacy  as  Unlisted   Title  (this  should  match  or  at   least  be  similar  to  what  you   called  it  on  YouTube),  paste  the   URL  from  YouTube  where  it  says   Video,  and  enter  a  description  of   the  video.   Click  Save  and  you  will  see  the   video  page,  and  if  the  click  My   Profile  in  the  top  menu  you’ll  see   the  video  listed  in  the  My  Videos   box,  where  you’ll  also  a  link  to   “Add  a  video”  if  you  have  more   to  post.  

  Friending:  In  version  1.0  we  are  also  testing  out  some  “friending”  features  (like  Facebook).   While  we  are  still  sorting  this  out,  you  can  begin  to  friend  other  users.  When  visiting   another  student’s  profile  page  in  the  left  column  you  will  see  a  link  “Become  [username’s]   friend”  which  you  can  click  to  set  that  user  as  a  friend.  The  students  you  friend  will  become   your  personal  network  –  this  will  be  the  My  Community  page  when  it  fully  launches.       5.  Creating  a  Project     The  second  main  place  for  you  to  share  info  about  your  EnvironMentors  experience  is  on   your  Project  page.  To  create  a  project,  click  on  the  “Create  a  project”  link  in  the  bottom  of   the  left  column.  Here  are  the  fields  for  a  project:   1. Project  name  –  You  must  give  your  project  a  name  (you  can  always  come  back  and   edit  this  if  you  project  changes  over  time).   2. Picture  –  Add  a  photo  that  represents  your  project  (if  you  are  studying  a  particular   species  a  photo  of  that  animal,  or  testing  water  at  a  specific  location  a  photo  of  your   research  site,  etc.).  You  can  only  enter  one  photo  on  the  project  page,  so  if  you  have   lots  of  photos  of  your  project  in  action  be  sure  to  post  those  on  your  Profile  page.   3. Project  topic  –  click  as  many  categories  as  apply  to  your  project  (ask  your  mentor  or   coordinator  if  you  aren’t  sure).    

4  of  9  


4. Project  description  –  add  a  short  summary  of  your  project.   5. Tasks  –  here  you  can  check  off  assignments  as  you  complete  them.   6. Location  –  click  on  the  location  link  at  the  top  of  this  form  to  enter  in  an  address  or   latitude-­‐longitude  for  your  research  site  (this  will  show  up  as  a  Google  Map  on  your   project  page).   Click  save  and  you  will  see  your  Project  page  (there  will  also  now  be  links  to  your  project   page  from  your  Profile  page).    

6.  Your  Project  Blog     On  your  project  page  you  can  also  blog  about  your  project  –  share  informal  updates  about   why  you  are  interested  in  the  topic  or  how  things  are  going.  You  can  treat  this  as  a  journal   to  reflect  on  your  project  (which  will  only  be  visible  to  other  EnvironMentors  participants).   This  is  also  a  place  to  share  the  tech  lessons  that  you  have  completed.    

5  of  9  

 


To  create  your  first  blog  entry,  click  on  the  “Create  blog  entry”  link  in  the  bottom  of  the  left   column.  For  each  blog  entry  all  you  need  is  a  title  and  the  text  for  the  post.  Click  Save  and   you  will  see  a  page  with  just  the  blog  entry.  Click  on  My  Profile  and  then  My  Project  to  go   back  to  the  Project  page  where  you  will  see  the  blog  entry  and  a  new  link  “Post  to  your   blog”  for  future  posts.  There  is  also  a  place  for  other  users  to  comment  on  any  of  your  blog   posts.     6.  Other  Features  for  Students     Through  the  top  menu  (the  orange  bar)  you  can  navigate  to  other  sections  of  the  site:   • Members:  See  all  the  other  EnvironMentors  students  and  click  on  the  name  or  photo   to  see  their  profile  page  where  you  can  leave  a  message.  Click  on  their  project  page   to  comment  on  their  project  blog.  (Again,  we  expect  you  to  only  post  appropriate   content.)   • Chapters:  Follow  the  My  Chapter  link  to  visit  your  chapter’s  page  and  get  info  from   your  chapter  coordinator  or  leave  a  message  for  your  entire  chapter.  If  you  want  to   visit  other  chapter  pages,  click  on  the  Chapter  button  in  the  top  menu  to  see  all  the   chapters  and  click  the  photo  or  name  to  see  the  chapter’s  page.   • Photos/Videos:  If  you  want  to  see  all  of  the  photos  and  videos  that  have  been  posted   to  the  site,  click  on  these  links.   • My  Account:  This  takes  you  back  to  the  login  page  where  you  can  edit  your   username,  email  address,  or  password.   • Log  Out/Login:  Use  these  links  to  log  in  or  log  out  so  another  student  can  log  in.     Coming  soon:   • Community  Wall:  This  page  will  show  you  the  latest  content  from  students  and   chapters,  the  most  active  students  and  projects,  and  conversations  based  on  the   different  project  topics.  This  is  where  you  can  take  the  pulse  of  the  entire   community.   • Resources:  This  page  will  be  where  you  can  find  resources  to  help  with  your  project   and  other  info  about  scholarships  or  college  access.   • Scientist  of  the  Week:  Soon  you’ll  also  start  seeing  profiles  of  scientists  (old  and   new)  that  have  been  prepared  by  the  National  Office  of  EnvironMentors.  When  you   see  the  profiles  you  can  click  “Like”  if  you  think  it’s  interesting  (another  Facebook-­‐ like  feature).     7.  Chapter  Admin  Instructions     Each  chapter  needs  one  person  (could  be  a  chapter  coordinator,  director,  graduate  student   assistant,  or  teacher)  who  will  manage  the  Chapter  page  on  the  Community  website.  Only   this  user  can  post  content  (chapter  description,  alerts,  calendar  items,  photos,  videos)  to   the  chapter  page.  If  you  have  multiple  people  who  will  play  this  role,  I  would  suggest   creating  a  generic  account  (like  CSU  Admin)  that  multiple  chapter  staff  members  could  use.     If  you  have  a  clear  person  who  will  be  taking  this  role,  that  user  can  set  up  a  personalized   account.    So,  the  first  step  is  to  register  as  a  user  of  the  community  (see  the  instructions    

6  of  9  


above).  You  should  also  send  a  message  to  bill@tamarackmedia.com  that  you  should  be  set   as  Chapter  Admin  (the  default  approved  role  is  Student).  As  chapter  admin,  you  will  see  all   the  menu  items  and  options  as  students,  as  well  as  higher  level  admin  options.  You  can   enter  profile  info  (favorite  books,  etc.)  but  this  is  not  required,  as  the  user  doesn’t  show  up   in  the  “Members”  menu  (at  this  time).     Note:  We  may  adapt  how  the  chapter  admin  is  set  up  based  on  feedback,  so  please  let  us  know   how  to  make  this  easier  from  your  prospective.     To  create  a  new  Chapter  page,  go  to  your  Profile  page  and  click  on  the  “Chapter”  link  under   “Create  content”  near  the  bottom  of  the  left  column.  Each  chapter  needs:   1. Chapter  name   2. Chapter  description  (some  general  info  or  the  chapter  mission)   3. Picture  (could  be  the  school  mascot,  a  group  photo,  campus  shot,  etc.)     Once  you  have  created  the  chapter  page,  it  will  now  appear  in  the  Chapters  menu.    It  will   also  be  available  in  the  drop-­‐down  menu  students  see  for  chapters  when  setting  up  their   profile.       Note:  It  is  best  to  create  the  chapter  page  before  your  students  begin  registering,  but  if  you   have  students  that  have  already  registered  (and  weren’t  able  to  select  the  chapter  in  their   profile)  be  sure  that  they  edit  their  profile  and  select  the  chapter.  Otherwise  they  won’t  show   up  as  members  of  the  chapter.     8.  The  Chapter  Page     If  you  navigate  to  your  chapter’s  page  you  will  see  a  similar  layout  to  a  student  profile  with   a  few  extra  features.     Similar  items  include:     • Messages  –  any  site  user  can  visit  your  chapter  page  and  leave  a  message.  This  is   also  a  good  place  for  the  coordinator  to  facilitate  an  informal  conversation  within  a   chapter  on  the  site.   • Photos  –  all  photos  posted  by  the  chapter  admin  will  be  visible  here  (see   instructions  for  students  above).  Be  sure  to  take  photos  of  chapter  events  and  post   to  the  site  frequently.   • Videos  –  all  videos  posted  by  the  chapter  admin  will  be  visible  here  (see  instructions   for  students  above).  Be  sure  to  capture  video  clips  regularly  of  your  students  in   action  and  post  to  the  site.     Items  disabled  (or  not  recommended)  for  chapter  admin:   • Projects  –  chapter  admins  should  not  create  project  pages  as  this  is  a  student-­‐ specific  function.   • Blog  -­‐  The  blog  is  disabled  for  chapter  admin,  as  this  only  relates  to  student  projects.    

 

7  of  9  


Three  special  features  are  only  available  on  the  chapter  pages  and  controlled  by  the   chapter  admin:   • Contact  –  the  “Contact  the  coordinator/director”  link/form  on  the  chapter  page  will   send  an  email  to  the  chapter  admin’s  registered  email  address.   • Chapter  Alerts  –  these  are  more  formal  alerts  or  assignments  you  want  to  broadcast   to  the  chapter  (to  distinguish  from  what  you  might  post  as  a  more  informal  or   conversational  message  to  the  chapter).  Chapter  alerts  appear  in  the  left  column  of   the  chapter  page.  To  create  an  alert  click  on  the  “Chapter  Alert”  link  near  the  bottom   of  the  left  column.   • Calendar  Item  –  you  can  also  post  events  or  deadlines  to  a  calendar  for  the   community.  Upcoming  calendar  items  will  appear  in  the  left  column  of  the  chapter   page.  To  create  a  calendar  item,  click  the  “Calendar  Item”  link  near  the  bottom  of  the   left  column.    

 

 

8  of  9  


Features  in  the  2.0  Launch:   • We  will  have  some  form  of  “Online  Classroom”  where  coordinators  can  post   assignments  and  students  can  submit  work  for  evaluation.  This  could  take  different   forms:  the  ability  to  upload  files  to  the  chapter  or  project  pages,  a  form  students  fill   out  for  each  assignment  listed  in  the  manual,  a  more  advanced  Blackboard-­‐like   interface  where  coordinators/teachers  can  create/edit  assignments  and  manage   evaluation,  or  integration  with  other  info  sharing  services  like  Google  Docs.  Please   send  your  preferences  to  bill@tamarackmedia.com.     • Let  us  know  what  else  would  be  useful  or  could  be  improved  from  your  perspective   for  Phase  2  of  the  EnvironMentors  Community.     9.  Technical  Support     Do  not  hesitate  to  contact  Bill  Finnegan  at  Tamarack  Media  if  you  run  into  any  problems  or   need  help  with  the  site:  bill@tamarackmedia.com  or  802-­‐238-­‐9355.     We  plan  to  roll  out  Version  2.0  in  early  January  2011,  at  which  point  we  will  send  out  a   revised  Users’  Guide.  

 

9  of  9  


/EnvironMentors%20Community%20%E2%80%93%20User%E2%80%99