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Subgerencia de Auditoria y Control de Procesos

PROCEDIMIENTO Nº 19 TOMA DE INVENTARIO CICLICO Y GENERALES EN TIENDA PROCESO: CONTROL INTERNO

SUB PROCESO: CONTROL EXISTENCIAS 1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto actualizar la Circular Nº 6, referente a la toma de Inventarios Cíclicos en Tienda, definiendo la forma de proceder al momento de realizar estos inventarios.

2. ALCANCE

3. VIGENCIA

Gerencia de Tiendas.

Inicio

:

01.11.2004

Gerencia de Servicios Corporativos. o Subgerencia Auditoria y Control Procesos.

Término:

Indefinido

Última Actualización: 18.10.2007

4. GENERALIDADES

Todo el personal que participe del proceso de Toma de Inventario Cíclico se deberá regir estrictamente por este procedimiento, a fin de dar cumplimiento a los mecanismos de Control Interno de Corona SA.

Conceptos Generales: Se realizaran 4 inventarios mensuales a diferentes tiendas, los que deberán ser realizados al término de las funciones de los días Lunes o en su defecto antes de la apertura del día Martes. El área de Control de Existencias será responsable de definir los Rubros, Subrubros y/o marcas que serán inventariadas, no obstante la Gerencia de Tienda podrá solicitar la inclusión de algún Rubro o Subrubro en particular para que sea considerado dentro de la planificación semestral. El criterio para la definición de las mercaderías que serán objeto de Inventario Cíclico, es el resultado acumulado, individualizado por rubro y subrubro, seleccionado aquellos que en el semestre anterior al de la planificación de inventarios, presentan las mayores desviaciones. No obstante, pueden existir casos particulares en Tiendas que requieran de la Toma de Inventario Cíclico a los rubros afectados por Robos, Hurtos, Siniestros o aquellos que mantengan una mayor tendencia de perdidas.

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5. PROCEDIMIENTO DETALLADO

1. Responsables del Proceso de Toma de Inventario Cíclico. • •

Coordinación y desarrollo del Inventario Cíclico, Jefe Administración y Crédito. Resultados finales del Inventario Cíclico, Jefe de Tienda.

2. Escáner de las mercaderías. La manera correcta de escanear las mercaderías que están siendo inventariadas es código por código (Ver imagen adjunta), de esta manera consideramos como atributo la talla de la mercadería que es de gran importancia para el control de las existencias.

Codigos de Barra Ovalle 009.jp...

Codigos de Barra Ovalle 011.jp...

Por su parte, todas aquellas tiendas que cuenten con bodega externa y que posean distinto centro de costo (Distinta organización de Inventario), como es el caso de: Iquique, Calama, Antofagasta, Copiapó, Melipilla, San Antonio, Rancagua, Curico, Talca, Los Ángeles, Temuco Montt, Osorno, Punta Arenas, Coyhaique, deben considerar para su inventario cíclico:

Inicializar inventario por cada centro de costo, es decir, crear mapa de inventario, imprimir etiquetas, imprimir reportes de resumen por rubro para la tienda y además para la bodega externa.

Contabilizar y escanear por separado lo que corresponde a tienda y bodega.

Realizar Cierre del Inventario, guardando y archivando un respaldo físico de aquello.

3. Área Control de Existencias. El departamento Control de Existencias será el encargado de informar a todas las tiendas por medio escrito (E-mail), todos los días Jueves, o en su defecto, el último día hábil de la semana, acerca de los rubros que serán considerados en el inventario cíclico de la semana siguiente. Esta Área además deberá informar al Área de Operaciones (Service Desk), para que al termino de las actualizaciones diarias se registre FOTO del stock de las mercaderías a inventariar. Una vez recibido el informe de cierre del inventario de la última tienda, Control de Existencias solicitará a Help Desk el rescate de los datos y el envío de los mismos para su análisis y ajuste, proceso que deberá realizarse los días Martes, o Jueves si es repetición de inventario.

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Una vez obtenidos los resultados de los inventarios, el área de control de existencias, determinara aquellas tiendas que no otorguen una seguridad razonable sobre los resultados obtenidos. Con esto antecedentes se procederá a solicitar la repetición de dichos inventarios, los cuales deberán ser realizados los días jueves de cada mes. Luego de finalizar el proceso de análisis de los datos obtenidos Control de Existencias enviará esta información a las tiendas, para luego recibir y evaluar las solicitudes de ajustes o mantención correspondientes.

4. TIENDAS. 4.1 Preparación: El JAC debe certificar que todos los productos a inventariar estén correctamente etiquetados, esta preparación debe ser hecha por los vendedores de la sección que será objeto de inventario, el día Lunes durante la jornada, para luego del cierre de la tienda realizar última revisión. El JAC es el responsable de desarrollar el mapa de inventario con la descripción de Zonas, Sectores y Estantes (Máximo 100 unidades por estante), además de la impresión de las etiquetas. Adicionalmente el JAC debe designar el personal necesario para la toma del inventario del día siguiente, informando a cada uno de ellos que serán participes de este proceso de inventario, se recomienda que estas personas no pertenezcan a la sección que será objeto del inventario. El jefe de piso o de sección que esta siendo inventariada debe estar presente a fin de supervisar en conjunto con el JAC, la realización de este proceso. Es indispensable que el sector a inventariar se encuentre en correcto Orden, a fin de optimizar el proceso de Inventario. El JAC, durante el transcurso de estos procesos, deberá realizar una inspección visual por toda la tienda, buscando prendas o artículos que se encuentre mal ubicados dentro de esta, de tal forma que se asegure que todas las mercaderías sean inventariadas.

4.2 Ejecución: Es imprescindible la presencia del JAC en la toma del inventario y/o en su reemplazo el Jefe de Tienda. El día Lunes al cierre o el Martes antes de la apertura, se inicia la toma de inventario (Conteo y Capturacion). A los estantes asignados para el inventario, se les deberá adosar una etiqueta con sus datos, la cual será la base para identificar los parámetros del estante a inventariar. Los vendedores deben pegar etiquetas en estantes e iniciar el escaneo en las vitrinas y salón de muestras. El vendedor de cada sección que realice la Toma del Inventario contará las prendas que contiene cada estante con un Tope Máximo de 100 Unidades por estante, anotará la cantidad de unidades y su nombre en la etiqueta. También pondrá su nombre la persona que realiza el Levante del Inventario. Los encargados de bodega deben pegar las etiquetas y escanear las mercaderías del rubro existentes en bodega.

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El JAC debe chequear las mercaderías del rubro objeto de inventario cíclico que se encuentran siguientes estados: •

Subinventario Servicio Técnico (Positivo o Negativo).

Subinventario Mermas (Positivo o Negativo).

Tracking de Venta Virtual.

en los

Para el caso de Subinventarios debe realizar lo siguiente: •

Subinventarios Positivos, ya sean Servicios Técnicos o Mermas: Deberá identificar aquellos artículos que se encuentren en los siguientes estados, enviados a servicios técnicos locales o preparados y no despachados (Mermas o ST), para el primer caso, deberá contar con las guías de despacho que respalden el envío al ST correspondiente, para el segundo caso, debe separar y asignar una zona de la bodega para el resguardo y almacenamiento de todos estos artículos. Para ambos casos el JAC debe tener presente, que estos artículos no deben ser parte del proceso de inventario, ya que sistemicamente no forman parte del Sub Inventario Tienda.

Subinventarios Negativos, ya sean Servicios Técnicos o Mermas: Deberá realizar las transferencias entre los Subinventarios respectivos, antes de proceder con la ejecución del proceso de inventario cíclico, se debe destacar que este punto es de vital importancia para los resultados de los inventarios, ya que la no-ejecución de este proceso genera perdidas o ajustes negativos que no se adaptan a la realidad de la existencias de las tiendas a la fecha del inventario.

Ventas Virtuales: Deberá revisar dicho Traking, certificando que las ventas virtuales se encuentren cerradas en la fecha que corresponde.

4.3 Cierre de Inventario: Una vez revisado el cuadre de todas las zonas ingresadas, el JAC deberá realizar el cierre del inventario e imprimir el informe resumen por rubro. En ese momento el JAC debe enviar un mail al departamento Control de Existencias, informando del cierre del inventario. El JAC, deberá guardar y archivar en forma ordenada y cronológica los informes de resumen por rubro, al igual que todos los antecedentes utilizados al momento de realizar la toma del inventario, tales como: Mapa, Hoja de conteo, etc. En caso de presentar problemas, los resultados obtenidos por inconsistencia en la información recibida, no se procesaran los resultados de estos inventarios y por ende no se realizará el ajuste hasta la solución y aclaración de las diferencias.

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RIESGO

CONTROL

1. Riesgo de provocar distorsión de los Activos (Mercaderías) en una fecha determinada.

1. Supervisión In situ de Inventarios cíclicos de Tiendas con mayor distorsión.

2. Desviación de los perfiles que activan la reposición automática.

2. Análisis estadístico sobre los movimientos y resultados de las existencias a una fecha de corte.

Responsable del Control: Control de Existencias.

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