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Restaurant Manager Time Management


Titolo corso

Restaurant Manager

Time Management a cura di David Polesi e Guglielmo Martone

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Time Management: Organizzare il tempo e governarlo


Cosa significa Time Management  Di gestione del tempo, se si preferisce, di “Time Management" si è parlato molto negli ultimi 30 anni su libri e riviste, durante corsi e convegni.  L'argomento, è stato impostato, solitamente, ad uso e consumo di dirigenti e impiegati, applicato strettamente all'ambito di lavoro e contestualizzato in grandi strutture.


Cosa significa Time Management  L'obiettivo del time management è stato per molto tempo "fare di più".  La gestione del tempo, invece, può essere finalizzata all’ottimizzazione delle proprie attività non solamente lavorative, ma anche personali e domestiche, alla ricerca di maggiore qualità della vita, per sé e per la famiglia.


Imparare a gestire il tempo  In generale, non c’è un momento del nostro percorso formativo nel quale ci vengono insegnate semplici tecniche di gestione del tempo, così come non ci sono molte occasioni di imparare tecniche di management.  Usciamo da corsi di studio complessi, magari prendiamo anche una laurea, ma è probabile che nessuno ci abbia mai insegnato a gestire il tempo.


Imparare a gestire il tempo  Una delle principali cause d’insuccesso dei corsi di gestione del tempo risiede nella eccessiva standardizzazione.  Per gestire meglio il proprio tempo non si può semplicemente applicare un metodo, occorre prima conoscersi e poi adattare tecniche esistenti alle proprie esigenze.

 Non porta buoni risultati voler per forza assumere un modello. Anche il nostro corpo potrebbe ribellarsi, poiché è pericoloso forzare i ritmi circadiani


Alla base del time management non ci sono concetti scientifici irraggiungibili o difficili, quanto piuttosto semplici tecniche e molta perseveranza nell’applicarle.


I principali passi: conoscersi fissare obiettivi e priorità scegliere uno stile e un metodo dotarsi di attrezzature provarci riprovarci cambiare metodo ogni tanto


Il TEMPO è uno dei beni più preziosi che abbiamo

 NON è infinito

 NON si può comprare  NON si può mettere da parte  NON ha ore da 61 minuti  NON si può fermare


Poesia irlandese Trova il tempo di lavorare: è il prezzo del successo Trova il tempo di riflettere: è la fonte della forza Trova il tempo di giocare: è il segreto della giovinezza

Trova il tempo di leggere: è la base del sapere Trova il tempo di essere gentile: è la strada della felicità Trova il tempo di sognare: è la strada che porta alle stelle Trova il tempo di essere contento: è la musica dell’anima Trova il tempo di amare: è la vera gioia di vivere.


Storia del vaso di vetro‌


LADRI DEL TEMPO


Il nostro

TEMPO va programmato


Programmare significa guadagnare tempo. L’esperienza insegna che il tempo programmato è tempo risparmiato e che la sua accurata programmazione ne moltiplica il suo risparmio.


Programmare nero su bianco


Nella programmazione quello che conta è mettere nero su bianco ciò che si deve fare per diversi motivi ‌


‌ Se il tempo programmato lo si ha solo in mente, si perde la visione d’insieme e la programmazione va in fumo.


‌ Prendere carta e penna (o computer) per programmare il tempo, vuol dire meno carico di lavoro per la memoria.


… Una programmazione nero su bianco ha l’effetto psicologico di automotivazione. Se mi tengo sotto controllo la situazione in ogni momento della giornata tutto s’incanala verso l’obiettivo, ammortizzando più facilmente gli ostacoli e gli imprevisti.


‌ Diminuiscono le occasioni per distrarsi perchÊ aumenta la concentrazione.


… Se si tiene sotto controllo l’attività giornaliera, un lavoro non eseguito non può sfuggire.


Storiella sulla mancanza di tempo ‌


In sintesi Bastano 15 minuti (anche meno) per programmare la giornata e studi fatti garantiscono un guadagno a medio termine di 45’ / giorno (+15’).


Se ci “rubiamo 15 minuti per programmare” avremo più tempo poi a disposizione da dedicare all’essenziale.

METODO DELLE 5 P

 Prendere nota delle attività, compiti, appuntamenti, scadenze.  Prevedere quanto dureranno.  Pensare agli imprevisti.  Problemi prioritari.  Posteriori controlli.


Prendere nota delle attività, compiti, appuntamenti, scadenze

 Si consiglia di fare una scheda in cui inserire lavori da eseguire settimanalmente/mensilmente.  Ciò che si doveva fare e non si è fatto.  Impegni imprevisti, comparsi improvvisamente, scadenze da rispettare, telefonate/e-mail, appuntamenti, riunioni e lavori di routine.  Bisogna calcolare, a spanne, il tempo che ci vorrà per svolgere determinate attività.


Prevedere quanto dureranno

 Segnare il tempo necessario per portare a termine ciascun impegno  8 ore sono sempre 8 ore, ma l’esperienza dimostra che spesso le troppe cose che si vogliono fare, sfondano il tetto del tempo programmato

Per cui


Pensare agli imprevisti

Consiglio Qualunque attività si faccia, si può quantificare tra il 15 e il 20% il tempo che dobbiamo “regalare” agli imprevisti.


Problemi prioritari

Per ogni attività dobbiamo:  stabilire le priorità  tagliare dove necessario  delegare quando e se possibile


Posteriori controlli

Controllando ciò che non è stato fatto


Fissare le prioritĂ 


Dobbiamo decidere quali sono i compiti pi첫 importanti e dobbiamo individuare quelli che possono essere considerati secondari.


Dobbiamo:  cominciare a fare subito ciò che è essenziale o necessario  affrontare i problemi in ordine di urgenza  concentrarsi su un lavoro alla volta  portare a termine il lavoro nei tempi stabiliti  dare incarico (quando e se possibile) a qualcun altro di eseguire un determinato lavoro  aver finito le cose più importanti alla fine del periodo programmato (es. giornata di lavoro)


L’impiego effettivo del tempo NON CORRISPONDE al valore dell’attività svolta.


Ripartizione per valore delle attivitĂ 

50% Compiti MOLTO importanti

15%

30% Compiti importanti

25%

20% Compiti di routine

60%

Impiego effettivo del tempo


Dobbiamo, per quanto possibile organizzare bene la nostra giornata in modo da pilotare attivamente lo svolgimento delle attivitĂ  concentrandosi sulle cose essenziali. Non dobbiamo limitarci a far bene le cose, ma sceglierle e selezionarle partendo dalle piĂš importanti.


“Le cose più importanti non dovrebbero mai essere alla mercé delle cose poco importanti”. Johann Wolfgang von Goethe


URGENTE VS IMPORTANTE ………

l’eterna lotta!


Griglia di Eisenhower


IMPORTANZA

Griglia delle prioritĂ 

Compiti da eseguire subito

Compiti su cui fissiamo una scadenza ed eventualmente deleghiamo

Compiti da delegare

Cestino

URGENZA


… Più in dettaglio …


IMPORTANZA

Quadrante I • Crisi • Attività fondamentali del proprio ruolo • Attività che portano al raggiungimento del budget

Quadrante III Alcune telefonate che si ricevono • E-mail • Qualche riunione • Fare il lavoro dei propri collaboratori • Problemi pressanti ma non importanti

Quadrante II • Attività per aumentare il potenziale aziendale e del personale • Progetti strategici • Marketing • Formazione • Pianificazione

Quadrante IV •Attività inutili che fai quando sei “scoppiato” •Internet •Mondo Office •Ecc.

URGENZA


Secondo voi, vedendo questa griglia, come è gestito il tempo?

Tempo gestito in maniera mediocre Quadrante I

IMPORTANZA

Quad. II

CRISI

Quadrante III

Quadrante IV URGENZA


Tempo gestito in maniera efficace Quadrante I

IMPORTANZA

CRISI AttivitĂ  di prevenzione, formazione e miglioramento

Quadrante II URGENZA


Come operare nel quadrante II 1. Identificare

gli

obiettivi

di

prevenzione,

formazione, miglioramento che si vorranno eseguire nelle prossime settimane.

2. Fissare delle date IRREVOCABILI in agenda per quando ci si dovrĂ  occupare di tali obiettivi.


“Il tempo che abbiamo alcuni ce lo rubano, altri ce lo tolgono con l’astuzia, quello che resta si perde senza che ce ne accorgiamo”.

Seneca


Time mngt