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El modulo de Proveedores o cuantas por pagar, permite el registro de las obligaciones y la administraciรณn de las mismas Para ellos ofrece una serie de transacciones que permiten llevar un control de los documentos diarios a administrar en esta รกrea.

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En el siguiente segmento se hablara sobre las transacciones básicas del modulo de Proveedores, se dará inicio con la bitácora proveedor, el cual es un documentos de control y que permite observar la trazabilidad de una factura una vez esta se haya relacionado a la Bitácora, se continua con Factura proveedor, o causación de la cuenta por pagar, se estudiara la forma de hacer una nota debito o crédito en proveedores al igual que la administración de anticipos a proveedores

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Es un documento que nos permite tener un control de las facturas, e identifica en que parte de proceso se encuentra la factura proveedor Campos solicitados en la creación de la bitácora: Tipo de Operación, Descripción, Proveedor, Sucursal, Centro de Costos, Moneda, fecha de la tasa, Prefijo y numero de Factura, Radicar Factura del mismo Proveedor. Es importante tener presente que se debe tener el físico de la factura a radicar por parte de proveedor

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a. ENCABEZADO: Permite registrar la información básica b. DETALLE: Se actualiza automáticamente cuando:  Relacione la bitácora a la Factura Proveedor y sea aplicada.  Autorice el pago y genere el pago.  Cada vez que la factura realice una operación (Causado, autorización de pago, pago… etc. ), creará un registro en el detalle de la bitácora.  Contiene un Link para que puede ir al documento que se muestra en el detalle sin ir al menú. c. ESTADOS:  Radicado" Cuando se asigna la bitácora,  Devuelto" Cuando se anula la factura,  Causado" Cuando se aplica la factura.  Cruzada" para facturas proveedor Que tiene cruce de documento.  Aprobado Pago" Cambia el estado cuando se realiza la autorización de pago de la factura por el programa STSAPAGO,  Pagado" Cambia el estado cuando se realiza el pago por el programa STSORDPA,  Reversión Autorización" Cuando se reversa la autorización del pago,  Reversión Autorización" Cuando se reversa la autorización del pago,  Anulado" Cuando se anula la bitácora,  Abonado" Cuando la factura tiene un pago parcial.  Pago por Anticipado" Es actualizado por la factura proveedor = el valor a pagar sea cero  Autorización Firmas" Este se actualiza al relacionar la factura en el programa STSCREPA. d. CARPETA DE DOCUMENTOS BASE: Ésta carpeta tiene una grilla que permite relacionar directamente los documentos que pueden ser base para facturación. Ubicación estándar del programa: GESTION FINANCIERA/PROVEEDORES/TRANSACCIONES/ Bitácora de Proveedores Nemotecnia: SPOBIRAD

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La factura proveedor se puede crear utilizando como documento base la entrada de inventarios u orden de compra. La cuenta por pagar podrá ser elaborada por el total o parcialmente dependerá de las entregas realizadas por el proveedor de acuerdo con la negociación realizada en el proceso de compras. La factura proveedor permite:

 La liquidación y contabilización de los impuestos  Valida anticipos pendientes por Legalizar.  Genera la obligación presupuestal  En presupuesto ejecución(CN).

financiero,

al

aplicar

se genera

la

liberación

y

 Permite el manejo de Intersecárseles  Permite generar de forma automática la Entrada de Inventarios.  Crea el Diferido de Gastos de forma automática.  Permite realizar factura proveedor con Bitácora de proveedores.  Maneja varios Tipo de Factura Inmobiliaria Estándar y Liquidación por Sucursal  Permite copiar una factura depende del Digiflag SPO000009 .

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Documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compra. La información fundamental, cumpliendo la entrega del producto o servicio, la fecha de devengo, la cantidad a pagar en relación a esas existencias y los impuestos a que haya lugar. Los Objetivos de factura Proveedor son:  Administrar y controlar las obligaciones de la organización.  Legalizar y controlar los anticipos a proveedores.  Permitir el control de pago tanto a nivel parcial como total .  Suministrar información de los vencimientos, las edades.  Permite consultar de cuentas por pagar. (SPOCCXPA)  Las cuentas por pagar sirven de insumo para el módulo de tesorería.  Permite aprobar parcialmente para su pago.  Incidentes frecuentes: Liquidación de impuestos incorrecta, afectación contable no deseada.  Informes : Históricos de proveedores, cuentas por pagar por edades.  Controla el Numero de la factura proveedor Ubicación estándar del programa: GESTION FINANCIERA/PROVEEDORES/TRANSACCIONES/ Factura Proveedores Nemotecnia: SPOFACTU (F) :

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Factura proveedor en el encabezado tiene varias carpetas las cuales se explicara a nivel general a continuación: a. INFORMACION GENERAL: Contiene información por defecto del proveedor, y adicional clase de factura, Moneda, Plantilla de Distribución, Condición comercial entre otros. b. IMPUESTOS: Permite visualizar los impuestos liquidados, estos impuestos debe coincidir con el físico del Proveedor. c. CONDICIONES COMERCIALES: Permite ver la condición pactada con el Proveedor esta condición está relacionada al detalle del proveedor. d. DOCUMENTOS BASE: Se utiliza cuando la Factura Proveedor se genera con base a una Entrada de Inventarios, Orden de Compra. e. LEGALIZACION DE ANTICIPOS: Permite relacionar los anticipos pendientes por legalizar. f.

PRESUPUESO GOBIERNO: Permite relacionar el compromiso presupuestal.

g. CARGO A TERCEROS: Permite cargar el valor de la cuenta por Pagar a Otros terceros, generando una cuenta por cobrar. h. MEDIOS MAGNETICOS: Esta carpeta es Utilizada exclusivamente para la generación de Magnéticos del País Ecuador.

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A continuación se trabajar el flujo de procesos de notas debito y notas crédito en SEVEN-ERP. En la parte superior se observan los requisitos mínimos, y en la parte inferior a donde afecta esta transacciones al momentos de aplicarse.

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LA NOTA DEBITO: Documento que permite hacer un ajuste a un proveedor, este ajuste va a disminuir el saldo de la cuenta por pagar sin interesar el concepto. Una nota debito siempre debe estar relacionada a una factura o una nota crédito, este cruce se debe hacer de forma inmediata es decir una vez se realizase la nota debito, si esto no ocurre, quedara bien el saldo contable pero a nivel del modulo de proveedores. NOTA CREDITO: Cumple la misma función de una factura proveedor, genera una cuenta por pagar que puede cancelarse con un comprobante de egreso o una nota debito.

Ubicación estándar del programa: GESTION FINANCIERA/PROVEEDORES/TRANSACCIONES/ Nota Debito o Nota Credito Nemotecnia: SPOFACTU (N)

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Se observa en esta imagen el flujo de proceso de un anticipo proveedor, donde se evidencian los requisito a tener en cuenta y una vez realizado el anticipo cual seria los caminos a seguir. Las ventajas mas relevantes de los anticipos a proveedores son: 

Control automático para su legalización.

Genera la obligación y la cuenta por cobrar al instante de causarse

Permite hacer seguimiento a los anticipos legalizados y pagados

Permite registrar todos los anticipos a proveedores

Garantiza y asegura la remesa de mercancías para la planeación de compras

Se presenta en el balance general en activo circulante realizable

controlar los anticipos, pagados y legalizados

Establecer políticas para legalización

Para generar alerta cuando un proveedor, o cliente tiene anticipos por legalizar al momento de causar una factura

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ANTICPO A PROVEEDORES: Transacción que permite registrar las entregas a proveedores, normalmente en efectivo, en concepto de "a cuenta" de suministros futuros. Los anticipos proveedores en SEVEN-ERP se causan, con la finalidad de controlar la legalización de los mismos. La contabilización: Tipo de operación (cxp-23xxx)–Tipo de producto o Tipo de producto (CXC:1330XXX)

Ubicación estándar del programa: GESTION FINANCIERA/PROVEEDORES/TRANSACCIONES/ Nota Debito o Nota Crédito Nemotecnia: SPOFACTU (A)

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DW-03 1 2 transacciones proveedores