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Se darĂĄ inicio con los Procesos Financieros, en el cual se hablara de Contabilidad, Proveedores y TesorerĂ­a, curso que esta enfocado a empresas de servicios. .

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Dando continuidad a los flujos de procesos Financieros, se trabajara los flujos de procesos del modulo de Proveedores

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A continuación se trabajar en los flujos de procesos de Proveedores o cunetas por pagar (CXP), conformado por los siguientes temas:     

Proceso de proveedores Datos Maestros de proveedores Transacciones principales de proveedores Procesos Periódicos mas relevantes Reportes

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El flujo de proceso de proveedores permitan el control y administración de las obligaciones que tiene la Compañía con proveedores (cuentas por pagar), con los cuales se tienen procesos de compra de Productos y/o Servicios. Adicionalmente, mantiene los registros correspondientes a los pasivos de la empresa en lo relacionado con proveedores y acreedores varios, por concepto de productos, contratos, servicios y suministros. Con este módulo se obtiene un adecuado manejo de pagos bajo un estricto seguimiento de los documentos que componen las obligaciones. Suministra información sobre los vencimientos, las edades y prioridades de pago dando así la posibilidad de llevar a cabo una óptima planeación de los mismos, con los beneficios financieros que esto representa. A continuación se relacionan algunas características del Módulo.  Genera el estado de cuenta, controla las respectivas obligaciones y realiza los pagos con emisión automática de cheques.  Permite la definición de la Facturación incluyendo dentro de esta, las características generales, los productos, las condiciones comerciales e impuestos.  Recomienda proveedores de un producto y relaciona los productos que ofrece un proveedor.  Suministra información de Cuentas Por Pagar por edades.  Permite definir las diferentes listas de precios por producto y proveedor.  Clasificación de los proveedores por tipo, permitiendo al usuario organizar sus proveedores de la manera más conveniente.  Definición de las diferentes condiciones de pago pactadas con un proveedor.  Registro de los proveedores con información básica como identificación, nombre, dirección, teléfono, tipo, clase y condiciones de pago.  Permite el control de anticipos y cruce de cuentas.

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 Manejo de bitácora de radicación relacionada a la factura Proveedor, permitiendo seguimiento a la cuneta por pagar.  Contabilización automática de la Obligación presupuestal en cuentas Cero.

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A continuación se explicara de forma general las actividades a tener en cuneta en el flujo de proceso de proveedores 

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Proveedor: Al invitar a los proveedores a cotizar, se verifica si el proveedor existe en el sistema. La compañía decide si los proveedores son creados por el área de compras ó por el área de proveedores. Contratos: Según parámetro, al momento de crear el proponente, se crea automáticamente el proveedor. Bitácora de radicación: Se registra la radicación de la factura, esta bitácora es utilizada en la factura proveedor ó en el anticipo para poder realizar un seguimiento desde que es registrada la obligación, hasta que se genera el pago. Anticipo a Proveedores: Se registran en el sistema los anticipos realizados por la compañía a los proveedores, los cuales son legalizados en la Factura Proveedor, el cual es restado del subtotal de la factura. Se relaciona Bitácora para su seguimiento. Se genera Cuenta por Pagar para pago en Tesorería. Contabilidad: Se contabiliza el Anticipo. Factura proveedor: Se registra la factura proveedor en el sistema, se calculan automáticamente los impuestos y retenciones y se valida que el valor total sea el mismo de la factura entregada por el proveedor. Se relaciona Bitácora de radicación para su seguimiento. La factura puede ser generada sin documentos Base. Se genera automáticamente cuenta por pagar para pago en Tesorería. Se legaliza Anticipo. Compras: La factura proveedor puede ser generada tomando como documento base la Orden de Compra. Inventarios: La factura proveedor puede ser generada tomando como documento base la Entrada de Inventarios, ó se puede generar Entrada Automática de Inventarios según la factura registrada. Presupuesto Gobierno: Se genera Obligación Presupuestal. Presupuesto Financiero: Si la factura se genera con base a una Orden de Compra que generó Reserva Presupuestal, se genera Liberación de la reserva. Se Genera la Ejecución del Presupuesto. Contabilidad: Causación de la factura y contabilización de los impuestos liquidados. Se genera automáticamente Diferido. Contratos: Se toma Certificación de contratos para la generación de la factura. Cartera: Si en la factura se definen cargos a terceros, se generan cuentas por cobrar. Nota Debito ó Crédito: Se genera en el sistema la nota de ajuste del saldo del proveedor. Nota Debito Disminuye el saldo del proveedor y la Nota Crédito lo incrementa. Si en la Nota debito se relaciona la cuenta por pagar de Cruce, se genera Documento de cruce de documentos automáticamente.

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En este segmento se trabaja en los maestros de alto impacto para el modulo proveedores, sin entrar a profundizar en ellos, son importantes verlos en el curso de fundamentos para que el usuario del ERP tenga claro el origen e la informaciรณn.

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PARAMETROS DE PROVEEDORES: Permite crear las políticas iniciales a tener en cuneta en las las operaciones o procesos con proveedores. Conformado por 4 carpetas. a.

CARPETA DATOS GENERALES: Permite definir las siguientes características: Tercero y Cargo, Condición Comercial, Configuración de Impuestos Operación Factura de saldos Iniciales, Operación Entrada Automática de Inventarios, Operación Salida Automática de Inventarios, Tipo de operación Cruce Automático, Operación Ajuste al Costo Inventarios, Operación ajuste a mov. Contable, Edades de Mora por cuentas por pagar, Calculo Fecha Vencimiento Factura entre otros.

b.

CARPETA MAGNETICOS ECUADOR: Campos que aplican única y exclusivamente para Ecuador, está conformado por los siguientes campos Tipo de Impuestos IVA Bienes, Tipo de Impuestos IVA Servicios, Tipo de Impuestos Retención IVA Bienes, Tipo de Impuestos Retención IVA Servicios, los cuales debe estar previamente parametrizados en Tipos de Impuestos, por defecto SEVEN-ERP asocia el Tipo de Impuesto Nulo (0), aplica para el programa SPOMEMA1 Medios Magnéticos Retención.

c.

CARPETA IMPUESTO PROFESIONALES: Carpeta que contiene los siguientes campos: Código impuesto "Retención en la fuente", Se asocia del programa de impuestos SGNIMPUE, Campo Base impuesto, campo % a retener tarifa especial, Al liquidar los impuestos EN FACTURA PROVEEDOR, valida que los impuestos asociados equivale al código de impuestos de parámetros (Código impuesto "Retención en la fuente).

d.

CARPETA IDENTIFICACION DE IMPUESTOS: Carpeta que permite relacionar los Tipos de Impuestos para visualizarlos en el reporte SPORDOCU: Relación de Facturas.

Ubicación estándar del programa: GESTION FINANCIERA/PROVEEDORES/PARAMETROS/ Parámetros de Proveedores Nemotecnia: SPOPARAM

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 MAESTRO DE PROVEEDORES: Contiene Información sobre los proveedores que suministran o suplen todo tipo necesidad a una empresa. Esta información se almacena en el maestro de proveedores de forma individual. Alimenta de forma automática el maestro de tercero, el programa se llama SPOPVDOR, contiene la siguiente información : Nombre Dirección del proveedor Moneda utilizada Condiciones comerciales Nombres de personas de contacto. Configuración de Impuesto División Política Dado que, para para la organización suelen ser acreedores (cuentas de acreedores). Conformado por 9 carpetas. permite la creación de proveedores, alimenta de forma automática el maestro de tercero, y si el proveedor ya esta creado como tercero informa y trae la información básica. a. CARPETA INFORMACION GENERAL: Permite definir la información base del proveedor entre las que se encuentra: Tipo Identificación, Código, Digito, Nombres Apellidos, Tipo de Proveedor, Moneda, Clase de proveedor, fecha de sanción, estado, Información Cámara de Comercio, Ubicación geográfica, Cuneta Bancaria de Proveedores b. CARPETA DATOS ADICIONALES: Se encuentran características como: Calificación por Normalización, sanciones, Montos máximos a girar, Autorización de tratamientos de Datos (dar cumplimiento a la ley 1581 del 17 de octubre de 2012). .

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a. CARPETA DETALLE PROVEEDOR: Contienen toda la informaciรณn referente a la liquidaciรณn de impuesto, ubicaciรณn geogrรกfica, direcciรณn, condiciรณn comercial entre otras de un proveedor, un proveedor puede tener N detalles, Cuando una empresa tiene negociรณn con varias sucursales de un mismo proveedor, los detalles permiten la creaciรณn de estas sucursales y asรญ tener el control al momento de facturar. Una vez guarda la informaciรณn de generales, SEVEN-ERP automรกticamente crea el primer detalle con el primer contacto. b. CARPETA DETALLE CONDICION COMERCIAL: Carpeta que permite visualizar Las cuotas relacionadas a la condiciรณn comercial asociada al detalle del Proveedor, esta condiciรณn debe Estar previamente creada en SGNCOCOM.

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a. CARPETA CONTACTOS DETALLE PROVEEDOR: Carpeta que permite registrar informaciรณn del contacto del proveedor, cada detalle debe tener mรญnimo un contacto, un detalle puede tener N contracto. Es una carpeta que se debe diligenciar, el contacto 1 lo crea automรกticamente SEVEN-ERP al guardar la informaciรณn bรกsica del proveedor. a. CARPETA REFERENCIAS COMERCIALES PROVEEDOR permite registrar informaciรณn de la o las empresas o firmas comerciales que dan certificados sobre forma de pago y cumplimiento con una obligaciรณn comercial. Gestiรณn de ingresos. b. CARPETA SERVICIOS COMPLEMENTARIOS: Permite registrar aquellos servicios y/o productos que no se constituyen como elementos indispensables de la prestaciรณn del servicio y/o productos del CORE de negocio, Ejemplo: Dos bienes complementarios son los DVD y los lectores de DVD. Si no se tiene un DVD, no tiene sentido comprar un lector, y viceversa. a. CARPETA CERTIFICACION: Carpeta que permite registrar las diferentes certificaciones que tiene la empresa de los productos. Certificaciรณn ISO 9001. b. CARPETA INFORMACION ECONOMICA: Permite registrar cifras que cuantifican, tratan y comunican la informaciรณn financiera. Ubicaciรณn estรกndar del programa: GESTION FINANCIERA/PROVEEDORES/PARAMETROS/ Maestro de Proveedores Nemotecnia: SPOPVDOR

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DW-03 1 1 procesos y datos m de provee