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En el siguiente segmento se mirara de forma general las transacciones mas usadas en una empresa en el modulo de Activos

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El componente de transacciones permite el registro diario de las operaciones de activo, facilitando el control y administraciรณn de las operaciones de este modulo. En el desarrollo del curso se observara la funcionalidad de cada uno, para ellos debe tener claro lo visto en el curso de Visiรณn General Administrativo y Financiero, donde se hablo del estรกndar de esta componente de transacciones, es importante tener presente la forma de operar el ERP.

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La forma de ingresar los activos siempre dependerá de la parametrización que la empresa tenga establecida en parámetros de activos. Características generales::  La Bodegas identifica la ubicación del activo o la placa.  Permite codificar las diferentes ubicaciones de los activos a nivel de Bodegas, Centros de costos y Ubicaciones.  Evidencia la afectación mensual de las cuentas contables que intervienen en el proceso de depreciación generada por cada uno de los activos de la compañía de tipo depreciable.  Evidencia la afectación contable automática de las transacciones que intervienen en el proceso normal de activos fijos (traslados y salidas de Activos).  Registra el valor en cuentas de orden de los activos totalmente depreciados.  Carga a través de archivo plano, los activos que componen la compañía (Saldos Iniciales).  Permite codificar los tipos de baja y controlar los movimientos que afectan los activos fijos.

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Transacción que permite el registro o ingreso del activos, es decir se constituye el activo, se toman los seriales que fueron creados en la entrada de inventario y se procede a asignar a cada Bien la placa correspondiente, la cual identificara al activo fijo dentro de la Compañía. Al relacionar el serial, el sistema asigna valores por defecto según el ingreso al almacén, como: Producto, Bodega, Grupo de Activo, Costo de Compra, Entre Otros; el usuario verifica la información y alimenta la información restante, como: Tercero Responsable, Tercero a Cargo, Estado, Mapa de Riesgos y Ubicación. Validaciones a tener en cuenta:              

El proveedor se asigna de la entrada de inventarios En tercero responsable asigna el tercero de la Bodega Por ingreso de activos fijos el sistema lleva los valores acumulados Valida que la fecha inicia a depreciar no sea inferior a la fecha de compra. Hereda la distribución de la entrada de inventarios Al realizar el ingreso de un activo y aplicarlo, el sistema actualiza el estado del serial. Valida en parámetros de activos. Valida que la fecha garantía (ACT_FEGA) mayor a la fecha de ingreso del activo( ACT_FEIN). Permite el registro de ubicación del activo (arbol). Permite la generación de reportes Dinámicos. Al asignar tercero a cargo actualiza distribución del activo, de las de las vistas de kactus. Cuando se ingresa un activo fijo como saldo inicial, no valida bloqueo de mes y el cierre de año contra la fecha de ultima depreciación. El ingreso del activo puede contabilizar. Con la opción lápiz permite la inserción automática de ítems de mantenimiento desde la creación del activo fijo( árbol 41)(mantenimiento de planta)

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINSITRATIVA/ACTIVOS/TRANSACCIONES/ Ingreso de Activos Nemotecnia: SAFACTIV

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Para hacer un traslado es necesario que el activo fijo este debidamente aplicado y en estado activo, requiere tener previamente creado los tipos de traslados, los cuales pueden cambiar de acuerdo a las necesidades de cada empresa. En este proceso de traslados el tipo de Bodega juega un papel importante, la soluciรณn al realizar el traslado valida la bodega de entrada y de salida para realizar la contabilizaciรณn, esta cunetas contables las toma del grupo del activo.

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Transacción que permite mover el activo fijo de la bodega del almacén a la dependencia de servicio, el traslado genera automáticamente documentos de entradas y salidas de inventarios. Características a tener en cuenta:  Permite hacer copia de un traslado.  Valida existencias en inventarios.  Se puede realiza con documento, utilizando el Pedido almacén, Pedido del Plan de Compras, Salida de Inventarios.  No permite realizar un traslado de un activo que esta en estado Inactivo, es decir que se dio de Baja. Tipos de traslado  Traslado al Servicio:  Traslado A dependencia  Traslado Inservible

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINSITRATIVA/ACTIVOS/TRANSACCIONES/ Traslados por Placa Nemotecnia: SINTRASL (2)

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Proceso por el cual se pueden realizar adiciones o reducciรณn al valor de los activos que se encuentran registrados en el sistema, para hacer una adiciรณn es necesario que el activo este creado y estado activo y el proveedor correspondiente.

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Programa que permite registrar las adiciones o mejores que se le realizan a los activos fijos. Las adiciones que se realicen a los activos fijos, entran a formar parte de la base sobre la cual se calcula la depreciación. Las adiciones por lo general se capitalizan, por lo cual se lleva como un mayor valor del activo y forma parte de la base sobre la cual se calcula la cuota de la depreciación. Si el valor de la adición no aumenta la vida útil del activo, puede generar un “descuadre ” en el valor final de la depreciación. Al realizar una adiciona en el maestro de activos cambia el indicador VIDA UTIL MODIFICADA A “S”

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINSITRATIVA/ACTIVOS/TRANSACCIONES/ Adiciones Nemotecnia: SAFADICI

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Es otra funcionalidad que ofrece el ERP de hacer adiciรณn a lo activos, para hacer una adiciรณn como activo padre, el activo padre ya debe existir. Esta forma de hacer adiciones lleva por separado las novedades de este activo, solo que al momento de generar informaciรณn se vera la dependencia. Ubicaciรณn estรกndar del programa: GESTION ADMINSITRATIVA/ACTIVOS/TRANSACCIONES/ Ingreso de Activos Nemotecnia: SAFACTIV

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En el siguiente flujo del proceso de Saldas o bajas de activos se pueden observar en la parte superior los requisitos a tener en cuenta y que una vez una activo se de bata el estado cambia del activo. Los tipos de baja mas conocidos son: VENTA, TERMINACION VIDA UTIL ,DONACION, HURTO, INSERVIBLE

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Transacción que permite registrar la salida a un bien, activo o placa, dicha operación reduce las existencias físicas del bien de la bodega en la que se encuentra el activo fijo, este documento genera una salida de inventarios, lo cual indica que la existencia física del devolutivo desaparece del inventario de la compañía. La afectación Contable la toma del Grupo de Activos, de la CARPETA :Otras cuentas / Cuentas tipo de Baja Cuando Campo Venta/ Hurto esta en SI y el Valor es Mayor al de Libros DEBITO: Valor Depreciación Acumulada Cta. Activo CREDITO: Valor de Compra del activo Cta. Depreciación costo CREDITO: Valor de la Depreciación de los días del mes en que se hace la salida. Cta. Depreciación costo DEBITO: Valor de la Depreciación de los días del mes en que se hace la salida Cta. Gasto costo Valor en libros. Cta. Tipo de Baja Valor de la diferencia entre el valor de venta y valor en libros. Cta. Utilidad Cuando Campo Venta/ Hurto esta en SI y el Valor es Menor al de Libros

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINSITRATIVA/ACTIVOS/TRANSACCIONES/ Salidas o Bajas Nemotecnia: SAFSALID

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DW-02 3 2 transacciones af