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Dando continuidad a los flujos de procesos Administrativos, se trabajar los flujos de procesos del modulo de Activos

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A continuación se trabajar en los flujos de procesos de Activos, conformado por los siguientes temas:     

Proceso de Activos Datos Maestros de Activos Transacciones principales de Activos Procesos Periódicos mas relevantes Reportes

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Permitir administrar los activos fijos de la Compañía, desde que se genera el ingreso en el almacén (Seriales), se da el ingreso a Activos Fijos (Códigos de Placa), hasta que se les da salida. El módulo de activos fijos parte de inventarios; primero, se realiza la entrada y se asigna el serial, que es solicitado por Seven ERP, siempre y cuando los productos relacionados en la entrada de inventario estén marcados para que manejen ‘placa’ y sean de tipo devolutivos. Como segundo paso, se constituye el activo fijo, es decir, se paquetea; de ahí en adelante, intervienen la administración propia de la placa y se pueden realizar las transacciones como traslados, adiciones y bajas entre otras más. Finalmente, en el proceso de depreciación, como su nombre lo indica, se lleva la depreciación o desgaste mensual a nivel contable y se registran las novedades en el módulo respectivo.

Entrada al almacén: Se realiza el ingreso de los elementos devolutivos que fueron adquiridos con el proceso de compras, se da ingreso a los seriales que corresponda a cada uno de los bienes adquiridos. Asignación de Placas: Se toman los seriales que fueron asignados en el ingreso al inventario y se procede a asignar a cada Bien la placa correspondiente.

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A continuación se trabajar en los flujos de procesos de Activos, conformado por los siguientes temas:     

Proceso de Activos Datos Maestros de Activos Transacciones principales de Activos Procesos Periódicos mas relevantes Reportes

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Parámetros de Activos: Este programa cumple las siguientes funciones:    

Definir a la persona responsable del manejo del módulo de activos fijos, Administra los valores determinar de menor cuantía del mes, y año fiscal. Fijar características específicas para el manejo y el uso de los activos fijos. Definir valores por defecto

A continuación se explicarán las carpetas de este programa: Carpeta de Datos Básicos: Permite definir datos por defecto a tener en cuenta en las transacciones o procesos del modulo. A continuación se explicaran los campos mas importantes para este curso básico.  Valor mínimo por año: indica la cifra mínima de los activos que deben depreciarse, el valor son 50 UVT(29.753 para el 2016). Este valor debe ser registrado en pesos y se debe actualizar anualmente. Esta parametrización la tiene en cuenta el proceso de depreciación mensual, para catalogar el activo como menor cuantía.

 Valor mínimo por mes: indica la cifra mínima de aquellos activos que se deben depreciar totalmente en un periodo de 30 días. Las políticas de cada organización determinan este valor. Generalmente, los activos menores a 25 UVT se deprecian en el mismo mes.  Tipo de operación: identifica el tipo de operación que va a afectar el módulo de activos fijos, y que debe manejar consecutivo automático., Este tipo de operación cumple la función de contabilizar un ingreso de un activo desde el programa SAFACTIV; es una opción muy poco usada, todo depende de las necesidades del cliente y de la estructura del proceso de activos fijos

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 Tomar número de serie por defecto: Permite constituir los activos con el mismo numero de serial, asigna el número de serial a la placa. Este parámetro es excluyente con el parámetro ‘manejar consecutivo por placa’.  Manejo del consecutivo por placa: Permite asignar la placa de forma automática. El consecutivo esta relacionado en parámetros de Activos.  Manejo del consecutivo por placa sucursal: al activar esta opción se activa un campo para restringir el número de dígitos sucursal y el número de dígitos consecutivo. Adicionalmente, se activa la pestaña ‘detalle consecutivos sucursal’. Solo lo muestra si está marcado, manejar consecutivo, placa por sucursal permite parametrizar sucursal y consecutivo.  Verificar seriales: Parámetro que es obligatoria dejarlo activo cuando se tiene el módulo de inventarios y de activos fijos, primero se verifica que exista el serial creado en inventarios. Otros Datos: Función especial, en la que se relacionan la cláusula de manejo de activos fijos corporativa. Campo de utilidad para que salga en reportes. Carpetas de Área de Negocio, sucursal, Proyecto y Centro de Costos: Permite asignar valores pro defecto, esta opción que se recomienda dejar con los valores nulos (0) o valores por defecto. Se tendrá en cuenta en el proceso de depreciación e indica que al ejecutar este proceso tomara esta distribución y no la asignada a cada placa en su ingreso o la distribución actual . Carpeta Otros: Permite parametrizar otras variables a tener en cuenta en transacciones y procesos de este modulo entre las que se encuentran Validar existencias en traslados, validar bodega en depreciación, Tipo de Ajuste entre otros. Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINSITRATIVA/ACTIVOS/PARAMETROS/ Parámetros de Activos Nemotecnia: SAFPARAM

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Grupo de Activos: Permite crear las agrupaciones de activos basados en las características contables, para este caso se sugiere tomar como parámetro la forma o la estructura del plan de cuentas. Tenga presente que los grupos de activos reúne características contables para la depreciación y las transacciones de activos como son traslados, salidas o bajas y adicionales entre otras. Algunos ejemplos de grupos de activos son:         

TERRENOS CONSTRUCCIONES EDIFICACIONES MAQUINARIA DE OBRA EQUIPOS DE OFICINA MUEBLES Y ENSERES EQUIPOS COMPUTO EQUIPO DE COMUNICACIÓN FLOTA TRANSPORTE VEHICULOS VEHICULOS.

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINSITRATIVA/ACTIVOS/PARAMETROS/ Grupo de Activos Nemotecnia: SAFGACTI

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