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En el siguiente segmento se mirara de forma general las transacciones mas usadas en el diario vivir de una organizaciรณn en el modulo de compras.

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Para dar inicio a esta sesión se debe tener presente que el Componente de transacciones de compras que permite el registro diario de requisiciones, Aprobación o Rechazo de Requisiciones, Apertura de un proceso de selección, solicitudes de oferta o invitaciones a cotizar, cotizaciones, procesos de adjudicación o selección y ordenes de compras, es de anotar que existen transacciones que pueden ser afectadas desde otro modulo , caso de una requisición u orden de compra. En el desarrollo del curso se observara la funcionalidad de cada uno.

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Permite registrar las necesidades para la compra y requisición es el punto de partida del proceso de compras. Las requisiciones se pueden originar de forma manual, por medio del proceso de consolidación de pedidos, por medio de STOCK mínimo y máximo o por medio de archivo plano. Las requisiciones heredan los valores por defecto asignados al usuario de ingreso, como son centro de costo, proyecto, área de negocio y sucursal.

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La requisición permite registrar una solicitud de insumos o necesidades de parte de un usuario o por el departamento de compras. Es una de las transacciones administra todas las fases que debe seguir el proceso de compras, simultáneo con un sistema de control que se efectúa en cada fase. La información de la solicitud debe ser lo más clara posible para que el usuario encargado de autorizar las requisiciones, tenga las bases suficientes para determinar si la solicitud es aprobada o rechazada. Al generar la requisición, el usuario podrá ver en el detalle del documento, si en el almacén hay existencia del producto que requiere para su proceso. En caso de que las existencias sean suficientes, se procede a entregar la mercancía al usuario solicitante. Valida Montos Autorizados siempre y cuando esta funcionalidad este activa. Si el tipo de operación de Requisiciones a afecta presupuesto financiero, validar que exista disponibilidad presupuestal para poder aprobar el registro, la disponibilidad presupuestal se valida por cada producto de acuerdo a la cuenta del destino y la respectiva distribución, con el precio de mercado. Tiene establecido Web Services. En la carpeta datos adicionales se debe validar el grupo de Producto asignado con la finalidad de saber en la apertura de proceso de selección que grupo utilizar. Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/COMPRAS/TRANSACCIONES/Requisiciones. Nemotecnia: SCMREQUI

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La aprobación o rechazo de una requisición se puede realizar de forma total o parcial, el único requisito es tener requisiciones en estado SOLICITADO y el usuario responsable de esta actividad tener los permisos necesarios para operar el programa. La aprobación de la requisición da continuidad al proceso de compras, de lo contrario se cerrara.

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Al llamar la cotización la solución por defecto en cantidad aprobada asigna la misma cantidad solicitada. Para rechazar un producto solicitado en la requisición, en el campo cantidad aprobada se debe asignar cero (0), esto permite tener control de lo solicitado vrs lo aprobado. La forma de traer las requisiciones es por medio del QBE, solo mostrara las Requisiciones en estado SOLICITADO. Se debe tener en cuenta que el usuario que genera la requisición es diferente al usuario que aprueba la requisición. La requisición debe quedar en estado “aprobación” para poder continuar con el proceso de compras. Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/COMPRAS/TRANSACCIONES/Aprobación de Requisiciones. Nemotecnia: SCMAPROB

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Los requisitos es tener las requisiciones aprobadas y el parámetros de compras tener asignado el consecutivo para este proceso. Se debe especificarla continuidad del proceso, si es por compras o contracción, sin embrago esta opción de puede parametrizar que la solución la escoja de forma automática, solo que depende de: 1. Se tenga instalado el modulo de contratos 2. Se tenga parametrizado en parámetros de compras los montos. Adicional se debe relacionar el Tipo de proceso de selección, teniendo en cuenta que este ultimo tiene relacionado los criterios a calificar con su respectivo peso.

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Este proceso permite registrar y agrupar las requisiciones aprobadas, que harán parte del proceso de compra. (las requisiciones traen relacionados los productos base del proceso de selección). Al ingresar a esta transacción debe adicionar un registro, inmediamente la solución activara los campos para ser diligenciados, en fecha de apertura Seven asigna la fecha cronológica y en fecha de cierre asigna la fecha de 8 días después a la de apertura ( la fecha de cierre puede ser modificada), en fecha de proceso deja la misma fecha cronológica es decir la misma de apertura, la fecha del proceso no es modificable. Debe asignar el Tipo de Proceso de selección y el objeto del contrato, el cual debe ser claro, el sistema por defecto en grupos de productos, asigna el grupo cero o nulo, si esta parametrización no esta activa se debe dejar con estos valores. Este proceso debe quedar aplicado, en el campo “continuación del Proceso” se debe señalar compras, dado que en este curso no se trabajar contratación Una vez abierto el proceso, se procede con la generación de las invitaciones a los proveedores para que generen las cotizaciones respectivas.

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/COMPRAS/TRANSACCIONES/Apertura Proceso de Selección. Nemotecnia: SCMAPSELE

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Proceso que permite agrupar los proveedores que van a intervenir en el proceso de compras, también se conoce como invitación a cotizar, al aplicar puede enviar de forma automática un e_mail a los proveedores seleccionados. Es un programa que depende 100% de la apertura del proceso de selección, esta funcionalidad se utiliza siempre y cuando no se tenga instalado el modulo de contratos.

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Para ingresar un nuevo registro el curso debe estar ubicado en el encabezado, se debe digitar la información correspondiente, con la finalidad de guardar el encabezado y ver el consecutivo correspondiente, en el detalle se debe relacionar los proveedores que van a intervenir en el proceso. Estos proveedor es deben estar previamente creados en el MAESTRO DE PROVEEDORES.

Aplicada la solicitud de oferta se informara por medio de un e_mail a los proveedores. Al aplicar cambia el estado de las requisiciones del proceso de selección a "Solicitud de Oferta“, también crea de forma automática las cotizaciones, para ello en el detalle se debe marcar la opción de “Crear Maestro de cotización” en “SI”, permitiendo ver una ventana emergente con el numero de cotizaciones creadas. Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/COMPRAS/TRANSACCIONES/Solicitud de Oferta. Nemotecnia: SCMSOFER

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En la siguiente imagen se observa los requisitos a tener en cuenta al realizar una cotización, tener presente si la cotización viene desde la SOLCITUD DE OFERTA, al acción que se debe hacer en esta transacción es CONSULTA POR QBE las cotizaciones ya previamente creadas. En la cotización se califica los aspectos relacionado en la apertura y se adicionan los preciso por producto de cada proveedor. Permite liquidar Impuesto, mandato que lo da la configuración de plantilla de impuestos código ( Plantilla 3). Se recomienda mensualmente validar que no existan cotizaciones inconsistentes, si existen se debe validar que acción realizar (Anular o aplicar), con la finalidad de poder bloquear el mes. No permite borrar los encabezados de una cotización, que hayan sido generados de manera automática desde una solicitud de oferta. Al ingresar a esta opción se deben visualizar las cotizaciones generadas desde la solicitud de oferta y proceder al ingresar el valor por producto, también es necesario calificar cada una de las cotizaciones, esta calificación se puede realizar en el encabezado en la carpeta proceso de Adjudicación o en el detalle por cada producto, esta ultima lo permite siempre y cuando el tipo de proceso de selección este tipificado por Producto. La calificación No debe superar el peso parametrizado en los tipos de proceso de selección.

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Transacción que permite registrar el valor de cada producto dado por el proveedor seleccionado para este proceso, cuando en una cotización en el detalle se observa el mismo producto el sistema permite "copiar” el valor a las líneas duplicadas (opción que se activa con clic derecho.). Cuando se inserta una cotización (+), carga la sucursal por defecto, que se encuentra relacionado al Usuario (SGNUSUAR).

En el detalle la Bodega destino es la misma bodega relacionada en la cotización. Al realizar la cotización el orden de los productos en el detalle conservan el mismo orden del documento origen es decir la requisición. Esta transacción esta conformada por diferentes carpeta las cuales se explican a continuación de forma general: a. DATOS BASICOS: Permite relacionar el tipo de Operación, Numero y Fecha, Descripción entre otros. b. INFORMCION GENERAL: permite ver el proveedor con su respectivo detalle y contacto, la condición comercial, sucursal y actividad económica. . c. LIQUIDACION: Permite visualizar los impuestos, retenciones o conceptos liquidados. d. CONDICIONES COMERCIALES: Permite observar las cuotas y descuentos condicionados pactados con el proveedor. e. PROCESO DE ADJUDICACION: Permite relacionar u observar el proceso de adjudicación y calificar los aspectos a calificar. f.

DOCUMENTO BASE: Permite ver las requisiciones relacionada en el proceso de compras.

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/COMPRAS/TRANSACCIONES/Cotizaciones.

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Nemotecnia: SCMCOTIZ

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Realizada las cotizaciones el usuario de compras procede a adjudicar el proceso de compras a través de los siguientes mecanismos: a.

Adjudicación por evaluación: esta adjudicación produce una sola orden de compra al proveedor con la mayor calificación obtenida. En este caso, se estable cual es la cotización ganadora y se genera la orden de compra a ese proveedor. Es un proceso que generalmente es administrado por el usuario responsable.

b.

Adjudicación por valor: el sistema evalúa en cada una de las cotizaciones el valor ofrecido por el proveedor y escoge los productos con menor valor.

Para el desarrollo del curso se trabajara con el proceso b. Adjudicación por Valor. Es importante tener en cuneta que el Tipo d e Operación utilizado en este proceso para generar las ordenes de compra debe tener permisos para el programa de Adjudicación por Valor como para ordenes de compras.

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Permite adjudicar cotización basados en el menor valor entre los diferentes proveedores, Crea automáticamente la o las ordenes de compra adjudicada por menor valor con base a precios de las cotizaciones. Para la creación de las orden de compra se toma los Valor unitario optimo (Mas económico) y en caso de igualdad compara la calificación.

Cuando se realiza el proceso de adjudicación por valor SEVEN-ERP no agrupa los producto que tiene diferente distribución, depende del parámetro “agrupe por productos” en parámetros de Compras. El sistema ofrece un cuadro comparativo de cotizaciones y dejar un soporte del proceso realizado. En el reporte se adiciono un chec (Con IVA; Sin IVA) este chec permite generar dos reportes uno con las cotizaciones que tienen IVA y otro con las cotizaciones sin incluir el IVA. Al adjudicar y elaborar contrato hereda la distribución de las cotización(es). Al adjudicar envía correo el cual contiene el texto que se encuentra en parámetros y el detalle de productos cantidades, unidades de medida y valor unitario toma el correo definido en el proveedor. Para esta funcionalidad maneje el puerto de servidor de correos creado parámetros de Instalación (SGNINSTA).

Al terminar el proceso sale un mensajes o ventanas emergentes anunciando un error o defecto, para esta caso crea las órdenes de compra en estado ANULADO. Si el proceso se ejecuta correctamente muestra una ventada emergente indicando el numero de la o las órdenes de compra creadas. Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/COMPRAS/PROCESOS/Proceso de Adjudicación por Valor. Nemotecnia: SCMPADVA

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Las órdenes de compra se pueden realizar de forma manual, sobre cotizaciones, contratos , o desde el proceso de adjudicación. Para aquellos casos en los que no se amerita un proceso de compras, el usuario realiza la requisición, y posteriormente realiza manualmente la orden de compra, tomando como documento base la requisición aprobada. La orden de compra permite dar continuidad al proceso. Es de aclarar, que el sistema desarrolla los procesos dependiendo de los procedimientos instaurados en cada empresa, de los módulos instalados y de las interfaces activas. La orden de compra tiene relación con: Presupuesto financiero: genera la reserva presupuestal Contratos: al aplicar el contrato se crea automáticamente la orden de compra o se puede dar el caso, en que la orden de compra tome como documento base el contrato. Todo dependerá del parámetro que indique si el contrato crea o no una orden de compra que se pueda aplicar. Presupuesto de gobierno: la orden de compra toma como documento base el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), y al ser aplicado genera el Compromiso Presupuestal.

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Programa que permite la elaboración de la Orden de Compra dependiendo de las cotizaciones seleccionadas con métodos de selección para la adquisición o compra de elementos y/o servicios. La orden de compra se utiliza como documento base para realizar una entrada a Inventario o una Factura de Proveedores, Cuando el tipo de operación esta señalado para que afecte presupuesto gobierno, permite asignar el CDP y al aplicar genera automáticamente el compromiso presupuestal, Maneja control de cantidades cuando se utiliza como documento base en factura proveedor o en entrada de almacén, Es decir no puede generar una factura o una entrada al almacén por cantidades superiores a las dadas en la orden de compra. También controla plan de compras, siempre y cuando el tipo de operación afecte plan de compras, es decir valida disponibilidad en cuanto a cantidades y valores y Genera documento de ejecución plan de compras

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DW-02 2 2 transacciones de compras  
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