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En procesos administrativos se tratara el flujo de procesos de inventarios, seguido del proceso de compras finalizando con activos. En esta sesiรณn es importante que el participante activo del curso dialogar sobre s u ex per ienc i a e n e s t o s p r o c e s o s , si no tiene esta experiencia se debe llevar a la empresa bรกsica, es decir a nosotros como objeto institucional. Aunque no manejamos estos procesos acorde a una reglamentaciรณn se lleva una administraciรณn de los recursos y se manejan los mismo parรกmetros de una empresa.

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A continuación se trabajar en los flujos de procesos de Compras, conformado por los siguientes temas:     

Proceso de Compras Datos Maestros de Compras Transacciones principales de Compras Procesos Periódicos mas relevantes Reportes

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Proceso que permitir realizar un seguimiento y Control a los distintos procesos de compras de la empresa, desde que nace la necesidad en cada una de las áreas que la empresa, hasta que se genera la Orden de compra para poder realizar las Facturas Proveedor ó el ingreso de los productos a Almacén. A continuación se mirara de forma generar cada una de las actividades y transacciones del procesos de compras. a. Generación de Requisición: Permite registrar la solicitud del los productos y/o servicios, que requiere el usuario, se debe estipular claramente el objeto de la solicitud, y el valor del bien y/o servicio en el mercado, este ultimo depende de la directriz de cada empresa. b. Aprobación de la Solicitud: El usuario encargado, revisa las solicitudes de compra que han realizado cada una de las áreas que componen la Compañía, verifica el objeto de la compra y la sustentación de la misma (Productos, cantidades y valores), c. Apertura Proceso de Selección: En este proceso el Usuario registra y agrupa las requisiciones aprobadas, que harán parte del proceso de Compra que se piensa realizar. d. Invitación A Cotizar: El usuario de compras genera una invitación a los proveedores, para que estos generen la cotización de los productos y/o servicios del proceso de compras que fue abierto.

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a. Cotizaciones: Una Vez el proveedor se acerca con la cotización, el usuario de compras procede a generar el Ingreso de las mismas en el sistema. Estas cotizaciones serán evaluadas según los criterios definidos por el área de compras en los tipos de proceso de Selección, con el fin de seleccionar el Proveedor más apto para suministrar el Producto y/o Servicio . a. Adjudicación del Proceso: El usuario de compras procede a Adjudicar el proceso de Compras: Adjudicación por Evaluación: Al adjudicar se genera una sola orden de compra al proveedor con la mayor calificación obtenida. Se estable cual es la cotización ganadora y se genera la orden de compra a ese proveedor. Adjudicación por Valor: Al Adjudicar por valor, el sistema evalúa en cada una de las cotizaciones el valor ofrecido por el Proveedor, escogiendo los productos que tengan un menor valor, y genera una Orden de compra por Proveedor que ofrezca los mejores precios. En el caso de encontrar dos Cotizaciones en la que un producto tiene el mismo precio, le genera una Orden de Compra al Proveedor con mejor calificación.

b. Orden de Compra: Es el documento que se genera automáticamente del proceso de Adjudicación. Para aquellos casos en los que no se amerita un proceso de compras, el usuario realiza la Requisición, y posteriormente genera manualmente la Orden de Compra, tomando como documento Base la Requisición Aprobada. Creada la Orden de compra en el Sistema es necesario que la empresa defina el ciclo que debe seguir el proceso de compras, con el fin de poder generar el Pago de las Obligaciones adquiridas con el Proveedor. En el sistema Seven-ERP, el ciclo puede seguir dos caminos Diferentes:

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En la siguiente sesión se trabajara los maestros relevantes en el modulo de compras, compras es un modulo que da inicio a la adquisición de un articulo o una necesidad de la compañía.

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Parámetros de Compras: Programa conformado por dos carpetas, las cuales caracterizan todos los datos correspondientes a las necesidades que se tengan en la realización de compras, teniendo en cuenta las políticas propias de la entidad. Para el desarrollo del curso se van a tener en cuenta los siguientes aspectos:  Proceso de adjudicación: Conformado por tres parámetros que se explican a continuación:  Utiliza Proceso de Adjudicación: Este link permite determinar si el proceso de compras utilizará el proceso de adjudicación, en caso de ser afirmativo el proceso, obligará al manejo de este paso.  Valor Rango de Adjudicación: Permite asignar los valores máximos de calificación a tener en cuenta en la cotización. Generalmente los valores asignados son de 1 a 100.  Aplicar Órdenes de Compra: Validación que se tiene en cuenta al adjudicar el proceso de adjudicación por valor (SCMPADVA). Al estar señalado en SI deja la orden de compra en estado aplicado.  Tipo de Operación Cotizaciones automáticas: Permite asignar el tipo de operación que se utiliza en la generación de cotizaciones automáticas, después de que se han solicitado las solicitudes de oferta (SCMSOFER), siempre y cuando en el detalle de la solicitud de oferta, en el campo Crear Maestro de Cotización, se indique “Si”.  Consecutivo Apertura de Proceso de Selección: Permite asignar el consecutivo que la solución tendrá encuentra al realizar una apertura de selección (SCMPSELE).  Tipo de Operación de Requisiciones: Permite relacionar el Tipo de Operación para crear las requisiciones de forma automática desde el programa de consolidación de pedidos para la compra.

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/COMPRAS/PARAMETROS/Parámetros de Compras Nemotecnia: SCMPARAM

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Tipos de Proceso de Selección: Programa que permite identificar el ingreso de los diferentes métodos de selección para la adquisición o compra de elementos y/o servicios. Estas son formas de segmentar las compras, teniendo en cuenta los aspectos a calificar. A continuación se relacionan ejemplos:         

Selección de Elementos de Papelería Selección de Elementos Aseo Selección Equipos de Oficina Solicitud Compra de Elementos de Cafetería. Cuantía inferior a 900 Cuando se trate de la contratación de servicios profesionales Cuando se trate de urgencia extrema o manifiesta Cuando se trate de la compra o arriendo de bienes inmuebles que requiera Cuando se trate de bienes por razones Técnicas y/o tecnológicas

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/COMPRAS/PARAMETROS/Tipos Procesos de Selección Nemotecnia: SCMTSELE

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DW-02 2 1 procesos y maest de compras  
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