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Para el desarrollo de esta sesiรณn es importante tener claro lo visto en el curso de Visiรณn General Administrativo y Financiero, donde se hablo del estรกndar de esta componente de transacciones, es importante tener presente la forma de operar el ERP, dado que facilita la familiaridad y la agilidad en el mismo.

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Para dar inicio a esta sesiĂłn se debe tener presente que el Componente de transacciones de inventarios permite el registro diario de los pedidos internos, aprobaciones, entradas, salidas, ajustes y traslados, es de anotar que existen transacciones que pueden ser afectadas desde otro modulo , caso de una factura proveedor puede que al aplicar genere una entrada de inventarios o una factura cliente una salida, lo mismo puede ocurrir con una nota debito o crĂŠdito. En el desarrollo del curso se observara la funcionalidad de cada uno.

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Permite registrar las necesidades de los diferentes departamentos, centros de costo o sucursales para desarrollar la operación diaria de cada uno de los empleados, el flujo de proceso de esta transacción esta conformado por requisitos o parámetros que debe estar previamente establecido y se encuentran en la parte superior con líneas punteadas, en la parte central se encuentra la transacción a explicar para este caso PEDIDOS INTERNOS y en la parte inferior se encuentra a donde afectaría.

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Se observa el formulario aspectos relevantes para su operación, entre los que se tiene:  Copia de pedidos: Permite Copiar un pedido ya existente.  Alimenta automáticamente el usuario que solicita con el que se loguea  Verifica la disponibilidad presupuestal incluyendo los pedidos en transito, para la cuenta contable y distribución de cada uno de los productos relacionados  Tiempo a diferir acorde al destino  Valida plantillas de distribución por grupo de usuario  Si en el encabezado se marca traslado de activos solo se pueden asociar productos que manejen placa  Tipo de operación "Pedidos Aprobados" esta activo al aplicar el registro se debe dejar en estado en Aprobado de lo contrario se deja en estado Pedido  Tipo de Pedido: Manual o Extraordinario.  El valor del producto lo trae de la ultima entrada, sino tiene existencias se puede digitar.

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/INVENTARIOS/TRANSACCIONES/PEDIDOS/Pedidos de Almacén (Recuerde que la búsqueda del programa también la puede realizar por la forma rápida) Nemotecnia: SINMPEDI.

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El registro de este programa llega desde Pedido Aprobados, permite aprobar o rechazar los pedidos internos, esta aprobaciones se pueden hacer de forma total o parcialmente. Los datos aquí registrados Impactan los procesos de:  Consolidaciones de Pedidos para la Compra  Consolidación de Pedidos para entregar a cada departamento o funcionario.  O salidas como documento Base el pedido de almacén.

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Programa que permite aprobar o rechazar un pedido. Una vez ingrese al programa de aprobaciones o rechazo debe buscar por QBE los pedidos la solución mostrara los pedidos que están en estado APLICADO o estado PEDIDO. Aspectos a tener en cuenta: Controlar Fecha de Entrega, depende de la parametrización establecida en parámetros de inventarios (SINPARAM) Si la fecha en la que se desea aprobar el pedido es mayor a la fecha del campo Fecha de Entrega de PEDIDOS AL ALMACEN no permitir la aplicación del pedido, de lo contrario se debe permitir la aplicación del pedido. Para dar inicio a la aprobación o rechazo de un pedido, se debe dirigir al detalle campo cantidad aprobada, en este campo el ERP asigna al misma cantidad SOLICITADA. ´pero el usuario puede modificarla o en su defecto digitar cero, lo cual indica que el producto no fue aprobado. El estado del pedido debe quedar en APROBADO.

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/INVENTARIOS/TRANSACCIONES/PEDIDOS/Aprobación de Almacén

(Recuerde que la búsqueda del programa también la puede realizar por la forma rápida) Nemotecnia: SINAPRPE.

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Programa que permite consolidar los pedido aprobados con la finalidad de iniciar un proceso de compras, es un proceso que consolida varios pedidos interno, es importante tener presente que el tipo de operaciรณn de requisiciones debe tener permiso para este programa y el programa de requisiciones.

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Proceso que consolida pedidos pendientes de despachar para compra, el proceso toma todos los pedidos, agruparlos por grupo de productos y subgrupo de producto y generar una requisición de compra por cada grupo y subgrupo con las cantidades pendientes de entrega (estas se toman del detalle del pedido). La requisición se genera en estado aplicado. La distribución se calcula proporcionalmente de acuerdo a la cantidad. El proceso guardar la información inicial en una tablas de control, tiene la opción de revertir siempre y cunado las requisiciones no estén aprobadas, También tiene la opción de filtrar que solo se pueda asociar tipos de operación del modulo de inventarios) para que se pueda consolidar por un solo tipo de operación (este campo es opcional). Al seleccionar un tipo de operación (OPCIONAL) solo filtrar los pedidos que tengan este tipo de operación. Parámetros actuales:  0: Consolidación tomando la distribución de la segunda pestaña,  1: Consolidación por subgrupo heredando la distribución del pedido.  2: Consolidación por subgrupo heredando la distribución del pedido, sin agrupar productos en la requisición.  3: Consolidación heredando la distribución, Bodega, Bodega Destino y el destino del pedido, Relacionando Único Pedido

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/INVENTARIOS/TRANSACCIONES/PEDIDOS/ Consolidación de Pedidos de Almacén, o en el componente de Procesos. Nemotecnia: SINCONPE (0).

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Permite registrar el ingresos de los productos a cada bodega, esta ingreso se puede realizar de forma manual o con documento base o se puede crear la entrada directamente desde una Factura proveedor, todo depende del proceso y la necesidad de cada empresa. La entrada afecta las existencias y costo del producto, la forma de llevar estos saldos depende como este parametrizados las polĂ­ticas iniciales del Modulo de Inventarios. Una vez registrado los producto o dado el ingreso se puede proceder a elaborar salidas, traslados o ajustes.

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La entrada afecta el costo promedio, y valida las cantidades y valores de ingreso contra orden de compra de acuerdo a la parametrización de los tipos de operación donde se debe indicar que “CONTROLE CANTIDADES”. La entrada de inventarios puede crear de forma automática una FACTURA PROVEEDOR. Otra característica de esta transacción es el manejo plantilla de Impuestos, con la finalidad de calcular el IVA como mayor valor o no. A nivel de inventarios esta operación permite calcular el IVA. Generalmente la entrada de inventarios no contabiliza, si esta situación se presenta se debe validar todos el proceso incluyendo la causación de la factura, con la finalidad de evitar duplicidad en la contabilización. Los parámetros en la contabilización de la entrada de nventarios Tipo de operación: Cuenta Debito (14XXXX) Tipo de Producto: Pestaña “cuentas administrativas/operativas”: Cuenta Puente (2XXXX o 149XXX).

El tipo de operación de Entradas de Inventarios debe estar señalada que afecta inventarios y estar tipificada si es una entrada.

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/INVENTARIOS/TRANSACCIONES/ Entradas de Almacén Nemotecnia: SINMINME (0).

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TransacciĂłn que permite entregar los productos a cada una de las bodegas, dependencias o tercero correspondientes, exige unos requisitos mĂ­nimos los cuales se observan en el flujo del proceso. La salida de Inventarios valida existencias por Producto y Bodega, una vez aplicada la salida afecta los saldos. Los productos para realizar una salida debe estar marcados como productos de consumo, de venta Los DEVOLUTIVOS o ACTIVOS no permiten registrar una salida por inventaros, esta salida se debe realizar por el modulo de activo.

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Transacción que da salida a los producto y valida el tipo de costeo que esta parametrizado en los tipos de productos asociado a los productos relacionados en el detalle, cuando el costo es PROMEDIO la solución asigna el valor de forma automática, al aplicar a actualiza saldos, y realiza su respectiva contabilización, cuando el tipo de Costeo es FIFO al digitar el producto y Bodega la solución mostrar una ventaja emergente para seleccionar el producto. La salida de inventarios por lo general contabiliza, la parametrización a tener en cuenta es: Tipo de operación: Cuenta Crédito (14XXXX) Tipo de Producto: Pestaña “cuentas administrativas/operativas”: Cuenta Gasto (5XXXX) o cuanta contable correspondiente al destino. En la salida de inventarios la cuenta debito y crédito se puede asignar en el Tipo de Producto, si este es el caso el tipo de operación de salidas de inventarios no debe tener asignada cuneta contable. El tipo de operación de Salidas de Inventarios debe estar señalada que afecta inventarios y estar tipificada si es una salida.

Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/INVENTARIOS/TRANSACCIONES/ Salida de Almacén Nemotecnia: SINMINME (0).

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Esta transacción genera un salida y una entrada de inventarios, y afecta los saldos correspondientes. Es una de las transacciones atípicas del ERP, dado que el en encabezado solicita un Tipo de Traslados y no un tipo de operación como se vio en las transacciones anteriores. Los tipos de Traslados mas usados: Traslados entre bodegas, entre tercero responsable, Centro de costo, Proyecto, Área o Sucursal.

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Transacción que permite registrar el traslado de los producto de una bodega, sucursal, tercero, centro de costo, proyecto a otro, una vez relacionado el tipo de traslado la solución trae por defecto el tipo de operación de salida, parametrización que se realiza en Tipo de Traslados, el tipo de traslado tiene relacionada el tipo de operación de entrada y de salida. El traslado de inventarios por lo general contabiliza, la parametrización a tener en cuenta esta relacionada en los tipos de Operación asociados a los Tipos de Traslados, acredita cuenta de Inventarios Contra Cuenta de inventarios (debito)

Los tipos de operación de Traslados de Inventarios debe estar señalada que afecta inventarios, a su vez el tipo de operación de salidas de Inventarios debe estar señalado como SALIDA y el tipo de operación de entrada de traslados de Inventarios como ENTRADA . Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/INVENTARIOS/TRANSACCIONES/ Traslados de Almacén Nemotecnia: SINTRASL (0)

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Los ajustes de inventarios permiten incrementar o disminuir el valor del costo del producto, los motivos de realizar esta transacciรณn debe estar debidamente justificada y aprobada. Al aplicar afecta los saldos por bodega y producto y modifica el costo promedio.

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Transacción que Permite hacer ajustes por mayor y menor valor al costo del producto., transacción que valida en parámetros de inventarios (SINPARAM), el costo promedio si se maneja por “EMPRESA O POR BODEGA”, si se tiene por BODEGA el cual es la opción mas recomendada por el ERP va a permitir realizar el ajuste por esta opción, de lo contrario debe dirigirse al programa de AJUSTES POR EMPRESA. El ajuste de inventarios por lo general contabiliza, la parametrización a tener en cuenta esta relacionada en los tipos de Operación asociados a los Tipos de Traslados, acredita cuenta de Inventarios Contra Cuenta de inventarios (debito)

Los tipos de operación de ajuste de Inventarios debe estar señalada que afecta inventarios, y la operación debe ser AJUSTE Ubicación estándar del programa: GESTION ADMINISTRATIVA/INVENTARIOS/TRANSACCIONES/ Ajuste de Almacén Nemotecnia: SINMINVE (0)

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DW-02 1 2 transacciones de invent