Issuu on Google+

Aan:

C. Janssens

Van:

Els Broeckx - 2 OM – Officetechnieken

Onderwerp:

Organisatie van een kantoor

Datum:

03-04-2014

Inleiding Werken doe je het best in de meest ideale omstandigheden. Rust, een efficiënt team, maar vooral ook een goede kantoorinrichting zijn hierbij van zeer groot belang. Het gaat niet enkel om het design en de kleuren die een sfeer creeëren, maar ook ergonomie, verlichting, meubilair en materialen zijn factoren waarmee rekening gehouden moet worden. Vaak wordt er tijdens het inrichten van een kantoor gelet op de huisstijl van het bedrijf. Zo worden bv. de kleuren van het logo doorgetrokken in het interieur, maar ook in briefhoofden, gadgets, giveaways, enz. Het zorgt voor herkenbaarheid van het bedrijf en kleuren hebben bovendien een psychologisch effect op mensen en hun humeur.

Daglicht vs. kunstlicht? Wanneer de kantoorruimte ingericht wordt, worden de werkplekken vaak aan het raam geplaats om zoveel mogelijk daglicht te hebben. Dit heeft meestal te maken met het optimaal gebruik van de ruimte i.p.v. het ergonomisch werken. Wanneer je met je rug naar het raam zit of vlak naast het raam zit, weerkaatst het zonlicht in het beeldscherm en wordt het lezen van het scherm zeer moeilijk en treed er snel oogvermoeidheid op. Beter is om het bureau op een meter naast het raam te plaatsen zoals voorgesteld op onderstaande afbeelding. Zo kan je gebruik maken van het daglicht, maar is er toch geen reflectie in het beeldscherm van je computer.

Els Broeckx

2 OM

Aj. 2013-2014


Soort kantoor Bij het inrichten van een werkomgeving moet je ook rekening houden met het dieptezicht. We rekenen op minimaal 2 meter dieptezicht, het plaatsen van een bureau tegen een wand is dus niet optimaal. Vanuit psychologisch standpunt gezien, is het ook belangrijk om geen deur of doorgang achter een bureau in te plannen. Het gevoel dat mensen meekijken op het beeldscherm kan voor de medewerker een onaangenaam gevoel geven, maar ook vertrouwelijke informatie kan voor iedereen leesbaar zijn. Een kantoorruimte moet voldoende privacy bieden en je moet je goed kunnen concentreren om je taken uit te voeren. Daarom kies ik voor het kantoorlandschap in te delen in combinatiekantoren. Werknemers kunnen discreter omgaan met de klanten, ze zijn minder snel afgeleid en kunnen zich bovendien beter concentreren omdat er geen achtergrondlawaai is en ze geen flarden van (telefoon)gesprekken opvangen. Een combinatiekantoor biedt dus de mogelijkheid om zowel in teamverband te werken (samenzitten), als apart te kunnen gaan zitten i.v.m. discrete informatie of met bv. een klant/leverancier. Daardoor geeft het een aangenmare werksfeer voor de werknemer en voelt hij zich meer thuis, waardoor er een verhoogde productiviteit kan optreden. Het is een win-win situatie.

Els Broeckx

2 OM

Aj. 2013-2014


Bovenstaande afbeelding is een perfect voorbeeld plattegrond van een combinatiekantoor. De cijfers zijn de kantoren/bureaus waar de medewerkers kunnen (samen)werken. Mocht er een klant/leverancier langskomen, kan de medewerker zich verplaatsen naar bv. J, L, 19-21, enz. Om een rustig en ontspannen gesprek aan te gaan is het ook mogelijk om dat te laten doorgaan in L. Om de klanten te ontvangen zou ik nog altijd een receptie inrichten waar een drankje aangeboden wordt aan de klant/leverancier. Aan de receptie zouden ook balpennen en notitieblokjes liggen en meegegeven worden met het logo op.

Kleuren Om de kleuren van de huisstijl te betrekken in de kantoorinrichting zou ik bv. de muren in kleuren van de huisstijl verven of in de muren en/of deuren kleuraccenten erin verwerken, want een feloranje muur is ook niet alles. Verder is het dan ook mogelijk om de muren in een totaal andere kleur te verven en de kleuren van de huisstijl te laten terugkomen in bv. het meubilair. Het moet wel subtiel gedaan worden, want overdaad schaadt. Een voorbeeld: een oranje zetel in het onthaal, een blauwe balie, enz.

Els Broeckx

2 OM

Aj. 2013-2014


Meubilair Zoals eerder vermeld, kan het meubilair dus enkele tinten van de huisstijl/huiskleur bevatten. Maar wat het belangrijkste is, is dat het meubilair ergonomisch en praktisch is. Werknemers die heel de dag aan de computer zitten, hebben behoefte aan een ergnomische bureau, bureaustoel. Zelf kunnen de werknemers ergonomisch werken door rechtop te zitten, het beeldscherm op de juiste hoogte te plaatsen en/of eventueel een verhoogje om hun voeten op te laten rusten. Verder kan het bedrijf ook inspanningen leveren door bv. een ergonomische computermuis aan te schaffen en een speciaal werkblad dat aan het toetsenbord is aangesloten om de polsen op te laten rusten en af en toe enkele stretchoefeningen. Zo vermijden de werknemers alvast rug- en nekklachten en is het comfortabeler werken.

Els Broeckx

2 OM

Aj. 2013-2014


Organisatie van een kantoor els broeckx 2 om