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ACTIVIDAD # 4 RETOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Bermúdez Quintero Elizabeth

UNIVERSIDAD EAN PROGRAMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA MERCADEO BOGOTÁ 2012

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ACTIVIDAD # 4 RETOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Tutor Joanna Paola Prieto Ruiz Profesional en Mercadeo y Publicidad

UNIVERSIDAD EAN PROGRAMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA MERCADEO BOGOTÁ 2012

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

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GLOSARIO

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1. OBJETIVOS

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2. ACTIVIDAD 1:

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2.1 Retos de la Comunicación Organizacional de ayer y hoy

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3. ACTIVIDAD 2:

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3.1 Matriz de medios de comunicación basados en Tecnología

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4. CONCLUSIONES

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5. BIBLIOGRAFÍA

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INTRODUCCIÓN

La influencia de las herramientas de comunicación basadas en tecnología en las organizaciones llevan a

adecuar el plan de comunicación teniendo en

cuenta su cultura organizacional, sin dejar a un lado su misión, visión y objetivos corporativos, logrando llegar al público objetivo tanto interno como externo aprovechando la Internet, las redes sociales, las herramientas ofimáticas, entre otras y la centralización cada vez mayor con el cliente a través de las tic´s, siendo estas nuestro estudio central durante el desarrollo de la guía 4, en la cual realizaremos un análisis profundo de las herramientas utilizadas en RADIO UNO 88.9 FM, los retos que deben enfrentar y que hacen parte de su planeación estratégica.

Observaremos como el plan de comunicación organizacional debe ser alineado con los objetivos corporativos y la influencia que tienen los medios de comunicación sobre los clientes, proveedores, directivos, empleados, haciendo que cumplan un papel activo dentro del desarrollo de las actividades, definiendo así el tipo de organización que se tiene, sus resultados y las metas planteadas, reflejándolo en su cultura organizacional.

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GLOSARIO

Plan de comunicación: Conjunto de estrategias que se realizan para el cumplimiento de los objetivos de la comunicación.

Planeación estratégica: Herramienta aplicada por las empresas para determinar su estado actual y las posibilidades de éxito en el futuro.

Identidad Corporativa: Es el conjunto de elementos propios de las organizaciones que indican hacia donde se dirige (misión, visión, valores, etc.).

Imagen: Lo que transmite la organización a los diferentes públicos. Idea que tienen los públicos sobre la organización. Comunicación organizacional:

Grupo

de

técnicas

y actividades de

comunicación orientadas hacia el intercambio de mensajes con sus públicos tanto a nivel interno como externo que ayudan al logro de objetivos.

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1. OBJETIVOS

 Conocer las principales herramientas TIC y cómo deben ser incorporadas al plan de comunicación.  Analizar el impacto de la incorporación de las TIC en los procesos organizacionales en especial los procesos de comunicación.  Identificar los nuevos retos de la C.O. en las organizaciones ante el advenimiento de la era de la información.  Describir las herramientas TIC utilizadas por RADIO UNO 88.9 FM que lograrán involucrar el público tanto interno como externo

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2. ACTIVIDAD 1

2.1 LOS RETOS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL DE AYER Y HOY

Las organizaciones hoy en día se enfrentan a nuevos retos en su forma de comunicarse ante los cambios que sufren en una sociedad que se basa en la información, dichos retos las lleva a realizar cambios estructurales dentro de los cuales se encuentran la comunicación virtual dejando un poco aislada la comunicación tradicional sin verse afectado su entorno tanto interno como externo.

La comunicación organizacional debe estar ligada a la cultura e imagen corporativa, siendo la base fundamental para el buen desarrollo de un efectivo plan de comunicación, sabiendo escoger y aplicar las herramientas de comunicación basadas en tecnología, las cuales traen como tendencia la Web 2.0 “como un camino a seguir, casi como una moda a imitar”, (Ocampo, Cristina. 2011, p. 225) evidenciando que las organizaciones se han venido adhiriendo de una manera satisfactoria a ella como un “código abierto”.

Este nuevo reto trae consigo, como lo citan en el capitulo 8 del libro Comunicación Empresarial de María Cristina Ocampo, una doble dimensión, la primera de monitoreo, dentro de la cual las organizaciones prestan atención ”a lo que de sus nombres, productos y marcas se dice en la Web 2.0” (Ocampo, Cristina. 2011, p. 226) y la segunda de aplicación, donde las organizaciones aprovechan los beneficios que trae la implementación y utilización de las

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herramientas de la Web 2.0 tanto a nivel interno como externo contribuyendo “al logro de fines comunicativos y organizacionales concretos” (Ocampo, Cristina. 2011, p. 226)

Ahora bien, las dos dimensiones descritas se complementan para que las organizaciones aprovechen las tecnologías Web 2.0, donde el protagonista es el consumidor, sumándole el social Media permitiendo que sus consumidores creen e intercambien sus contenidos, brindando la posibilidad de dar a conocer su cultura, productos, comprarlos o hasta incluso modificarlos a su necesidad y gusto. Tales contenidos se pueden establecer desde un Blog o hasta un video en Youtube.

Estos nuevos retos deben distinguirse entre la comunicación interna y externa, sin descuidar que el ámbito externo es mucho más abierto y difícil de controlar, donde la creación de blog, podcast, wikis, entre otros; tienen un gran potencial y múltiples aplicaciones con una gran versatilidad, permitiendo una interacción constante y en tiempo real con los consumidores, donde el reto es “educar a los públicos y conducirlos a un modelo participativo donde prime, a la vez el respeto y la comunicación franca” (Ocampo, Cristina. 2011, p. 227). Mientras que en el ámbito

interno se tienen limites y un mayor control, donde los

públicos son “definibles y, de alguna manera, más susceptibles de alinearse con la organización” (Ocampo, Cristina. 2011, p. 227), logrando facilitar el trabajo.

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Se observa entonces como la comunicación virtual se ha convertido en una estrategia clave, siendo las herramientas de la Web 2.0 un perfecto sistema de organización y confiabilidad, siendo el reto de la seguridad en la información, con un estricto seguimiento y el conocimiento teórico y práctico se vuelve fundamental, logrando una comunicación integral que permita la solución de problemas dinamizando la utilidad del tiempo.

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3. ACTIVIDAD 2

3.1 MEDIOS DE COMUNICACIÓN BASADOS EN TECNOLOGÍA

Estas herramientas tecnológicas de información son muy importantes en la comunicación organizacional, las cuales se constituyen como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes tanto a nivel interno como externo, permitiendo relaciones oportunas con empleados, clientes, usuarios y proveedores, así mismo influyen en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos para lograr

que las metas

de la organización se conviertan en realidad y se fortalezca su imagen e identidad corporativa.

En la siguiente matriz se observan los diferentes tipos tecnológicos que se utilizan en nuestro plan de comunicación en la emisora RADIO UNO 88.9 FM.

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3.1 MEDIOS DE COMUNICACIÓN BASADOS EN TECNOLOGÍA

MEDIO

ES CLAVE PARA EL PLAN SI

PAGINA WEB http://www.radio1.com.co/

POR QUE

NO

RADIO UNO CUENTA CON ESTA HERRAMIENTA

SI Este medio es clave para la interacción con el público tanto a nivel interno como externo, en la cual podrán tener contacto en línea con la emisora, ingresando a los programas radiales y participando en concursos, entre otros. Permite tener un lugar para el encuentro entre los individuos que buscan el intercambio de ideas e información que se logran plasmar en una misma red.

NO

SE REQUIERE INVERSIÓN SI

NO

Si baja

Se encuentra anexa dentro del plan de comunicación. Una página Web está compuesta por uno o varios documentos HTML relacionados entre sí mediante hipervínculos (enlaces).

INTRANET

Este medio permite una adecuada y mayor comunicación con el público interno, logrando involucrar a los integrantes de la organización, además de compartir recursos hardware y software de forma transparente entre las distintas áreas de trabajo.

No, ya existe

Esta herramienta está contemplada en el plan, sin ser muy costosa. Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales.

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CORREO ELECTRONICO

Conocido también como e-mail, es un servicio de red que permite a los usuarios de la organización enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente

Es una herramienta útil que permite interacción tanto a nivel interno como externo, en el cual se debe realizar una adecuada comunicación que refleje la cultura organizacional. Por medio de esta herramienta se puede enviar diferente información, no solo texto sino todo tipo de documentos digitales. Dada su eficiencia, conveniencia y bajos costos ha logrado ser una herramienta útil e indispensable para la comunicación organizacional.

No

Esta herramienta está contemplada dentro del plan. Herramienta utilizada por los distintos integrantes de RADIO UNO 88.9 FM y en general por todos los empleados de la compañía quienes se respaldan en estos sistemas para enviar directrices, mensajes, órdenes e información etc.

MENS. INSTANTANEA

Esta herramienta como su descripción lo dice, facilita la comunicación entre el público interno igual que en el correo electrónico, se le debe dar un buen manejo ya que su gran diferencia es que se da en tiempo real y puede llegar a bajar la productividad de los empleados.

No

Es un medio utilizado y contemplado en el plan de comunicación. Punto intermedio entre los sistemas de chat y los mensajes de correo electrónico, siendo programas regularmente gratuitos y versátiles, residen en el escritorio y, mientras hay una conexión a Internet, siempre están activos.

El programa implementado por RADIO UNO 88.9 FM es el Spark, el cual es para comunicación interna, que le permite especialmente al director de la emisora, el departamento de pautas y la dirección de emisoras musicales, enviar de manera rápida y oportuna, los mensajes para el buen funcionamiento de la emisora. Cabe anotar que este sistema está conectado con todos los departamentos tanto administrativos, operativos y comercial de RCN Radio.

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TELEFONIA IP

Esta herramienta surge como una alternativa a la telefonía tradicional, brindando nuevos servicios al cliente tanto interno como externo, con una serie de beneficios económicos y tecnológicos.

Si alta

Ayuda a simplificar la infraestructura de comunicación, logrando atender de una manera ágil los públicos internos y externos. Herramienta que reúne la transmisión de voz y datos, posibilitando la utilización de las redes informáticas para efectuar llamadas telefónicas. Tecnología encargada de cursar todo tipo de comunicación, ya sea de voz, datos o video, denominándose red convergente o red multiservicios

CAPACITACIONES (FOROS VIRTUALES)

Es un escenario de comunicación por internet, donde se propicia el debate, la concertación y el consenso de ideas, siendo una herramienta que permite publicar mensajes en cualquier momento, quedando visible para que otros usuarios que entren más tarde, puedan leerlo y contestar.

Se puede llegar a contemplar más adelante, teniendo en cuenta que su costo inicial es elevado.

Esta herramienta es importante para el plan de comunicación ya que permite tener espacios para las discusiones académicas que contribuyen al desarrollo del pensamiento crítico estratégico, desde los diálogos argumentativos y pragmáticos, así como el rol que juega cada integrante de la organización.

Si baja

Podría llegar a ser muy productiva para la comunicación externa, conociendo la opinión del público objetivo sobre actividades específicas que quisiera desarrollar la emisora, más adelante se tendrá en cuenta para su implementación a los clientes externos

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PODCAST

Se cuelgan audios para todos los visitantes a la página de RADIO UNO 88.9 FM

No

Esta herramienta no estaba contemplada dentro del plan Es un archivo de audio gratuito, que puedes descargar y oír en tu ordenador o en un reproductor MP3, como un iPod. Los archivos se distribuyen mediante un archivo rss, por lo que permite subscribirse y utilizar un programa para descargarlo y escucharlo cuando el usuario quiera.

TELEFONÍA CELULAR

Esta herramienta es clave para la comunicación con el público tanto interno como externo, permitiendo una comunicación rápida y oportuna.

Si media

Se debe tener cuidado con su implementación ya que se puede tomar como invasión a la privacidad del publico objetivo. Es un sistema de comunicación telefónica totalmente inalámbrica, donde los sonidos se convierten en señales electromagnéticas, que viajan a través del aire, siendo recibidas y transformadas nuevamente en mensaje a través de antenas repetidoras o vía satélite.

COMPUTADORES

Es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Una computadora es una colección de circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud, rapidez y de acuerdo a lo indicado por un usuario o automáticamente por otro programa tareas especificas.

Se requiere de una inversión mínima ya que se deben actualizar según la tecnología utilizada.

Esta herramienta es necesaria para el buen desarrollo de la labor diaria, se ha vuelto una herramienta indispensable en la era de las tecnologías y comunicación que vivimos actualmente. Son usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir información al público objetivo tanto interno como externo.

Si alta

Están contemplados dentro del plan, requiere inversión al momento de actualizarlos.

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REDES SOCIALES

Es una herramienta que permite la difusión rápida de información y un feedback con el cliente, siendo un factor calve para el éxito del plan de comunicación.

No

Esta herramienta se encuentra contemplada dentro del plan.

Es una gestión de contactos que permiten a sus trabajadores compartir sus “tarjeteros” para que todos dentro de la organización se puedan beneficiar de esa red social.

BLOG

Es un sitio Web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente.

STORIFY

En RADIO UNO 88.9 FM es utilizada para crear comunidad. Ayuda de una manera más pausada que el Twitter, analizar y observar puntos de vista, imágenes tanto de los oyentes como de las actividades de RADIO UNO 88.9 FM.

Es una herramienta que permite interacción con el público externo, publicando información de la empresa y permitiendo mayor socialización en tiempo real a muy bajo costo.

No

No se contempló dentro del plan pero es fundamental anexarlo, teniendo en cuenta que RADIO UNO 88.9 FM lo utiliza para conocer los puntos de vista de los locutores e integrantes de la emisora y comentarios de visitantes a la página y oyentes de la estación radial, teniendo en cuenta que su costo es mínimo, casi cero.

Es una herramienta muy útil para las distintas emisoras y por supuesto para Radio UNO 88.9 FM porque con ella se compilan una serie de historias de los oyentes y visitantes de su página para llevar el hilo de diferentes situaciones

No

Storify permite a cualquier persona agrupar en una única línea temporal la información proveniente de distintos servicios para construir una historia completa.

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VIDEO CAPS

Videos de lo hecho en los estudios y de lo curioso que se encuentra en You Tube.

No

Aplicación multimedial cargada de información que combina el audio y la imagen móvil, se puede descargar periódicamente para verse en un reproductor de audio y video.

WEB CAM

En ocasiones es utilizada para que los oyentes y visitantes a las páginas puedan observar en su computador lo que hacen los locutores, las visitas de los personajes, entre otros, registrados por una cámara de video instalada estratégicamente en los estudios.

Las webcams están diseñadas para enviar vídeos e imagen en vivo y grabados así como capturas de imagen a través de la red a uno o más usuarios

WEB 2.0

Esta herramienta se aplica dentro de las redes sociales y blog, donde la comunicación se efectúa con el público tanto interno como externo, descubriendo así quien es la empresa con sus valores y cultura organizacional. Esta herramienta es clave para el plan y se encuentra contemplada dentro del mismo, su inversión es mínima.

Esta Herramienta es una revolución en las relaciones sociales, un nuevo entorno donde el protagonista es el usuario, que ha dejado de ser un receptor pasivo de información para convertirse en un productor de contenidos propios

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4. CONCLUSIONES

La forma como el mundo evoluciona es a través de la tecnología y está demostrado con este ejemplo de RADIO UNO 88.9 FM, pero también en cada uno de los medios de comunicación organizacional que compartimos y utilizamos

diariamente en

nuestro campo laboral, como también en los que conocimos a través del desarrollo de esta actividad y de la unidad de estudio, son herramientas que permiten a las organizaciones desarrollar planes de comunicación estratégicos para ser muy competitivas y efectivas.

Además, conocer que no es solo internet, office, correo electrónico, twitter y Facebook los medios que nos permiten estar en contacto directo o desarrollar ideas de mejoramiento tanto en nuestras empresas como en el entorno en general, sino que esto lo podemos aprovechar para nuestra propia empresa, la “familiar”.

Podemos concluir que estamos entrando a un mundo de conocimiento tecnológico donde la limitante seguramente seremos nosotros mismos,

sino logramos

aprovechar esa llave que nos entregaron para abrir la puerta y que ahora lo único que debemos hacer es, entrar.

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5. BIBLIOGRAFÍA

Aguilera, Jorge. (2008) Gerencia Integral de Comunicaciones. Capítulos 6 y 7. Bogotá: Ecoe Ediciones Comunicación Empresarial. (2007) Plan Estratégico como Herramienta Gerencial. Capítulos 8 y 9. Centro de Investigaciones de la Comunicación Corporativa Organizacional CICCO. 2007. http://www.sitiosargentina.com.ar/webmaster/cursos%20y%20tutoriales/que_es_la_ mesajeria_instantanea.htm http://platea.pntic.mec.es/vgonzale/trabcolab_0910/archivos/_110/Tema_4.2.htm http://www.rlcu.org.ar/revista/numeros/02-02-Abril-2004/documentos/Arango.pdf http://manuelgross.bligoo.com/content/view/559850/Comunicacion-2-0-el-dominiode-los-usuarios.html http://www.radiouno.com.co/

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ACTIVIDAD NO 4  

ACTIVIDAD NO 4. ELIZABETH BERMUDEZ

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