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MANUAL DE CONTABILIDAD (PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN COSTA RICA)

Trabajo Comunal Universitario “MODERNIZACIÓN EN EL SISTEMA ADUANERO NACIONAL Y SU VINCULACIÓN CON LA 1 SOCIEDAD CIVIL”


Índice 1 1. CAPÍTULO I - CONTABILIDAD ..................................................................................................................................................... 4 1.1 CONCEPTOS GENERALES ......................................................................................................................................................... 5 1.1.1. ¿Para qué sirve la Contabilidad? ......................................................................................................................................... 5 1.1.2 ¿Por qué es importante tener un control contable en mi empresa?................................................................................ 5 1.1.3 Definiciones y Conceptos Generales ................................................................................................................................... 6 1.2. TÉCNICAS DE CONTABILIDAD ............................................................................................................................................... 10 1.2.1 Hipótesis Fundamentales de la Contabilidad.................................................................................................................... 10 1.2.2 El Catálogo de Cuentas ....................................................................................................................................................... 10 1.2.3 Registro de Activos ............................................................................................................................................................. 15 1.2.4 Registro de Pasivos ............................................................................................................................................................. 22 1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital) ................................................................................................ 26 1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias................................................................................................................... 28 1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Pérdidas ........................................................................................................................ 31 1.2.8 Registros de Diario .............................................................................................................................................................. 36 1.2.9 Registros de Mayor (Mayorización)................................................................................................................................... 38 1.2.10 El Ciclo Contable ............................................................................................................................................................... 40 1.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES ........................................................................................................................ 42 1.3.1 Archivo de Facturas de Venta. ........................................................................................................................................... 42 1.3.2 Archivo de Facturas de Compra. ........................................................................................................................................ 43 1.3.3 Archivo de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias Recibidas........................................................... 43 1.3.4 Archivo de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas........................................................... 44 1.4 registro DE DOCUMENTOS COMERCIALES ........................................................................................................................... 46 1.4.1 ¿Dónde registrar los documentos comerciales? .............................................................................................................. 46 1.4.2 ¿Cuando registrar los documentos comerciales?............................................................................................................. 47 1.4.3 Registro de Facturas de Ventas.......................................................................................................................................... 48 1.4.4 Registro de Facturas de Compras ...................................................................................................................................... 49 1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias Recibidas.......................................................... 51 1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas.......................................................... 52 1.5 OTROS REGISTROS CONTABLES ............................................................................................................................................ 53 1.5.1 Registros Directos en el Diario General ............................................................................................................................. 53 1.5.2 Asientos de Ajuste .............................................................................................................................................................. 54 1.5.3 Asientos de Cierre ............................................................................................................................................................... 60 1.5.4. Caso Práctico ...................................................................................................................................................................... 64 1.6 ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS .......................................................................................................................... 72 1.6.1 Elaboración del Balance de Comprobación ...................................................................................................................... 73 1.6.2 Elaboración del Estado de Resultados............................................................................................................................... 74 1.6.3 Elaboración del Estado de Cambios en el Patrimonio ...................................................................................................... 76 1.6.4 Elaboración del Balance General ....................................................................................................................................... 77 1.6.5 Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo.................................................................................................................... 80 1.6.6 Elaboración de las Notas a los Estados Financieros ......................................................................................................... 82 1.7 ELABORACIÓN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS ........................................................................................................... 83 1.7.1 Elaboración de Informes de Ventas ................................................................................................................................... 83 1.7.2 Elaboración de Informes de Costos ................................................................................................................................... 83 1.7.3 Elaboración de Flujos de Caja ............................................................................................................................................ 84 1.8 Interpretación y Análisis de Los Estados Financieros y Otros Informes ............................................................................. 95 1.8.1 Análisis Vertical ................................................................................................................................................................... 95 1.8.2 Análisis Horizontal............................................................................................................................................................... 95 1.8.3 Interpretación y Análisis del Estado de Resultados .......................................................................................................... 96 1.8.4 Interpretación y Análisis del Estado de Cambios en el Patrimonio ................................................................................. 98 1.8.5 Interpretación y Análisis del Balance General .................................................................................................................. 99 1.8.6 Cálculo e Interpretación de Razones Financieras ........................................................................................................... 101

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2 2. CAPÍTULO II CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO ................................................................................................... 111 2.1 Preparación de Información Financiera para efectos Tributarios .................................................................................... 112 2.1.1 Reporte de Ventas y Compras Mensuales ...................................................................................................................... 112 2.1.2 Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente .................................................................. 113 2.1.3 Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables ........................................................................................ 113 2.1.4 Cálculo de Impuestos Aduaneros .................................................................................................................................... 116 2.2 Elaboración y Presentación de Declaraciones Tributarias ................................................................................................ 119 2.2.1 Elaboración y Presentación de la D-104 Declaración Jurada del Impuesto sobre las Ventas ..................................... 119 2.2.2 Elaboración y Presentación de la D-101 Declaración Jurada del Impuesto sobre la Renta ....................................... 124 2.2.3 Elaboración y Presentación de la D-151 Declaración Resumen Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos ................................................................................................................................................................................................ 131 2.3 MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS .................................................................................................................................. 137

3 3. CAPÍTULO III CONTROL BANCARIO .................................................................................................................... 138 3.1 Servicios Bancarios ............................................................................................................................................................... 139 3.1.2 Transferencias Internacionales ........................................................................................................................................ 140 3.1.3 Normas de Seguridad y Cambio de Cheques .................................................................................................................. 140 3.1.4 Pago Automático de Planillas y Recibos .......................................................................................................................... 141 3.1.5 Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio ................................................................................................................. 142 3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS.............................................................................................................................................. 143 3.2.1 Conciliación Bancaria por Saldos Ajustados .................................................................................................................... 144 3.3 Decisiones de Inversión ....................................................................................................................................................... 148 3.3.1 ¿Qué debe hacer una empresa con sus dineros ociosos? ............................................................................................. 148 3.3.1 Apertura de Cuentas Corrientes ...................................................................................................................................... 139 3.4 decisiones de financiamiento .............................................................................................................................................. 150 3.4.1 ¿Cómo determinar cuándo se requiere financiamiento? .............................................................................................. 150 3.4.2 ¿En qué moneda se debe tomar el financiamiento?...................................................................................................... 150 3.4.3 ¿Cómo elegir cuál es la mejor opción bancaria para el financiamiento? ..................................................................... 150 3.4.4 Cálculos importantes para evaluar un financiamiento .................................................................................................. 151

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1.CAPÍTULO CAPÍTULO I CONTABILIDAD ONTABILIDAD

Objetivos: Comprender la Importancia de aplicar la Contabilidad en la empresa. Describir y Explicar la Metodología para Contabilizar las Transacciones de una compañía. Describir la metodología para generar Informes y Estados Financieros. Describir las técnicas para interpretar y analizar los Informes y Estados Financieros.

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1.1 CONCEPTOS GENERALES

1.1.1. ¿Para qué sirve la Contabilidad?

La Contabilidad es la técnica para registrar todas las transacciones y eventos comerciales que diariamente efectúa una empresa, con el objetivo de almacenar dicha información para posteriormente preparar distintos reportes e informes financieros, los cuales serán importantes para:

Conocer y entender la situación financiera, desempeño y cambios en la posición financiera de la empresa.

Informar a los usuarios externos que requieren la información financiera de la empresa. Por ejemplo: Proveedores, Bancos, Inversionistas, El Estado, entre otros.

Preparar la información financiera para presentar a la Dirección General de Tributación Directa.

1.1.2 ¿Por qué es importante tener un control contable en mi empresa?

El tener un control contable en la empresa permitirá a los gerentes contar con una visión clara y oportuna de la situación financiera, desempeño y posición financiera en la que se encuentra la empresa, y de esta manera podrán explotar sus virtudes y corregir las deficiencias que reflejen los reportes financieros, lo cual guiará a la empresa a un crecimiento continuo y ordenado, y evitará que entre en peligro de quiebra.

Por otro lado, el tener la contabilidad al día es de vital importancia para solicitar financiamientos bancarios, ya que los Estados Financieros son uno de los requisitos 5


fundamentales que solicitan las entidades bancarias a la hora de tramitar un préstamo, ya que por medio de estos es que se evalúa la solidez financiera, tanto a corto como a largo plazo, de una empresa. Además, los estados financieros son necesarios para participar en muchas de las licitaciones públicas, las cuales pueden ser una buena oportunidad de mercado para las empresas.

Lo anterior sin dejar de lado, que los informes financieros son necesarios para preparar las declaraciones tributarias, y así tener la empresa apegada a la ley en cuanto a la declaración y pago de impuestos.

1.1.3 Definiciones y Conceptos Generales

Documentos Comerciales: •

Orden de Compra: Documento elaborado por el departamento de compras o bodega que informa y respalda la decisión de compra a un proveedor. Este documento debe contener como mínimo los siguientes datos: Membrete de la empresa, fecha, número de consecutivo, cantidades y descripción de los productos a solicitar, y especificaciones y condiciones de la compra, tales como forma de pago, lugar de entrega, y vigencia de la oferta. Este documento sirve para corroborar la veracidad y confiabilidad de las posteriores facturas.

Factura: Documento

que se emite cuando se realiza la venta, confirma el

despacho de las mercancías, o la prestación de los servicios, y solicita el pago de los mismos. •

Depósitos: Boucher emitido por el banco en el momento que se deposita dinero en una cuenta bancaria. Este contiene información importante para el registro contable, tal como fecha del depósito, monto, moneda y número de cuenta. 6


Recibo: Documento que se elabora en el momento que se paga una factura, el mismo sirve como comprobante.

El Cheque: Es una orden incondicional de pago girada contra un banco, a favor del beneficiario deseado, y pagadera a la vista.

Nota de Crédito: Documento elaborado por el proveedor para acreditar (reducir) el monto a pagar al cliente, esto por diversas razones, dentro de las cuales las más comunes son la devolución de mercancías o descuentos en precios.

Notas de Débito: Documento contraparte de la nota de crédito, o sea, se elabora para aumentar el monto a cobrar a un cliente, en el mismo se informa el motivo, por ejemplo, cargos por intereses moratorios ante falta de pago.

El Vale: Documento empleado como respaldo de entrega de dinero a empleados, por concepto de adelantos salariales o para gastos menores de la misma empresa, conocidos como gastos de caja chica.

Pagaré: Documento por medio del cual una persona promete incondicionalmente pagar a otra una cierta cantidad de dinero dentro de determinado plazo.

Letra de Cambio: Es un título valor por medio del cual una persona ordena incondicionalmente a otra el pago de una suma de dinero a la vista o a plazo. En la práctica, se utiliza como respaldo de la línea de crédito que le otorga un proveedor a un cliente.

Prenda: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real sobre un bien mueble con el objeto de garantizar una obligación propia o ajena.

Hipoteca: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real sobre un bien inmueble con el objeto de garantizar una obligación propia o ajena.

Acciones: Es un título mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio en una sociedad anónima. Representa partes iguales del capital social.

Certificados de Depósito a Plazo: Títulos Valores emitidos por los bancos en el momento que un cliente invierte una determinada cantidad de dinero a un plazo determinado, durante el cual el cliente no podrá disponer de los fondos, a cambio de obtener una rentabilidad mayor que las inversiones a la vista. 7


Bonos: Documento que representa la promesa de pagar una suma de dinero en la fecha vencimiento señalada, además de intereses periódicos a una tasa estipulada, sobre el valor nominal (impreso) del bono.

Información que suministran los Estados Financieros: •

Situación Financiera: Representa los recurso que posee o controla la empresa, su estructura financiera, su liquidez y solvencia, así como su capacidad para adaptarse a los cambios del ambiente en el que opera. Por ello se le llama “el espejo de la empresa”. Esta información es suministrada fundamentalmente por el Estado Financiero llamado Balance General, el cual se mostrará más adelante en este manual.

Desempeño: Se refiere a las ganancias generadas por las operaciones de la empresa, permite predecir la capacidad de la empresa para generar flujos de efectivo.

Cambios en la Posición Financiera: Revela la información referente a las actividades de financiamiento, inversión y operaciones de la empresa.

Elementos de los Estados Financieros: •

Activos: Son los recursos controlados por la empresa, de los cuales se espera obtener beneficios económicos futuros.

Pasivos: Es una obligación a la que le debe hacer frente la empresa, surgida por eventos pasados, que debe pagar a un vencimiento, aplicando recursos.

Patrimonio: Es la parte residual de los activos, una vez deducidos los pasivos. Por lo general lo componen, los aportes de los socios, y las utilidades acumuladas por la empresa. Por regla general el Patrimonio, también llamado Capital, es igual a los Activos, menos los Pasivos, o expresado de otra manera; Activos = Pasivos + Patrimonio

Ingresos y Ganancias: Son los beneficios

que surgen de la operación o el

desarrollo de las actividades de la empresa. Ejemplos de ingresos son las ventas, 8


alquileres, intereses, entre otros. La diferencia entre Ingresos y Ganancias, es que los Ingresos surgen producto de las operaciones normales y cotidianas de la empresa, mientras que las ganancias no son habituales, ni producto de las operaciones de la compañía. •

Gastos y Pérdidas: Son la contraparte de los ingresos, son necesarios para realizar las actividades de la operación de la empresa y así generar ingresos. La diferencia entre Gastos y Pérdidas, es que los Gastos surgen producto de las operaciones normales y cotidianas de la empresa, mientras que las pérdidas no son habituales, ni producto de las operaciones de la compañía.

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1.2. TÉCNICAS DE CONTABILIDAD Las técnicas de contabilidad se refieren a las reglas, metodología y estándares utilizados para contabilizar. Dichos parámetros son estándar en muchos países, y están dictados por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), complementados por las antiguas Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

1.2.1 Hipótesis Fundamentales de la Contabilidad La contabilidad debe ser tratada bajo dos supuestos o hipótesis fundamentales, alrededor de las cuales van a regir todas las políticas contables;

a) Base de Acumulación o Devengado (Causación): Se refiere a que los efectos de las transacciones y demás eventos se reconocen cuando ocurren y no simplemente cuando se recibe o paga efectivo, asimismo, se registran en los libros y se informan sobre ellos en los estados financieros de los periodos con los cuales se relacionan.

b) Negocio en marcha: Los estados financieros se preparan bajo el supuesto de que la empresa está en funcionamiento y continuará sus actividades de operación en el futuro, o sea, que no hay intención de liquidarla, ni quiebra.

1.2.2 El Catálogo de Cuentas La cuenta es el formato en el que se registran, de forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufre un valor del activo, pasivo o patrimonio, después 10


de realizado un hecho o evento económico en la entidad. Se puede decir que La Cuenta es la forma de clasificar las diferentes transacciones de la empresa. Y son importantes porque contienen la información que permite conocer los aumentos o las disminuciones, y determina los saldos de las mismas. La cuenta se compone de: •

Nombre de la Cuenta.

Monto del lado izquierdo, que se conoce como Débito, Cargo o Debe.

Monto del lado derecho, que se conoce como Crédito, Abono o Haber.

La diferencia entre los dos lados, que es el saldo de la cuenta, y puede ser de naturaleza débito o crédito.

Las cuentas se clasifican en: •

Cuentas Reales o de Balance: Son aquellas que representan bienes (activos), derechos y obligaciones de la empresa (pasivos), determinando su patrimonio. También puede decirse que son aquellas que forman parte de la ecuación contable, tienen duración permanente (saldo permanente), y su saldo siempre representa un valor tangible.

Cuentas Nominales o de Resultados: Son las que tienen su origen en las operaciones del negocio, determinando aumentos y disminuciones del patrimonio en razón de las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio o periodo correspondiente. Se denominan también cuentas transitorias porque su duración llega hasta la terminación de cada ciclo contable, momento en que deben cancelarse o saldarse contra la cuenta de Utilidades Retenidas. A este grupo perteneces los ingresos de operación, los gastos de operación o de ventas, también el costo de ventas o de producción, y los otros ingresos, gastos, ganancia y pérdidas que no son de operación.

Cuentas de Orden o de Memorando: Son cuentas que figuran en el balance general pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de la

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empresa prestan servicios especiales, como mercadería recibida en consignación, valores en custodia, entre otros.

El Catálogo de Cuentas o Cuadro de Cuentas reúne todas las cuentas antes mencionadas, aún el más pequeño sistema contable debe tenerlo.

El Catálogo de Cuentas es una lista que contiene el número (código) y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad de la empresa.

Este catálogo debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas y estas deben colocarse en el orden de las cinco partes o clasificaciones básicas: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.

Cada cuenta tiene su nivel o jerarquía, y su naturaleza. Los niveles de las cuentas se pueden asemejar a los niveles de cómo está estructurado un libro, por ejemplo, Capítulos, Temas y Subtemas. Igualmente pasa en el Catálogo de Cuentas, donde la primer jerarquía la representan las 5 partes básicas: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos, y luego estas se subdividen en clasificaciones y estas a su vez en sub-clasificaciones. Por ejemplo: Los ACTIVOS contienen una categoría llamada CAJA Y BANCOS, y esta a su vez dos subcategorías, una CAJA y otra BANCOS, solo estas dos últimas son las verdaderas Cuentas, y las únicas que van a recibir los movimientos y transacciones, los niveles superiores, como CAJA Y BANCOS y ACTIVOS solamente son los Títulos y solamente proporcionan los saldos acumulados (suma) de sus Sub-Categorías respectivas.

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Gráficamente se visualiza de la siguiente manera:

CÓDIGO 100-00-0000 100-01-0000

CUENTA ACTIVOS CAJA Y BANCOS

SALDO 25.000.000 25.000.000

100-01-0001

Caja

5.000.000

100-01-0002

Bancos

20.000.000

A la hora de asignar los códigos a cada cuenta se debe considerar la estructura y jerarquía de las cuentas. Por ejemplo, nótese como en el cuadro anterior las cuentas de ACTIVOS son las cuentas número cien: 100-XX-XXXX, luego para bajar al nivel inferior CAJA Y BANCOS se asigna la codificación y sub-categoría de cero uno: 100-01-XXXX, y por último, las cuentas se enumeran en consecutivo desde uno y hasta un disponible de 9999, ya que como se puede notar, en esta catalogación se dejó habilitado 4 dígitos para numerar las cuentas: 100-01-????

A continuación se presenta un Catálogo de Cuentas con las principales cuentas en las cuales las empresas realizan sus transacciones:

CUENTAS DE ACTIVOS Activos Circulantes Efectivo Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Gastos pagados por anticipado (diferidos) Inventarios Documentos por Cobrar Activos Fijos Terrenos Edificios Vehículos Maquinaria y Equipo de Trabajo

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Mobiliario y Equipo de Oficina Equipo de Cรณmputo Depreciaciรณn Acumulada Activos Intangibles Software Patentes Amortizaciรณn Acumulada

CUENTAS DE PASIVOS Pasivos Circulantes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto por Pagar Ingresos Cobrados por anticipado (diferidos) Retenciones y Provisiones Laborales Documentos por pagar, Corto Plazo Pasivos No Circulantes Documentos por pagar, Largo Plazo

CUENTAS DE PATRIMONIO Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal

CUENTAS DE INGRESOS Ingresos por Ventas Descuentos sobre Ventas Devoluciones sobre Ventas Ingresos por Intereses Otros Ingresos Ganancia en venta de activos Ganancia en diferencial cambiario

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CUENTAS DE GASTOS Compras Descuentos sobre Compras Devoluciones sobre Compras Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Financieros Otros Gastos Pérdidas en venta de activos Pérdidas en diferencial cambiario

En los siguientes subtemas, se definirá el formato y procedimiento para registrar las transacciones que afectan a cada cuenta del catálogo.

1.2.3 Registro de Activos Las cuentas de Activos son los recursos con los que cuenta la empresa, y por definición aumentan al Debe y disminuyen al Haber, gráficamente se define del a siguiente manera:

ACTIVOS Debe

Haber

(+)

(-)

A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Activos del catálogo:

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Cuenta (nombre de la cuenta):

EFECTIVO

Concepto

Dinero mantenido de manera física, en custodia de la misma

(descripción de que

empresa.

se ingresa en la cuenta):

Naturaleza (Saldo normal de la Al Debe cuenta):

Documentos de Soporte Comprobantes probatorios extendidos por terceros (bancos, (documentos físicos que contienen la información y deben ir adjuntos al registro de la transacción):

proveedores, pagadores, etc) sobre la entrega del dinero en efectivo. •

Cobros de dinero en efectivo.

Movimientos al Haber:

Pagos con dinero en efectivo.

(ejemplos de movimientos que se

Envío de depósito al banco.

Movimiento

al

Debe

(ejemplos de movimientos que se registran al Debe):

registran al Haber):

Cuenta:

BANCOS

Concepto:

Dinero mantenido como depósito en cuentas bancarias.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Boucher extendidos por la entidad bancaria, con la información del depósito realizado. Y salidas por medio de copia de cheques o transferencias bancarias.

Movimiento al Debe:

Movimientos al Haber:

Depósitos a la cuenta bancaria.

Créditos del banco, tales como intereses.

Cheques girados.

Transferencias bancarias a otras cuentas.

Débitos del banco, tales como comisiones, multas, etc.

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Cuenta:

INVERSIONES

Concepto:

Inversiones a la Vista o en Certificados de depósito a plazo mantenidos con entidades bancarias u otros.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

El Certificado o documento emitido por la entidad bancaria.

Movimiento al Debe:

Creación de la Inversión.

Aumento de la Inversión si fuera en Fondos (ganancia por fluctuación según el mercado)

Movimientos al Haber:

Retiro de la Inversión.

Disminución de la Inversión (pérdida por fluctuación según el mercado)

Cuenta:

CUENTAS POR COBRAR

Concepto:

Cuentas pendientes de cobro, sea por ventas, préstamos, etc.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

La Factura a crédito, o documento respectivo para cobro.

Movimiento al Debe:

Emisión de Factura a crédito.

Movimientos al Haber:

Cobro de factura a crédito.

Aplicación de Nota de Crédito (rebajo a la factura)

Cuenta:

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS)

Concepto:

Pagos realizados como adelanto, antes de recibir los servicios o mercancías. (Ej: Una señal de trato)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Recibo de dinero y/o factura que respalda el pago del adelanto.

Movimiento al Debe:

Realización del pago del adelanto.

Movimientos al Haber:

Recepción del Servicio o Mercancías.

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Cuenta:

INVENTARIOS

Concepto:

Mercancías en posesión y disposición de la empresa. Pueden ser suministros para uso propio, o mercadería para la venta.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Facturas de Compra para las entradas, y Boletas de Requisición (entrega de materiales) y/o Facturas de Venta para las salidas.

Movimiento al Debe:

Movimientos al Haber:

Compra de Mercancías.

Producción de Mercancías.

Venta de Mercancías.

Uso propio de Mercancías.

Daño u Obsolescencia de Mercancías.

Cuenta:

DOCUMENTOS POR COBRAR

Concepto:

Documentos por Cobrar (letras de cambio, pagarés, prendas, hipotecas) firmadas por terceros a favor de la compañía, como respaldo a deudas pendientes de cobro, producto de préstamos de dinero, deudas atrasadas, respaldo ante líneas de crédito para compras de mercancías o prestación de servicios, entre otros.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

El documento por cobrar firmado.

Movimiento al Debe:

Firma del Documento por Cobrar.

Movimientos al Haber:

Cobro del Documento por Cobrar (abono o cancelación)

Cuenta:

TERRENOS

Concepto:

Terrenos en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sería Inventario)

Naturaleza:

Al Debe

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Documentos de Soporte:

Contrato de Compra del Terreno.

Movimiento al Debe:

Adquisición de Terreno.

Movimientos al Haber:

Venta aislada de Terreno.

Disminución en el Valor de un Terreno ya en propiedad de la empresa.

Cuenta:

EDIFICIOS

Concepto:

Edificios y Construcciones en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Contrato de Compra del Edificio.

Movimiento al Debe:

Movimientos al Haber:

Adquisición de Edificio.

Construcción de Edificio.

Venta aislada y/o demolición de Edificio.

Cuenta:

VEHÍCULOS

Concepto:

Vehículos, Camiones (no maquinaria) en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Contrato de Compra y/o Factura de Compra del Vehículo.

Movimiento al Debe:

Adquisición de Vehículo.

Movimientos al Haber:

Venta aislada o desecho de Vehículo.

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Cuenta:

MAQUINARIA Y EQUIPO DE TRABAJO

Concepto:

Máquinas y Equipos en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y con características técnicas necesarias para realizar las operaciones de la empresa (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Factura de Compra de las Máquinas y/o Equipos

Movimiento al Debe:

Adquisición de Maquinaria y/o Equipos.

Movimientos al Haber:

Venta aislada o desecho de Maquinaria y/o Equipos.

Cuenta:

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

Concepto:

Mobiliario y Equipo en posesión y disposición de la empresa, para uso propio, tales como muebles, escritorios, mesas, sillas, archivos, entre otros (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Factura de Compra del Mobiliario.

Movimiento al Debe:

Adquisición del Mobiliario.

Movimientos al Haber:

Venta aislada o desecho del Mobiliario.

Cuenta:

EQUIPO DE CÓMPUTO

Concepto:

Equipo de Cómputo en posesión y disposición de la empresa, para uso propio, tales como computadoras, monitores, impresoras, equipos tecnológicos y de redes de datos, entre otros (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión)

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Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Factura de Compra del Equipo.

Movimiento al Debe:

Adquisición del Equipo.

Movimientos al Haber:

Venta aislada o desecho del Equipo.

Cuenta:

DEPRECIACIÓN ACUMULADA

Concepto:

Contra-cuenta de Activos Fijos, la cual disminuye el monto del valor de los activos, a lo largo de su vida útil. Existe una cuenta de depreciación acumulada para cada activo fijo: terrenos, edificios, maquinaria, etc.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste)

Movimiento al Debe:

Reversar un error en un registro de depreciación.

Movimientos al Haber:

Registro de la depreciación de un activo.

Cuenta:

SOFTWARE

Concepto:

Activo Intangible (no físico), software adquirido para automatizar las operaciones de la empresa.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Factura de Compra del Software.

Movimiento al Debe:

Adquisición del Software.

Movimientos al Haber:

No existen transacciones regulares a registrar al haber.

Cuenta:

PATENTES

Concepto:

Activo Intangible (no físico) referente a un derecho de la empresa. Por ejemplo, derecho a funcionamiento por medio de la Patente Municipal.

Naturaleza:

Al Debe

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Documentos de Soporte:

Certificado del Derecho adquirido.

Movimiento al Debe:

Adquisición del derecho.

Movimientos al Haber:

Uso del derecho adquirido, en caso que se agote en cierta cantidad de tiempo.

Cuenta:

AMORTIZACIÓN ACUMULADA

Concepto:

Contra-cuenta de Activos Intangibles, la cual disminuye el monto del valor de los activos, a lo largo de su vida útil. Funciona bajo la misma metodología de la depreciación acumulada. Existe una cuenta de amortización acumulada para cada activo intangible: patente, software, etc.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste)

Movimiento al Debe:

Reversar un error en un registro de amortización.

Movimientos al Haber:

Registro de la amortización de un activo intangible.

1.2.4 Registro de Pasivos Las cuentas de Pasivos – contario a los Activos - por definición disminuyen al Debe y aumentan al Haber, representan las deudas a las que debe hacer frente la empresa, y gráficamente se define del a siguiente manera:

PASIVOS Debe

Haber

(-)

(+)

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A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Pasivos del catálogo:

Cuenta:

CUENTAS POR PAGAR

Concepto:

Cuentas adeudadas por compras a crédito

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Factura de compra a crédito para los incrementos, y recibos de pago y/o cheques o transferencias de pago, para las disminuciones.

Movimiento al Debe:

Movimientos al Haber:

Pagos y disminuciones de la cuenta.

Devoluciones o Descuentos a la cuenta.

Creación de la cuenta.

Aumentos por cargos a la cuenta (multas, intereses, etc.)

Cuenta:

GASTOS POR PAGAR

Concepto:

Cuentas adeudadas por gastos a pagar futuros

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Factura de compra o eventualmente ninguno.

Movimiento al Debe:

Pagos del gasto por pagar.

Movimientos al Haber:

Creación del gasto por pagar.

Cuenta:

IMPUESTOS POR PAGAR

Concepto:

Adeudos por concepto de impuestos tributarios. Por lo general pueden ser impuestos sobre la renta, la diferencia a pagar por la recaudación del impuesto sobre las ventas, o impuestos municipales sobre bienes inmuebles.

23


Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Documento de cobro del impuesto, declaraciones, recibos, notificaciones, entre otros.

Movimiento al Debe:

Pagos del impuesto por pagar.

Movimientos al Haber:

Creación del impuesto por pagar.

Cuenta:

INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS)

Concepto:

Cobros de dinero por adelantado a la prestación de los servicios o la entrega de las mercancías.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Recibos de dinero de los cobros por adelantado.

Movimiento al Debe:

Eliminación o disminución de los ingresos diferidos a la entrega de las mercancías o la prestación de servicios.

Movimientos al Haber:

Recepción del pago por adelantado.

Cuenta:

RETENCIONES Y PROVISIONES LABORALES

Concepto:

Provisiones creadas para pagos futuros de derechos laborales, tales como aguinaldo, vacaciones, etc.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Planillas de pago, con las cuales se pueden hacer las estimaciones de los derechos laborales futuros.

Movimiento al Debe:

Pago de los derechos laborales (disminuyen la provisión)

Movimientos al Haber:

Creación de las provisiones laborales.

24


Cuenta:

DOCUMENTOS POR PAGAR, CORTO PLAZO

Concepto:

Documentos por pagar (letras de cambio, pagarés, hipotecas, prendas) firmados producto de préstamos de dinero, a pagar a menos de 1 año de vencimiento.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

El Documento por Pagar firmado.

Movimiento al Debe:

Pago total o abono al documento por pagar.

Movimientos al Haber:

Firma del documento por pagar.

Cuenta:

DOCUMENTOS POR PAGAR, LARGO PLAZO

Concepto:

Documentos por pagar (letras de cambio, pagarés, hipotecas, prendas) firmados producto de préstamos de dinero, a pagar a más de 1 año de vencimiento.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

El Documento por Pagar firmado.

Movimiento al Debe:

Pago total o abono al documento por pagar.

Movimientos al Haber:

Firma del documento por pagar.

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1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital) Las cuentas de Patrimonio básicamente representan el aporte de socios y las utilidades acumuladas, y por definición disminuyen al Debe y aumentan al Haber, gráficamente se define del a siguiente manera:

PATRIMONIO Debe Haber (-)

(+)

A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Patrimonio del catálogo:

Cuenta:

CAPITAL SOCIAL, ACCIONES

Concepto:

Aporte de los socios de una Sociedad Anónima, dichos aportes pueden ser en efectivo, bienes, o cualquier otro recurso. Contempla, tanto los aportes iniciales como los posteriores, sobre los cuales se les entrega a cambio acciones, las cuales representan la participación sobre las utilidades de la empresa.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Documento generado como comprobante del aporte.

Movimiento al Debe:

Recuperación de acciones (acciones en tesorería)

Movimientos al Haber:

Aporte del socio.

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Cuenta:

UTILIDADES RETENIDAS

Concepto:

Utilidades (Pérdidas) acumuladas, las cuales pueden reinvertirse en la empresa o pagarse como dividendos a socios.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Ninguno

Movimiento al Debe:

Pérdida Neta de un periodo.

Traslado a Reserva Legal.

Capitalización de las Utilidades como aportes de Capital Social en una Sociedad Anónima. (Dividendos en acciones)

Pago de Dividendos (distribución de utilidades)

Gastos o Pérdidas no registradas de periodos anteriores, que no pueden ser registradas en el periodo en curso ya que no son parte de él.

Movimientos al Haber:

Utilidad Neta de un periodo.

Ingresos o Ganancias no registradas de periodos anteriores, que no pueden ser registradas en el periodo en curso ya que no son parte de él.

Cuenta:

RESERVA LEGAL

Concepto:

La Legislación vigente de Costa Rica, en su Código de Comercio, artículo 401, exige a las sociedades una Reserva Legal que se debe hacer de las Utilidades Retenidas, con el fin de restringir la distribución total de las mismas. La Reserva Legal debe ser del 5% de las Utilidades de cada periodo, hasta completar un 20% del Capital Social.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Ninguno

Movimiento al Debe:

Disminución de la Reserva Legal.

Movimientos al Haber:

Aumento de la Reserva Legal.

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1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias Las cuentas de Ingresos y Ganancias por definición disminuyen al Debe y aumentan al Haber, gráficamente se define del a siguiente manera:

INGRESOS Y GANANCIAS Debe Haber (-)

(+)

A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Ingresos del catálogo:

Cuenta:

INGRESOS POR VENTAS

Concepto:

Ingresos percibidos por las ventas de los bienes y servicios a los cuales se dedica la empresa. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el ingreso en el momento en que se tiene derecho a él, y no en el que se cobra)

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Factura de Venta

Movimiento al Debe:

Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos que sea una reversión por error en registro de una venta.

Movimientos al Haber:

Realización de la Venta

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Cuenta:

DESCUENTOS SOBRE VENTAS

Concepto:

Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan los descuentos por pronto pago y/o descuentos comerciales que se les reconocen a los clientes.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Nota de Crédito que emite la empresa.

Movimiento al Debe:

Registro del descuento sobre ventas.

Movimientos al Haber:

Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de un descuento sobre ventas.

Cuenta:

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS

Concepto:

Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan las devoluciones que realizan los clientes.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Nota de Crédito que emite la empresa.

Movimiento al Debe:

Registro de la devolución sobre ventas.

Movimientos al Haber:

Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de una devolución sobre ventas.

Cuenta:

INGRESOS POR INTERESES

Concepto:

Ingresos por Intereses a clientes morosos, o producto del rendimiento de Inversiones o Cuentas de Ahorro en los bancos.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

La factura en el caso de clientes, y el Certificado de Inversión para las inversiones en bancos.

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Movimiento al Debe:

Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversión por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Ingresos por Intereses.

Cuenta:

OTROS INGRESOS

Concepto:

Otros ingresos que no son parte de las operaciones normales de la empresa. Normalmente en esta categoría se incluyen las próximas dos cuentas a analizar.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Variado

Movimiento al Debe:

Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversión por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Registro del Ingreso.

Cuenta:

GANANCIA EN VENTA DE ACTIVOS

Concepto:

Ganancia producto de la venta ocasional de un activo, donde el precio de venta es mayor que el costo histórico menos la depreciación acumulada del activo.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

La factura o contrato de venta.

Movimiento al Debe:

Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversión por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Registro de la ganancia en la venta del activo.

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Cuenta:

GANANCIA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO

Concepto:

Diferencia positiva en el resultado de la conversión de una partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda local. Ejemplo 1: Disminución del Tipo de Cambio entre el momento de registro y pago de una deuda en moneda extranjera. Ejemplo 2: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Ninguno

Movimiento al Debe:

Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversión por un error en registro.

Movimientos al Haber:

Registro de la ganancia en diferencial cambiario

1.2.7 Registro en Cuentas de Gastos y Pérdidas Las cuentas de Gastos y Pérdidas por definición aumentan al Debe y disminuyen al Haber, gráficamente se define del a siguiente manera:

GASTOS Y PÉRDIDAS Debe Haber (+)

(-)

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A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Ingresos del catálogo:

Cuenta:

COMPRAS

Concepto:

Costo de las mercancías adquiridas con el fin de incorporarlas al Inventario para su posterior venta. La existencia de esta cuenta en el catálogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Periódico y no Permanente, diferencia que se explicará posteriormente en este manual.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Factura de Compra

Movimiento al Debe:

Ejecución de una compra de mercancías con el fin de revenderlas.

Movimientos al Haber:

Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos que sea una reversión por error en registro de una venta.

Cuenta:

DESCUENTOS SOBRE COMPRAS

Concepto:

Contra-cuenta de las Compras, representan los descuentos por pronto pago y/o descuentos comerciales que conceden los proveedores. La existencia de esta cuenta en el catálogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Periódico y no Permanente, diferencia que se explicará posteriormente en este manual.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Nota de Crédito que emite el proveedor.

Movimiento al Debe:

Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de un descuento sobre compras.

Movimientos al Haber:

Registro del descuento sobre compras.

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Cuenta:

DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS

Concepto:

Contra-cuenta de las Compras, representan las devoluciones de la empresa a los proveedores. La existencia de esta cuenta en el catálogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Periódico y no Permanente, diferencia que se explicará posteriormente en este manual.

Naturaleza:

Al Haber

Documentos de Soporte:

Nota de Crédito que emite el proveedor.

Movimiento al Debe:

Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de una devolución sobre compras.

Movimientos al Haber:

Registro de la devolución sobre compras.

Cuenta:

GASTOS OPERATIVOS

Concepto:

Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa con el fin del desarrollo de su actividad comercial. Y que van totalmente relacionados con la generación futura de ingresos.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Las facturas de compra de los gastos incurridos.

Movimiento al Debe:

Ocurrencia de un Gasto Operativo. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en él, y no en el que se paga)

Movimientos al Haber:

Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro.

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Cuenta:

GASTOS ADMINISTRATIVOS

Concepto:

Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa para organizarse administrativamente, y no van directamente relacionados con las operaciones y generación futura de ingresos.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Las facturas de compra de los gastos incurridos.

Movimiento al Debe:

Ocurrencia de un Gasto Administrativo. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en él, y no en el que se paga)

Movimientos al Haber:

Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro.

Cuenta:

GASTOS FINANCIEROS

Concepto:

Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa para financiarse por medio de deuda con terceras personas (prestamistas, bancos, financieras, etc.) Generalmente incluyen los gastos por intereses y las comisiones bancarias.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Documento extendido por el beneficiario de la deuda.

Movimiento al Debe:

Ocurrencia de un Gasto Financiero. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en él, y no en el que se paga)

Movimientos al Haber:

Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro.

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Cuenta:

OTROS GASTOS

Concepto:

Otros gastos que no son parte de las operaciones normales de la empresa. Normalmente en esta categoría se incluyen las próximas dos cuentas a analizar.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Variado

Movimiento al Debe:

Registro del Gasto.

Movimientos al Haber:

Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro.

Cuenta:

PÉRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS

Concepto:

Pérdida producto de la venta ocasional de un activo, donde el precio de venta es menor que el costo histórico menos la depreciación acumulada del activo.

Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

La factura o contrato de venta.

Movimiento al Debe:

Registro de la pérdida en la venta del activo.

Movimientos al Haber:

Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro.

Cuenta:

PÉRDIDA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO

Concepto:

Diferencia negativa en el resultado de la conversión de una partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda local. Ejemplo 1: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de registro y pago de una deuda en moneda extranjera. Ejemplo 2: Disminución del Tipo de Cambio entre el momento de

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registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera. Naturaleza:

Al Debe

Documentos de Soporte:

Ninguno

Movimiento al Debe:

Registro de la pérdida en diferencial cambiario

Movimientos al Haber:

Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro.

1.2.8 Registros de Diario

El Diario General es el control, sea manual o electrónico, en el cual se registran todas las transacciones comerciales que lleva a cado una empresa. Es llamado también Asiento Contable. Las transacciones deben registrarse en orden cronológico, en moneda local, y debe contener información tal como:

Fecha de la Transacción

Cuentas Contables que afecta

Descripción o Detalle

Montos que corresponden a cada cuenta.

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El formato del Diario General es el siguiente:

Fecha

Cuenta o Detalle

Referencia

Débitos (Debe)

Cuenta 1 Cuenta 2

Créditos (Haber)

0.00 0.00

-----------------o---------------

(nota: pueden haber varias cuentas con montos al debe y varias al haber, siempre y cuando la suma de cada columna sea la misma, para mantener el principio contable de partida doble. Por ello no necesariamente va a haber una sola cuenta de cada lado.)

El anterior formato se completa de la siguiente manera:

Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transacción, indicando día, mes y año. El mes y el año no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar uno nuevo, o cambiar de página.

Columna Cuenta y Detalle: Se especifica el nombre de la cuentas afectadas en el siguiente orden; aquellas cuentas que van a ser debitadas se escriben en las primeras líneas del asiento y se escribe el nombre de la cuenta totalmente alineado en el margen izquierdo (junto a la columna fecha). Mientras que la cuenta o cuentas a acreditar se escriben en las líneas debajo de los asiento débitos, igualmente alineados al margen izquierdo de la celda, pero dejando sangría, para denotar que sus montos van a afectar al Haber.

Referencia: Se anota el número de folio (número de página) del libro mayor en que se hizo el pase del dato al libro mayor. Cuando los montos de los débitos o créditos son transferidos a las cuentas del mayor (proceso que se explica más adelante en este manual) los folios de las cuentas del mayor se relacionan con esta columna, para proporcionar una referencia cruzada.

Débitos y Créditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las reglas de registros de cada cuenta.

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1.2.9 Registros de Mayor (Mayorización) Periódicamente, la información contenida en el diario general es transferida a las cuentas en el libro mayor para ser clasificada y posteriormente ser utilizada en la preparación de los estados financieros. El libro mayor es el resumen de aplicaciones al debe y/o haber de cada cuenta del catálogo, es un medio de acumular en un solo lugar la información referente a los cambios en una cuenta de activo, de pasivo o de patrimonio. El formato de cada folio (página) de este libro mayor es como el siguiente:

NOMBRE LA CUENTA (1 folio para cada cuenta) Fecha

Detalle

Débitos

Créditos

(Debe)

(Haber)

Ref.

Saldo

Saldo Inicial Ej: Aumento Activo

100 100

Ej: Disminución Activo

200 50

150

En el libro mayor se clasifican los cambios que ocurren por cada operación que afectó los recursos o fuentes de la empresa en cada transacción. Se utiliza una sección (folio) para cada una de las cuentas, siguiendo el orden del catálogo.

El anterior formato se completa de la siguiente manera:

Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transacción, indicando día, mes y año. El mes y el año no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar uno nuevo, o cambiar de página.

Columna Detalle: Breve explicación del origen de la transacción, por lo general no se utiliza, solamente si se desea dejar algún detalle importante.

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Referencia: Se utiliza para relacionar el número de la página del diario (folio) en el cual se registró la transacción, permitiendo así volver a la fuente de los asientos en caso de ser necesario revisar algún detalle.

Débitos y Créditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las reglas de registros de cada cuenta.

Saldo: Se actualiza luego de cada transacción para tener siempre el saldo actualizado de la cuenta. Para efectos prácticos por lo general se utilizan las llamadas “cuentas T” para obtener el monto del mayor de cada cuenta. Un ejemplo de mayorización por medio de cuenta T es el siguiente:

EFECTIVO Debe

Haber

500.000 (1) 75.000 (2) 50.000 125.000 700.000 539.000

(3)

(4)

(6)

111.000 (5) 161.000 (7)

(8)

Notas: (1) Saldo Inicial de la cuenta (o saldo final del periodo anterior, con el que inicia el actual periodo que se está contabilizando) (2) Cobro de una factura a un cliente, por 75.000, el cual cancela en efectivo. Esto genera un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que los activos aumentan al Debe. (3) Pago de Salarios en efectivo por 50.000. Esto genera una disminución del Efectivo, y se coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber. (4) Recuperación de una Inversión en Certificados de Depósito a plazo en el banco por 125.000. Esto genera un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que los activos aumentan al Debe.

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(5) Pago a un proveedor una factura adeudada por 111.000. Esto genera una disminución del Efectivo, y se coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber. (6) Suma de todas las transacciones que afectan el Debe. (7) Suma de todas las transacciones que afectan el Haber. (8) Diferencia Neta entre las casillas 6 y 7. O sea, el saldo actual de la cuenta.

1.2.10 El Ciclo Contable Se refiere a la ejecución de aquellos procedimientos contables empleados para registrar, clasificar y resumir la información contable. Y abarca todo el proceso de la contabilidad desde el proceso de las transacciones individuales en el diario, hasta la elaboración de los estados financieros. El término ciclo indica que estos procedimientos se deben repetir continuamente para permitir que la empresa prepare estados financieros nuevos y actualizados periódicamente.

En Costa Rica, por lo general estamos familiarizados con periodos contables anuales según los establecidos por la Dirección General de Tributación Directa, del 01 de Octubre de un año al 30 de Setiembre del año siguiente, pero esto no quiere decir que las empresas no emitan sus estados financieros de manera mensual, bimensual, trimestral, o con la regularidad que lo consideren necesario, para su toma de decisiones y/o presentación a diversos usuarios externos de los estados financieros, tales como prestamistas, entidades bancarias y financieras, proveedores comerciales, entidades gubernamentales, etc.

El ciclo contable se puede resumir de la siguiente manera: a) Ocurre un evento (transacción) económico que se registra. Dicha transacción se asienta en el diario en forma cronológica.

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b) Se Mayoriza (clasifican) los efectos de las transacciones comerciales en términos de cuentas especificas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. c) Se prepara un Balance de Prueba o también llamado Balance de Comprobación (el cual se explicará en una siguiente sección de este manual) para verificar la exactitud del proceso en la elaboración de los asientos de diario y la mayorización. d) Se preparan los Estados Financieros o resúmenes de los efectos de las transacciones comerciales en un conjunto.

El registro de las transacciones requiere 2 pasos:

Estudiar la Transacción (para determinar si se debe registrar, en que cuentas y con que montos)

La Transacción debe Asentarse (asiento de diario), Clasificarse (mayorización) y Resumirse (Elaboración de Estados Financieros)

Actualmente los sistemas computarizados pueden eliminar la necesidad de copiar y reorganizar la información que ya se ha registrado en el sistema, y puede ejecutar cálculos matemáticos, pero no pueden prescindir del personal que analiza y explica estos eventos de conformidad con los principios contables y los traduce en asientos de diario.

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1.3 ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES

El archivo de documentos comerciales se refiere al resguardo físico de estos con el fin de respaldar las transacciones registradas en el diario. Las maneras de archivar son diversas y variadas, tales como ampos, archivos, carpetas, entre otros, el objetivo es tener los documentos ordenados y clasificados, con el fin de su posterior búsqueda de manera rápida y práctica.

Existen muchos y diversos tipos de documentos comerciales, pero los principales cuatro documentos que están presentes en las transacciones de las empresas son los siguientes, y se pasan a explicar a continuación:

1.3.1 Archivo de Facturas de Venta.

Las facturas de venta constan de la factura original, la cual es entregada al cliente, y 2 copias, una para control de cuentas por cobrar en el caso de ventas a crédito, y la otra para archivar en orden consecutivo.

La copia destinada a control de cuentas por cobrar, es mantenida en un archivo ordenado por cliente y luego por número de factura, en el momento que el cliente paga la factura, se le adjunta el recibo de pago o documento de soporte que comprueba que se recibió el pago, y esto genera otro tipo de archivo. Por otro lado, la otra copia se archiva por consecutivo con el fin de búsqueda rápida de un número de factura en específico.

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1.3.2 Archivo de Facturas de Compra. Las facturas de compra son tramitadas por los proveedores. Si la compra fuese a contado se debe adjuntar al comprobante de pago, sea cheque emitido o transferencia bancaria. Pero si la compra fue a crĂŠdito, la factura de compra se archiva en el control de cuentas por pagar, se debe adjuntar la orden de compra, para corroborar que el autorizado en realidad solicitara la compra. Luego del pago, sea por transferencia o cheque, se adjuntan las facturas y se archiva en el control de pagos realizados.

1.3.3 Archivo de Recibos de Dinero, DepĂłsitos y Transferencias Bancarias Recibidas.

Respaldan el recibido de un pago de clientes, y se deben archivar con las facturas cobradas adjuntas.

Los depĂłsitos y transferencias bancarias que se realizan por concepto de cobro de clientes no se registran por si solos, el recibo de dinero es el documento que se le emite al pagador y que respalda la recepciĂłn de los fondos, este documento es el que se registra. Los recibos de dinero constan de 1 original, el cual se le entrega al cliente, y 2 copias, uno para adjuntar a las facturas cobradas, y otro para llevar un archivo consecutivo de todos los recibos emitidos.

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1.3.4 Archivo de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas.

Las tres formas más comunes de realizar pagos son los cheques, los depósitos bancarios y las transferencias bancarias.

Cheques: Antes de entregar los cheques se les debe sacar copia, y que la persona autorizada que retira el cheque la firme como recibo, al mismo tiempo se le debe solicitar al proveedor la entrega del recibo de dinero que respalda el pago realizado. Estos documentos son adjuntos a las facturas a cancelar y archivados en orden de consecutivo, clasificados por cada cuenta bancaria a la que corresponden los cheques emitidos.

Depósitos Bancarios: Se refieren a los depósitos realizados en cajas del banco a cuentas de terceros, por medio de efectivo o cheque. Si fuera por cheque debe adjuntarse al archivo del mismo el comprobante emitido por el banco.

Transferencias Bancarias: Actualmente esta modalidad está desplazando a las dos anteriores, ya que con el avance de la tecnología y el ahorro de tiempo que genera esta nueva modalidad las empresas ahorran costos, tanto de logística como de envíos al banco y emisión de chequeras, sin dejar de lado los tiempos de pago más oportunos. Dichas transferencias deben clasificarse por cada cuenta bancaria desde la que se transfiere y en orden cronológico, adjuntas a las facturas o comprobantes del monto a pagar.

Para ilustrar de una mejor manera la forma de archivar los principales documentos comerciales se presenta el siguiente diagrama; (se parte del hecho que el medio de archivar más común son los ampos)

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ARCHIVO DE DOCUMENTOS POR COBRAR (cada figura representa un Ampo) FACTURACIÓN DE VENTAS Facturas de Venta De la 4500 a 4800 •Se ordenan por Número de consucutivo.

Facturas de Venta por Cobrar ••Se clasifican por cliente. • •Luego se ordenan por Número de consucutivo

COBRO DE LAS FACTURAS DE VENTA POR COBRAR

Recibos de Dinero

Depósitos Recibidos

Del 1500 al 2000

De Abril a Mayo 2010

•Se ordenan por Número de consucutivo.

•Se Se ordenan en orden cronólogico. •Se Se adjuntan las facturas de cobro.

Tranasferencias Recibidas De Abril a Mayo 2010 •Se ordenan en orden cronólogico. •Se adjuntan las facturas de cobro.

FACTURAS DE COMPRA Facturas de Compra por Pagar •Se clasifican por proveedor. •Luego se ordenan por Número de consucutivo •Se adjunta la orden de compra firmada.

PAGO DE LAS FACTURAS DE COMPRA POR PAGAR Cheques Dólares Cuenta #123 BNCR

Cheques Colones Cuenta #456 BNCR

Del # 1000 al 1500

Del # 900 al 1000

•Se ordenan por Número de consucutivo. •Se lleva el control de 1 ampo por cada cuenta. •Se adjuntas las facturas a pagar

•Se Se ordenan por Número de consucutivo. •Se Se lleva el control de 1 ampo por cada cuenta. •Se Se adjuntas las facturas a pagar

Depósitos Realizados De Abril a Mayo 2010 •Se ordenan en orden cronólogico. •Se adjuntan las facturas a pagar. •Se adjunta en comprobante emitido por el banco.

Transaferencias Realizadas De Abril a Mayo 2010 •Se ordenan en orden cronólogico. •Se adjuntan las facturas a pagar. •Se adjunta en comprobante emitido por el banco.

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1.4 REGISTRO DE DOCUMENTOS COMERCIALES En este apartado se mostrará cómo se registran las transacciones producto de los cuatro principales documentos comerciales. Cabe destacar que la mayoría de las transacciones de una empresa se derivan de estos documentos, de ahí, la importancia de registrarlos de la manera correcta.

1.4.1 ¿Dónde registrar los documentos comerciales?

Los documentos comerciales, o en todo caso, todas las transacciones, deben ser registradas en el libro de diario general, y posteriormente hacer los pases al mayor, todo esto mediante la metodología estudiada en los subtemas 1.2.8 y 1.2.9

Si bien es cierto, esto es lo que dicta la regla, en la práctica el llenado de los libros contables legalizados por la Dirección General de Tributación Directa, solamente se realiza para fines de cumplimiento tributario, ya que actualmente la mayoría de las empresas cuentan con software contables que simplifican el registro de transacciones, y a partir de estas mayorizan automáticamente los movimientos y hasta resumen la información en informes, reportes o estados financieros programados.

Desde el punto de vista práctico, cuando una pequeña empresa inicia operaciones y no cuenta con el presupuesto para invertir en un software contable, puede apoyarse primeramente en los libros legales y las hojas de cálculo como Microsoft Excel, pero la recomendación es que a corto plazo debe invertir en un Programa Informático de Contabilidad que vaya acorde con las necesidades de la empresa, no necesariamente debe ser muy sofisticado. Dentro de los principales requerimientos que debe tener un software contable son los siguientes: 46


Ser Bimoneda: que se puedan registrar transacciones tanto en dólares como en colones, y que internamente el programa haga las conversiones de moneda.

Ser Multiusuario: que varios usuarios puedan utilizar el sistema.

Que Mayorice Automáticamente.

Que genere los reportes necesarios para la empresa (principalmente balance de comprobación, reportes de movimientos por cuenta, antigüedad de saldos, entre otros)

1.4.2 ¿Cuando registrar los documentos comerciales?

Las transacciones deben ser registradas el mismo día en que se realizan, no se pueden aplazar o cambiar las fechas, por ello se deben registrar en el mismo momento en que se producen ya que si no es así, y se produce en cierre o corte de periodo la transacción no podría ser registrada con la fecha correcta. Y habría que registrarla con fecha posterior, lo cual no es correcto, puesto que está afectando los resultados del periodo en curso, cuando en realidad son movimientos que se produjeron en periodos anteriores. Hay que tener cuidado con las cuentas de ingresos y gastos, ya que estas más bien deben ser hasta anticipadas y realizar asientos de ajuste, de acuerdo al subtema 1.2.1 de este manual.

A continuación se mostrará mediante ejemplos prácticos, como registrar las transacciones de los principales cuatro documentos comerciales.

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1.4.3 Registro de Facturas de Ventas

Se ejemplificará el registro de la siguiente factura de venta de la empresa ABC S.A.

EMPRESA ABC S.A.

Clientes: XXXX Dirección: Teléfono:

Cantidad

FACTURA DE VENTA

16/11/2010

Descripcion 1 Tornillos 3 Clavos 4 Varillas

Subtotal ₡3.000,00 ₡4.500,00 ₡6.000,00

Subtotal Impuesto Total

₡13.500,00 ₡1.755,00 ₡15.255,00

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El registro de la factura dependerá de si son ventas a crédito o contado. Para esta factura el registro de diario sería el siguiente: Fecha

Cuenta o Detalle

Referencia

16/11/10 Efectivo

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

15.255,00

Ingresos por Ventas Impuestos sobre Ventas

13.500,00 1.755,00

-----------------o---------------

Notas: • • •

Si las ventas fueran a crédito, en lugar de la cuenta “Efectivo” se debe usar la cuenta “Cuentas por Cobrar – Cliente XXXX” El Impuesto sobre ventas se cobran sobre los Bienes y Mercancías físicas, y para Costa Rica es del 13%. Si lo que factura la empresa son servicios, no debe recaudar impuestos sobre ventas.

1.4.4 Registro de Facturas de Compras

Para ejemplificar el registro de una factura de compra nos basaremos en la misma factura anterior, como si fuéramos el cliente XXXX, que le está comprando a la Empresa ABC S.A. Para determinar el registro debemos antes, definir lo siguiente: •

Si la factura es a crédito o contado.

Determinar si es un bien o servicio.

Determinar si la intención de la compra es ser el cliente final de la mercancía o servicio (si es de consumo inmediato o si es un activo); y si es una mercancía adquirida con el fin de revenderla o producir otros bienes para vender.

Si las mercancías fueran para revender; determinar si la valuación del inventario es bajo el método permanente (donde con cada compra o venta se actualizan las unidades en inventario) o método periódico, donde se registran las compras y ventas, pero no se lleva un control actualizado de unidades de inventario, sino que 49


para determinar el valor del inventario se debe hacer una toma física (conteo físico de inventario). Para efectos de este manual se asume un método de valuación de inventario periódico, ya que este es más adecuado para una pequeña o mediana empresa, ya que no debe tener un estricto control automatizado, y por otro lado, la metodología para los registros contables es mucho más simple.

El registro de diario bajo el supuesto de que la compra es de mercancías para revender sería el siguiente: Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

16/11/10 Compras

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

13.500,00

Impuesto sobre Ventas

1.755,00

Efectivo ó Cuentas por pagar

15.255,00

-----------------o---------------

Y si fueran mercancías o servicios adquiridos con el fin de ser utilizadas por la empresa (cliente final) el registro sería el siguiente (en este caso se capitaliza el Impuesto sobre ventas, o sea, se incluye en el gasto): Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

16/11/10 Gastos por XXXXX

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

15.255,00

Efectivo ó Cuentas por pagar

15.255,00

-----------------o--------------Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Gasto, según sea el caso. Ej: “Gastos por Suministros”

Por otro lado, si la compra fuera de un Activo, o sea que el bien sea para uso de empresa, con el fin de ser utilizado para sus operaciones, y que sus beneficios sean futuros (en este caso se capitaliza el Impuesto sobre ventas, o sea, se incluye en el Activo): Fecha

Cuenta o Detalle

16/11/10 Activo XXXX Efectivo ó Cuentas por pagar

Ref

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

15.255,00 15.255,00

-----------------o--------------Nota: Las XXXXX simbolizan que puede ser cualquier Activo, según sea el caso. Ej: “Mobiliario y Equipo de Oficina”

50


1.4.5 Registro de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias Recibidas. Los recibos de dinero son el respaldo de que se recibió cierta cantidad de dinero por equis concepto. Los recibos de dinero se deben emitir independientemente del medio de pago que utilice nuestro cliente, sea pago con moneda en efectivo, en cheque, o por transferencia o depósito bancario.

A continuación se muestra un ejemplo de registro de recibo de dinero que cancela la factura anterior.

Recibo de Dinero:

RECIBO DE DINERO EMPRESA ABC S.A.

Recibí de:

Fecha:

20/11/2010

Cliente XXXX

La suma de: Quince mil doscientos cincuenta y cinco

₡15.255,00

Por concepto de: Pago de Factura # 00

Fima

Registro: Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

20/11/10 Efectivo ó Bancos Cuentas por Cobrar Cliente X

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

15.255,00 15.255,00

-----------------o---------------

Notas: • Si el pago es en efectivo se registra en esta cuenta, pero si fuera por cheque o por transferencia bancaria se debe registrar a la cuenta “Bancos”

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1.4.6 Registro de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas. El cheque:

CHEQUE

CHEQUE N° 1240-4

B AN CO

San José:

A pago a:

20/11/2010

Proveedor XXXX

La suma de: Quince mil doscientos cincuenta y cinco

₡15.255,00

Cuenta # 0000 Fima

El registro asumiendo que el cheque es por concepto de pago de una factura de compra ya registrada, y mantenida como cuenta por pagar, no se registra gastos ni compras, ya que estos quedaron registrados con la factura de compra:

Fecha

Cuenta o Detalle

20/11/10 Cuentas por Pagar Proveedor X Bancos

Ref

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

15.255,00 15.255,00

-----------------o---------------

Notas: • El mismo registro sería para pagos por medio de transferencias o depósitos bancarios de pagos de cuentas por pagar a proveedores.

52


Por otro lado, si el cheque fuera para comprar un Activo o pagar algún Gasto, del cual no se ha registrado factura de compra previamente, el asiento simplemente cambia su cuenta al Debe.

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

20/11/10 Activo XX ó Gasto XX

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

15.255,00

Bancos

15.255,00

-----------------o---------------

1.5 OTROS REGISTROS CONTABLES Existen muchos otros registros contables que no se generan por medio de documentos comerciales, sino que se deben tener presentes y generar el asiento que corresponde.

1.5.1 Registros Directos en el Diario General

Los registros directos en el diario son asientos que no necesariamente son respaldados con documentos o movimientos repetitivos de la empresa. Por lo general, no se pueden identificar por la existencia de una transacción, sino más bien son producto de transacciones anteriores. Los más comunes son los Asientos de Ajuste.

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1.5.2 Asientos de Ajuste

Son registros contables, que como su palabra lo dice, ajustan los saldos de cuentas contables que requieren de ajustes posteriores, en su gran mayoría ía son producto de transacciones que afectan ingresos y gastos en más de un mes (asumiendo que se hacen cortes de estados financieros mensuales), mensuales) se recomienda realizarlos al final de cada mes.

Las principales clasificaciones de Asientos de Ajuste son las siguientes:

(1) Asientos para distribuir Gastos Pagados por Adelantado

•Normalmente se registran para distrubuir el costo de un Activo adquirido, y que sus beneficios se esperan obtener durante varios periodos futuros. •Primero debe existir un Gasto Diferido (Pagado por Adelantado) •Ejemplo: Ejemplo: Seguros, Alquileres, Suministros de Oficina.

(2) Asientos para distribuir Ingresos Cobrados por Adelantado

•Normalmente se registran para distrubuir el cobro de un Ingreso futuro, del cual se piensa entregar el bien o servicio en periodos futuros. •Primero debe existir un Ingreso Diferido (Cobrado por Adelantado) •Ejemplo: Servicios cobrados por anticipado.

(3) Asientos para Registrar Gastos NO Contabilizados

•Gastos que aún no han sido registrados, pero en los que ya se incurrió. •Los asientos son para cargar el gasto en el mes respectivo que en realidad de consumió el gasto. •Ejemplo: Salarios acumulados por pagar, Intereses acumulados x Pagar

(4) Asientos para Registrar Ingresos NO Contabilizados

•Ingresos Ingresos que aún no han sido registrados, pero a los que ya se tiene derecho. •Los Los asientos son para cargar el ingreso en el mes respectivo que en realidad se ganó el ingreso. •Ejemplo: Intereses acumulados por Cobrar

Asiento de Ajuste para el Gasto por Depreciación y Amortización

•Ingresos Ingresos que aún no han sido registrados, pero a los que ya se tiene derecho.

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A continuación se mostrará mediante ejemplos prácticos el formato de registro de cada clase de Asiento de Ajuste:

1) Asientos para distribuir Gastos Pagados por Adelantado:

Se compran Suministros de Oficina para 3 meses por 3.000, el día 01-nov-10 Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

01/11/10 Suministros de Oficina (activo)

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

3.000,00

Bancos

3.000,00

-----------------o---------------

El día 30-nov-10 se ha consumido 1 mes de los 3 meses para los que se compraron los suministros, o sea, se ha consumido una tercera parte del pago por adelantado, 3.000 / 3 = 1.000 El asiento de ajuste es el siguiente: Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

30/11/10 Gastos por Suministros Oficina

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

1.000,00

Suministros d Oficina (activo)

1.000,00

-----------------o---------------

2) Asientos para distribuir Ingresos Cobrados por Adelantado:

El 15-nov-10 se cobran por adelantado 6 meses de alquiler de una máquina, por la cual se ganan 3000 por mes. Fecha

Cuenta o Detalle

15/11/10 Bancos Ingresos cobrados por Anticp

Ref

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

18.000,00 18.000,00

-----------------o---------------

55


El día 30-nov-10 se ha consumido 1/2 mes de los 6 meses de alquiler de máquina que se cobraron por adelantado. O sea el monto consumido es = 3.000 / 2 = 1.500 El asiento de ajuste es el siguiente: Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

30/11/10 Ingresos cobrados por Anticp

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

1.500,00

(Pasivo) Ingresos por Ventas

1.500,00

-----------------o---------------

3) Asientos para registrar Gastos no Contabilizados:

Al 30-nov-10 se conoce el monto de la planilla a cancelar el 01-dic-10, por 1.850,00 Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

30/11/10 Gastos por Salarios

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

1.850,00

Salarios por Pagar

1.850,00

-----------------o---------------

El día 01-dic-10 se procede con el pago de los salarios. Fecha

Cuenta o Detalle

01/12/10 Salarios por Pagar Bancos

Ref

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

1.850,00 1.850,00

-----------------o---------------

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4) Asientos para registrar Ingresos no Contabilizados:

El 01-nov-10 se adquiere una Inversión en Certificados de Depósito a Plazo, por 10.000, cuyos intereses son del 12% anual, pagaderos al final del periodo de 6 meses de la inversión. Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

01/11/10 Inversión en Títulos

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

10.000,00

Bancos

10.000,00

-----------------o---------------

El día 30-nov-10 se realiza el asiento de ajuste correspondiente (cálculo de intereses = (10.000 * 12%) / 12 = 100: Fecha

Cuenta o Detalle

30/11/10

Intereses acumulados por Cobrar

Ref

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

100,00

Ingresos por Intereses

100,00

-----------------o---------------

El asiento anterior se repite durante los siguientes 5 meses, hasta completar los 6 meses de vida del Certificado, a este día se recupera tanto la inversión como los intereses, el asiento sería el siguiente: Fecha 01/05/11

Cuenta o Detalle Bancos Inversión en Títulos Intereses acumulados por Cob

Ref

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

10.600,00 10.000,00 600,00

-----------------o---------------

57


Asiento de Ajuste para el Gasto por Depreciación y Amortización

La depreciación es el mecanismo utilizado para asociar el costo de un activo con los ingresos que este activo va a generar en un periodo de tiempo determinado, con el fin de que no quede un gasto inicial por la compra del activo, cuando en realidad los beneficios van a ser también posteriores al periodo actual.

Depreciación significa distribución sistemática del costo de un activo en la forma de gasto durante los periodos contables que componen su vida útil, por tanto, el término depreciación guarda su relación con el beneficio obtenido del activo y no únicamente con la pérdida de valor que surja de su utilización o deterioro físico.

Para cada uno de estos activos depreciables existe una contra cuenta de “Depreciación Acumulada Activo XXXX” que posee su saldo al haber, y se resta a la cuenta del activo respectivo para producir el valor neto que debe aparecer en el balance general. Esta cuenta se acredita mediante un asiento contra un débito a la cuenta “Gastos por Depreciación Activo XXXX” que se presentará en el Estado de Resultados junto a los demás gastos operativos.

Para comprender la fórmula de cálculo de la Depreciación debemos conocer los siguientes conceptos: •

Valor Histórico ó Valor de Adquisición: Valor al que se compró el Activo (incluyendo costos necesarios, transportes e impuestos).

Vida Útil: Cantidad de tiempo que se espera que el activo genere beneficios económicos.

Valor de Rescate o Valor Residual: Valor que se podría recuperar al deshacerse del activo, al final de su vida útil.

58


Hay varios métodos para calcular la depreciación, pero la más común y simple es la de “Línea Recta”, la fórmula es la siguiente:

(Costo de Adquisición – Valor Residual) / Años de Vida Útil = Depreciación Anual

Si se desea el cálculo de la depreciación mensual se divide entre 12. Las Amortizaciones siguen la misma metodología que las Depreciaciones, solamente es una distinción de nombre, ya que las Amortizaciones se aplican a Activos Intangibles, tales como Patentes, Software, entre otros.

Para ilustrar de una mejor manera el cálculo y registro de la depreciación, se muestra el siguiente ejemplo:

El 01-nov-10 la empresa compró un Equipo de Cómputo en 200.000, se estima que la vida útil del mismo sea de 5 años, con un valor residual de 20.000.

(Costo de Adquisición – Valor Residual) / Años de Vida Útil = Depreciación Anual (

200.000

- 20.000

) /

5

=

36.000

La depreciación anual es de 36.000, y por ende, la mensual de 3.000

El asiento de registro de la depreciación es el siguiente:

Fecha

30/11/10

Cuenta o Detalle

Gastos por Depreciación Equipo de Cómputo Depreciación acumulada Equipo de Cómputo

Ref

Débitos

Créditos

(Debe)

(Haber)

3.000,00 3.000,00

-----------------o---------------

59


1.5.3 Asientos de Cierre

Las cuentas ingresos, gastos, pérdidas y ganancias, son cuentas patrimoniales temporales, para ser más específico de utilidades retenidas, que se utilizan durante el periodo contable para clasificar y acumular ciertos cambios que afectan el patrimonio. Al final del periodo, o sea, el 30 de setiembre de cada año, se debe trasladar el saldo neto de estas cuentas a la cuenta de utilidades retenidas. Con esto, las cuentas temporales se reducen a cero de tal manera que estén listas para medir los ingresos y los gastos del siguiente periodo contable y poder realizar análisis y controles comparando un periodo con el anterior.

A continuación se tiene la siguiente lista de ingresos, gastos, pérdidas y ganancias del periodo que cierra al 30-set-10, y posteriormente se muestra como realizar el asiento de cierre:

60


Lista de Ingresos y Gastos al 30-set-10 DEBE INGRESOS Ingresos por Ventas Descuentos sobre Ventas Devoluciones sobre Ventas Ingresos por Intereses Otros Ingresos Ganancia en venta de activos Ganancia en diferencial cambiario GASTOS Compras Descuentos sobre Compras Devoluciones sobre Compras Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Financieros Otros Gastos Pérdidas en venta de activos Pérdidas en diferencial cambiario

HABER 15.000 200 100 2.450 1.000 3.500 500

5.820 350 150 4.500 2.000 950 700 100 300

El Asiento de Cierre de los Ingresos y Ganancias es el siguiente:

Fecha

30/09/10

Cuenta o Detalle

Ingresos por Ventas

Ref

Débitos

Créditos

(Debe)

(Haber)

15.000

Descuentos sobre Ventas

200

Devoluciones sobre Ventas

100

Ingresos por Intereses Otros Ingresos Ganancia en venta de activos Ganancia en diferencial cambiario Utilidades Retenidas

2.450 1.000 3.500 500 22.150

-----------------o---------------

61


Antes de realizar el Asiento de Cierre de Gastos y Pérdidas es necesario calcular el Costo de Mercadería Vendida, ya que este debe cerrarse en el siguiente asiento. (Se asume que había 1.500,00 en inventario inicial y con un nuevo conteo físico al 30-set-10 se estimo el inventario en 2.000,00

La fórmula del Costo de Mercadería Vendida es la siguiente: CMV = Inventario Inicial + Compras Netas – Inventario Final Donde Compras Netas = Compras Totales + Fletes s/Compras – Devoluc. s/Compras - Desc. s/Compras

Fecha

30/09/10

Cuenta o Detalle

Descuentos sobre Compras Devoluciones sobre Compras Inventario Final Costo de Mercadería Vendida

Ref

Débitos

Créditos

(Debe)

(Haber)

350 150 2.000 4.820

Inventario Inicial

1.500

Compras

5.820 -----------------o---------------

62


El Asiento de Cierre de los Gastos y Pérdidas es el siguiente:

Fecha

30/09/10

Cuenta o Detalle

Utilidades Retenidas Costo de Mercadería Vendida Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Financieros Otros Gastos Pérdidas en venta de activos Pérdidas en diferencial cambiario

Ref

Débitos

Créditos

(Debe)

(Haber)

13.370 4.820 4.500 2.000 950 700 100 300

-----------------o---------------

Como se puede observar en los asientos anteriores, el cierre de Ingresos contra Utilidades Retenidas fue de 22.150, mientras que el de Gastos 13.370. Esto quiere decir que las utilidades de este periodo fueron de 8.780.

63


1.5.4. Caso Práctico

A continuación se resolverá un caso práctico en una empresa comercial, con el fin de aplicar los procedimientos contables de registro y clasificación de las transacciones explicados en los puntos anteriores de este manual. Ejemplo que posteriormente permitirá mostrar el resumen de la información mediante Estados Financieros y otros informes.

La empresa El Sol S.A. es una empresa que se dedica a la comercialización de equipos de cómputo. Algunas de las políticas contables son:

Los edificios se toman a una vida útil de 50 años, y con un valor residual del 10% de su valor histórico o de adquisición.

Los vehículos se toman a una vida útil de 10 años, y con un valor residual del 20% de su valor histórico o de adquisición.

El Mobiliario y Equipo de Oficina se toma a una vida útil de 10 años, y sin valor residual.

El método para registrar el inventario es el Periódico.

La compañía no mantiene dinero en efectivo, todos los cobros los deposita en la cuenta bancaria, y todos los pagos se realizan desde la misma.

Las Inversiones se refieren a Certificados de Depósito bancarios, adquiridos el 30/ago/10, a una tasa de rendimiento del 12%, y con intereses pagaderos cada 3 meses.

64


Los saldos de las cuentas (balance de comprobación) al 31/ago/10 son los siguientes:

CUENTAS

DEBE

Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Gastos pagados por anticipado (diferidos) Inventarios Vehículos Depreciación Acumulada Vehículos Mobiliario y Equipo de Oficina Depreciación Acumulada Mob. Y Eq. Oficina

7.231.000,00

Patentes Amortización Acumulada Patentes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Retenciones y Provisiones Laborales Documentos por pagar, Largo Plazo Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal Ingresos por Ventas Ganancia en venta de activos Gastos por Salarios Operativos Gastos por Servicios Públicos Gastos por Salarios Administrativos Gastos por Intereses

1.000.000,00

HABER

2.500.000,00 4.725.435,00 500.000,00 1.565.000,00 2.000.000,00 200.000,00 500.000,00 50.000,00 800.000,00 2.965.790,00 900.300,00 675.555,00 2.000.000,00 3.500.000,00 1.398.790,00 700.000,00 10.200.000,00 500.000,00 1.670.000,00 444.000,00 1.105.000,00 650.000,00

Las transacciones del mes de setiembre 2010 fueron las siguientes:

01/set/10 - Los socios aportan ₡ 10.000.000 en efectivo que depositan inmediatamente en una cuenta corriente del Banco a nombre de la empresa. Además aportan un vehículo valorado en ₡ 5.000.000, un terreno de ₡ 5.000.000 con edificio de ₡ 15.000.000. También Mobiliario y equipo de oficina valorado en ₡ 3.500.000

65


02/set/10 - Se compra a crédito 20 equipos de cómputo para la venta, cuyo costo unitario es de ₡114.800 + impuestos de ventas.

04/set/10 - Se venden a crédito 10 equipos de cómputo en ₡ 285.000 + impuesto cada uno.

05/set/10 - Se pagan servicios públicos por ₡ 50.000

05/set/10 - Se devuelven 2 de los equipos de cómputo comprados el día 02/set/10

06/set/10 - Se venden al contado 5 equipos de cómputo en ₡ 285.000 + impuesto cada uno.

09/set/10 - Se compran al crédito 20 equipos de cómputo a un precio de oferta de ₡80.000 i.v.i (impuesto de ventas incluido)

15/set/10 - Se pagan salarios operativos por ₡1.100.000

15/set/10 - Se pagan seguros al INS por 300.000 que cubren 3 meses a partir de la fecha.

20/set/10 - Se venden 15 equipos de cómputo en ₡ 300.000 cada uno + impuesto de ventas, recibiendo la mitad en efectivo y la otra mitad al crédito.

29/set/10 - Se reciben directamente a la cuenta bancaria, 10.000 por concepto de intereses.

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SOLUCIÓN: Los asientos para registrar las transacciones son los siguientes: Fecha Cuenta o Detalle 01/09/2010 Bancos Vehículos Terreno Edificios Mobiliario y Equipo de Oficina Capital Social, Acciones Comunes -----------------o--------------02/09/2010 Compras Impuestos sobre Ventas Cuentas por Pagar -----------------o--------------04/09/2010 Cuentas por Cobrar Ingresos por ventas Impuestos sobre ventas -----------------o--------------05/09/2010 Gastos por Servicios Públicos Bancos -----------------o--------------05/09/2010 Cuentas por Pagar Devoluciones sobre Compras Impuestos sobre ventas -----------------o--------------06/09/2010 Bancos Ingresos por ventas Impuestos sobre ventas -----------------o--------------09/09/2010 Compras Impuestos sobre Ventas Cuentas por Pagar -----------------o--------------15/09/2010 Gastos por Salarios Operativos Bancos -----------------o--------------15/09/2010 Seguros pagados por anticipado Bancos -----------------o--------------20/09/2010 Bancos Cuentas por Cobrar Ingresos por ventas Impuestos sobre ventas -----------------o--------------29/09/2010 Bancos Ingresos por Intereses -----------------o---------------

Ref

Débitos (Debe) Créditos (Haber) 10.000.000,00 5.000.000,00 5.000.000,00 15.000.000,00 3.500.000,00 38.500.000,00 2.296.000,00 298.480,00 2.594.480,00 3.220.500,00 2.850.000,00 370.500,00 50.000,00 50.000,00 259.448,00 229.600,00 29.848,00 1.610.250,00 1.425.000,00 185.250,00 6.371.681,42 828.318,58 7.200.000,00 1.100.000,00 1.100.000,00 300.000,00 300.000,00 2.542.500,00 2.542.500,00 4.500.000,00 585.000,00 10.000,00 10.000,00

67


Posteriormente se analiza y registrar los asientos de ajuste necesarios al cierre de mes:

a) Asiento de ajuste para los ingresos por intereses de las inversiones: (2.500.000 * 12%) / 12

30/09/2010

Intereses por Cobrar Ingresos por Intereses

25.000,00 25.000,00

b) Asiento de ajuste para los gastos por seguros pagados por adelantado: ((300.000 / 3) / 30) * 15 días

30/09/2010

Gastos por Seguros Seguros pagados por anticipado

50.000,00 50.000,00

c) Asiento de depreciaciones de activos (incluyen tanto los activos adquiridos en meses anteriores, como los aportados en el mes):

Depreciación Vehículos: ((7.000.000 – (7.000.000 * 20%)) / 10) / 12 meses Depreciación Mobiliario Oficina: (4.000.000 / 10) / 12 meses Depreciación Edificio: ((15.000.000 – (15.000.000 * 10%)) / 50) / 12 meses

30/09/2010

Gastos por Depreciación de Vehículos Gastos por Depreciación de Mobiliario Of Gastos por Depreciación de Edificios Depreciación Acumulada de Vehículos Depreciación Acumulada de Mobilia Of Depreciación Acumulada de Edificios

46.666,67 33.333,33 22.500,00 46.666,67 33.333,33 22.500,00

68


La Mayorización o clasificación de las transacciones es la siguiente (incluye los saldos iniciales que vienen del balance de comprobación anterior):

Bancos

Inversiones

7.231.000

Gastos pag x adelantado

Cuentas por Cobrar

2.500.000

10.000.000 50.000

4.725.435

500.000

3.220.500

300.000

2.542.500

50.000

1.610.250 110.000 300.000 2.542.500 10.000 21.393.750

460.000

19.943.750

1.565.000

5.000.000

0

0

0

15.000.000

Deprec. Acum. Edificios 22.500

0

0

500.000 3.500.000

246.667 246.667

4.000.000 4.000.000

22.500 22.500

Mobiliario y eq Oficina

200.000 46.667

50.000

750.000

15.000.000

Deprec. Acum. Vehículos

2.000.000 5.000.000

800.000

15.000.000

5.000.000

Vehículos

0

Edificios

5.000.000

0

10.488.435 10.488.435

Terreno

1.565.000

7.000.000 7.000.000

0

2.500.000

Inventarios

1.565.000

2.500.000

Deprec. Ac. Mob y eq Of 50.000 33.333

0

0

83.333 83.333

69


Patentes 1.000.000

Amotiz acum. Patentes 800.000

Cuentas por pagar 2.965.790 2.594.480 259.448 7.200.000

0

800.000 800.000

259.448 12.760.270 12.500.822

Impuesto s/ Ventas x P 298.480 370.500 29.848 185.250 828.319 585.000 1.126.799 1.170.598 43.799

Retenc. y prov. laboral 675.555

Documento por Pagar LP 2.000.000

Utilidades Retenidas 1.398.790

Reserva Legal 700.000

1.000.000 1.000.000

0

0 1.398.790 1.398.790

0

0

675.555 675.555

700.000 700.000

0

2.000.000 2.000.000

Ingresos por Ventas 10.200.000 2.850.000 1.425.000 4.500.000

0 18.975.000 18.975.000

Gastos por Pagar 900.300

0

900.300 900.300

Capital Social, acciones 3.500.000 38.500.000

0

42.000.000 42.000.000

Ingreso por Intereses 10.000 25.000

0

35.000 35.000

70


Ganancia venta Activos 500.000

0

500.000 500.000

Gastos por Intereses 650.000

650.000 650.000

2.770.000 2.770.000

0

Gastos por Seguros 50.000

0

50.000 50.000

0

46.666,67 46.666,67

Gastos por Serv Publicos 444.000 50.000

494.000 494.000

Gastos Salarios Admin 1.105.000

0

0

8.667.681 8.667.681

0

Gastos Deprec Mobil Of 33.333,33

0

33.333,33 33.333,33

1.105.000 1.105.000

0

Devoluciones s/ compras 229.600

Compras 2.296.000 6.371.681

Gastos Deprec Vehiculos 46.666,67

Intereses por Cobrar 25.000

25.000 25.000

Gastos Salarios Operat 1.670.000 1.100.000

0

0

229.600 229.600

Gastos Deprec Edificios 22.500

22.500 22.500

0

71


1.6 ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS En este apartado se explicará cómo preparar los Estados Financieros, los cuales resumen los resultados de todas las transacciones, y permiten analizar la situación financiera de la empresa, los cuales apoyan la toma de decisiones de la gerencia.

Según la NIIF 1, los estados financieros completos constan de:

Balance General

Estado de Resultados

Estados de Cambios en el Patrimonio

Flujo de Efectivo

Notas a los Estados Financieros

Para efectos de presentación, cada estado financiero se compone de tres partes:

1) Encabezado: Aquí se incluye el nombre de la empresa, el nombre del estado o informe financiero, la fecha o periodo por el cual ha sido preparado y moneda. 2) Cuerpo: En esta parte se presentan los saldos de las cuentas, la relación y/o suma de las mismas. 3) Notas: Se incluye toda la información necesaria para un mejor entendimiento de la información financiera, relacionada con la presentación de algunas partidas, la revelación en cuanto al uso de las normas, entre otras.

Para efectos prácticos, se preparará los estados financieros de la empresa El Sol S.A. del caso práctico del apartado 1.5.4 de este manual.

72


1.6.1 Elaboración del Balance de Comprobación El balance de comprobación, por si solo no es un estado financiero, sino más bien es la forma de resumir los saldos del libro mayor, con el fin de tener la información para la elaboración de los estados financieros, además de corroborar que no haya errores en las cantidades registradas al debe y al haber, ya que las dos columnas deben sumar igual, por el principio de partida doble. Balance de Comprobación Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Intereses por Cobrar Gastos pag x adelantado Inventarios Terreno Edificios Deprec. Acum. Edificios Vehículos Deprec. Acum. Vehículos Mobiliario y eq Oficina Deprec. Ac. Mob y eq Of Patentes Amotiz acum. Patentes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto s/ Ventas x P Retenc. y prov. laboral Documento por Pagar LP Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal Ingresos por Ventas Ingreso por Intereses Ganancia venta Activos Gastos Salarios Operat Gastos por Serv Publicos Gastos Salarios Admin Gastos por Intereses Gastos por Seguros Compras Devoluciones s/ compras Gastos Deprec Vehiculos Gastos Deprec Mobil Of Gastos Deprec Edificios TOTALES =

₡19.943.750 2.500.000 10.488.435 25.000 750.000 1.565.000 5.000.000 15.000.000 ₡22.500 7.000.000 246.667 4.000.000 83.333 1.000.000 800.000 12.500.822 900.300 43.799 675.555 2.000.000 42.000.000 1.398.790 700.000 18.975.000 35.000 500.000 2.770.000 494.000 1.105.000 650.000 50.000 8.667.681 229.600 46.666,67 33.333,33 22.500 ₡81.111.366

₡81.111.366

73


1.6.2 Elaboración del Estado de Resultados

El estado de resultados en particular muestra el resultado de la operación (utilidad = Ingresos – Gastos) de un negocio dentro de un periodo dado, lo cual permite analizar las tendencias de cada uno de los rubros que lo componen, y las relaciones entre ellos. Por ejemplo, se puede analizar cuál ha sido el crecimiento de las ventas de este año en comparación con el anterior y la relación de este rubro con los demás gastos necesarios para producir estas ventas y principalmente con el costo de ventas. En él se listan todos los ingresos y gastos, calculando tres diferentes utilidades: primero, la utilidad bruta que es el resultado de restarle a las ventas netas, el costo de ventas; segundo, la utilidad de operación que se obtiene restando a la utilidad de bruta los gastos operativos de ventas y administrativos; y finalmente la utilidad neta antes del impuesto sobre la renta (que en Costa Rica por lo general es del 30%, ya que depende del nivel de ventas de la empresa) que aparece después de haber disminuido o aumentado la utilidad de operación con los otros gastos e ingresos no operativos como los intereses. Debe quedar claro sin embargo que los montos mostrados son el resultado de cálculos y estimaciones basadas en las Normas Internacionales de Información Financiera.

Existen varios métodos para el formato de determinar la utilidad, el más recomendado es el de “Pasos Múltiples” ya que detalla cada etapa del proceso de generación de la utilidad. Se divide en cuatro secciones: primero se calcula la utilidad bruta en ventas, luego la utilidad de operación, luego la utilidad antes y después del impuestos sobre la renta. Los gastos operativos se dividen en gastos de ventas y administrativos y se listan todas las partidas importantes que lo componen.

Para el ejemplo que se ha venido siguiendo, el estado de resultados es el siguiente:

74


El Sol S.A. Estado de Resultados Del 01-set-10 al 30-set-10 (en colones) INGRESOS Ingresos por Ventas

COSTO DE MERCADERIA VENDIDA Inventario Inicial Compras Devoluciones sobre Compras Inventario Final Costo de Mercadería Vedida

₡18.975.000

₡1.565.000 8.667.681 (229.600) 2.150.000 (₡7.853.081)

Utilidad Bruta Operativa

GASTOS Gastos Operativos Gastos Salarios Operat Gastos por Serv Publicos Gastos Deprec Vehiculos Gastos Deprec Mobil Of Gastos Deprec Edificios Gastos Administrativos Gastos Salarios Admin Gastos por Seguros Gastos Financieros Gastos por Intereses Otros Ingresos Ganancia venta Activos Ingreso por Intereses Utlidad Neta, antes de Impuestos Impuesto sobre la Renta (30%) Utlidad Neta, después de Impuestos

₡11.121.919

(₡2.770.000) (494.000) (46.667) (33.333) (22.500)

(₡3.366.500)

(1.105.000) (50.000)

(1.155.000)

(650.000)

(650.000)

500.000 35.000 6.485.419 (1.945.626) ₡4.539.793

75


1.6.3 Elaboración del Estado de Cambios en el Patrimonio

Muestra las variaciones realizadas en las cuentas correspondientes al patrimonio entre el periodo anterior y el cierre del periodo actual, para el ejemplo del El Sol S.A. el estado sería el siguiente:

El Sol S.A. Estado de Cambios en el Patrimonio Del 01-set-10 Al 30-set-10 (en colones)

Saldos Al 01-set-10 Aumento de Capital, aporte socios Utilidades del Periodo, después de Impuestos Dividendos Declarados Saldos Al 30-set-10

Capital Social, acciones ₡3.500.000 38.500.000

₡42.000.000

Utilidades Retenidas ₡1.398.790

Reserva Legal ₡700.000

4.539.793 (1.000.000) ₡4.938.583

₡700.000

TOTAL ₡5.598.790 38.500.000 4.539.793 (1.000.000) ₡47.638.583

76


1.6.4 Elaboración del Balance General

El Balance General o Estado de Situación muestran los saldos de las cuentas de activos, pasivos y patrimoniales a una fecha dada. El Balance General se ordena en su sección de activos de los más líquidos a los menos (líquidos significa la rapidez con que se pueden convertir en efectivo), y en su sección de pasivos de los más exigibles a corto plazo a los menos, y de igual manera los pasivos de largo plazo. Esto permite a los usuarios de la información contable determinar la solidez de la empresa y su liquidez. Además en él se puede observar cuál ha sido el aporte de los socios y qué tan apalancada (endeudada respecto a lo que tiene) se encuentra la compañía. Pero sus principales razones financieras se obtienen al analizarlo junto con el estado de resultado, para conocer la rotación del inventario, la antigüedad promedio de las cuentas, la utilidad por colón de activos, la utilidad por acción, etc. El análisis financiero de los estados sin embarro se estudiará en siguientes temas de este mismo manual. El Balance General debe estar clasificado, de acuerdo a los siguientes criterios:

Activos circulantes, propiedad planta y equipo, otros activos. Los activos circulantes se listan al principio de los activos en el balance general comenzando por los más líquidos. Si existe alguna restricción en su uso, no pueden clasificarse como circulantes pues no son activos disponibles para cancelar las partidas de pasivo circulante. Se definen como circulantes aquellos activos que se convertirán a efectivo, se venderán o consumirán en un plazo no mayor a un año o al ciclo de operación, el que sea más largo. Dentro de ellos tenemos en su orden: Efectivo y sus equivalentes, Cuentas por cobrar, Inventarios, gastos pagados por anticipado, y otras cuentas por cobrar.

77


Los activos fijos o propiedad, planta y equipo, son bienes muebles e inmuebles propiedad de la empresa que son utilizados en sus operaciones y de los que se espera obtener un beneficio futuro. No están disponibles para la venta, sino que se utilizan en la generación de ingresos. Dentro de esta categoría se lista primero el terreno y luego los activos depreciables. En "otros activos", se clasifican los activos fijos que no estén siendo utilizados en las actividades comerciales de la empresa, pero que aún tienen un valor futuro, las inversiones a largo plazo con fines específicos y los activos circulantes restringidos. También se pueden clasificar aquí los activos intangibles, como derechos de autor, derechos de marca, y patentes. Pasivos a corto y largo plazo Los pasivos son obligaciones contraídas por operaciones pasadas y que requieren un pago futuro en dinero, producto o servicios. Se clasifican como circulantes las que deben ser canceladas en un plazo no mayor a un año o al ciclo de operación, el que sea mayor, y se detallan en el Balance General de los más exigibles a los menos exigibles. Las cuentas por pagar, salarios por pagar, servicios cobrados por anticipado, anticipos de clientes, etc. son cuentas típicas de esta sección. Los pasivos a largo plazo son las hipotecas, documentos y otras deudas con plazos superiores a un año o al ciclo de operación. La porción a corto plazo de los pasivos a largo plazo debe reclasificarse como circulante. Patrimonio Dentro de las cuentas patrimoniales hemos estudiado dos: la cuenta de utilidades retenidas y la cuenta de capital social, sin embargo en la sección patrimonial del Balance General pueden aparecer superávit por revaluaciones de activos, por donaciones, reservas legales, etc.

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El Sol S.A. Balance General Al 30-set-10 (en colones) ACTIVOS Activos Circulantes Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Intereses por Cobrar Gastos pag x adelantado Inventarios Total Activos Circulantes = Activos Fijos Terreno Edificios Deprec. Acum. Edificios Vehículos Deprec. Acum. Vehículos Mobiliario y eq Oficina Deprec. Ac. Mob y eq Of Total Activos Fijos = Activos Intangibles Patentes Amotiz acum. Patentes Total Activos Intangibles = TOTAL ACTIVOS = PASIVOS Y PATRIMONIO Pasivos Pasivos Circulantes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto s/ Ventas x P Impuesto s/ Renta x Pagar Dividendos por Pagar Retenc. y prov. laboral Total Pasivos Circulantes = Pasivos No Circulantes Documento por Pagar LP Total Pasivos No Circulantes = Total Pasivos = Patrimonio Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal Total Patrimonio = TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO =

₡19.943.750 2.500.000 10.488.435 25.000 750.000 2.150.000 35.857.185 5.000.000 ₡15.000.000 (22.500) 7.000.000 (246.667) 4.000.000 (83.333)

1.000.000 (800.000)

14.977.500 6.753.333 3.916.667 30.647.500

200.000 200.000 ₡66.704.685

₡12.500.822 900.300 43.799 1.945.626 1.000.000 675.555 17.066.102 2.000.000 2.000.000 19.066.102

42.000.000 4.938.583 700.000 47.638.583 ₡66.704.685

79


1.6.5 Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo

El estado de flujos de efectivo es un resumen de los flujos de efectivo durante el periodo en cuestión. El estado proporciona un resumen de los flujos de efectivo operativos, de inversiones y de financiamiento de la empresa y los ajusta de acuerdo con los cambios en su efectivo y valores bursátiles durante el período. Primeramente se inicia con la Utilidad Neta del Estado de Resultados, y a esta se le suma los gastos que no fueron en efectivo, y se restan los ingresos que no fueron en efectivo. Posteriormente, se determinan las variaciones netas - incremento o disminución - de las partidas de Activos Circulantes y Pasivos Circulantes entre el periodo anterior y el actual, y las reglas de ajuste son las siguientes: Incremento de Activos

-

Se Resta la diferencia Neta.

Disminución de Activos

-

Se Suma la diferencia Neta

Incremento de Pasivos

-

Se Suma la diferencia Neta.

Disminución de Pasivos

-

Se Resta la diferencia Neta

El resultado anterior, determinado los flujos de efectivo generados (o usados) en las operaciones de la empresa. Luego, para determinar los flujos de efectivo generados (usados) en actividades de inversión, se determinan las adquisiciones y/o desecho de Activos Fijos. Y por último, para determinar los flujos de Financiamientos, se determinan los pagos o ingresos por préstamos y/o aportes de socios o pagos de dividendos. Para el caso que se ha venido analizando se presenta el siguiente estado, no se puede determinar con exactitud, ya que no se cuenta con los saldos de las cuentas al periodo anterior. 80


El Sol S.A. Estado de Flujos de Efectivo Para el periodo terminado a Setiembre 2010 (en colones)

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE OPERACIÓN Utilidad Neta del Periodo, después de Impuestos Ajustes por (partidas que no son en efectivo): Depreciaciones y Amortizaciones Retenciones y Provisiones Laborales Otros Gastos que no son en Efectivo Otros Ingresos que no son en efectivo (=) Utilidad Neta antes de cambios en Capital de Trabajo

(12.249.688) (6.931.840)

Cuentas por Cobrar Intereses por Cobrar Gastos pag x adelantado Inventarios Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto s/ Ventas x P Impuesto s/ Renta x Pagar Dividendos por Pagar

(10.488.435) (25.000) (750.000) (2.150.000) 12.500.822 900.300 43.799 1.945.626 1.000.000

Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento Incremento

₡4.539.793 102.500 675.555

Flujo de Efectivo Generado por Actividades de Operación

(₡3.954.728)

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE INVERSIÓN Adquisición de Activos Propiedad, Planta y Equipo Adquisición de Patente

Incremento (₡26.000.000) Incremento (1.000.000)

Flujo de Efectivo Usado por Actividades de Inversión

(₡27.000.000)

FLUJOS DE EFECTIVO ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO Documento por Pagar LP Aporte de Socios Pago Dividendos a socios

Incremento Incremento Incremento

₡9.898.478 42.000.000 (1.000.000)

Flujo de Efectivo Usado por Actividades de Financiamiento

₡50.898.478

Aumento Neto del Efectivo Efectivo al Principio del Periodo (01-oct-2009) Efectivo al Final del Periodo (30-set-2010)

₡19.943.750 ₡0 ₡19.943.750

81


1.6.6 Elaboración de las Notas a los Estados Financieros

En los estados financieros publicados se deben incluir notas explicativas para las cuentas importantes. Estas notas en los estados financieros proporcionan información detallada sobre las políticas, procedimientos, cálculos y transacciones contables en la preparación de los estados financieros. Los elementos comunes sobre los que tratan estas notas incluyen reconocimiento de ingresos, impuestos sobre la renta, desgloses de cuentas de activos fijos, condiciones de deuda y arrendamiento, así como contingencias. Los analistas profesionales de valores utilizan los datos de los estados y las notas para desarrollar estimaciones del valor de los valores que emite la empresa, y estas estimaciones influyen en las acciones de los inversionistas, y por lo tanto, en el valor de las acciones de la empresa.

82


1.7 ELABORACIÓN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS Aparte de los estados financieros formales existen diversos reportes importantes para el análisis gerencial de una empresa, entre otros, los más importantes son los reportes de Ventas, Costos y los Flujos de caja.

1.7.1 Elaboración de Informes de Ventas Los informes de Ventas sirven para segregar las ventas presentadas en el Estado de Resultados, probablemente en este estado solamente se presentó el monto total de los Ingresos por ventas, pero la gerencia debe analizar la información separada, por ejemplo, si la empresa tuviera varios segmentos de negocios, o si tiene varios locales, se pueden presentar los datos separados y compararlos entre ellos, además de analizar los datos históricos. Estos informes por lo general se deben preparar mensualmente.

1.7.2 Elaboración de Informes de Costos Los informes de Costos sirven para segregar los costos presentados en el Estado de Resultados, probablemente en este estado solamente se presentó el monto total de cada categoría de costos, pero la gerencia debe analizar la información separada, por ejemplo, dividir los costos por departamento, local, segmento de negocios de la empresa, y además se pueden analizar los datos históricos. Estos informes por lo general se deben preparar mensualmente.

83


1.7.3 Elaboración de Flujos de Caja El flujo de caja, más allá de ser un simple reporte, es un medio de control de flujo de efectivo con el que cuenta la empresa. El flujo de caja debe ser bien monitoreado, y sirve para utilizar los fondos de la manera más eficaz y oportuna posible.

Una empresa puede generar muchas utilidades, y ser muy rentable, pero lamentablemente, el flujo de caja es una limitante de crecimiento y decisiones financieras, y si no se controla debidamente, puede desembocar en una falta de liquidez de la empresa, no poder hacer frente a sus obligaciones con acreedores, laborales, entre otros, y en fin hasta puede llevar a una empresa a la quiebra.

El objetivo del flujo de caja es estimar a futuro, los flujos de caja disponibles, y así anticipar una posible falta de efectivo, y tomar las previsiones con anticipación, tales como solicitar financiamiento bancario, o bien informar sobre la necesidad de un aporte a los socios. Este no es el único fin del flujo de caja, a la inversa también debemos tener en cuenta que desde el punto de vista financiero los fondos ociosos no son un beneficio para la empresa, para optimizar su riqueza debe invertir los fondos para seguir generando rendimientos, mediantes el flujo de caja podemos evaluar la existencia de potenciales flujos de efectivo sobrantes.

Los flujos de caja deben estimarse mediante supuestos razonables derivados de búsqueda de información y/o datos históricos de la empresa, por ello se presenta el ejemplo del flujo de caja estimado de la empresa Grupo de Inversiones Sistemas de Red S.A. de los siguientes 3 años, a partir de Marzo 2010, por lo general se debe preparar el primer año segregado mensualmente y los siguientes totales anuales.

84


GRUPO DE INVERSIONES SISTEMAS DE RED S.A. FLUJO DE CAJA MENSUAL (Mar-2010 a Feb-2011) (en dรณlares US) Conceptos

Marzo

SALDO DE CAJA INICIAL

2009 2009 2009 $ 24.007 $ 29.472 $ 24.579

Ingresos Corrientes : Recuperaciรณn de Inversiones

Abril

Julio

Agosto

Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

2009 2009 2009 $ 67.156 $ 238.698 $ 282.619

2009 2009 $ 236.567 $ 267.659

Enero

Febrero

Totales $

2009 2009 2010 2010 $ 249.924 $ 178.457 $ 139.350 $ 164.451

0

0

0

0

0

0

0

Recuperaciรณn de Cuentas por Cobrar Clientes

182.386 174.456 255.206

392.206

230.100

159.500

309.500

239.500

177.500

177.500

177.500

177.500 2.652.854

Total de Ingresos Corrientes Ingresos Extraordinarios :

182.386 174.456 255.206

392.206

230.100

159.500

309.500

239.500

177.500

177.500

177.500

177.500 2.652.854

0

0

0

0

0

0

0

0

0

233.386 308.049 255.206

392.206

230.100

159.500

309.500

239.500

177.500

177.500

177.500

51.000 133.593

0

$ 24.007

0

Total de Ingresos Estimados

0

Junio

0

Prรฉstamos para Capital de Trabajo

0

Mayo

0

0

184.593

177.500 2.837.447

Egresos de Operaciรณn : Gastos Operativos

43.918

78.078

62.440

33.160

63.160

44.260

30.000

30.000

30.000

30.000

30.000

30.000

505.015

Gastos Administrativos Gastos Seguros

5.486 0

10.281 3.432

8.155 0

4.620 0

9.870 3.432

7.420 0

5.250 0

5.250 3.432

5.250 0

5.250 0

5.250 3.432

5.250 0

77.333 13.728

2.000 19.250

0 19.250

0 19.250

2.000 19.250

0 19.250

0 19.250

2.000 19.250

0 19.250

0 19.250

2.000 19.250

0 19.250

0 19.250

8.000 231.000

7.838

14.688

11.650

6.600

14.100

10.600

7.500

7.500

7.500

7.500

7.500

7.500

110.475

78.491 125.728 101.495

65.630

109.812

81.530

64.000

65.432

62.000

64.000

65.432

62.000

945.551

Gastos por Comisiones a Vendedores Gastos Fijos Enlaces Inalรกmbricos Gastos por Imprevistos Total Gastos de Operaciรณn Obligaciones Financieras y Otros : Cancelaciรณn Obligaciones con Bancos Posibles Inversiones en Nuevos Proyectos

8.537 0

14.922 0

14.922 0

14.922 0

14.922 0

14.922 100.000

14.922 100.000

14.922 100.000

14.922 0

14.922 0

14.922 0

161.631 300.000

Cancelaciรณn Obligaciones con Proveedores Adquisiciรณn de Activos Propiedad, Planta y Eq.

93.260 172.677 6.000 6.000

90.213 6.000

68.950 6.000

43.100 6.000

103.100 6.000

78.600 6.000

60.000 6.000

60.000 6.000

60.000 6.000

60.000 6.000

60.000 6.000

949.899 72.000

Cancelaciรณn Impuesto sobre las Ventas Cancelaciรณn Impuesto sobre la Renta

2.102 44.195

0 0

0 0

20.967 44.195

12.345 0

0 0

13.923 962

10.881 0

6.045 0

6.045 44.195

6.045 0

6.045 0

84.398 133.547

0

0

0

21.445

Cancelaciรณn Aguinaldos y Otros

3.872 0

0

0

0

0

0

0

0

21.445

0

Total de Obligaciones Financieras y Otros

149.429 187.214 111.135

155.034

76.367

124.022

214.407

191.803

186.967

152.607

86.967

86.967 1.722.920

Total de Egresos Flujo de Caja Mensual, Neto

227.921 312.942 212.630 5.465 -4.893 42.576

220.664 171.542

186.179 43.921

205.552 -46.052

278.407 31.093

257.235 -17.735

248.967 -71.467

216.607 -39.107

152.399 25.101

148.967 2.668.470 28.533 168.977

67.156

238.698

282.619

236.567

267.659

249.924

178.457

139.350

164.451

Saldo de Caja Inicial Saldo de Caja Acumulado

24.007

29.472

24.579

$ 29.472 $ 24.579 $ 67.156 $ 238.698 $ 282.619 $ 236.567

$ 267.659 $ 249.924

24.007

$ 178.457 $ 139.350 $ 164.451 $ 192.984 $ 192.984

85


GRUPO DE INVERSIONES SISTEMAS DE RED S.A. FLUJO DE CAJA ANUAL (Para los años 2011 y 2012) (en dólares US) Conceptos

Año 2011

Año 2011

Totales $

SALDO DE CAJA INICIAL

$ 192.984

$ 276.531

$ 192.984

Ingresos Corrientes : Recuperación de Inversiones Recuperación de Cuentas por Cobrar Clientes

300.000 2.826.000

500.000 3.148.200

800.000 5.974.200

Total de Ingresos Corrientes

3.126.000

3.648.200

6.774.200

Ingresos Extraordinarios : Préstamos para Capital de Trabajo

0

0

0

3.126.000

3.648.200

6.774.200

607.500 85.050 13.728 8.000 277.200 121.500

668.250 93.555 13.728 8.000 332.640 133.650

1.275.750 178.605 27.456 16.000 609.840 255.150

Total Gastos de Operación Obligaciones Financieras y Otros : Cancelación Obligaciones con Bancos Posibles Inversiones en Nuevos Proyectos Cancelación Obligaciones con Proveedores Adquisición de Activos Propiedad, Planta y Eq. Cancelación Impuesto sobre las Ventas Cancelación Impuesto sobre la Renta Cancelación Aguinaldos y Otros

1.112.978

1.249.823

2.362.801

179.064 500.000 850.500 72.000 109.863 194.458 23.590

216.101 0 935.550 72.000 123.938 213.904 25.949

395.165 500.000 1.786.050 144.000 233.801 408.362 49.539

Total de Obligaciones Financieras y Otros

1.929.475

1.587.442

3.516.916

Total de Egresos Flujo de Caja Mensual, Neto

3.042.453 83.548

2.837.265 810.935

5.879.717 894.483

Total de Ingresos Estimados Egresos de Operación : Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Seguros Gastos por Comisiones a Vendedores Gastos Fijos Enlaces Inalámbricos Gastos por Imprevistos

Saldo de Caja Inicial Saldo de Caja Acumulado

192.984

276.531

192.984

$ 276.531

$ 1.087.466

$ 1.087.466

86


Grupo de Inversiones Sistemas de Red S.A. Supuestos para el FLUJO DE CAJA proyectado Para el periodo del 01 marzo 2010 a 28 febrero 2011 (detalle mensual) Y para los años 2011 y 2012 (detalle anual) (en dólares US)

Descripción:

El presente flujo de caja, está basado en estimaciones realizadas por el departamento financiero y la gerencia, en conjunto con el departamento de ingeniería de proyectos de la compañía. Con el objetivo de pronosticar las entradas y salidas de efectivo que revela los faltantes o sobrantes futuros, y en consecuencia para planear la inversión de los sobrantes y la obtención de los faltantes. Esto desemboca en la política de la compañía de invertir cualquier exceso de fondos ociosos, pero desde luego sin comprometer la liquidez.

El presente Flujo de Caja proyectado está estructurado de acuerdo a cada proyecto que la empresa ejecutará, y corresponde a las entradas y salidas de fondos por 3 años a partir del 01 de marzo de 2010, con un detalle mensual para el primer año, y uno anual para los siguientes 2 años.

La moneda utilizada es el Dólar de Estados Unidos, ya que es la moneda en que se reciben los ingresos por ventas, y en la que se compra por lo menos la mitad de los materiales e insumos necesarios para las operaciones.

87


Procedimiento:

ENTRADAS DE EFECTIVO

Las estimaciones de ingresos y por ende las entradas de flujo de caja de los siguientes 12 meses, están en función de la recuperación de recursos que haga la empresa por cada proyecto constructivo que ejecutará, cada uno de estos corresponde a subcontrataciones ya definidas para el suministro de las instalaciones eléctricas, mecánicas y de cableado estructurado de cada proyecto, además del monto fijo mensual que se percibe por el alquiler de enlaces inalámbricos (el otro segmento de negocio de la compañía)

La lista de proyectos en ejecución es la siguiente:

Nombre del Proyecto

BNCR Lindora BNCR Puerto Viejo Gallo Gollo Ministerio Aguicultura y Ganad. BNCR Grecia TOTAL =

Monto del Contrato $ 460.000 $ 20.000 $ 61.500 $ 30.000 $ 30.000 $ 601.500

Monto Pendiente Fecha Fecha Duración de Estimada Estimada Estimada en Facturación de Inicio Final Meses y Cobro $ 228.000 01/11/2009 30/05/2009 7 $ 20.000 01/03/2010 31/03/2010 1 $ 61.500 01/03/2010 30/04/2010 2 $ 30.000 01/03/2010 30/04/2010 $ 30.000 01/03/2010 30/04/2010 $ 369.500

2 2

88


Los proyectos futuros adjudicados, son los siguientes:

Nombre del Proyecto

Monto del Contrato

BNCR Heredia Ebais Purral BNCR Liberia BNCR San Pedro

Fecha Estimada de Inicio 01/04/2010 01/04/2010 01/04/2010 01/07/2010

Fecha Estimada Final 31/07/2010 30/08/2010 31/05/2010 28/02/2010

Duración Estimada en Meses 4 5 2 8

$ 280.000 $ 310.000 $ 50.000 $ 1.200.000 TOTAL = $ 1.840.000 Por otro lado, los proyectos en los que se está en participación, que vale la pena citar, pero que como no se tiene certeza absoluta sobre la adjudicación son los siguientes (estos proyectos no se incluyen dentro de las entradas del flujo de caja, dado su grado de incertidumbre):

Nombre del Proyecto INS Limón Dos Pinos Nicoya TOTAL =

Fecha Fecha Estimada Estimada de Inicio Final $ 666.667 01/05/2010 31/10/2010 $ 260.000 01/05/2010 30/09/2010 $ 926.667

Monto del Contrato

Duración Estimada en Meses 6 5

Para determinar los flujos de entrada de los proyectos se toma en cuenta que a partir de la fecha de inicio, la facturación se realiza hasta final de ese mes, y transcurrirán 30 días más de crédito, fecha en la cual el cliente cancela la factura. De acuerdo a nuestro registro históricos de recuperación de cuentas por cobrar, y el análisis de rotación de la mismas, revela que luego de la fecha de facturación la rotación de cobros es a 36 días, dato que refleja el alto grado de confianza que se puede depositar sobre una proyección de cobros a 30 días estimados después de la facturación.

Para los flujos de entradas proyectados a partir del 2do y 3er año, no se cuenta con el detalle de proyectos futuros, por ello se realiza una proyección de acuerdo a las cifras

89


históricas de ventas de los últimos 5 años y la proyección que se tiene para el periodo 2010.

2005

2006

2007

2008

Ventas Totales $ 1.166.466 $ 1.258.339 $ 1.670.619 $ 1.877.141 % Incremento 7,88% 32,76% 12,36%

Proyección 2010 $ $ 1.935.631 2.209.500 3,12% 14,15% 2009

En el periodo 2008 se puede notar los inicios de la crisis de la industria de la construcción, cuando el porcentaje de incremento anual es solamente del 12,36%, al cabo de un año, en el 2009, la compañía se ve afectada en su peor momento por la crisis, y las ventas solamente aumentan un 3,12%, porcentaje que está muy por debajo de las proyección e intensiones de crecimiento que tenía la empresa. Según los proyectos adjudicados actualmente, se proyecta que en el año 2010, el incremento volverá a un nivel aceptable para la empresa de 14,15%, lo cual da indicios que la crisis de la construcción ya está pasando y se empieza a normalizar la demanda del mercado. Así se comenta en el país, e igualmente se ha corroborado con nuestros principales clientes, los cuales comentan que el flujo de proyectos nuevos ha mejorado en estos primeros meses del 2010.

Con esto, la compañía proyecta sus ventas del año 2011 y 2012, bajo un porcentaje conservador - por cualquier imprevisto – del 10% anual de aumento en ventas, respecto al año anterior. Lo cual resulta en ventas estimadas para el periodo 2011 de $ 2.430.000, y para el 2012 de $ 2.673.000.

Otro rubro a incluir en el flujo de efectivo son las entradas por concepto de alquileres de enlaces inalámbricos, por un monto actual fijo de $ 27.500. Para determinar el porcentaje de aumento anual, se analiza las cifras históricas por concepto de ingresos por alquileres de enlaces inalámbricos;

90


Alquileres Inal % Incremento

2005

2006

2007

2008

2009

$ 126.199

$ 120.460 -4,55%

$ 151.806 26,02%

$ 196.670 29,55%

$ 274.684 39,67%

En los últimos 3 años, el aumento en alquileres ha sido bastante significativo que ronda el 30%. Con esto, la compañía estima un incremento anual mínimo del 20%, con lo cual se estiman ingresos para el 2011 de $ 33.000, y para el 2012 de $ 39.600.

Egresos:

Los costos y gastos, y por ende las erogaciones de efectivo se realizan de acuerdo a estimaciones predeterminadas en cada proyecto, las cuales están basadas en tasas predefinidas con respecto al valor del contrato.

Dichas tasas son bastantes confiables para realizar este tipo de estimaciones ya que de acuerdo a los datos de costeo de proyectos de la compañía, se ha demostrado un comportamiento de gastos y costos históricos recurrentes y estables, de acuerdo al valor del proyecto, y siempre con la misma tendencia. Estas tasas se obtuvieron de los registros históricos del sistema (software) de costeo de proyectos con que cuenta la compañía.

91


Se detalla de la siguiente manera:

Nombre del Proyecto BNCR Lindora BNCR Puerto Viejo Gallo Gollo Ministerio Agricultura y Gan BNCR Grecia BNCR Heredia Ebais Purral BNCR Liberia BNCR San Pedro

Valor del Contrato $ 228.000 $ 20.000 $ 61.500 $ 30.000 $ 30.000 $ 280.000 $ 310.000 $ 50.000 $1.200.00 0

Costos Costos Costos Materiale Operativo Administrativ Imprevisto s s os s y otros 30% 28% 3,50% 5% 35% 35% 3,50% 5% 35% 25% 3,50% 5% 35% 35% 35% 30% 35%

25% 28% 27% 23% 32%

3,50% 3,50% 3,50% 3,50% 3,50%

5% 5% 5% 5% 5%

40%

20%

3,50%

5%

Los egresos de efectivo en cada proyecto están estimados de acuerdo a cada porcentaje predefinido con respecto al valor del contrato de cada proyecto.

1) En el caso de los Egresos por compra de Materiales, estos van de acuerdo a la utilidad establecida por el vendedor en su cotización. 2) Los egresos operativos de acuerdo a la localidad del proyecto, ya que de esto depende el monto de alimentación, pasajes, transportes de materiales, combustibles, hospedajes, entre otros. 3) Los costos administrativos e imprevistos son porcentajes fijos en todos los proyectos de 3.5% y 5% respectivamente. 4) Por otra parte, también se toman en cuenta egresos por las cuotas mensuales de financiamientos, y los costos estimados para mantenimientos mensuales de enlaces inalámbricos. 5) Los egresos por enlaces inalámbricos son estimados, con base en la rentabilidad anual que resulta ese segmento del 30%, o sea, un 70% corresponde al costo.

92


6) El costo de adquisición de activos, ya está definido por la gerencia, y es un monto máximo de compras, principalmente de equipo de trabajo y equipo de enlaces inalámbricos, por un monto de $ 6.000 7) Las obligación con los bancos corresponde a las cuotas fijas mensuales que se pagan por conceptos de esos financiamientos, y se detallan como sigue:

ATI Capital Solutions SA (crédito 1) ATI Capital Solutions SA (crédito 2) BNCR Línea de credito (1) desembolso 4,2 mill 27jun-09 BNCR Línea de credito (2) desembolso 15,8 mill 30ago-09 BNCR Edificio BNCR Vehículo

Monto Original $ 700 $ 1.224

Monto en $ $ 700 $ 1.224

₡55.866

₡100

₡210.533 ₡367.995 ₡453.444

₡377 ₡659 ₡812 $ 3.872

A partir de los meses de abril y mayo 2010, se incluyen nuevas cuotas por financiamiento bancario, resultante de 3 créditos que se están gestionando para capital de trabajo, para hacerle frente al faltante de flujo de caja que se tendrá en Abril y Mayo 2010, uno con una cuota de $ 3.100, otro por $ 4.665 y otro por 1.774.000 colones (o su equivalente en dólares) Al final del periodo se incluye el pago del principal de cada uno de los créditos, conforme se van venciendo. 8) El aguinaldo es calculado de acuerdo a los salarios promedio registrados desde diciembre hasta la fecha, y de esta manera proyectado hasta el mes de noviembre 2010, y calculado el pago que se debe hacer en el mes de diciembre 2010. El monto de salarios promedio mensuales operativos es de 8.776.315 colones, y los administrativos de 3.200.000 colones, al tipo de cambio 558,45, el promedio mensual de salarios es de $ 21.445, monto el cual debe ser pagado en diciembre como aguinaldo.

93


9) El pago del Impuesto sobre la renta se realiza en 4 tractos, los 3 pagos parciales correspondientes a marzo, junio y setiembre, y el pago final en diciembre 2010. Y se calcula de acuerdo a las utilidades netas estimadas. 10) Los gastos por seguros corresponden a los pagos se seguros suscritos con el INS, de vehículos y Riesgos del Trabajo, pagaderos trimestralmente, en los meses de enero, abril, julio y octubre. 11) Los gastos por comisiones a vendedores corresponde a un monto fijo de $ 2.000 trimestrales que se reparte entre los vendedores. 12) El pago de impuestos sobre las ventas se calcula de acuerdo a los datos de ventas y compras de materiales para inventario, el cual se obtienen de las cotizaciones ya elaboradas para los proyectos futuros, el monto a recaudar se pasa al fisco el siguiente mes, y si resultara un saldo a favor de la empresa, se aplica en el siguiente mes.

Nota: La casilla denominada “Posibles inversiones en nuevos proyectos” es un indicador que ese dinero esta ocioso y se deberá buscar un proyecto nuevo en donde invertirlo. En el siguiente periodo (año 2011) se debe reversar este monto, ya que este monto ya se cargo a la lista de costos y se estimo la erogación de efectivo, si no se reversa este monto quedaría duplicada la salida de efectivo. ------- Última Línea -------

94


1.8 INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y OTROS INFORMES El análisis de los estados financieros se basa en las variaciones en las cifras, al compararlas unas cuentas con otras o la misma pero de diferentes periodos, precisamente en eso se basa el análisis Vertical y Horizontal.

1.8.1 Análisis Vertical

Se refiere a la proporción del monto de una cuenta respecto a otra, en el mismo periodo, por ejemplo:

Ingresos por Ventas

₡ 100.000

100%

Gastos Operativos

₡ 20.000

20%

Gastos Administrativos

₡ 15.000

15%

1.8.2 Análisis Horizontal

Se refiere al porcentaje de incremento o decremento en el monto de una misma cuenta, del periodo anterior al actual, por ejemplo:

CUENTA

Año 2010

Año 2009

Incremento (Dismin)

Ingresos por Ventas

₡ 100.000

₡ 80.000

25%

95


1.8.3 Interpretación y Análisis del Estado de Resultados

El Sol S.A. Estado de Resultados Del 01-set-10 al 30-set-10 (en colones)

INGRESOS Ingresos por Ventas

COSTO DE MERCADERIA VENDIDA Inventario Inicial Compras Devoluciones sobre Compras Inventario Final Costo de Mercadería Vedida

₡18.975.000

% s/ventas 100%

(₡7.853.081)

41%

₡11.121.919

59%

(₡2.770.000) (494.000) (46.667) (33.333) (22.500)

(₡3.366.500)

18%

(1.105.000) (50.000)

(1.155.000)

6%

(650.000)

(650.000)

3%

₡1.565.000 8.667.681 (229.600) 2.150.000

Utilidad Bruta Operativa

GASTOS Gastos Operativos Gastos Salarios Operat Gastos por Serv Publicos Gastos Deprec Vehiculos Gastos Deprec Mobil Of Gastos Deprec Edificios Gastos Administrativos Gastos Salarios Admin Gastos por Seguros Gastos Financieros Gastos por Intereses Otros Ingresos Ganancia venta Activos Ingreso por Intereses Utlidad Neta, antes de Impuestos Impuesto sobre la Renta (30%) Utlidad Neta, después de Impuestos

500.000 35.000 6.485.419 (1.945.626) ₡4.539.793

34% 24%

96


El Sol S.A. Estado de Resultados Del 01-set-10 al 30-set-10 (con cifras comparativas de 2009) (en colones)

2010

2009

INGRESOS Ingresos por Ventas

₡18.975.000

₡17.000.000

% Variación 12%

COSTO DE MERCADERIA VENDIDA Inventario Inicial Compras Devoluciones sobre Compras Inventario Final Costo de Mercadería Vedida

₡1.565.000 8.667.681 (229.600) 2.150.000 (₡7.853.081)

₡1.000.000 8.100.000 (300.000) 1.565.000 (₡7.235.000)

57% 7% -23% 37% 9%

Utilidad Bruta Operativa

₡11.121.919

₡9.765.000

14%

(₡2.770.000) (494.000) (46.667) (33.333) (22.500) (₡3.366.500)

(₡2.500.000) (500.000) (46.667) (33.333) (22.500) (₡3.102.500)

11% -1% 0% 0% 0% 9%

(1.105.000) (50.000) (1.155.000)

(1.000.000) (60.000) (1.060.000)

11% -17% 9%

(650.000) (650.000)

(100.000) (100.000)

550% 550%

500.000 35.000

0 35.000

0%

6.485.419 (1.945.626) ₡4.539.793

5.537.500 (1.661.250) ₡3.876.250

17% 17% 17%

GASTOS Gastos Operativos Gastos Salarios Operat Gastos por Serv Publicos Gastos Deprec Vehiculos Gastos Deprec Mobil Of Gastos Deprec Edificios Total Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Salarios Admin Gastos por Seguros Total Gastos Administrativos Gastos Financieros Gastos por Intereses Total Gastos Financieros Otros Ingresos Ganancia venta Activos Ingreso por Intereses Utlidad Neta, antes de Impuestos Impuesto sobre la Renta (30%) Utlidad Neta, después de Impuestos

97


1.8.4 Interpretación y Análisis del Estado de Cambios en el Patrimonio

El Sol S.A. Estado de Cambios en el Patrimonio Del 01-set-10 Al 30-set-10 (en colones)

Saldos Al 01-set-10 Aumento de Capital, aporte socios Utilidades del Periodo, después de Impuestos Dividendos Declarados Saldos Al 30-set-10 Porcentaje del Total Patrimonio

Capital Social, acciones ₡3.500.000 38.500.000

₡42.000.000 88%

Utilidades Retenidas ₡1.398.790

Reserva Legal ₡700.000

4.539.793 (1.000.000) ₡4.938.583

₡700.000

10%

2%

TOTAL ₡5.598.790 38.500.000 4.539.793 (1.000.000) ₡47.638.583 100%

El Sol S.A. Estado de Cambios en el Patrimonio Del 01-set-10 Al 30-set-10 (en colones)

Saldos Al 01-set-10 Aumento de Capital, aporte socios Utilidades del Periodo, después de Impuestos Dividendos Declarados Saldos Al 30-set-10 Incremento (disminución) en # de veces

Capital Social, acciones ₡3.500.000 38.500.000

₡42.000.000 11

Utilidades Retenidas ₡1.398.790

Reserva Legal ₡700.000

4.539.793 (1.000.000) ₡4.938.583

₡700.000

3

0

TOTAL ₡5.598.790 38.500.000 4.539.793 (1.000.000) ₡47.638.583 8

98


1.8.5 Interpretación y Análisis del Balance General

El Sol S.A. Balance General Al 30-set-10 (con cifras comparativas del 2009) (en colones)

2010 ACTIVOS Activos Circulantes Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Intereses por Cobrar Gastos pag x adelantado Inventarios Total Activos Circulantes = Activos Fijos Terreno Edificios Deprec. Acum. Edificios Edificios Neto Vehículos Deprec. Acum. Vehículos Vehículos Neto Mobiliario y eq Oficina Deprec. Ac. Mob y eq Of Mobiliario y eq Oficina Neto Total Activos Fijos = Activos Intangibles Patentes Amotiz acum. Patentes Total Activos Intangibles = TOTAL ACTIVOS =

2009 % Variación

₡19.943.750 2.500.000 10.488.435 25.000 750.000 2.150.000 35.857.185

₡15.000.000 4.000.000 8.000.000 25.000 500.000 1.565.000 35.857.185

33% -38% 31% 0% 50% 37% 0%

5.000.000 ₡15.000.000 (22.500) 14.977.500 7.000.000 (246.667) 6.753.333 4.000.000 (83.333) 3.916.667

0 ₡0 0 0 2.000.000 (246.667) 1.753.333 500.000 (83.333) 416.667

250% 0% 285% 700% 0% 840%

1.000.000 (800.000) 200.000

1.000.000 (800.000) 200.000

0% 0% 0%

₡66.704.685

₡38.227.185

74%

Continúa…

99


PASIVOS Y PATRIMONIO Pasivos Pasivos Circulantes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto s/ Ventas x P Impuesto s/ Renta x Pagar Dividendos por Pagar Retenc. y prov. laboral Total Pasivos Circulantes =

₡12.500.822 900.300 43.799 1.945.626 1.000.000 675.555 17.066.102

₡18.000.000 1.000.000 35.555 1.800.000

-31% -10% 23% 8%

500.000 21.335.555

35% -20%

2.000.000 2.000.000

11.000.000 11.000.000

-82% -82%

Total Pasivos =

19.066.102

32.335.555

-41%

Patrimonio Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal Total Patrimonio =

42.000.000 4.938.583 700.000 47.638.583

3.800.000 2.091.630

1005% 136%

5.891.630

709%

₡66.704.685

₡38.227.185

74%

Pasivos No Circulantes Documento por Pagar LP Total Pasivos No Circulantes =

TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO =

100


1.8.6 Cálculo e Interpretación de Razones Financieras

La información contenida en los cuatro estados financieros básicos es de mucha importancia para varias partes interesadas que por lo regular necesitan tener medidas relativas (principalmente razones, porcentajes y proporciones) de la eficiencia operativa de la empresa. Aquí la palabra clave es relativas, porque el análisis de los estados financieros se basa en el uso de razones o valores relativos. El análisis de las razones financieras implica métodos de cálculo e interpretación de razones financieras para analizar y supervisar el desempeño de la empresa. Las fuentes básicas de datos para el análisis de razones son el Estado de Resultados y el Balance General de la empresa.

A continuación se detallan las razones financieras bajo las cuales se evalúan los estados financieros, ilustradas con el ejemplo de la empresa El Sol S.A.:

RAZONES DE LIQUIDEZ La liquidez de una empresa se mide por su capacidad para satisfacer obligaciones a corto plazo conforme se venzan. La liquidez se refiere a la solvencia de la posición financiera global de la empresa, la facilidad con la que paga sus facturas. Puesto que un indicador común para un desastre o quiebra financiera es la baja o decreciente liquidez, estas razones financieras se ven como buenos indicadores líderes de problemas de flujo de efectivo. Las dos medidas básicas de liquidez son la razón del circulante y la razón rápida (prueba del ácido).

101


Razón del circulante La razón del circulante, una de las razones financieras citadas más comúnmente, mide la capacidad de la empresa para cumplir con sus deudas a corto plazo. Activos Circulantes Pasivos Circulantes

35.857.185 17.066.102

2,10

El resultado de 2,1 significa que la empresa cuenta a corto plazo con ₡2,1 para cada ₡1 colón que debe a corto plazo, este resultado es bastante bueno, de 2 en adelante es un buen indicar, mientras más alto, mejor.

Razón rápida (prueba del ácido) La razón rápida (prueba del ácido) es similar a la razón del circulante, excepto que excluye el inventario, el cual es, por lo general, el activo circulante menos líquido. La liquidez generalmente baja del inventario es resultado de dos factores principales: 1) muchos tipos de inventarios no se pueden vender con facilidad porque son artículos terminados parcialmente, artículos para un propósito especial, etc, y 2) por lo común, un inventario se vende a crédito, es decir, se vuelve una cuenta por cobrar antes de convertirse en efectivo. Activos Circulantes - Inventario Pasivos Circulantes

33.707.185 17.066.102

1,98

102


RAZONES DE ACTIVIDAD Las razones de actividad miden la velocidad con la que varias cuentas se convierten en ventas o efectivo, es decir, ingresos o egresos. Con respecto a las cuentas corrientes, las medidas de liquidez por lo general son inadecuadas porque las diferencias en la composición de los activos y pasivos circulantes de una empresa pueden afectar significativamente su liquidez "verdadera". Por consiguiente, es importante buscar más allá de las medidas de liquidez total y evaluar la actividad (liquidez) de cuentas corrientes específicas. Para medir la actividad de las cuentas corrientes más importantes hay varias razones, entre las cuales están los inventarios, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. También se puede evaluar la eficiencia con la que se usen los activos totales.

Rotación de inventario Por lo general, la rotación de inventario mide la actividad, o liquidez, del inventario de una empresa. Costo de ventas Inventario

7.853.081 2.150.000

3,65

O sea, el inventario rota 3,65 veces al año, muy bajo para ser una empresa de venta de equipos de cómputo. Mientras más mejor. Hay que tener en cuenta que la rotación de inventario va a variar dependiendo del tipo de inventario, por supuesto no va a ser igual en una empresa de venta de abarrotes, que en una de venta de aviones.

103


Periodo promedio de cobranza El período promedio de cobranza, o periodo promedio de cuentas por cobrar, es muy útil para evaluar las políticas de crédito y cobranza. Se obtiene dividiendo el saldo de las cuentas por cobrar entre el promedio de ventas diarias. Cuentas por Cobrar Ventas anuales / 360

10.488.435 52.708

198,99

La empresa cobra sus cuentas en un promedio de 198 días, sin duda un fracaso rotundo en el proceso de cobro, probablemente deben estar en litigios o cobros judiciales.

Periodo promedio de pago El periodo promedio de pago, o periodo promedio de cuentas por pagar, se calcula de la misma manera que el periodo promedio de cobranza. Cuentas por Pagar Compras anuales / 360

12.500.822 24.077

519,20

La empresa paga sus cuentas en un promedio de 519 días, sin duda un fracaso rotundo en el proceso de pago, probablemente debe tener demandas pendientes y esto provoca un peso alto en el promedio, además como el proceso de cobro es pésimo, igualmente no tienen fondos para pagar sus cuentas.

104


Rotación de Activos Totales La rotación de activos totales indica la eficiencia con que la empresa utiliza sus activos para generar ventas. Ventas Activos Totales

18.975.000 66.704.685

0,28

Quiere decir que la empresa genera ₡0,28 de ventas por cada ₡1 de activos que posee. Es muy baja, por lo menos se busca vender ₡1 por cada ₡1 de activos que se tiene.

RAZONES DE DEUDA La posición de deuda de una empresa indica la cantidad de dinero de otras personas que se ha estado utilizando para generar ganancias. En general, el analista financiero está más interesado en las deudas a largo plazo, puesto que éstas comprometen a la empresa a una serie de pagos durante un periodo largo. Puesto que se tienen que satisfacer los derechos de los acreedores antes de que se distribuyan las ganancias a los accionistas, los accionistas actuales y prospectos están muy atentos a la capacidad de la empresa para liquidar sus deudas. A los prestamistas también les interesa el monto de la deuda de la empresa. Desde luego, la administración también se debe interesar por el endeudamiento.

En general, cuanto mayor es la deuda que una empresa utiliza en relación con sus activos totales, mayor es el apalancamiento financiero. El apalancamiento financiero es el aumento del riesgo y rendimiento introducidos a través del uso de financiamiento de costo fijo, como deuda y acciones preferentes. Entre más deuda de costo fijo emplee una empresa, mayores serán su riesgo y rendimiento esperados.

105


Razón de deuda La razón de deuda mide la proporción de activos totales financiados por los acreedores de la empresa. Cuanto más alta es esta razón, mayor es la cantidad de dinero de otras personas que se está usando para generar ganancias. Pasivos Totales Activos Totales

19.066.102 66.704.685

0,29

Quiere decir que el 29% de los activos de la empresa son financiados por acreedores. Está bastante bien, lo mejor es que esté por debajo de 35%, si llega a 50% o superior, significa que la empresa tiene un gran riesgo y compromiso a largo plazo, para hacerle frente a sus deudas.

Razón de la capacidad de pago de intereses La razón de la capacidad de pago de intereses, a veces conocida como razón de cobertura de interés, mide la capacidad de la empresa para hacer pagos contractuales de intereses. Cuanto mayor es su valor, más capacidad tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones de intereses. Utilidad antes de Intereses e Impuestos Intereses

5.835.419 650.000

8,98

La empresa cuenta con ₡8,98 por cada ₡1 de intereses que debe pagar. Está muy bien.

106


Razón de cobertura de pagos fijos La razón de cobertura de pagos fijos mide la capacidad de la empresa de cumplir con sus obligaciones de pagos fijos, como intereses y principal de un préstamo, pagos de arrendamiento y dividendos de acciones preferentes. Al igual que en la razón de la capacidad de pago de intereses, cuanto más alto sea el valor, mejor. Utilidad antes de Intereses e Impuestos + Arrendamientos Intereses + Arrendamientos + ((Pagos principal + dividendos acc pref ) * (1 / (1 - tasa renta)))

RAZONES DE RENTABILIDAD Existen muchas medidas de rentabilidad. Como grupo, estas medidas facilitan a los analistas la evaluación de las utilidades de la empresa respecto de un nivel dado de ventas, de un nivel cierto de activos o de la inversión del propietario. Sin ganancias, una empresa no podría atraer capital externo. Los propietarios, acreedores y la administración, ponen mucha atención al impulso de las utilidades por la gran importancia que se ha dado a éstas en el mercado.

Margen de utilidad bruta El margen de utilidad bruta mide el porcentaje de cada colón de ventas que queda después de que la empresa ha pagado todos sus productos. Cuanto más alto es el margen de utilidad bruta (es decir, cuanto más bajo es el costo relativo del costo de ventas), mejor. Ventas - Costo de Ventas Ventas

11.121.919 18.975.000

0,59

O sea una utilidad bruta del 59%.

107


Margen de utilidad operativa El margen de utilidad operativa mide el porcentaje de cada colón de ventas que queda después de deducir todos los costos y gastos que no son intereses, impuestos y dividendos de acciones preferentes. Representa las "utilidades puras" ganadas por cada colón de ventas. La utilidad operativa es "pura" porque mide solamente las ganancias obtenidas por operaciones sin tomar en cuenta intereses, impuestos y dividendos de acciones preferentes. Se prefiere un margen de utilidad operativa alto. Utilidad Operativa Ventas

6.985.419 18.975.000

0,37

O sea, una utilidad operativa del 37% sobre ventas.

Margen de utilidad neta El margen de utilidad neta mide el porcentaje de cada colón de ventas que queda después de que se han deducido todos los costos y gastos, incluyendo intereses, impuestos y dividendos de acciones preferentes. Cuanto más alto sea el margen de utilidad neta de la empresa, mejor. Utilidad Neta Ventas

4.539.793 18.975.000

0,24

O sea, una utilidad neta del 24% sobre ventas.

108


Utilidades por acción Por lo general, las utilidades por acción (UPA, o EPS, por sus siglas en inglés) de la empresa interesan a los accionistas actuales y prospectos así como a la administración. Como lo observamos anteriormente, las EPS representan la cantidad monetaria obtenida durante el periodo por cada acción ordinaria en circulación. Utilidades disponibles para los accionistas comunes # de acciones en circulación

4.539.793 42.000

108,09

Para un supuesto de 42.000 acciones en circulación de ₡1.000 cada una, la empresa genera ₡108,09 por cada acción.

Rendimiento sobre activos El rendimiento sobre activos (RSA, o ROA, por sus siglas en inglés), también conocido como rendimiento sobre la inversión (RSI, o ROI, por sus siglas en inglés), mide la efectividad TOTAL de la administración en la generación de utilidades con sus activos disponibles. Cuanto más alto sea el rendimiento de los activos, mejor. Utilidades disponibles para los accionistas comunes Activos Totales

4.539.793 66.704.685

0,07

La empresa genera ₡0,07 de utilidad disponible para los accionistas comunes, por cada ₡1 que tiene. Es muy bajo.

109


Rendimiento sobre capital El rendimiento sobre capital (RSC, o ROE, por sus siglas en inglés) mide el rendimiento obtenido sobre la inversión de los accionistas de la empresa. En general, cuanto más alto es este rendimiento, es mejor para los propietarios. Utilidades disponibles para los accionistas comunes Capital en acciones ordinarias

4.539.793 42.000.000

0,11

La empresa genera ₡0,11 en utilidades para los accionistas comunes por cada ₡1 de capital invertido por los accionistas comunes.

110


2. CAPĂ?TULO II CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO

Objetivos: Conocer las Declaraciones Tributarias que generalmente deben presentar las empresas en C.R

Describir la manera correcta para elaborar las Declaraciones Tributarias

Concientizar a las empresa sobre la importancia de la DeclaraciĂłn Tributaria Oportuna y Correcta.

111


2.1 PREPARACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA PARA EFECTOS TRIBUTARIOS La presentación de declaraciones y obligaciones tributarias debe ser oportuna, por ello hay que preparar la información financiera necesaria para completar las distintas declaraciones tributarias.

En este manual parte del hecho de que la empresa es una pequeña o mediana empresa, que debe presentar las 2 declaraciones básicas; la D-104: “Declaración Jurada del Impuesto General sobre las Ventas” y la D-101: “Declaración Jurada del Impuesto sobre la Renta”, Además de la declaración informativa de “Compras, Ventas y Gastos Específicos”.

2.1.1 Reporte de Ventas y Compras Mensuales

Mensualmente se debe generar un informe mensual del total de:

-

Ventas por Exportaciones

-

Ventas Exentas

-

Ventas Gravadas

-

Importaciones Exentas

-

Importaciones Gravadas

-

Compras y Servicios Exentos

-

Compras y Servicios Gravados

Este reporte es necesario para preparar la D-104: “Declaración Jurada del Impuesto General sobre las Ventas”.

112


2.1.2 Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente Se debe generar anualmente (por cada periodo fiscal, del 01 octubre del año anterior al 30 setiembre del año actual) un reporte de ventas por cada cliente, y de compras por cada proveedor, para fines de presentar la D-151: “Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos”.

2.1.3 Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables La Declaración de Renta se basa en el Estado de Resultados de la empresa, ya que el objetivo es determinar la renta o utilidad generada por la empresa. Pero hay que tener en cuenta que según la Ley 7092, del Impuesto sobre la renta, hay Gastos que se encuentran en el estado de resultados, que son No Deducibles, e Ingresos que No son Gravables, esto quiere decir que hay que conocer estas partidas que hay que ajustarle al estado de resultados, para generar los resultados ajustados para efectos de la declaración de Impuestos sobre Renta.

La fórmula para generar la utilidad ajustada es la siguiente:

Utilidad Neta del periodo (según Estado de Resultados): (+) Gastos No Deducibles (-) Ingresos No Gravables (-) Gastos no incluidos (+) Ingresos no incluidos = Utilidad Ajustada para Declaración de Renta

113


Los Gastos No Deducibles se describen en el Artículo #9 de la Ley del Impuesto sobre la Renta:

Artículo 9o.- Gastos no deducibles. No son deducibles de la renta bruta: a) El valor de las mejoras permanentes hechas a los activos y construcciones y, en general, de todas aquellas erogaciones capitalizables, incluidas las inversiones. b) Los costos o gastos que no hayan tenido su origen en el negocio, actividad u operación que dé lugar a rentas gravadas, así como las erogaciones similares vinculadas con rentas gravadas que no estén respaldadas por la documentación correspondiente o que no se refieran al periodo fiscal que se liquida. c) Los impuestos sobre la renta, y sobre las ventas, el impuesto selectivo de consumo y los impuestos específicos de consumo y las tasas especiales que sobre éstos se fijen, cuando las personas físicas o jurídicas sean contribuyentes de tales impuestos, lo mismo que los recargos, multas e intereses pagados sobre cualquier tributo o por facilidades de pago concedidas sobre deudas tributarias. ch) Las utilidades, participaciones sociales o dividendos, pagados o acreditados a socios, accionistas, dueños de empresas o personas físicas que tributen de acuerdo con esta ley. d) Los gastos e impuestos ocasionados en el exterior, salvo los expresamente autorizados por esta ley. e) Los gastos en inversiones de lujo o de recreo personal. Cuando estas inversiones estén confundidas con las actividades lucrativas, se deberán llevar cuentas separadas para determinar los resultados de una y de otra clase de operaciones, a fin de que puedan deducirse las que se refieran a estas últimas actividades. f) Lo pagado por la compra de derechos de llave, marcas de fábrica o de comercio, procedimientos de fabricación, derechos de propiedad intelectual, de fórmulas de otros activos intangibles similares, así como lo pagado por concepto de las indemnizaciones a que se refiere la ley No.4684 del 30 de noviembre de 1970 y sus modificaciones. g) Las retenciones, los pagos o cuenta y parciales efectuados de acuerdo con esta ley. h) No son deducibles de la renta bruta: 1. Las remuneraciones no sometidas al régimen de cotización de la Caja Costarricense de Seguro Social. 2. Los obsequios y regalías o donaciones hechas a los socios o a parientes consanguíneos o afines. 3. Los gastos de subsistencia del contribuyente y de su familia.

114


4. Los intereses de capital y las obligaciones o préstamos que las empresas individuales de responsabilidad limitada y los empresarios individuales se asignen a sí mismos, a sus cónyuges, a sus hijos y a sus parientes, hasta el tercer grado de consanguinidad. i) Las pérdidas de capital producidas en virtud de traspasos, a cualquier título, de bienes muebles o inmuebles, con excepción de lo dispuesto en el inciso f), párrafo cuarto (1) del artículo 8o. (1)Nota: Con la última reforma introducida al inciso f) del artículo 8 ahora se trata del párrafo tercero. j) Cualquier otra erogación que no esté vinculadas con la obtención de rentas gravables.

Por otro lado, los Ingresos No Gravables se describen en el artículo #6 de la Ley del Impuesto de Renta:

Artículo 6o. Exclusiones de la renta bruta. No forman parte de la renta bruta: a) Los aportes de capital social en dinero o en especie. b) Las revaluaciones de activos fijos. No obstante, tratándose de activos fijos depreciables, el valor de la revaluación aceptada por la Administración Tributaria será considerado para efectos de establecer las cuotas de depreciación correspondiente. c) La utilidades, dividendos, participaciones sociales y cualquier otra forma de distribución de beneficios, pagados o acreditados a los contribuyentes a que se refiere el artículo 2o. de esta ley. ch) Las rentas generadas en virtud de contratos, convenios o negociaciones sobre bienes o capitales localizados en el exterior, aunque se hubieren celebrado y ejecutado total o parcialmente en el país. d) Las ganancias de capital obtenidas en virtud de traspasos de bienes muebles e inmuebles, a cualquier título, siempre que los ingresos de aquellas no constituyan una actividad habitual, en cuyo caso se deberá tributar de acuerdo con las normas generales de la ley. Para los efectos de esta ley, por habitualidad, ha de entenderse la actividad a la que se dedica una persona o empresa, de manera principal y predominante y que ejecute en forma pública y frecuente, y a la que dedica la mayor parte del tiempo (*) *Ley 7097 Alcance 25 Gaceta 166, 1o. Set. 1988.

115


e) Para los efectos del impuesto que grava los ingreso recibidos o puestos a disposición de personas físicas domiciliadas en el país, no se considerarán ingresos afectos a este impuesto, las herencias, los legados y los bienes gananciales. f) Los premios de las loterías nacionales. g) Las donaciones, conforme con lo establecido en el inciso q) del artículo 8o.

2.1.4 Cálculo de Impuestos Aduaneros Los impuestos aduaneros son cobrados por la Aduana en el momento que se importan mercancías. Los impuestos y sus fórmulas de cálculos son las siguientes:

Valor Aduanero (CIF) = DAI Selectivo Consumo Ley 6946 IDA IFAM Impuesto ventas

Costo + Seguro + Flete CIF * % (CIF + DAI) * % CIF * 1% (CIF + DAI + SC + Ley 6949) * % (CIF + DAI + SC + Ley 6949 + IDA) * % (CIF + DAI + SC + Ley 6949 + IDA + IFAM) * 13%

A continuación se muestra un ejemplo de cálculo de los impuestos aduaneros:

116


CASO PRÁCTICO DE IMPUESTOS ADUANEROS EL RAYO S.A. La empresa EL RAYO S.A solicita la siguiente mercadería a la empresa FOOD COMPANY con domicilio en Miami, USA: • •

75 cajas de 24 unidades de Cervezas de Malta que tienen un valor de $ 4 la docena de unidades 1.000 cajas de cigarrillos que tienen un valor de $0,40 la caja Para el pago de esta mercadería se abrió hoy 05-04-2007 una cobranza con el Banco de Costa Rica a 45 días por $ 1.000; el Banco cobró $20 en efectivo de comisiones y el tipo de cambio era de 1$ = ₡520,60 al abrirse la cobranza. La venta fue F.O.B y la empresa encargada del transporte del contenedor es CHIQUITA BANANA la cual traerá la mercadería por vía marítima hasta puerto Limón y cobra $150 el 07-04-2007 cuando el tipo de cambio era 1$ = ₡520,70 El seguro por el transporte de la mercadería está a cargo del empresa INSURANCE CO., la cual cobra $50 el 08-04-2007 cuando el tipo de cambio era de 1 $ = ₡520,65, los cuales se cancelaron al contado. El 30-04-2007 es la fecha del cierre mensual y el tipo de cambio es 1$ = ₡520,68 El 25-05-2007 llegó la mercadería a Limón y fue desalmacenada del Barco por la Agencia Aduanal AEROMAR S.A., la cual nos envía una factura con fecha 28-05-2007 en la cual cobra por los servicios la suma de ₡80.000 más impuesto de ventas del 13%. Así como el valor total de los impuestos de aduana y otros gastos por ₡64.000. Por el transporte de la mercadería de la Aduana a las bodegas de la empresa se pagó ₡25.000 el 29-05-2007. Las mercaderías importadas pagan los siguientes impuestos: Cerveza de Malta: DAI- 14%. SC – 10%, Ley 6946, IDA-5%. IFAM- 10% Impuesto de ventas 13% Sin recargo. Cigarrillos: DAI- 40%, SC- 50%, Ley 6946, IDA- 2,5%. Impuesto de ventas- 13% sin recargo.

117


SOLUCIÓN: Costo $ Cervezas Cajas de Cigarros Total Tipo Cambio Impuesto Ventas

Flete

Seguro

$ 600

$ 90

$ 30

$ 400 $ 1.000 520,6

$ 60 $ 150 520,7

$ 20 $ 50 520,65

Valor Aduanero $ $ 720

Otros Gastos ₡ $ 86.400 ₡83.729,70

Gastos Agencia Ad.

$ 480 $ 1.200

$ 57.600 ₡144.000,00

₡55.820,00 ₡139.549,70

₡10.400,00

Cálculos anteriores:

Cervezas Cajas de Cigarros

Costo $

Flete

Seguro

=((75*24)/12)*4

=(600/1000)*150

=(600/1000)*50

=1000*0,4

=(400/1000)*150

=(400/1000)*50

Valor Gastos Agencia Ad. Aduanero $ Cos+Fle+Seg =(600/1000)*144000 Cos+Fle+Seg =(400/1000)*144000 Imp. Ventas 80.000*13%

Cajas de Cigarros

Cervezas $ CIF $ Aduanas DAI Selectivo Consumo Ley 6946 IDA IFAM Impuesto ventas Total Impuestos Impuesto ventas Valor Factura Otros Gastos Gastos Agencia Total

$ 720

T.C. ₡ 520,75 ₡374.940,00

$ 480

14% 10% 1% 5% 10% 13%

$ 600

₡52.491,60 ₡42.743,16 ₡3.749,40 ₡23.696,21 ₡49.762,04 ₡71.159,71 ₡243.602,12 -₡71.159,71 520,6 ₡312.360,00 ₡83.729,70 $ 86.400 ₡654.932,10

$

$ 400

T.C. ₡ 520,75 ₡249.960,00 40% ₡99.984,00 50% ₡174.972,00 1% ₡2.499,60 2,50% ₡13.185,39 0% ₡0,00 13% ₡70.278,13 ₡360.919,12 -₡70.278,13 520,6 ₡208.240,00 ₡55.820,00 $ 57.600 ₡612.300,99

118


2.2

ELABORACIÓN

Y

PRESENTACIÓN

DE

DECLARACIONES

TRIBUTARIAS A continuación se presentan las principales 3 declaraciones que deben presentar las empresas en Costa Rica:

2.2.1 Elaboración y Presentación de la D-104 Declaración Jurada del Impuesto sobre las Ventas

Esta declaración se debe presentar mensualmente, antes de los 15 días posteriores al último día del mes, o sea, el día 15 del mes siguiente.

Esta declaración tiene como objetivo determinar y pagar el impuesto de ventas que se recaudó durante el mes, el cual surge de la diferencia entre el impuesto sobre ventas cobrado en facturas de ventas, menos el monto de impuestos sobre ventas pagado en facturas de compra, siempre y cuando no hayamos sido los clientes finales de las mercancías. Si dicha diferencia es positiva, determina el monto a pagar a tributación, pero, si por el contrario, la diferencia es negativa, determina un saldo a favor de la empresa, el cual puede utilizar posteriormente como pago de alguna obligación tributaria.

La declaración es la siguiente:

119


120


INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO D-104 DECLARACIÓN JURADA DEL IMPUESTO GENERAL SOBRE LAS VENTAS RÉGIMEN TRADICIONAL RECOMENDACIONES GENERALES: 1) En el formulario D-104 declaran tanto las personas físicas como jurídicas. 2) Complete el formulario preferiblemente a máquina y adhiera la etiqueta identificativa que puede retirar en la Administración Tributaria de su localidad. 3) No escriba sobre los espacios sombreados en color celeste 4) No tache ni realice correcciones en su llenado. 5) No incluya decimales en ninguno de los montos. 6) No presente hojas adicionales o anexos al formulario. AQUÍ DEBE IR EL FORMULARIO D-104 ADJUNTO. IDENTIFIQUE LAS CASILLAS EN EL FORMATO DEL EJEMPLO Y SIGA LAS INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO. DETALLE Y No. DE CASILLA Período Código Administración Cédula

2 3 4

Número de declaración que corrige

5

Nombre, razón o denominación 6 social I. VENTAS DEL PERÍODO Ventas por exportaciones 20

Ventas exentas y autorizadas sin 21 impuesto

Ventas gravadas

22

COMPLETE LAS CASILLAS Y ANOTE LO QUE SE INDICA: Anote el mes y año que corresponde No es necesario llenar este espacio Anote su número de cédula de persona física o persona jurídica como aparece en su identificación. Si usted es extranjero, consigne el número que le otorgó la Administración Tributaria, si no lo tiene, solicite su registro mediante el formulario D-140. Si va a rectificar, indique en esta casilla el número que aparece en la casilla No. 1 de la declaración incorrecta. Anote su nombre y apellidos si es persona física y la razón o denominación social completa si es una sociedad. Indique el valor neto de ventas por exportación de mercancías; es decir, el total de ventas de exportación de mercancías menos las devoluciones sobre ventas de exportación más las notas de débito emitidas. Artículos 9 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 6 de su reglamento. Indique el valor neto de ventas de mercancías exentas; es decir el total de ventas de mercancías exentas menos las devoluciones sobre las ventas exentas. El valor total neto de las ventas autorizadas sin impuesto; es decir, el monto total de las ventas autorizadas sin impuesto menos las notas de crédito más las notas de débito por correcciones a las facturas emitidas. Artículos 9 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 4, 5, 27 y 28 de su reglamento. Indique el valor neto de las ventas de mercancías gravadas y/o servicios gravados; es decir, el valor total de las ventas de mercancías gravadas y/o servicios gravados menos las devoluciones sobre ventas y notas de crédito, más el valor de las mercancías o servicios para uso o consumo personal del contribuyente y el total de las notas de débito emitidas a los clientes. No debe incluir los cargos financieros ni excluir los descuentos por pronto pago.

121


Otros rubros a incluir en la base 23 imponible

Base imponible 24 II. COMPRAS E IMPORTACIONES Importaciones exentas y autorizadas 25 sin impuesto

Importaciones gravadas

Compras y autorizados (Nacionales)

Compras y (Nacionales)

servicios sin

servicios

26

exentos y 27 impuesto

gravados 28

III. DETERMINACIÓN DEL IMPUESTO Impuesto generado por operaciones 29 gravadas Crédito por importaciones 30

Crédito por compras y servicios 31 nacionales

Artículos 1, 2, 3 y 11 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 2, 3 y 17 de su reglamento. En caso de que se trate de ventas por servicios, artículo 12 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas. Debe incluirse todos aquellos montos que se adicionan a la base imponible, únicamente para el cobro del impuesto a nivel de fábrica y mayoristas. Artículos 11 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 26 de su reglamento. Sume las casillas No. 22 y No. 23 Anote la suma de: el valor total de las importaciones de mercancías exentas del impuesto de ventas. El valor total de las importaciones autorizadas sin el pago del impuesto. El valor total de las notas de débito de los proveedores del exterior. Artículos 9 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 4, 5 de su reglamento. Artículos 27 y 28 para las ventas autorizadas sin impuesto. Anote el valor total de importaciones de mercancías gravadas del período (monto neto, una vez deducidos los descuentos aceptados en las prácticas comerciales), incluyendo la mercancía retirada para el uso personal. El total anotado en esta casilla NO DEBE TENER EL IMPUESTO DE VENTAS INCLUIDO. Si usted es fabricante inscrito en impuesto de consumo, el total anotado en esta casilla NO DEBE TENER EL IMPUESTO SELECTIVO DE CONSUMO NI DE VENTAS. Artículos 1, 2, 13 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 2, 3 y 19 de su reglamento. Anote el monto total por compras efectuadas en el país de mercancías exentas y autorizadas sin impuesto y servicios no gravados, considerando las correcciones correspondientes (devoluciones y otros). Artículos 27 y 28 del reglamento de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas. Anote el monto total de compras realizadas en el país de mercancías y prestación de servicios gravados considerando las correcciones correspondientes (devoluciones y otros). Indique el resultado de multiplicar el monto de la casilla No. 24 por la tarifa del impuesto, sea el 13%. Indique la suma del impuesto de ventas pagado que aparece en las pólizas de importación. Artículos 14 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 23 de su reglamento. Indique la suma del impuesto de ventas pagado en las facturas (debidamente autorizadas) de compras a los proveedores locales de mercancías y servicios gravados. Recuerde que sólo se reconoce el crédito cuando el impuesto aparece por separado en las facturas o comprobantes autorizados.

122


Total créditos Impuesto neto del período

32 33

Saldo a favor de este período

34

Saldo a favor de períodos anteriores

35

Subtotal Impuesto

37

Retenciones pago a cuenta (Ley de 39 Contingencia Fiscal) Impuesto del período

40

IV. LIQUIDACIÓN DEUDA TRIBUTARIA Número de compensación 75 77 Monto pendiente de aprobación 76 Monto pendiente de aprobación 78

Impuesto a pagar

79

Intereses

82

Total deuda tributaria 83 Solicito compensar con crédito a mi 84 favor por el monto de: Total deuda a pagar 85 Pago en efectivo 89 Pago y número de cheque 90 91

Pago y cantidad de CAT Pago y cantidad de CAF Total pagado

92 93 94 95 96

Artículos 14 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas y 21 de su reglamento. Sume la casilla No. 30 y la No. 31. Esta casilla se debe llenar únicamente si la casilla No. 29 menos los créditos (casilla No. 32) es mayor a cero. Esta casilla se debe llenar únicamente si la casilla No. 32 es mayor que el monto del impuesto (casilla No. 29). Únicamente se llena si está tomando una parte o la totalidad del saldo a favor de períodos anteriores para pagar el impuesto. En esta casilla debe indicar el monto que utilizará para esos efectos. Anote el resultado de restar al impuesto neto (casilla 33), el monto del saldo a favor de períodos anteriores que utilizará en la casilla 35 para pagar el impuesto, si es mayor que cero. Anote el monto correspondiente a las retenciones efectuadas por concepto de los pagos con tarjetas de crédito o débito. En esta casilla se debe anotar el resultado correspondiente de restar a la casilla 37 la casilla 39. Si el formulario contiene estas casillas, no deben llenarse. Si el formulario contiene esta casilla, no debe llenarse. Si el formulario que está utilizando contiene esta casilla y usted posee un saldo a favor, anote en ella el monto con el cual va a compensar. Si el formulario que está utilizando contiene esta casilla, anote el monto de la diferencia de restarle a la casilla No. 40 la casilla 78. Si usted paga el impuesto después del plazo establecido se genera la obligación de pagar un interés. La tasa de interés varía aproximadamente cada 6 meses, consúltela en nuestra página web, en el sitio: “Información tributaria”. Indique el resultado de sumar a la casilla No. 79 la No. 82. Si usted posee un saldo a favor, anote en esta casilla el monto con el cual va a compensar. Indique en esta casilla el monto de la deuda por pagar. Anote el monto del pago. Anote el monto del pago y el número del cheque. Al cheque debe tachársele la indicación de “o al portador” y girarse a nombre de la entidad recaudadora autorizada donde va a pagar. En el dorso del cheque debe anotarse: el No. de formulario, nombre del contribuyente, N° de cédula, tipo de impuesto, N° de teléfono y de fax. Recuerde que el cheque estará sujeto a comprobación. Anote el monto que va a pagar y la cantidad de certificados de abono tributario con los que va a realizar el pago. Estas casillas no deben llenarse. Anote el total pagado. Sume las casillas Nos. 89, 90 y 92.

123


2.2.2 Elaboración y Presentación de la D-101 Declaración Jurada del Impuesto sobre la Renta (Debe presentarse hasta el 15-dic de cada año)

124


Las instrucciones para completar esta declaración son las siguientes: INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMULARIO D-101 DECLARACIÓN JURADA DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA

RECOMENDACIONES GENERALES: 1) En el formulario D-101 (versión 2) declaran tanto las personas físicas como jurídicas. 2) Complete el formulario preferiblemente a máquina y adhiera la etiqueta identificativa que puede retirar en la Administración Tributaria de su localidad. 3) No escriba sobre los espacios sombreados. 4) No se permiten tachones ni borrones. 5) No incluya decimales en ninguno de los montos. 6) No agregue hojas al formulario. AQUÍ DEBE IR EL FORMULARIO D-101 (versión 2) QUE SE ADJUNTA. UBÍQUESE EN LAS CASILLAS DEL FORMULARIO Y SIGA LAS SIGUIENTES INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO. Detalle y N° de casilla Período Código de la Administración Tributaria Cédula

2 3 4

Número de declaración que corrige

5

Nombre, razón o denominación social

6

DETERMINACIÓN DE LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA I. ACTIVOS Y PASIVOS Efectivo, bancos, inversiones transitorias, documentos 20 y cuentas por cobrar. Acciones y aportes en sociedades. Inventarios

21 22

Activos fijos

23

Total activo neto Total pasivos

24 25

Capital neto

26

Complete las casillas y anote lo que se indica: Anote el período al que corresponde la declaración. Este dato no es necesario que lo indique. Anote el número tal y como aparece en la cédula de persona física o jurídica. Si es extranjero, consigne el número que le otorgó la Administración Tributaria; si no lo tiene, solicite su registro mediante el formulario D-140. Este espacio debe completarlo si la declaración que va a presentar corrige una declaración presentada. El número que debe indicar es el que aparece preimpreso en la casilla No. 1 de la declaración incorrecta. Anote su nombre y apellidos si es persona física y la razón o denominación social completa si es una sociedad.

Indique el total de cada una de las cuentas indicadas, que aparecen en sus registros contables a la fecha del cierre del período fiscal. Anote las cifras que corresponda de acuerdo con el Balance de Situación a la fecha de cierre del período fiscal. Indique el total del inventario que aparece en sus registros contables a la fecha del cierre del período fiscal. Si usted es fabricante sume los inventarios de materia prima, productos en proceso y productos terminados. Sume las partidas que componen el activo fijo y reste la depreciación, amortización y agotamiento, según sea el caso, a la fecha de cierre del período fiscal. Sume las casillas del No. 20 al No. 23. Consigne el total de la suma de las partidas que componen el pasivo a la fecha de cierre del período fiscal. Réstele a la casilla No. 24 la No. 25. Si es una sociedad, esta casilla es la que usted debe utilizar para el

125


cálculo del Timbre de Educación y Cultura que se paga en los meses de febrero y marzo, de acuerdo con los siguientes rangos: TARIFA CONCEPTO TARIFA Por el acto de inscripción o cualquier otro acto registrable ¢ 750,00 Sobre el capital neto: Rango según el capital neto Monto por pagar Por un capital neto de hasta ¢ 250.000 ¢ 750,00 De más de ¢ 250,000 hasta ¢ 1.000.000 ¢ 3.000,00 De más de ¢ 1.000.000 hasta ¢ 2.000.000 ¢ 6.000,00 De más de ¢ 2.000.000 en adelante. ¢ 9.000,00 Ley Nº 5923 de 18 de agosto de 1976 y sus reformas. II. INGRESOS Ventas de bienes y servicios excepto los servicios 27 profesionales

Al valor total de las ventas de mercancías reste las devoluciones y descuentos sobre ventas y sume las notas de débito por correcciones a las facturas emitidas. Adicione el monto de los servicios prestados que no sean servicios profesionales. Al valor total de los ingresos por servicios profesionales y honorarios reste las notas de crédito y sume las notas de débito por correcciones a las facturas emitidas. Al valor total de los ingresos por comisiones reste las notas de crédito y sume las notas de débito por correcciones a las facturas emitidas. Al valor total de los ingresos por intereses y rendimientos financieros reste las notas de crédito y sume las notas de débito por correcciones a las facturas emitidas. Anote el monto total de los dividendos y participaciones sociales recibidas. Anote el ingreso total recibido por alquileres. Sume todos los ingresos no especificados anteriormente y consigne el total. Anote el total de ingresos no gravables incluidos en las casillas anteriores. Sume las casillas del No. 27 al No. 33 y reste la casilla No. 34

Servicios profesionales y honorarios

28

Comisiones

29

Intereses y rendimientos financieros

30

Dividendos y participaciones

31

Alquileres Otros ingresos diferentes a los anteriores

32 33

Ingresos no gravables

34

Total renta bruta. III. COSTOS, GASTOS Y DEDUCCIONES. Inventario inicial

35 36

Anote el valor total del inventario inicial que aparece en su Estado de Resultados como inventario final del período fiscal anterior. SI USTED ES FABRICANTE NO LLENE ESTA CASILLA.

Compras

37

Inventario final

38

Costo de ventas

39

Anote el valor total de las compras que aparece en su Estado de Resultados a la fecha de cierre del período fiscal vigente. Si usted es fabricante NO LLENE ESTA CASILLA. Anote el valor total del inventario final que aparece en su Estado de Resultados a la fecha de cierre del período fiscal vigente. Si usted es fabricante NO LLENE ESTA CASILLA. Anote el valor total del costo de ventas que aparece en su Estado de Resultados a la fecha del período fiscal vigente. Si usted ES FABRICANTE SÍ DEBE LLENAR ESTA CASILLA, pero sin anotar ningún monto en las casillas de la No. 36 a la No. 38.

Intereses y gastos financieros

40

Indique el total de los intereses y gastos financieros del período.

126


Gastos de ventas y administrativos

41

Depreciaciones, amortización y agotamiento

42

Aporte a regímenes voluntarios de pensiones 43 complementarias (máximo 10% de la renta bruta, art. 71 Ley 7983). Otros costos, gastos y deducciones permitidos por ley

44

Total costos, gastos y deducciones permitidos por ley IV. BASE IMPONIBLE (RENTA GRAVABLE) Renta neta

45 46

Impuesto sobre la renta

47

Cálculo para personas físicas con actividades lucrativas: Se establece una escala de tarifas que se aplica –según el monto de la renta neta- por tramos y cuyos resultados se suman finalmente para obtener el impuesto por pagar. Tramos para el período fiscal 2010 2010 Tarifa Monto de la renta neta (octubre 2009 a setiembre 2010) Hasta ¢2.747.000 No sujeta a impuesto Sobre el exceso de ¢2.747.000 hasta ¢4.102.000 10% Sobre el exceso de ¢4.102.000 hasta ¢6.843.000 15% Sobre el exceso de ¢6.843.000 hasta ¢13.713.000 20%

Artículos 8 inciso d) de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 inciso e) de su reglamento. Indique el total de los gastos de ventas y administrativos del período. Artículos 8 de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 de su reglamento. Indique el total de los gastos por depreciación, amortización y agotamiento del período. Artículos 8 inciso f) y h) de la Ley del impuesto sobre la Renta, 12 inciso h) de su reglamento y Anexo No. 1 “De la depreciación, agotamiento y amortizaciones”. Si es persona física con actividad lucrativa, anote el monto del aporte a planes de pensiones complementarias, que no supere el 10% del ingreso bruto anual. Anote el monto total de otros costos, gastos y deducciones permitidos por ley. Artículos 8 de la Ley del impuesto sobre la Renta y 12 de su reglamento. Si usted es profesional o técnico, agente de ventas, comisionista o de seguros, puede elegir acogerse a la deducción única del 25% de los ingresos brutos, según el inciso s) del artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Indique el resultado de sumar los montos de las casillas 39 a 44. Indique el resultado de restar a la casilla No. 35 la No. 45. Aun cuando no esté obligado al pago del impuesto, deberá llenar esta casilla. Indique en esta casilla el monto resultante de aplicar al monto consignado en la casilla No. 46, la tarifa del impuesto correspondiente, según sea el caso –persona física con actividades lucrativas o persona jurídica. ________________________________________________________ Cálculo para personas jurídicas: Con base en la renta bruta (total de los ingresos) de la empresa (casilla No. 35), se determina la tasa que corresponde -según la tabla que sigue- la cual se aplica a la renta neta total, dando como resultado el impuesto determinado.

renta neta total

x

tasa correspondiente según la renta bruta

2010 Monto de la renta bruta

=

Impuesto de renta determinado

Tarifa (octubre 2009 a setiembre 2010) (se aplica sobre renta neta total)

127


Sobre el exceso ¢13.713.000

de

Nota: Estos tramos varían para cada período fiscal. Ejemplo del cálculo del impuesto para persona física con actividad lucrativa para el período 2010:

Monto de la renta neta: ¢15.000.000

Hasta ¢2.747.000 Sobre el exceso ¢2.747.000 hasta ¢4.102.000 Sobre el exceso ¢4.102.000 hasta ¢6.843.000 Sobre el exceso ¢6.843.000 hasta ¢13.713.000 Sobre el exceso ¢13.713.000

Hasta ¢41.112.000

10%

Hasta ¢82.698.000

20%

Superior a ¢82.698.000

30%

25%

Nota: Estos montos varían para cada período fiscal. Ejemplo del cálculo del impuesto para personas jurídicas para el período 2010:

Exceso o diferencia a la que se le aplica la tarifa del impuesto para cada tramo 0.00

de ¢1.355.000 x10%= ¢135.500

Renta ¢50.000.000 (aplica una tarifa del 20% sobre la renta neta)

bruta

¢2.741.000 x 15%= ¢411.150

Deducciones ¢25.000.000

(gastos)

¢6.870.000 x 20%= ¢1.374.000

Renta ¢25.000.000

neta

¢1.287.000 x 25%= ¢321.750

Porcentaje aplicable de acuerdo con renta bruta: 20%

de

de

de

Total impuesto por pagar

X

¢2.242.400 Impuesto ¢5.000.000

Subtotal impuesto Exoneración contrato turístico

49 50

Exoneración zona franca

51

Exoneración contrato exportación

52

por

pagar

Indique el mismo monto de la casilla 47 La exoneración que establecía el artículo 7 de la Ley No. 6990 Incentivos para el Desarrollo Turístico, fue derogada por el artículo 13 de la ley No. 7293 del 31 de marzo de 1992 “Ley reguladora de todas las exoneraciones vigentes su derogatoria y excepciones”. Si la empresa se encuentra bajo el Régimen de Zonas Francas, anote la exoneración que le corresponda. Los artículos 65 y 66 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 66 a 68 de su reglamento, fueron derogados por la ley No. 7293 “Ley reguladora de todas las exoneraciones vigentes, su derogatoria y excepciones”.

128


Exoneración otros conceptos Impuesto sobre la renta después de exoneraciones.

53 54

Si usted posee otro tipo de exoneración anote el monto. Al valor de la casilla No. 49 reste los valores que correspondan de las casillas Nos. 50 a 53.

EXTINCIÓN DE LA DEUDA TRIBUTARIA V. CRÉDITOS Crédito por inversión contrato turístico

55

Crédito por inversión contrato producción Crédito por inversión contrato forestal Créditos familiares

56 57 58

Otros créditos Impuesto del período

59 60

Retención 2%

61

Otras retenciones

62

Pagos parciales

63

Total impuesto neto

64

Derogado por la Ley reguladora de todas las exoneraciones vigentes, su derogatoria y excepciones, No. 7293. Derogado. Derogado Anote los créditos que corresponda, por cónyuge e hijos. (artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre la Renta). Anote cualquier otro crédito autorizado por ley. Al valor de la casilla 54 reste los montos consignados en las casillas 55 a 59 en caso de que corresponda. Si la suma de los montos de esas casillas es mayor que el monto de la casilla 54, es decir, si el resultado es negativo, anote 0 “cero”, pues significa que no tiene impuesto por pagar. Anote el monto de las retenciones del 2% que le hayan efectuado. Artículos 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 24 inciso g) de su reglamento. Si es representante permanente de una empresa no domiciliada, anote las retenciones del 3% que le hayan efectuado por concepto de transporte, y comunicaciones, reaseguros, utilización de películas cinematográficas y similares y noticias internacionales. Artículos 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 24 de su reglamento Anote los pagos parciales que realizó. Artículo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Reste al monto de la casilla No. 60 la suma de los montos de las casillas No. 61 a la No. 63. Si el resultado de la operación es menor que cero, o sea es negativo, anote el monto entre paréntesis ya que representa su saldo a favor. Artículo 22 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

VI. LIQUIDACIÓN DEUDA TRIBUTARIA Intereses

82

Si usted no efectúa el pago en los plazos establecidos, debe pagar adicionalmente un interés, cuya tasa varía aproximadamente cada 6 meses (consúltela en la Administración Tributaria).

Total deuda tributaria 83 Solicito compensar con crédito a mi favor por el monto 84 de:

Anote el resultado de sumar la casilla 64 más la casilla 82. Si dispone de saldos a favor, puede aplicarlos al pago de la deuda tributaria con solo anotar el monto en esta casilla. Los saldos a favor corresponden a pagos en exceso por concepto de impuestos, sanciones o recargos que generan montos a favor del contribuyente y que pueden ser utilizados para el pago de deudas tributarias. En caso de solicitar compensación con saldos a favor, el firmante declara bajo juramento, la existencia real del crédito fiscal que aduce a su favor en esta casilla, el cual no ha sido utilizado para cancelar otras deudas, ni está sujeto a trámites de devolución y/o compensación previamente gestionados. Quien aduzca un crédito inexistente o por un monto mayor al real, puede ser sancionado con base en el Título III del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Anote el resultado de restar al monto de la casilla 83 el de la casilla

Total deuda por pagar

85

129


Pago en efectivo Pago y número de cheque

89 90 91

Pago y cantidad de CAT

92 93

Total pagado

96

84. Si efectúa el pago en efectivo anótelo. Si el pago lo realiza mediante cheque, anote el monto en la casilla 90 y el número del cheque en la 91. Debe girarlo a nombre del Banco donde va a cancelar y tachar la indicación de “o al portador”. En el dorso del cheque debe anotar: el No. de formulario, nombre, cédula, tipo de impuesto, teléfono y fax. Recuerde que el cheque estará sujeto a comprobación. Si el pago lo efectúa mediante certificados de abono tributario, anote el monto en la casilla 92 y la cantidad de certificados con los que paga en la casilla 93. Anote el total pagado. Sume las casillas Nos. 89, 90 y 92.

NO OLVIDE COMPLETAR EL CUADRO DE LA FIRMA: Si es persona física con actividad lucrativa, anote su nombre completo y el número de cédula de identidad. Si se trata de una persona jurídica, anote el nombre del representante legal y su número de cédula. No olvide firmar la declaración.

130


2.2.3 Elaboración y Presentación de la D-151 Declaración Resumen Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos

La presentación de esta declaración informativa es anual, dentro de los dos meses siguientes a la terminación del período fiscal ordinario, es decir a más tardar el 30 de noviembre. La información que debe ir en la declaración corresponde al período comprendido entre el 1° de octubre de un año y el 30 de setiembre del siguiente. El plazo establecido para su presentación es igual para todos los obligados, independientemente del período fiscal que les corresponda.

El formulario para la presentación de esta declaración está disponible en versión impresa y versión digital (software “DECLARA” que suministra Tributación), las cuales se obtienen gratuitamente en las administraciones tributarias.

La declaración debe presentarse en las administraciones tributarias, conforme con el domicilio fiscal registrado. Si llenó la declaración utilizando el programa DECLARA puede presentarla a través de Internet, en la dirección http://196.40.56.20/recinformativa/

Los Obligados a presentar esta declaración son todas las entidades públicas y los obligados a presentar la declaración del impuesto sobre la renta, cuando durante el período fiscal hayan realizado a nivel nacional compras o ventas a una misma persona por un importe anual acumulado superior a dos millones quinientos mil colones (no incluye el monto de impuestos sobre ventas). Además, tratándose de alquileres, comisiones, servicios profesionales e intereses, deberán declarar tanto el cliente (pagador) como el proveedor (perceptor del ingreso), aquellos montos superiores a un importe acumulado de cincuenta mil colones anuales realizados a una misma persona.

131


¿Qué información debe contener esta declaración? Debe contener el detalle de los clientes, gastos y proveedores por los siguientes conceptos:

Conceptos

Código

Las ventas de bienes y servicios en general, efectuadas a nivel nacional a una misma V persona, superiores a dos millones quinientos mil colones anuales. Además, los ingresos superiores a cincuenta mil colones por concepto de intereses, comisiones, alquileres y servicios profesionales, prestados a una misma persona durante el período fiscal. Las compras de bienes y servicios, -con excepción de los alquileres, servicios profesionales, comisiones e intereses- efectuadas a nivel nacional a una misma persona, superiores a dos millones quinientos mil colones anuales y que no se hayan reportado en el D-150. Los pagos superiores a cincuenta mil colones anuales realizados a una misma persona, por concepto de los siguientes gastos: Ø Alquileres Ø Servicios profesionales Ø Comisiones Ø Intereses (no se incluyen aquellos que hayan sido objeto de retención, ni los pagados a las entidades que integran el Sistema Bancario Nacional).

C

A SP M I

NOTA: Los montos por reportar por concepto de ventas y compras de bienes y servicios no deben incluir los impuestos de ventas y consumo. Asimismo, el vendedor y el comprador deberán reportar los montos netos de las transacciones en los casos donde hubo notas de crédito por devoluciones de mercancías.

En esta declaración no se incluirán los pagos efectuados a entidades públicas por servicios, pero sí las compras de bienes y las ventas de bienes y servicios cuando excedan los dos millones quinientos mil colones anuales.

Recomendaciones: * *

No

incluya

Asegúrese

céntimos de

que

en

los los

montos, números

ni

abreviaturas de

cédula

en

los

sean

nombres correctos.

* No registre información incompleta o errónea. Si no tiene el número de cédula de los reportados o son extranjeros no residentes o sin nacionalizar, puede consultarlos en el 132


Sistema de Identificación de Contribuyentes (S.I.C.) que está disponible en la página Web y de las administraciones tributarias. Si efectuadas estas gestiones, no logra obtener el número de identificación, situación que deberá comprobar ante la Administración Tributaria

cuando

se

le

requiera,

rellene

el

espacio

con

cero.

133


134


135


INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO D. 151 (Hoja detalle) DECLARACION ANUAL RESUMEN DE CLIENTES, PROVEEDORES Y GASTOS ESPECIFICOS

Complete los datos identificativos de la hoja de detalle. (Casillas 4, 6 2 y numere la hoja de detalle en el espacio indicado).

En la columna A, “CEDULA”: indique el número de cédula de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas con quienes efectuó operaciones de compras o ventas de bienes y/o servicios superiores a ¢2.500.000 (dos millones quinientos mil colones) sin incluir los impuestos de ventas y consumo, durante el periodo fiscal. Tratándose de pagos o créditos por servicios profesionales (SP), intereses (I), alquileres (A) y comisiones de todo tipo (M), se anotarán aquellos que excedan los ¢50.000 (cincuenta mil colones) anuales por concepto y por persona física o jurídica.

Columna B, “NOMBRE, RAZON O DENOMINACION SOCIAL COMPLETA O APELLIDOS Y NOMBBRE DEL PERCEPTOR O BENEFICIARIO”: anote el nombre, la razón o denominación social si es persona jurídica y los dos apellidos y nombre completo si es persona física o sociedad de hecho, correspondientes a los números de cédula detallados en la columna A.

Columna C, “MONTO DE LA OPERACION”: indique para cada persona física o jurídica el monto total pagado o acreditado por cada concepto, así como el total de la hoja de detalle (casilla 263). Este total debe coincidir con el monto consignado en la casilla 33 de la hoja de resumen.

Columna D, “CODIGO”, indique el código según corresponda por cada concepto, de acuerdo con el cuadro I (tipo) de la hoja de resumen.

136


2.3 MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS Es muy importante presentar a tiempo y de manera correcta las declaraciones tributarias ya que de lo contrario, si la declaración del impuesto se presenta fuera del plazo legalmente establecido, se hará acreedor a una sanción de medio salario base. El salario base para el año 2010 es de ¢293.400 (varía todos los años). La sanción podrá reducirse en un 75% si subsana el incumplimiento antes de que haya actuación de la Administración; si se subsana después de la actuación de ésta y antes de que se notifique el traslado de cargos, se reduce en un 50% y si se subsana posterior a la notificación de éste, la reducción es del 25%.

Además, por pagar el impuesto fuera del plazo establecido, deberá pagar, un recargo por intereses así como una sanción por morosidad del 1% por cada mes o fracción de mes sin que exceda del 20%. Si por ejemplo se atrasa en el pago un mes y dos días, la sanción será del 2% sobre el monto del impuesto. En dado caso, para la autoliquidación y pago de las sanciones por morosidad y por presentación tardía de la declaración, debe utilizarse el formulario D-116 “Autoliquidación de sanciones por infracciones administrativas”.

Por ello, la importancia de presentar a tiempo y de forma correcta las declaraciones tributarias, así mismo hacer el pago, para no verse afectado con multas o sanciones.

137


3. CAPรTULO III I CONTROL ROL BANCARIO

Objetivos: Describir los servicios bancarios bรกsicos que utiliza una empresa. Calcular las Conciliarciones Bancarias (revisiรณn de los registros de la empresa contra los del banco) Explicar las variantes para tomar decisiones de Inversiรณn Explicar las variantes para tomar decisiones de Financiamiento

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3.1 SERVICIOS BANCARIOS Actualmente, las entidades bancarias han comprendido la importancia de dar una atención más personalizada a las empresas, han entendido que las necesidades de estas son muy distintas a las de una persona física que se apersona a una sucursal bancaria, en cuanto a complejidad, urgencia de tiempos de respuesta, etc., y por ello se acostumbra actualmente a que el banco asigne un Ejecutivo de Cuenta a cada empresa, para que por medio de este se puedan hacer consultas, realizar ciertos trámites, entre otros. Sin duda alguna, esto es una gran ayuda para las pequeñas y medianas empresas, cuyos empresarios deben asesorarse sobre los servicios bancarios. A continuación se describen algunos servicios bancarios básicos que debe conocer:

3.3.1 Apertura de Cuentas Corrientes Cuando una empresa inicia operaciones es primordial contar con cuentas bancarias abiertas, ya que este es el medio para manejar los flujos de caja, recibir pagos de clientes, y realizar pagos de gastos y proveedores. Debe abrir cuando menos, una cuenta en colones y otra en dólares, para depositar y pagar en la misma moneda de la factura, para no perder la diferencia de conversión de monedas por tipo de cambio.

Para abrir una cuenta corriente, los bancos por lo general solicitan la siguiente información:

Copia de Cédula Jurídica

Copia del Acta Constitutivo

Personería Jurídica, con información de acciones

Copia de la Cédula del Representante legal 139


Recibo de Servicios Público (para corroborar la dirección)

Depósito mínimo de fondos para la apertura de la cuenta.

3.1.2 Transferencias Internacionales Las transferencias internacionales es un servicio que ofrecen las entidades bancarias, y que es de gran utilidad para las empresas exportadoras, para el trámite se solicitan los siguientes requisitos:

Completar el formulario destinado para ese fin, donde se describe la información de la empresa y el beneficario.

Aportar el nombre del banco del beneficiario

Aportar el #ABA y SWIFT del banco del beneficiario.

Aportar el #cta. Del beneficiario.

Justificar mediante facturas o comprobantes de compra, el motivo de la transferencia (esto lo solicitan para corroborar que no sea transferencia de dinero por narcotráfico)

3.1.3 Normas de Seguridad y Cambio de Cheques Actualmente, hay que tener mucho cuidado con las estafas tanto dentro como fuera de la compañía.

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Si se tiene acceso a las cuentas por medio de internet bancking, es importante afiliarse a todos los medios de seguridad de proponen las entidades bancarias, tales como números clave extras para comprobar la identificación del usuario, teclados virtuales, firma digital, entre otros.

Internamente, se deben establecer normas de seguridad y un control interno adecuado con respecto a la salvaguarda de los fondos.

Por ejemplo, en caja chica se debe aplicar estrictas normas de entrega de dinero, y realizar frecuentemente arqueos. Por otro lado, respecto a los cheques, se aconseja evitar girar fondos a nombre de personas físicas, ya que estos se pueden endosar falsamente e ir a cambiar al banco, trámite que no es posible si estuviera a nombre de una persona jurídica. Los cheques deben retirarse si no son recogidos por los beneficiaros, y cierto después ser anulados, por seguridad. Y siempre mantener una adecuada segregación de funciones entre los empleados, por ejemplo, que la misma persona que aprueba el cheque, no sea la misma que lo emite y lo entrega, ya que esto le facilitaría ejecutar un fraude.

La clave de acceso a internet debe ser resguardada muy bien, y asignar a los usuarios permisos restringidos, solamente a las funciones que realmente debe hacer.

3.1.4 Pago Automático de Planillas y Recibos Este servicio es muy útil para agilizar y ahorrar tiempo administrativo a los funcionarios de la empresa, tiempo que se puede aprovechar en otras funciones.

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El pago automático de recibos evita el riesgo de olvido de pago de recibos o transferencias repetitivas a proveedores que deba hacer la empresa. Además de ahorro del tiempo destinado al pago manual de transferencia por transferencia.

Por otra parte, el pago de planillas permite organizar mejor los pagos a empleados, evita el riesgo de errores en depósitos, y ahorra tiempo en el proceso de realizar las transferencias, ya que mediante una sola aplicación se transfiere a la cuenta de todos los empleados.

3.1.5 Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio Las empresas exportadoras, o igualmente las que emiten sus facturas en dólares están expuestas a pérdidas o ganancias en las variaciones del tipo de cambio. Igualmente sucede con las deudas adquiridas en moneda extranjera.

Actualmente, las empresas están expuestas a este riesgo, dado el sistema que implementó hace unos años el Banco Central de Costa Rica, de bandas cambiarias, el cual eliminó el sistema de minidevaluaciones, y deja el tipo de cambio a la libre, bajo la influencia de la oferta y la demanda.

Cuando el tipo de cambio tiene una caída significativa, por lo general la preocupación se apodera de las personas que poseen fondos, inversiones y bienes en dólares, y empiezan a convertirlas en colones, esto empeora mucho más la situación. Lo más recomendable es esperar, ya que la pérdida por diferencial cambiario no se hace efectiva sino hasta que se convierte en colones, por ello lo mejor es esperar a que el tipo de cambio vuelva a subir y de esta manera decidir si se mantiene la inversión en dólares o se cambia en colones, pero

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si fuese así no se ejecutaría pérdida alguna, ya que se está convirtiendo en colones cuando el tipo de cambio haya aumentado nuevamente.

3.2 CONCILIACIONES BANCARIAS Las conciliaciones bancarias permiten conciliar el saldo de la cuenta bancaria que tiene la empresa en sus registros, con el estado de cuenta que emite el banco. Es necesario calcular el saldo real ajustado, ya que por la naturaleza de ciertas transacciones por lo general los saldos no son los mismos. Por ello se debe tomar en cuenta que para conocer el saldo de una cuenta corriente, no se puede simplemente pedir un estado de cuenta al banco, ni tampoco se debe confiar en la información que tiene la empresa, ya que puede haber movimientos en la cuenta que realiza el banco que no conocemos. Existen 3 tipos de conciliaciones bancarias:

1) De Libros a Bancos 2) De Bancos a Libros 3) Saldos Ajustados

La más recomendable es la de saldos ajustado ya que es la más completa y fusiona los otros 2 tipos de conciliación. En el siguiente punto se explica la técnica para realizar la conciliación por saldos ajustados.

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3.2.1 Conciliación Bancaria por Saldos Ajustados La conciliación bancaria se basa en comprar el estado de cuenta que envía el banco con el reporte de libros de la empresa, una vez ubicadas las diferencias se realizan 2 cálculos, uno de Bancos a Libros, y otro de Libros a Bancos, mediante una seria de fórmulas que suman y/o restan los saldos, si ambos saldos al final son iguales, quiere decir que hemos encontrado el saldo ajustado real.

La mejor manera de entender el proceso es mediante un ejemplo. A continuación se tiene el estado de cuenta que envió el banco a la empresa el Sol de su cuenta en colones #123, por el mes de setiembre 2010:

B AN CO

FECHA 01/set/10 04/set/10 10/set/10 13/set/10 17/set/10 25/set/10 30/set/10

ESTADO DE CUENTA CORRIENTE El Sol S.A. Cuenta #123, colones

DESCRIPICIÓN Deposito clientes Cheque #2100 Cheque #2103 Cheque #2101 Deposito clientes Cheque #2104 Intereses Ganados

TOTALES =

DÉBITO

Del 01/set/10 Al 30/set/10

Incial = CRÉDITO 150.000

1.333

535.200 SALDO 685.200 640.200 540.200 516.500 626.500 403.513 404.846

261.333

404.846

45.000 100.000 23.700 110.000 222.987

391.687

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A continuación, la empresa imprime el reporte de libros de la misma cuenta, para iniciar con el proceso de conciliación:

Movimientos de Bancos cta 123 El Sol SA Mes = Set-10 Fecha 01/set/10 04/set/10 08/set/10 09/set/10 09/set/10 17/set/10 24/set/10 30/set/10

Detalle Deposito Cheque 2100 Cheque 2101 Cheque 2102 Cheque 2103 Deposito Cheque 2104 Deposito

Debe Haber 150.000,00 45.000,00 27.300,00 50.000,00 100.000,00 110.000,00 222.987,00 200.000,00 Inicial Final

535.200,00 549.913,00

Como podemos observar el saldo final de bancos es ₡ 404.846, mientras que el que emite los registros de la empresa es de ₡ 549.913.

El primer paso es buscar las diferencias entre ambos estados de cuenta, las cuales son las siguientes:

Cheque #2101: El monto del banco dice que es ₡23.700, mientras que en libros está registrado por ₡27.300. Se ubicó la copia del cheque y se determinó que el contador de la empresa traspuso los números y el monto correcto es el que dice el banco, o sea, el cheque fue registrado por ₡3.600. Si sabemos que el cheque es de pago de salarios, tenemos que hacer una ajuste en los registros, disminuyendo el gasto y aumentando el monto de bancos disponible. 145


Cheque #2102: Este cheque aún no ha sido cambiado por el beneficiario, por ello no aparece en el estado de cuenta del banco. Se debe rebajar el monto del banco.

Intereses Ganados: El banco acreditó la cuenta con intereses bancarios, pero la empresa no lo ha registrado, dado que no tuvo como darse cuenta de ello, por esto debe aumentar el saldo en libros y registrar el ingreso por intereses.

Depósito del 30/set/10: La empresa registró y envió el 30-set a depositar al banco un cheque de “otro banco” (que tarda aproximadamente 2 días en ser acreditado, mientras se confirman los fondos disponibles entre bancos) por esto no quedó acreditado en la cuenta del banco el mismo día. Asumiendo que el cheque se acreditará sin ningún problema, se debe aumentar el saldo de bancos.

Luego de ubicadas y entendidas las diferencias entre ambos estados de cuenta se aplican las siguientes 2 fórmulas:

SALDO AJUSTADO DE BANCOS =

SALDO AJUSTADO DE LIBROS =

Saldo Final según Bancos =

404.846

Saldo Final según Libros =

(-) Cheques Pendientes de Cambio

(50.000)

(+) Notas de Crédito del banco

(+) Depósitos en Transito

200.000

(-) Notas de Débito del banco

(+ ó -) Errores en bancos

-

(=) Saldo Ajustado Bancos =

₡554.846

(+ ó -) Errores en libros (=) Saldo Ajustado Libros =

549.913 1.333 3.600 ₡554.846

Para que la conciliación quede bien aplicada, los saldos ajustados de bancos y libros deben resultar iguales. Para el caso del ejemplo el monto real ajustado es ₡554.846, como se puede ver no era ni el saldo que reflejaba el estado de cuenta del banco, ni el que teníamos en libros, más bien, el saldo real era un monto intermedio.

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Hay que tener en cuenta que los ajustes en bancos no requieren hacer un asiento de ajuste, pero si los ajustes en libros.

Para el ajuste de los intereses ganados, el asiento es el siguiente:

Fecha

Cuenta o Detalle

Ref

30/09/10 Bancos

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

1.333,00

Ingresos por Intereses

1.333,00

-----------------o---------------

Y el asiento de ajuste del error en el cheque #2101:

Fecha

Cuenta o Detalle

30/09/10 Bancos Gastos por Salarios

Ref

Débitos (Debe)

Créditos (Haber)

3.600,00 3.600,00

-----------------o---------------

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3.3 DECISIONES DE INVERSIÓN

3.3.1 ¿Qué debe hacer una empresa con sus dineros ociosos? La empresa debe determinar - mediante el flujo de caja, visto en el punto 1.7.3 de este manual - los fondos ociosos, los cuales debe invertir para optimizar el rendimiento de los recursos disponibles.

La mejor opción de inversión sin duda alguna será invertirlos en las operaciones de la empresa para expandir las operaciones, optimizarlas o buscar nuevos segmentos de negocio. Por lo general, esta es la mejor alternativa de inversión, ya que los rendimientos generados son mayores a los que ofrecen las tasa activas de las entidades bancarias.

Pero no siempre se tienen la posibilidad de invertir inmediatamente en un negocio, por ello si resulta conveniente invertir momentáneamente el dinero en el banco, mientras se elige alguna otra alternativa de inversión.

Existen varias alternativas bancarias de inversión, tales como:

Certificados de Depósito a Plazo (CDP): Se invierte a un plazo fijo y a una tasa fija, por lo general estos son los rendimientos más altos.

Inversiones a la Vista a Tasa Pactada: Inversiones que pueden ser retiradas el mismo día o máximo el siguiente día de solicitado. Sus rendimientos son más bajos que los CDP, pero a una tasa fija.

Inversiones en Fondos: Son fondos de inversión los cuales por lo general son a la Vista, pero su tasa de rendimiento fluctúa según los rendimientos de mercado del fondo.

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En el caso de una pequeña o mediana empresa que puede necesitar sus fondos a corto plazo, se recomienda invertir una parte de sus fondos ociosos en CPD a corto plazo, y otra parte en Inversiones a la Vista tasa pactada, esto por seguridad, por si se necesita de algunos fondos de improvisto.

Para efectos de aprender a calcular los rendimientos de una inversión se tiene el siguiente ejemplo:

“La empresa El Sol S.A. invierte el 01-oct-10, ₡500.000, en un CDP en colones a 3 meses, con cupones de intereses mensuales, cuyo rendimiento es del 6,25%”

El cálculo de los Intereses (rendimiento) a ganarse mensualmente es: (500.000 *12%) / 12 = ₡5.000 mensuales

Por último es conveniente analizar las modalidades para solicitar ante el banco una inversión:

Tipo

Descripción

Ventajas

Desventajas

Ejemplo de Rendimiento

Físico con Cupón

Inversión emitida en el banco, donde se entregan cupones para el cobro de intereses y principal

El cupón puede ser utilizado como medio de pago, ya que es transferible por medio de endoso.

El cupón puede ser robado, ya que son al portador. La tasa de rendimiento es baja respecto a las otras alternativas

5,50%

Desmaterializado

Inversión emitida en el banco, pero sin cupones, solo el titular puede cobrar los intereses y principal

No hay riesgo de robo, ya que solamente el titular puede cobrarlo. El rendimiento es intermedio.

El título No puede ser utilizado como medio de pago, ya que no tiene cupones.

6%

Por Internet

Inversión desde la página web del banco, donde se especifica el plazo, cuenta de retiro y depósito de la inversión.

La tasa de rendimiento es la más alta de todas las alernativas. Y no hay riesgo de robo, ya que solamente el titular puede cobrarlo

El título No puede ser utilizado como medio de pago, ya que no tiene cupones.

6,50%

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3.4 DECISIONES DE FINANCIAMIENTO

3.4.1 ¿Cómo determinar cuándo se requiere financiamiento? Al igual que la decisión de inversión, la necesidad de financiamiento se determina mediante el análisis del flujo de caja futuro, con el fin de anticipar la necesidad de liquidez futura, e iniciar buscando el financiamiento.

Existen dos necesidades básicas de financiamiento, una es la inyección de capital de trabajo para las operaciones normales de la empresa, y la otra es el financiamiento para la ejecución de un proyecto nuevo.

3.4.2 ¿En qué moneda se debe tomar el financiamiento? Se recomienda adquirir el financiamiento en la misma moneda en la que se reciben los ingresos corrientes de la empresa. Esto para evitar que las cuotas del financiamiento se incrementen por razones de tipo de cambio. Por ejemplo, para una empresa exportadora hacia los Estados Unidos, cuyas exportaciones generan dólares, la mejor opción para un financiamiento será tramitarlo en dólares.

3.4.3 ¿Cómo elegir cuál es la mejor opción bancaria para el financiamiento? Para elegir la mejor opción bancaria de financiamiento, se deben analizar varios factores. Sin duda alguna la mejor opción es la banca pública, ya que la banca privada, aunque ofrece mayor rapidez y menos requisitos, esto le genera al banco un mayor riesgo en sus créditos; y a mayor riesgo deben compensarlo con mayor rendimiento, o sea, la tasa de 150


interés que cobrarán será mayor. Así que se recomienda tramitar el crédito en bancos públicos, aunque esto demande mayor tiempo, garantías y requisitos, ya que al fin y al cabo el ahorro en intereses será significativo.

El principal punto de comparación para determinar la mejor fuente de financiamiento sin duda alguna es la Tasa de Interés cobrada por el banco, pero aquí es importante analizar la Comisión de Formalización y Administración que cobra el banco, ya que puede ser que aunque un banco cobre menor tasa de interés que otro, tenga una mayor tasa de formalización y el resultado de la opción de menor costos sea lo contrario.

3.4.4 Cálculos importantes para evaluar un financiamiento A continuación se explicará mediante un ejemplo como calcular la cuota y la tabla de amortización de un préstamo bancario.

“La empresa El Sol S.A. decidió adquirir un crédito bancario para capital de trabajo por $80.000, a un plazo de 1 año, tasa de interés del 8,5%, a pagar en cuotas mensuales, y con una comisión de formalización del 1%”

Se necesita calcular: a) El monto que desembolsará el banco a la cuenta de la empresa. b) El Monto de la cuota mensual a pagar. c) La tabla de amortización que permitirá conocer el saldo de la deuda a cada mes y el costo total en intereses a lo largo del crédito.

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SOLUCIÓN:

a)

Principal = Comisión = 80.000 * 1% = Desembolso del Banco =

$ 80.000 ($800) $ 79.200

b) La cuota mensual a pagar solo puede ser calculada por medio de hojas electrónicas, tales como Microsoft Excel, o una calculadora financiera, o en su defecto aplicar de manera manual una fórmula financiera un tanto compleja, y que está fuera del alcance de este manual. Por ello, se explicará como calcularla con la ayuda de Microsoft Excel.

Primero se anota una hoja de cálculo los siguientes datos del préstamo:

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Luego nos posicionamos en alguna celda y vamos al menú Insertar función ó al icono “fx”, seleccionamos la función financiera llamada “Pago”

Posteriormente introducimos los datos digitados de la siguiente manera:

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Damos aceptar y el resultado es el siguiente:

El monto de la cuota mensual a pagar es de $6.977,58

c) La tabla de amortización es la siguiente: N° CUOTA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

SALDO INICIAL $80.000,00 73.589,08 67.132,76 60.630,70 54.082,58 47.488,09 40.846,88 34.158,63 27.423,00 20.639,66 13.808,28 6.928,51

CUOTA 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 6.977,58 Total Intereses

INTERESES 566,67 521,26 475,52 429,47 383,08 336,37 289,33 241,96 194,25 146,20 97,81 49,08 $3.730,99

AMORTIZACION 6.410,92 6.456,33 6.502,06 6.548,12 6.594,50 6.641,21 6.688,25 6.735,63 6.783,34 6.831,38 6.879,77 6.928,51

SALDO FINAL 73.589,08 67.132,76 60.630,70 54.082,58 47.488,09 40.846,88 34.158,63 27.423,00 20.639,66 13.808,28 6.928,51 $0,00

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Este Manuel Contable está dirigido principalmente a Pequeñas y Medianas Empresas, Exportadoras o no Exportadoras de Costa Rica. Sin embargo, contiene aplicaciones prácticas y generales a nivel de manejo contable, financiero, tributario y bancario que pueden ser de gran provecho para cualquier tipo de compañía.

De parte del Equipo de Trabajo del Trabajo Comunal Universitario “Modernización en el Sistema Aduanero Nacional y su vinculación con la sociedad civil” de la Universidad de Costa Rica, esperamos que este manual le sea de gran ayuda y proporcione la guía necesaria para que dirija a su empresa hacia un control contable, financiero, tributario y bancario adecuado, el cual es la única vía para el crecimiento corporativo.

En caso de requerir alguna guía empresarial adicional no dude en contactarnos.

TRABAJO COMUNAL UNIVERSITARIO “MODERNIZACIÓN EN EL SISTEMA ADUANERO NACIONAL Y SU VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD CIVIL”

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Manual de contabilidad para pyme  
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