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Diseño y Redacción Efectiva de Propuestas e Informes Profesionales (P1) Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Catedrático CINF 6600: Métodos de investigación aplicada al campo de la información


Introducci贸n


Las propuestas y los informes son: – Elementos fundamentales en el mundo de los negocios y de la Universidad – Utilizados diariamente en la toma de decisiones importantes

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La elaboración de propuestas e informes: • No es un mero ejercicio de redacción • Es un proceso de diseño de comunicación estratégica • Responde a objetivos • Consiste de múltiples elementos de planificación, producción y presentación

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Objetivos de la presentación • Crear conciencia de la importancia de diseñar estratégicamente las propuestas y los informes • Ofrecer recomendaciones para mejorar la efectividad de estos documentos • Motivar a los presentes a implantar un nuevo método de trabajo

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¿Por qué mezclar propuestas e informes en una misma presentación? • Porque las propuestas y los informes son similares en estructura y estilo de redacción

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¿Por qué mezclar propuestas e informes en una misma presentación? • Porque muchos informes se redactan como producto de propuestas implantadas

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¿Por qué mezclar propuestas e informes en una misma presentación? • Porque no se puede hacer un buen informe si no se sabe escribir una buena propuesta y viceversa

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Conceptualizaci贸n estrat茅gica de las propuestas e informes


La efectividad de la propuesta o informe depende de: • Conceptualizar el documento tomando en cuenta las características y objetivos del público particular a quien va dirigido

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La efectividad de la propuesta o informe depende de: • Esbozar claramente los objetivos de la propuesta/informe

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La efectividad de la propuesta o informe depende de: • Bosquejar lógica y estratégicamente el contenido de acuerdo a sus objetivos

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La efectividad de la propuesta o informe depende de: • Anticipar y responder estratÊgicamente a los comentarios y objeciones que los destinatarios de la propuesta/informe puedan tener

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La efectividad de la propuesta o informe depende de: • Utilizar un estilo de redacción adecuado para el público particular a quien va dirigido el documento

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La efectividad de la propuesta o informe depende de: • Cuidar nuestro vocabulario y utilización efectiva del idioma, evitando las frases trilladas y la selección inadecuada de términos

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La efectividad de la propuesta o informe depende de: • Diseñar un estilo de presentación gráfica que realce nuestro mensaje

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La efectividad de la propuesta o informe depende de: • Planificar una presentación oral de la propuesta o informe donde nos aseguremos de transmitir los puntos claves de la propuesta o informe

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Objetivos: Norte de propuestas e informes efectivos


Los objetivos cumplen varias funciones: • Orientan al lector en cuanto a la motivación o intención del documento • Guían al escritor en la conceptualización, redacción y diseño del documento

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Los objetivos cumplen varias funciones: • Concentran la atención del lector y la producción del escritor en la consideración de temas concretos y específicos, evitando las digresiones

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¿Cuándo debo escribir los objetivos? • Justo al inicio del proceso de conceptualización • Junto con la definición del problema o tópico principal, el trasfondo y justificación de la propuesta o informe

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¿Cuáles son las características de los objetivos? • Son metas logrables con la información observable/obtenida • Desglosan de forma lógica las dimensiones del problema/tópico de interés • Son precisos, viables, mutuamente excluyentes y comprensivos

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Ejercicio • Identifiquen un problema sencillo para una propuesta o un tópico sencillo para un informe profesional – Escriban de 1 a 3 oraciones para establecerlo

• Redacten 3 objetivos Septiembre 2010

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Organizaci贸n l贸gica y estrat茅gica del contenido de la propuesta e informe


Contrastes de investigaciones académicas y profesionales • Investigación básica • Objetivo: contribuir al conocimiento • Gira en torno a propuesta teórica • Usualmente evaluada por otros investigadores

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• Inv. aplicada • Objetivo: Resolver problema, aventajar • Prescinde de propuesta teórica • Usualmente evaluada por gerentes

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Contrastes de investigaciones académicas y profesionales • Surgen de intereses individuales • Usualmente muy flexibles en tiempo • Informe final reflexiona sobre los hallazgos y sus implicaciones para la disciplina

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• Comisionadas por empresa o agencia • Usualmente hechas con tiempo limitado • Informe final propone diagnóstico y soluciones al problema original bajo estudio

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La propuesta de investigación • Es el documento que vende un plan de acción para estudiar un problema • Tiene que especificar detalladamente el: – problema a investigar en este estudio – método(s) de investigación y análisis – naturaleza/formato del producto final – recursos necesarios para realizar estudio

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La propuesta académica… • Requiere además – una justificación del problema o tema de investigación – una revisión de literatura donde se ponga en contexto el estudio propuesto – un marco teórico para la definición de las hipótesis/preguntas de investigación y para el(los) método(s) propuestos

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La propuesta profesional… • Tiene que demostrar que: – el investigador entiende el problema de la institución que comisiona el estudio – los objetivos del estudio van dirigidos a diagnosticar/solucionar el problema – el diseño metodológico propuesto es válido, defendible y costo-eficiente – el estudio puede hacerse en el tiempo y presupuesto disponible Septiembre 2010

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Formato de la propuesta académica de investigación • • • • • • •

Resumen Introducción (Trasfondo y Problema) Justificación Revisión de Literatura y marco teórico Diseño metodológico Costos Apéndices

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Formato de la propuesta de investigación profesional • • • • •

Resumen Introducción (Trasfondo y Problema) Diseño metodológico Costos Apéndices

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El informe de investigación • Presenta los hallazgos y el análisis de la investigación realizada • Ofrece contestaciones al problema planteado inicialmente • Organiza la información obtenida a tenor con los objetivos especificados en la propuesta

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El informe académico… • Discute los hallazgos en el contexto de las presunciones teóricas y de los hallazgos de otros estudios académicos • Esboza conclusiones guiado por el marco teórico del estudio • Propone contribución del estudio al campo de conocimiento

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El informe profesional… • Ofrece un diagnóstico preciso del problema • Propone soluciones viables y –si posible– compatibles con los medios y objetivos de la institución auspiciadora • Rara vez extrapola implicaciones teóricas de los hallazgos obtenidos

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Formato del informe académico de investigación • Resumen • Introducción (Trasfondo, Problema y Justificación) • Revisión de Literatura y marco teórico • Diseño metodológico • Hallazgos • Discusión y Conclusiones • Apéndices Septiembre 2010

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Formato del informe profesional de investigación • • • • • •

Introducción (Trasfondo, Problema) Resumen Ejecutivo Diseño metodológico Hallazgos Conclusión e Implicaciones Apéndices

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Desarrollar cada sección como Dios manda… • Resumen – Mejor conocido como abstract – Expresa en 250 palabras o menos el • • • • • •

problema justificación marco teórico (si aplica) método hallazgos conclusiones e implicaciones

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Desarrollar cada sección como Dios manda… • Introducción – Alimentar la curiosidad del lector presentando sinopsis de problema, justificación y método – Especificar el objetivo principal del estudio – Indicar si este estudio es parte de un proyecto longitudinal o si se han hecho otros estudios similares

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Desarrollar cada sección como Dios manda… • Resumen Ejecutivo – Esta es la sección de mayor interés para los lectores de los informes profesionales – Presenta sistemáticamente los hallazgos y las implicaciones más importantes del estudio realizado – Utilizar estrategia narrativa para expresar la información sin números o términos técnicos: ¡Recordando al lector laico! Septiembre 2010

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Desarrollar cada sección como Dios manda… • Revisión de Literatura y marco teórico – Establece el contexto del estudio propuesto o realizado en la disciplina • aspectos del problema tratados anteriormente • diseños metodológicos utilizados

– Específica los conceptos teóricos relevantes para la investigación

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Desarrollar cada sección como Dios manda… • Diseño metodológico – Detalla las preguntas de investigación, objetivos o hipótesis – Especificar cómo se realizará/hizo estudio – Explicar las unidades de estudio, el instrumento y los procedimientos para conducir la investigación – Los detalles más engorrosos del método pueden relegarse a los apéndices Septiembre 2010

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Desarrollar cada sección como Dios manda… • Hallazgos – Describir los hallazgos pertinentes a los objetivos – Diseñar estrategia de selección y presentación de los hallazgos – Evitar mezclar conclusiones o implicaciones con hallazgos – Los datos de poca relevancia pueden moverse a los apéndices o dejarse fuera Septiembre 2010

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Desarrollar cada sección como Dios manda… • Conclusión e Implicaciones – Destacar y armar las lecciones aprendidas en el estudio – Contestar todas las preguntas de investigación u objetivos – Concisas, basadas en los hallazgos – Escritas en lenguaje llano, para personas sin formación en investigación

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Desarrollar cada sección como Dios manda… • Conclusión e Implicaciones – Las implicaciones aplican o recomiendan acciones a tomar partiendo de las conclusiones – Recomendar acciones concretas, evitar recomendar investigación adicional en este espacio – No siempre es necesario o apropiado redactar implicaciones

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Desarrollar cada sección como Dios manda… • Apéndices – Incluye información de apoyo y muestras de documentos relevantes – Contiene detalles técnicos del método y/o análisis de los hallazgos – Incluir los instrumentos de investigación (a menos que se decida lo contrario por razones estratégicas)

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Anticipando y respondiendo estratĂŠgicamente a las preocupaciones y objeciones de nuestros lectores


Escribir pensando en el lector • Las propuestas y los informes se escriben para otros, no para nosotros • Sepamos para quien escribimos – prejuicios y preferencias – trasfondo académico y profesional – agenda abierta y escondida con el estudio – presiones y controles a los que está sujeto

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Escribir pensando en el lector • Evitemos usar palabras o conceptos que levanten sospecha, preocupación o incomodidad en los lectores • Desarrollemos una estrategia de redacción que provea información clara y que reduzca confusión y malentendidos

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Escribir pensando en el lector • Si anticipamos objeción a algún planteamiento – argumentar lo mejor posible en el documento, sin ponerse a la defensiva – planificar estrategia defensiva para la discusión de la objeción en foro abierto – identificar puntos de consenso en otras áreas y minimizar importancia de objeción

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Escribir pensando en el lector • Si anticipamos objeción a algún planteamiento – lograr que se provea la oportunidad para hacer una presentación oral del documento – vender primero los puntos aceptables de la propuesta o informe en la presentación – plantear los puntos controvertibles cuidadosamente

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Gracias por su atención. Prof. Eliut D. Flores Caraballo, Ph.D. Catedrático Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras

Diseño y Redacción Efectiva de Propuestas e Informes Profesionales (P1)  

Esta presentación trata sobre los aspectos a considerar en el diseño y creación de propuestas o informes profesionales.

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