Issuu on Google+

ISBN 978-88-97520-10-8


Consulman S.p.A. C.so Orbassano, 336 10137 Torino Azienda certificata dal 2005 con sistema qualità ISO 9001 : 2008

Tutti i diritti riservati E’ vietata la riproduzione anche parziale e con qualsiasi mezzo senza l’autorizzazione scritta dell’editore. Per citazioni e illustrazioni di competenza altrui, riprodotte in questo libro, l’editore è a disposizione degli aventi diritto. L’editore provvederà, altresì, alle opportune correzioni nel caso di errori e/o omissioni a seguito della segnalazione degli interessati. Il presente volume è a cura di Consulman S.p.A. Prima edizione: giugno 2011

Di particolare interesse per i lettori di questo volume: prod72 - Controllo di gestione e budget prod221 - Principi di economia d’impresa - Logiche economico-finanziarie per il controllo di gestione

Il catalogo aggiornato è consultabile sul sito www.e-formazione.net ove è anche possibile scaricare alcuni articoli gratuiti. ISBN 978-88-97520-10-8

GU-AMCO-069


Sommario 1 Il controllo delle produzioni su commessa

4

1.1 Le grandi commesse di durata pluriennale 1.2 I preventivi di commessa 1.3 Le tipologie di costi di commessa 1.4 I ricavi di commessa 1.5 Le commesse standard e di durata annuale 1.6 Il controllo incrociato delle commesse e dei centri di responsabilitĂ  1.6.1 La struttura a matrice

3

4 5 6 6 7 7 8

GU-AMCO-069


CAPITOLO 1 - IL CONTROLLO DELLE PRODUZIONI SU COMMESSA

1 Il controllo delle produzioni su commessa La realizzazione di un sistema di controllo di gestione attraverso il quale monitorare la redditività delle commesse, richiede una serie di precisazioni e distinzioni utili alla definizione di un processo gestionale che, attraverso un’analisi delle informazioni amministrative, consenta di avere, in tempo reale, i dati necessari ad una corretta conduzione della commessa. In linea generale le commesse possono suddividersi in due grandi categorie, per ciascuna delle quali sono necessarie valutazioni di redditività differenti. Le due categorie sono, rispettivamente: 1) le grandi commesse di durata pluriennale 2) le commesse standard di durata annuale o inferiore.

1.1 Le grandi commesse di durata pluriennale Questa tipologia di commesse si caratterizza, oltre che per le dimensioni e la durata, anche per: 1) la rilevante complessità gestionale ed organizzativa; 2) l’univocità o non ripetitività della realizzazione. Il controllo economico e finanziario per la realizzazione delle grandi commesse è caratterizzato da questi elementi: a. oggetto specifico del controllo è la singola commessa; tuttavia è possibile esercitare un controllo anche sui diversi centri di responsabilità che intervengono nella realizzazione e gestione della stessa; b. occorre ogni volta fare un preventivo ad hoc; c. nell’analisi dei costi ai fini del controllo assume un rilievo fondamentale la distinzione tra costi diretti ed indiretti; d. l’analisi degli scostamenti tra costi e margini preventivati e quelli effettivi può generare notevoli problemi se non si dispone di attendibili ed analitici costi preventivi da contrapporre ai costi effettivi sostenuti sino a quella ben precisa fase di realizzazione della commessa; e. il meccanismo di controllo basato sul feed-back può non essere sufficiente, dal momento che la durata e la non ripetitività della commessa impongono un controllo molto orientato al futuro. In altri termini si deve essere in grado di rispondere a domande tipo: la commessa potrà essere terminata rispettando i costi preventivati? f. l’individuazione delle responsabilità difficilmente è univoca, ma si basa sul principio della corresponsabilità, specie quando operano appositi organi di coordinamento del progetto (Project managers); g. il controllo dei costi deve sempre integrarsi con altre due dimensioni del controllo, tipiche ed essenziali per queste situazioni: 1. controllo dei tempi; 2. controllo dei requisiti tecnico-qualitativi.

4

GU-AMCO-069


CAPITOLO 1 - IL CONTROLLO DELLE PRODUZIONI SU COMMESSA

1.2 I preventivi di commessa Il preventivo dei costi di commessa può non essere unico, poiché è richiesto un suo periodico aggiornamento, via via che i lavori avanzano. Si possono distinguere tre fondamentali tipi di preventivo di commessa: • il preventivo iniziale • il preventivo esecutivo • il preventivo aggiornato. Il preventivo iniziale viene redatto prima della stipulazione del contratto con il cliente e serve come base per la formulazione del prezzo di vendita. Esso presuppone: 1) avvenuti contatti con il cliente potenziale, che fornisce i dati necessari ad una prima sommaria preventivazione; 2) l’emissione di un avanprogetto della commessa da parte della direzione tecnica o altro ente. In relazione a tale avanprogetto, i diversi centri di responsabilità coinvolti nella realizzazione della commessa (progettazione, acquisti….) formulano un preventivo di massima dei costi di loro competenza. La costruzione del preventivo iniziale per orientare la formazione del prezzo di vendita è un problema di valutazione della convenienza economica della specifica commessa, al fine di decidere se conviene o meno accettare l’ordine del cliente. A tale scopo occorre – tra l’altro – verificare se il risultato economico della commessa è compatibile con gli obiettivi prestabiliti a budget, con riferimento alle commesse nella loro globalità. Il preventivo esecutivo viene redatto dopo l’acquisizione della commessa, cioè dopo la conclusione della trattativa con il cliente. Esso consiste in una preventivazione dei costi più aggiornata e più analitica rispetto al preventivo iniziale e serve da termine di confronto fisso da impiegare nel controllo economico della commessa, durante la sua esecuzione. Data la sua funzione, il preventivo esecutivo dei costi di commessa deve essere più aggiornato ed analitico del preventivo iniziale. Infatti: 1) al momento della compilazione del preventivo esecutivo si dispone di informazioni assai più aggiornate e precise sui costi di progetto, essendo ormai definito l’oggetto della commessa ed essendo noti i materiali da acquistare e le operazioni da eseguire; 2) dato che serve per la verifica periodica dei costi di commessa, cioè per il confronto con i consuntivi, il preventivo esecutivo deve essere redatto in forma analitica. Questo significa che i costi dovrebbero essere riferiti a parti elementari della commessa. Il preventivo esecutivo viene redatto con il supporto dei vari centri di responsabilità coinvolti nel progetto (progettazione, acquisti….). Infatti i centri per poter formulare i costi di approvvigionamento dei materiali e quelli di fabbricazione, devono attendere i disegni predisposti dal centro progettazione. Spesso il preventivo esecutivo non è unico, in quanto il preventivo originario formulato alla nascita della commessa viene successivamente modificato in relazione a rilevanti modificazioni del progetto stesso, concordate con il cliente, oppure a causa di sostanziali errori di preventivazione. Si può così avere: • un preventivo esecutivo originario • un preventivo esecutivo ultimo. 5

GU-AMCO-069


CAPITOLO 1 - IL CONTROLLO DELLE PRODUZIONI SU COMMESSA

Il preventivo aggiornato ha la funzione di aggiornare periodicamente (ogni mese o trimestre) le previsioni di costo accolte nel preventivo esecutivo. La sua determinazione ha caratteristiche particolari, perché combina il calcolo dei costi consuntivi a quello dei costi preventivi; esso è infatti dato da: + Costi consuntivi sino ad una certa data + Costi preventivi a finire = Preventivo aggiornato

+ – =

Ricavi di commessa costi diretti di commessa Margine di commessa

Esso rappresenta l’informazione più aggiornata possibile sui costi della commessa, in base ai: • costi consuntivi progressivi di commessa già sostenuti e contabilizzati fino al momento in cui si opera l’aggiornamento, • costi preventivi da tale istante sino al termine della commessa, aggiornati rispetto a quelli contenuti nel preventivo esecutivo. Tale aggiornamento è reso possibile dal fatto che si conoscono via via meglio le condizioni di futuro svolgimento della gestione in generale e dello specifico progetto in particolare.

1.3 Le tipologie di costi di commessa I costi che possono essere facilmente attribuiti alla commessa e che danno un immediato riscontro economico della redditività della commessa sono i costi diretti. Per costi diretti si intende tutti quei costi che saranno sostenuti esclusivamente per quello specifico progetto. Tra i costi diretti si devono includere anche gli eventuali oneri finanziari relativi alla commessa in esame. L’impiego dei costi diretti di commessa è una soluzione particolarmente appropriata per ciò che concerne il preventivo esecutivo ed il preventivo aggiornato. Inoltre può essere un ottimo strumento per la redazione del preventivo iniziale ai fini della determinazione del prezzo di vendita.

1.4 I ricavi di commessa Il controllo economico della gestione della commessa non riguarda solamente i costi della stessa, ma anche i ricavi ed il risultato economico. A tal proposito si può osservare che: 1) il ricavo globale della commessa, la cui entità è nota a contratto acquisito, viene confrontato con i costi diretti di commessa. Da tale confronto si ottiene il risultato economico programmato per una certa commessa, cioè: Il margine di commessa è un risultato economico lordo, perché dai ricavi sono sottratti solo i costi diretti. 2) il prezzo della commessa può essere fisso, cioè non più modificabile nel corso della commessa, oppure riguardare contratti con clausola di revisione prezzo, nel qual caso il prezzo inizialmente stabilito può essere variato per tenere conto di cause sopravvenute durante l’esecuzione del progetto. In questa ipotesi l’aggiornamento del preventivo del progetto riguarda non solo i costi ma anche i ricavi

6

GU-AMCO-069


CAPITOLO 1 - IL CONTROLLO DELLE PRODUZIONI SU COMMESSA

1.5 Le commesse standard e di durata annuale Le commesse che appartengono a questa categoria sono riferite a produzioni destinate a cliente e per le quali è possibile una gestione semplificata del processo. Le caratteristiche che costituiscono la causa di semplificazione del processo di controllo sono: 1) la breve durata 2) la standardizzazione e ripetitività. 1) La breve durata Se la durata e di pochi mesi viene meno l’esigenza di: • formulare periodicamente preventivi aggiornati; • determinare i ricavi di periodo. In particolare, per quanto riguarda i ricavi, si può procedere in tal modo: a) si include tra i ricavi l’importo fatturato nel periodo per commesse chiuse nel medesimo, anche se iniziate nel precedente periodo; b) per le commesse non ancora chiuse non si calcola un ricavo di competenza, ma si valorizzano le rimanenze in corso di lavorazione in base ai costi diretti maturati. 2) Standardizzazione e ripetitività Se le commesse, anziché essere prodotti unici, risultano contraddistinte da rilevanti elementi di ripetitività (es. componenti o semilavorati standard oppure gamma di prodotti con caratteristiche già stabilite dal produttore…) per le quali è già disponibile un’adeguata documentazione tecnica (distinta base e ciclo di lavorazione), è possibile calcolare veri e propri costi standard di acquisto ed utilizzo delle risorse con cui confrontare i costi effettivi sostenuti.

1.6 Il controllo incrociato delle commesse e dei centri di responsabilità Il controllo economico della gestione può realizzarsi, contestualmente alla commessa, anche sui centri di responsabilità. Si tratta di un controllo incrociato che sottolinea l’importanza di entrambe le dimensioni della gestione (commessa e centro) ed il fatto che sulle medesime voci di costo si attua il controllo commessa per commessa e centro di responsabilità per centro di responsabilità. Un controllo di gestione limitato alla commessa sarebbe lacunoso e renderebbe inefficace il sistema. Per comprendere la portata di tale affermazione è necessario esaminare le caratteristiche organizzative dell’azienda. Alla tradizionale suddivisione del lavoro per funzioni (progettazione, commerciale, acquisti), si sovrappone la figura del Project manager. Pertanto coesistono due criteri di divisione dei compiti: • per funzione • per commessa. I responsabili di funzione curano l’esecuzione specializzata di certe attività omogenee (progettare, vendere, acquistare…), indipendentemente dalle specifiche commesse da realizzare. Il Project manager cura la coordinata realizzazione di una commessa, cercando di rendere possibile un’armonica integrazione delle risorse appartenenti alle diverse funzioni (e 7

GU-AMCO-069


CAPITOLO 1 - IL CONTROLLO DELLE PRODUZIONI SU COMMESSA

dipendenti gerarchicamente dai responsabili di queste ultime). In particolare al Project manager si deve preoccupare di raggiungere i seguenti obiettivi di commessa: 1) rispetto dei tempi prestabiliti; 2) rispetto dei livelli tecnico qualitativi prefissati; 3) rispetto dei costi programmati nel preventivo di commessa. Si viene pertanto a realizzare nell’azienda una struttura a matrice.

1.6.1 La struttura a matrice

La particolare collocazione dei responsabili di commessa significa che essi coordinano dall’inizio alla fine un ben preciso progetto, tentando di far operare in modo integrato il personale appartenente alle diverse funzioni. Dal punto di vista del controllo di gestione i centri di responsabilità coincidono con le diverse funzioni. Si tratta di centri di costo, responsabilizzati sui costi dell’unità organizzativa corrispondente. Anche al Project manager fa capo un particolare centro di responsabilità, che è temporaneo e coincidente con l’oggetto della commessa. La forma organizzativa a matrice comporta un coinvolgimento congiunto degli enti funzionali e del responsabile di commessa sugli aspetti economici del progetto. Queste precisazioni di tipo organizzativo sono necessarie per capire le ragioni per cui è insufficiente un controllo dei costi svolto solamente a livello di commessa. Infatti, controllare unicamente i costi di commessa significherebbe non assicurare affatto il controllo dei costi propri, ma indiretti rispetto alle commesse, come ad esempio gli stipendi, ammortamenti, affitti e spese generali.

8

GU-AMCO-069


Corso Orbassano, 336 10137 Torino tel. 011-3081711 fax 011-306717 consulman@consulman.it www.consulman.it Viale dell’Industria, 23/A 35129 Padova tel. 049-9872473 padova@consulman.it

40-013 Katowice Ul. Staromiejska, 6 tel. 0048-32-2030909 fax 0048-32-2051717 info@consulman.pl www.consulman.pl

Via ASI Consortile 31/33 03013 Ferentino (FR) tel. 0775-223771 fax 0775-223191 insi@insispa.it www.insispa.it


libro 1