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Manuel d’utilisation de l’application extranet RECAP

Table des matières 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Fonctionnement de l’application extranet RECAP ...................... 2 Responsabilités des utilisateurs RECAP...................................... 3 Notification de modification dans RECAP ................................... 4 Ouverture de session sur l’extranet RECAP ................................ 5 Récapitulatif de vos RECAP personnels ...................................... 6 Écran de détail d’un RECAP individuel ........................................ 7 Paramètres RECAP (paiement et facturation) ............................ 8 Écran d’approbation par PE et AB ............................................. 11 Code de couleur des tranches dans RECAP............................... 12 Écran de demande pour Contractants ...................................... 13 Création d’un PE par le Contractant ......................................... 16 Impression sur papier de RECAP approuvé .............................. 17 Ajout d’une propre numérotation par le Contractant ............... 19

Manuel d’utilisation de l’application extranet RECAP Version 2.2

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1.

Fonctionnement de l’application extranet RECAP •

L’application extranet RECAP est un système (base de données) ouvert destiné à l’enregistrement, la consultation ou l’approbation de tous les RECAPs, c’est-à-dire le suivi de projets exécutés pour BEL/Elia.

Un mot de passe et un code d’utilisateur personnels permettent à chaque utilisateur de consulter le système et/ou d’encoder des demandes, notamment pour introduire une facture ou une demande de libération auprès de la comptabilité, toujours après approbation de la demande.

Mot de passe Login Internet

RECAP Internal Users Achat Proj Finance Engineers

ATTACHMENTS Attachment

Contractants

START INFO MAILS Web -server

Mot de passe SQL -server Login •

La combinaison du mot de passe et du code utilisateur permet à chaque utilisateur d’accéder aux fichiers RECAP contenant son adresse e-mail.

L’application extranet (RECAP) est accessible à l’adresse :

La base RECAP est alimentée par des données provenant du progiciel de gestion intégrée (SAP) de BEL/Elia. Une demande de facturation ne peut donc être introduite que si une commande a été préalablement encodée dans le progiciel de gestion intégrée. Ceci s’applique aussi bien à la commande de base qu’aux avenants et aux ordres de travail.

– https://mercure.bel-engineering.com/recap. -

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2.

Responsabilités des utilisateurs RECAP •

Contractant (Co) : o Introduction de demandes de facturation o Introduction de demandes de libération de prélèvements ou de garanties bancaires

o Enregistrement proactif d’Ordres de Travail o Impression d’écran RECAP approuvé à joindre à la facture Un utilisateur de l'application RECAP ne travaille plus pour votre entreprise ? Signalez-le immédiatement à votre Assistant Buyer afin de bloquer son accès. •

Project Engineer (PE) : Approbation du contenu des demandes de facturation Contrôle de la conformité des prix avec l’offre Responsabilité budgétaire pour l’ensemble de la commande Suivi des Ordres de Travail et approbation dans RECAP o Création d’une Demande d’Achat (DA) pour les avenants o o o o

Assistant Buyer (AB) : Validation des RECAP préparés Adaptations aux tableaux de paramètres o Approbations administratives o Enregistrement des réceptions de marchandises dans SAP o o

System Administrator RECAP o

Création de nouveaux comptes (AB/PE/Co/Fin)

o Helpdesk en cas de problèmes techniques o Contact via l’Assistant Buyer

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3.

Notification de modification dans RECAP •

Un e-mail est envoyé par Internet au Contractant et plus précisément au SPOC (Single Point of Contact) pour signaler : • la création d’un nouveau RECAP, • la modification d’un fichier RECAP existant - Ex. : o traitement d’une demande par le Project Engineer (PE) ou l’Assistant Buyer (AB) : approbation, en attente ou refus ; o acceptation des Ordres de Travail dans Tool ; o adaptation de la valeur d’une commande (ex. : suite à un avenant).

Exemple :

Tout e-mail de ce type est transmis à partir de l’adresse e-mail RECAP : RECAP@bel-engineering.com. Ne pas répondre aux e-mails envoyés à partir de cette adresse. En cas de problème, contacter l’Assistant Buyer responsable.

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4.

Log-on sur l’extranet RECAP •

Pour pouvoir utiliser RECAP, BEL/Elia vous octroie un mot de passe et un nom d’utilisateur.

Les nouveaux et les anciens fichiers RECAP sont sauvegardés dans le Tool.

Si vous n’avez pas un mot de passe ou votre nom d’utilisateur, veuillez prendre contact avec votre Assistant Buyer.

Introduisez votre nom d’utilisateur, suivi de votre mot de passe.

Cliquez sur le bouton « Login ».

Vous avez à présent accès au récapitulatif des RECAP contenant votre adresse e-mail.

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5.

Récapitulatif de vos RECAP personnels •

L’écran ci-dessous apparaît après d’écran d’ouverture de session. Vous y retrouvez tous les RECAP liés à votre adresse e-mail.

Cliquez ici pour quitter RECAP.

Chaque ligne correspond à un RECAP distinct. Pour voir le détail du RECAP, cliquez sur la ligne.

L’aperçu donne un récapitulatif de chaque RECAP sur une ligne. Vous retrouvez les informations suivantes dans les colonnes respectives : o numéro de projet, o numéro d’ordre, o valeur de la commande, o somme des éventuels avenants, o montant de la commande déjà réalisé suivant les demandes approuvées, o montant des demandes de facturation déjà appouvé, o montant déjà approuvé pour paiement, o ordres de travail accepté par BEL, o ordres de travail encodés par le Contractant – mais pas encore accepté.

Attention : ceci ne signifie pas que les ordres de travail (OT) peuvent être payés ! Un avenant est nécessaire à cette fin (à partir de € 125 K), de même qu’une demande de facturation OT.

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6.

Écran de détail d’un RECAP individuel •

Si vous avez cliqué, dans le tableau d’aperçu (résumé) du RECAP, sur une ligne spécifique, vous aboutissez dans l'écran ci-dessous.

Identification de la commande

Identification du Contractant

Identification de BEL

Valeur de commande

Tranches déjà demandées Case à cocher pour AB/PE pour l’évaluation de la demande Initiales des approbateurs (AP). Les initiales se retrouvent dans l’identification au-dessus de BEL. Légende: FD/ AS/AB /PE

FD est l'AP précédent, pas de suivant AS est l’AP précédent, AB est le suivant PE est le premier AP

Les champs Prev(ious)/Next D(ecision) M(aker) indiquent la fonction de l’approbateur : AB ou PE tant qu’il n’y a pas eu d’évaluation. Les noms de l’AB et du PE ordinaires sont indiqués en haut, près de l’identification de BEL. Leurs initiales sont reproduites dès que l'évaluation a eu lieu.

Le code de couleurs des différentes barres est expliqué ci-après.

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7.

Paramètres RECAP (paiement et facturation) • •

Le Contractant (Co) et le Project Engineer (PE) peuvent modifier certains paramètres. L’Assistant Buyer (AB) peut tous les modifier. Se compose d’une partie « contenu » (volet inférieur, cf. cidessous) et d’une partie « identification (volet supérieur, cf. page suivante).

Exemple :

Changeable par le PE

Changeable par le AB Changeable par le Co

Paramètres encodés par AB sur base de la commande, à savoir pourcentage de la réalisation pouvant être facturé.

Paramètres encodés par AB sur base de la commande, à savoir pourcentage du montant de la facture qui est payé.

Retenue en % en cas de réception provisoire Champ de texte pour énumérer les spécificités de la commande

• • • •

Les paramètres ci-dessus calculent automatiquement les montants « Facturés » et « Payables » sur la base des chiffres entrés par le Contractant dans la demande de facturation ! Le montant entré par le Contractant correspond toujours à la situation d'un projet, c’est-à-dire au taux de réalisation. L’avance est une exception ! Le volet « contenu » ne peut être modifié que par l'AB. La 1e partie de l’écran est l’identification (cf. page suivante) : 1. sélection de la langue : anglais, néerlandais et français, 2. autorisation au Co de modifier ses propres données,

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3. possibilité pour le Co d’ajouter son propre numéro de commande dans le cadre de consultations ultérieures, 4. boutons Out-of-Office indiquant que le PE et l’AB ne sont pas au bureau.

1

4a 2

4b

3 •

Le Contractant peut se servir des champs entre pointillés à côté des numéros 2 et 3 ci-dessus. o Clic sur le champ à côté du n° 2 : un écran contextuel permet de modifier les données personnelles du Co ; toujours sauvegarder/cf. ci-dessous. o Clic sur « > » dans le champ à côté du n° 3 : le Co peut ajouter son propre numéro ; celui-ci apparaît dans le récapitulatif ; toujours « sauvegarder » !

2

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La touche > à côté des points 4a et 4b permet d’indiquer que PE et AB sont en congé/malades et d’activer leur back-up.

PE et AB peuvent aussi changer leur nom d’utilisateur et mot de passe ici – par cliquer sur leur nom.

Cliquez d’abord ici. Cliquez ensuite dans cette case. Votre back-up est activé.

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8. Écran d’approbation pour PE et AB •

Le Tool informe PE et AB par e-mail de la soumission d’un RECAP pour évaluation.

PE et AB ont le choix (1) entre : approbation, gel temporaire ou refus de la demande : ces deux dernières options doivent être motivées (2).

AB doit indiquer le numéo de la réception des marchandises dans le champ prévu à cet effet (3).

AB et PE valident enfin leur décision finale en pressant le bouton de clôture (4).

2

1 3

4

Le Tool mesure le temps requis pour obtenir une approbation. Si la durée est plus longue que ce qui est normalement prévu, le responsable (AB ou PE) reçoit tout d’abord un e-mail de rappel. Son back-up ou sa hiérarchie est ensuite informé.

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9.

Code de couleur des tranches dans RECAP •

Afin de connaître d’un coup d’œil la situation des différentes tranches, une couleur a été attribuée à chaque statut.

La signification des codes de couleurs est la suivante : • Vert : approuvé - Imprimer l'écran et l’annexer à la facture • Bleu : gelé temporairement – En contrôler la raison ! • Rouge : refusé - Introduire une nouvelle demande en tenant compte de la raison indiquée • Gris : aucune décision à ce jour : en attente.

Statut par ligne

Cliquez sur « Subject » pour connaître la raison. L’écran s’ouvre automatiquement. Motif du refus

Raison de mise en attente temporaire

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10. Écran de demande pour Contractants • • • •

Le Contractant (Co) a reçu par Internet et via la commande un numéro de référence pour chacun des RECAPs pour lesquels une demande peut être introduite. Pour demander une approbation via RECAP, le Co doit tout d’abord s’enregistrer (cf. nom d’utilisateur et login) sur le site : https://mercure.bel-engineering.com/recap. Dans l’aperçu, sélectionnez le RECAP pour lequel vous voulez introduire une demande. Dans l’écran de détail du RECAP, vous voyez : 1. la description de projet, 2. les informations de contact, 3. le montant de la commande, 4. les tranches déjà traitées.

Le bouton « Demande» se trouve en haut à l'extrême droite de l’écran.

Cliquez sur le mot - une structure à menu apparaît ; cf. ci-dessus.

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En fonction de ce que vous voulez demander, cliquez sur « Acompte », « Enregistrement OT », « Garantie » ou autre action.

• •

Un nouvel écran semblable à l’exemple illustré ci-dessus apparaît. Sous « Subjet », vous pouvez indiquer l’objet de la demande et vous pouvez préciser ceci sous la rubrique « Description ». Sous « Date », le Tool indique la date de création. Sous « Réalisation », indiquez le montant de la réalisation. Le montant de la facture et le montant qui sera payé seront déterminés en fonction des modalités de la commande. Attention : Si les paramètres sont « manuels » le Contractant doit calculer selon les conditions de sa commande le montant à introduire à coté de « à facturer » et « montant payable ».

• • •

Si vous demandez sous « Request Amount » un montant supérieur à ce qui est disponible pour la commande, le Tool ne rejettera pas d’office votre demande, mais limitera automatiquement le montant payable à ce qui est encore disponible ! Si un astérisque rouge apparaît à côté de l’un des champs, ceci indique qu’il s’agit d’un champ obligatoire et que la case doit être impérativement complétée. Tant que celle-ci reste vide, le programme ne peut continuer.

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Via le bouton « Next step » (suivant), vous pouvez ajouter des documents à votre demande, par exemple, des métrés, une version scannée de l’ordre de travail, une reproduction scannée de la garantie bancaire …

Approche progressive, cf. ci-dessous !

Une pression de bouton Browse vous permet d’ajouter des documents, pe une garantie bancaire, un PV de réception provisoire ...

Une pression du bouton « Next Steps » ouvre l’écran suivant.

L’écran ci-dessous s’ouvre pour permettre de sélectionner le document à joindre.

Bouton de validation de la demande.

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11. Création d’un PE par le Contractant • •

Le SPOC (Single Point of Contact) du Contractant peut attribuer un RECAP à un PE déterminé de son entreprise. À cette fin, le SPOC peut ajouter de nouveaux utilisateurs au sein de l'entreprise qui peuvent travailler avec le RECAP.

ATTENTION : En cas d’attribution de RECAP aux Project Engineers via la fonction cidessus, le SPOC ne peut plus obtenir un récapitulatif de tous les RECAP concernant son entreprise en un seul écran !

Pour pouvoir attribuer un RECAP à un Project Engineer, le Contractant doit appeler l’écran « Paramètres » via la barre de menu ci-dessus.

Dans cet écran, cliquez sur le nom du SPOC. L’écran de menu contextuel correspondant s’ouvre.

Dans l’écran contextuel, cliquez sur la flèche qui se trouve à côté de votre nom.

Sélectionnez : « CREATE New » et complétez les autres champs pour définir un nouveau Project Engineer.

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12. Impression sur papier de RECAP approuvé •

Lorsque toutes les personnes concernées ont approuvé le RECAP, le Contractant (Co) reçoit un courrier de confirmation.

Le Co ne peut envoyer une facture à la comptabilité de BEL/Elia que si celle-ci est accompagnée de l’impression sur papier du RECAP approuvé.

Pour imprimer le RECAP, réglez l’orientation du papier sur « Paysage ». Cf. ci-dessous : o

Dans la barre de menu, cliquez sur « Fichier », puis sur « Mise en page ».

o

Sous Orientation, sélectionnez le mode « Landscape » (paysage). Cliquez sur OK.

o

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o Revenez à la barre de menu et sélectionnez « Fichier ». o Cliquez sur imprimer.

o Sélectionnez la bonne imprimante. o Cliquez sur « Imprimer ».

o Sur l’écran dimpression, précisez la tranche concernée. o Renvoyez la copie papier de l’écran en même temps que la facture.

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13. Ajout d’une propre numérotation par le Contractant •

Les différentes parties peuvent adapter les divers paramètres. Le champ d'action diffère d'une partie à l'autre. Cf. également §7.

Appelez le menu de paramétrage d’un RECAP et cliquez sur le signe « > » à côté de « Nom de projet Co ».

Un cadre blanc apparaît. Indiquez-y, le cas échéant, le nom de projet propre à votre entreprise, puis cliquez sur « Enregistrer ».

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La référence propre au Contractant apparaît dans l’aperçu.

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