Issuu on Google+

Ingeven van proforma in SRM door leveranciers Maart 2011 – V3


Technische gegevens • • •

2

URL https://srm.elia.be User VENxxxxxx Hulp: Purchasing support • Nathalie Sarlet 02/546.7764 • Nancy De Smet 02/546.7683 • Lucien Detheux 02/546.7773 Internet settings • IE > 6.0 (Compatibility settings) • Turn Off Pop-up Blocker

5/01/2012

nathalie.sarlet@elia.be nancy.desmet@elia.be lucien.detheux@elia.be


Compatibility settings

3

5/01/2012


Allow elia.be

Geef de website in, klik op “Add” en daarna op “Close”.

4

5/01/2012


Allow elia.be

Bij probleem om de cataloog te openen (zie slide 15), klik op icoontje “Compatibility View� voor volledige internet compatibiliteit.

5

5/01/2012


Turn off the Pop-up Blocker

6

5/01/2012


Supplier

Purchasing

Requestor

Proces ingeven van proforma door leverancier (jaarbestelling)

7

5/01/2012


Supplier

Purchasing

Requestor

Proces ingeven van proforma door leverancier (individuele bestellingen)

8

5/01/2012


Inhoud 1. Log in / Log off 2. Creatie proforma factuur 1. Selectie bestellijn 2. Ingeven van het detail 3. Optioneel: ingeven gedetailleerde informatie / bijlagen 4. Opslaan & verzenden 3. Checken van proforma factuur 4. Weigeren van proforma factuur 1. Checken 2. Wijzigen

9

5/01/2012


1. Log in •

2 Paswoorden (hoofdletters gevoelig !) • DMZ: paswoord 1 Kan via de PC behouden worden Zal nooit gewijzigd worden Minimum lengte 6 CHAR

• SRM: paswoord 2 Om support gemak redenen, geef hetzelfde paswoord voor beide in

10

5/01/2012


Log off om de SRM-sessie af te sluiten

Omvat alle meldingen mbt proforma facturen

Creatie proforma factuur op basis van bestelling

11

5/01/2012


Inhoud 1. Log in / Log off 2. Creatie proforma factuur 1. Selectie bestellijn 2. Ingeven van het detail 3. Optioneel: ingeven gedetailleerde informatie / bijlagen 4. Opslaan & verzenden 3. Checken van proforma factuur 4. Weigeren van proforma factuur 1. Checken 2. Wijzigen

12

5/01/2012


2. Creatie proforma factuur

1

4

Leveranciersnummer: de 6 cijfers van uw gebruikersnaam – ingeven maar 1 keer (performantie) 3 Andere mogelijke filters (bestelling nr. 48xxxxxx of 47xxxxxx)

13

5/01/2012

2

Default op laatste 30 dagen – blanco voor alle open bestellingen


Selectie van de correcte bestelling

creatie

De correcte bestellijn kiezen is zeer belangrijk

14

5/01/2012


Creatie van de proforma factuur 1 1 proforma proforma = =1 1 invoice factuur

1 3 2

Line is foreseen fordiensten servicesbuiten outside contract Lijn voorzien voor contract

deselect uitvinken

4

15

1

Omschrijving, bv. Consultancy Dhr X.

2

Periode van de diensten, bv. september 2011

3

Proforma referentie - zou ook op de factuur vermeld staan

4

Selectie van de cataloog en klik op “Start�

5/01/2012


4

Cataloog – keuze van de dienst(en) •

Vind via Trefwoord, Hiërarchie, Attributen • Via Trefwoord:

Ex. Leverancier referentie 65456

• Via Hiërarchie:

• Via Attributen: kies een attribuut en een attribuut waarde

16

5/01/2012


Mogelijke sortering

17

5/01/2012


4

Cataloog – keuze van de dienst(en) •

Selectie van de dienst en voeg hoeveelheid toe

Overzicht van uw selectie

Wanneer alle diensten geselecteerd zijn, transfer van de inhoud naar SRM

Of via “Check out” zonder overzicht

18

5/01/2012


Optioneel : Buiten contract •

19

Buiten contract • Wanneer diensten niet terug te vinden zijn in de cataloog en zijn dus buiten het contract, dan gebruik maken van de 1ste lijn met een totale waarde (hoevh. = 1 SU) of met een nettoprijs + hoevh. en geschikte eenheid. • Anders vink de 1ste lijn uit – U krijgt een error als er niks ingevuld werd en de lijn blijft geselecteerd.

5/01/2012


Optioneel: Hang verantwoordingsdocumenten aan •

Voeg een meer gedetailleerde omschrijving of een document toe (ondertekende time sheets, …) 2

1

Meer gedetailleerde tekst (Naam van de personen)

Bijlagen (PDF, Word, Excel …)

20

5/01/2012


Internet security met documenten in bijlage Als documenten in bijlage toegevoegd zijn, moet u de 1ste keer het systeem toelaten om files te kunnen toevoegen. Selecteer "Always run software from SAP AG" en klik op "Run"

21

5/01/2012


Check van het totale bedrag

22

5/01/2012


Opslaan & verzenden van de proforma factuur

Opmerking: “Hold� = opslaan zonder verzending naar de aanvrager of als er error-meldingen zijn

23

5/01/2012


Inhoud 1. Log in / Log off 2. Creatie proforma factuur 1. Selectie bestellijn 2. Ingeven van het detail 3. Optioneel: ingeven gedetailleerde informatie / bijlagen 4. Opslaan & verzenden 3. Checken van proforma factuur 4. Weigeren van proforma factuur 1. Checken 2. Wijzigen

24

5/01/2012


3. Checken van proforma factuur

Selectie van de proforma via bevestigingsnummer of via status.

25

5/01/2012


Andere status Proforma is goedgekeurd en geboekt in het systeem.

Proforma is geweigerd en moet gewijzigd of verwijderd worden.

Proforma is voorlopig opgeslagen en moet bevestigd worden.

Proforma is nog niet door Elia goedgekeurd.

26

5/01/2012


Opvolging van aanvaarde bedragen

27

5/01/2012


Inhoud 1. Log in / Log off 2. Creatie proforma factuur 1. Selectie bestellijn 2. Ingeven van het detail 3. Optioneel: ingeven gedetailleerde informatie / bijlagen 4. Opslaan & verzenden 3. Checken van proforma factuur 4. Weigeren van proforma factuur 1. Checken 2. Wijzigen

28

5/01/2012


4. Aanvrager weigert de proforma •

29

U krijgt een e-mail

5/01/2012


Ga naar de proforma

1

30

5/01/2012


Check reden en commentaar van de aanvrager

1

2

31

5/01/2012


Wijzig de proforma factuur en bevestig

2

1

“DELETE� : als de proforma volledig verkeerd is (verkeerd bestelnummer, lijn) en moet weer ingegeven worden.

32

5/01/2012


Storingen •

Decimale hoeveelheid • in cataloog (5.3 ipv of 5,3) • Hoevh. < 1 kan ingegeven worden in SRM, niet mogelijk in cataloog PO limit exceeded: contacteer de aanvrager bij Elia.

Paswoord probleem: contacteer Purchasing Support

33

5/01/2012


Manuel%20SUS%20with%20catalog_EN_v3