Issuu on Google+

Upload tool gebruiken om een pro forma in te geven in SRM op basis van xls-file

1. 2. 3.

Inleiding................................................................................. 2 Eerste stap : opladen ............................................................... 3 Tweede stap : bevestiging van de pro forma.............................. 10

1/12


1. Inleiding Deze tool laat U toe om gemakkelijker een pro forma factuur in te geven die meerdere items bevat, ipv gebruik maken van de cataloog in SRM en de items in deze cataloog kiezen. Dit kan nuttig zijn wanneer er meer dan 10-15 items te selecteren in de cataloog zijn. Deze tool is enkel te gebruiken voor het opladen van de items, niet voor het toevoegen van documenten of het ingeven van teksten. Wanneer u deze tool gebruikt, is de pro forma “Voorlopig” opgeslagen. U moet daarna de pro forma bevestigen door het standaard menu “Goederenontvangst / services” te gebruiken. Door gebruik te maken van deze tool, gebeurt de registratie van een pro forma bijgevolg in 2 stappen : opladen + bevestigen. Om deze tool te gebruiken, moet de xls-file volgende kolommen omvatten :

2/12


-

PO : bestelnummer 481xxxxx waar de pro forma op geboekt moet worden.

-

POitem : item-nummer in de bestelling waar de pro forma op geboekt moet worden.

-

Supp partnr : leverancier artikelsnummer van het artikel/dienst dat in de pro forma geboekt moet worden. Deze referentie moet dezelfde zijn als deze van de cataloog item in de cataloog in SRM.

-

Qty : hoeveelheid die in de pro forma geboekt moet worden voor de relevante cataloog item.

De xls-file moet eerst geconverteerd worden in TXT-file alvorens het opladen uit te voeren.

2. Eerste stap : opladen Leverancier confirmatie Menu in SRM : Klik op “Confirmation Upload Tool�.

3/12


Vul bestelnummer in en klik op de knop “Search”. (of laat PO blanco en klik op Search)

Eens dat de bestelling/item gevonden is, klik op de knop “Create” :

4/12


Vul “Confirmation name” en “Reference document” in en klik op de knop “Browse”.

Zoek de file op die opgeladen dient te worden. Deze file moet in TXT formaat bewaard worden.

5/12


Voorbeeld (met de xls-file op blz. 1) :

6/12


Opmerkingen : 1. De eerste record zal weggelaten worden doordat deze de kolomkop omvat. 2. Wees aandachtig aan het decimale teken met een komma. 3. Leverancier artikelsnummers die niet in de cataloog terug te vinden zijn, zullen weggelaten worden (zoals record 9 “FRANK” van de file die niet opgeladen zal zijn). 4. Enkel records voor de correcte bestelling / bestellijn zijn opgeladen. Klik op de knop “Upload”.

7/12


Resultaat :

Indien het resultaat OK blijkt te zijn, klik op de knop “Hold” :

8/12


Opmerking : Ingeval het bedrag van de bestelling niet meer voldoende zou zijn, dan krijgt U volgende error-melding : “Purchase order limit exceeded”.

In dit geval sla de confirmatie voorlopig op dmv de knop “Hold” en neem contact op met de verantwoordelijke bij Elia om het bedrag van de bestelling te laten verhogen.

9/12


3. Tweede stap : bevestiging van de pro forma Wanneer de pro forma voorlopig opgeslagen is, kan U ofwel op de knop “Back” klikken ofwel het nummer van de confirmatie kopiëren en naar het standaard menu “Goederenontvangst / services” gaan. - Klikken op “Back” leidt U tot het beginscherm voor selectie :

- Gebruik het standaard menu “Goederenontvangst / services” om de pro forma af te werken : Selecteer dan de pro forma in “Display mode” op basis van het nummer, of het Status.

10/12


Klik op het pro forma nummer en op de knop “Change�.

11/12


Wijzig of vul aan wat nodig is, voeg tekst(en) en bijlage(n) toe, en bevestig eindelijk de pro forma door op de knop “Confirm� te klikken.

U moet dus altijd de standaard transactie gebruiken om de bevestiging af te werken.

12/12


/Manuel%20SUS%20Upload