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Guía Rápida para Generar el ASN EdixASN PRO

Ekomercio Electrónico, S.A. de C.V. Información de régimen “Confidencial” Versión 2.0.0


A la Medida de Tu potencial

Nuestros Servicios

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Contenido PASO A PASO PARA GENERAR EL ANS.................................................................................................................................... 4 10.

IMPORTACIÓN DE EXCEL CON CONTENEDORES EDIXASN PRO ...................................................................14

MANTENIMIENTO .................................................................................................................................................17 PASOS PARA ELIMINAR LAS ÓRDENES DE FORMA MASIVA ......................................................................................................... 17 PASOS PARA ELIMINAR LAS ÓRDENES DE FORMA MANUAL ....................................................................................................... 18 PASOS PARA ELIMINAR TODOS LOS CONTENEDORES YA UTILIZADO ........................................................................................... 18

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PASO A PASO PARA GENERAR EL ANS

1.

Localizar las carpetas de trabajo: EdixANS PRO, tiene dos carpetas de configuración en donde se van a depositar las órdenes de compra y una en donde se localizara el ASN.

Para localizar las carpetas se debe de ingresar al sistema clic en el menú se visualizará una ventana en la cual nos indica la ruta en donde se encuentran las carpetas de entrada y salida.

Fig. 1 Localización de las rutas de trabajo

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ENTRADA: Aquí se tendrán que colocar las órdenes de compra que se quieren procesar, los archivos pueden ser en formato .RAW o TXT, dichos archivos se deberán de descargar del portal EdixWEB.

Fig. 2 Consulta de órdenes de compra desde el portal de Edix Web

SALIDA: Una vez que se realizó toda la captura mínima necesaria se procede a generar el ASN , este archivo se encontrara en esta carpeta.

Fig. 3 Ejemplo de archivos ASN

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2.

Guardar la o las ordene(s) de compra en la carpeta de Entrada.

Fig. 4 Ejemplo de una Orden de compra

3.

Ingresamos al sistema y se da clic en el menú pedidos.

para iniciar la carga de los

4.

En pantalla se mostrará el listado de los pedidos que contiene la orden de compra.

Fig. 5 Ejemplo de Pedidos de la orden de compra

5.

Se selecciona en número de pedido y se da clic en el botón capturar, para iniciar. Si los pedidos manejan departamentos que no están registrados en el sistema, se mostrará la siguiente ventana:

Fig. 6 Falta de Departamento en el sistema

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Se deberá de registrar el o los departamentos que se manejen en el los pedidos, esta acción se realiza

UNICAMENTE una vez; para realizar el registro de departamento clic en el menú , clic en la pestaña departamentos, proceder a capturar el número de departamento así como el nombre. En este ejemplo el sistema identifica que el departamento 625 no existe, se ingresa y clic en el botón guardar

Fig. 7 Registrando el departamento 625

6.

Una vez que se dio de alta el o los departamentos se puede comprobar que los datos del proveedor están completos, ya que es importante que se encuentren registrados al momento de generar la orden de compra, el aviso anticipado de embarque se toman los datos de este catálogo, clic en la pestaña Datos Proveedor proceder a capturar todos los datos solicitados y clic en guardar

Fig. 8 Datos del Proveedor

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7.

Agregar contenedores: Los contenedores están conformados por una letra la cual indica el área y el tipo de contenedor, por ejemplo: Q00024405, estos contenedores son asignados a la mercancía que se va a entregar a Liverpool.

8. Contenedor

Prefijo

Función

Funcionalidad

Transporta mercancía Plana Transporta mercancía Plana Transporta mercancía Plana

Misma a la actual Misma a la actual

Caja Azul

B

Caja Azul

S

Caja Azul

A

Caja de Cartón

C

Transporta mercancía Misma a B y S semi-voluminoso

Caja Verde

V

Transporta mercancía Misma a B y S Colgada

Bolsa Colgado

H

Transporta mercancía Misma a la Colgada actual

Tarima

P

Transporta mercancía Misma a la semi-voluminoso actual

Tarima

Q

Transporta mercancía Misma a P semi-voluminoso

Refrigerado

R

Transporta mercancía. Misma a P Perecedera

Mercancía FrágilF

Transporta mercancía Frágil

Misma a P

Misma a B y S

Tabla 1 Tipo y prefijo de contenedores

Área 1 = A, B, C, D, E, I, S, V

Área 2 = H

Área 6 = F, G, P, Q, R

Tabla 2 Área del contenedor

En el sistema de ASN PRO existen varias formas de ingresar los contenedores.

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Ingreso de contenedores Manual

Pasos para dar de alta un contenedor

Clic en:

Fig. 9 Opción Agregar Modifica o Eliminar contenedores

o

Capturamos el nombre del contenedor o

Clic en el botón

Fig. 10 Ventana de Agregar Modificar o Eliminar Contenedores

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-

9.

Pasos para eliminar un contenedor Se puede eliminar todos o seleccionar los que se deseen eliminar o

Seleccionamos el contenedor.

o

Clic en el botón

o

Clic en el botón

Se selecciona el pedido que se desea trabajar 9.1 Seleccionar la fila que se desea capturar y dar doble clic en el registro.

Doble clic para iniciar la captura del pedido. Fig. 11 Selección del pedido

Nota: 

Se selecciona la fila del cual se desea iniciar la captura. 

Clic en el botón

Se puede eliminar un pedido utilizando el botón

9.2 En la ventana de orden de compra se capturaran los datos correspondientes al encabezado y el detalle.

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Botones generales

Encabezado

Detalle

Fig. 12 Oren de compra

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Botones Generales Botón

Función Guarda las modificaciones realizadas. Valida que los campos obligatorios contengan información , en caso que falte alguno, mostrara un mensaje de error, ejemplo:

Botón Función Una vez validada la orden de compra, se visualizaran los siguientes botones Genera la hoja de envió en PDF, el archivo se debe almacenar. Genera la etiqueta simplificada en PDF, el archivo se debe almacenar. 

Encabezado

Los datos que se deben de capturar son: -

RFC: es el RFC del proveedor

-

Número de factura: se deberá captura la factura o pre factura que le corresponde.

-

Número de embarque: se puede utulizar este número para llevar un control interno

-

Importe total: es el total de la factura o prefactura, no puede ir en 0

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Fecha de Entrega: La fecha de entraga DEBE ser menor a la fecha de cancelación, por ejemplo: este pedido su fecha de cancelación es 21/03/2013 y al momento de querer seleccionar la fecha de entrega el sistema ya no nos permitira ingresar una fecha, son validaciones que realiza el sistema.

Fig. 13 Ejemplo de fechas

Para generar la cita de entrega se tiene que elegir la fecha y hora de entrega. -

Hora de entrega: el horiario es de 7 a 15 horas

Fig. 14 Encabezado de la orden de compra

Nota:  

No se puede poner una fecha superior a la cancelación, en el campo fecha de entrega. El horario de entrega es de 9:00 a 15:00, de lunes a viernes.

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10.

IMPORTACIÓN DE EXCEL CON CONTENEDORES EDIXASN PRO

Para llenar el detalle del pedido se puede realizar una importación por medio de un archivo de Excel en donde se podrá asignar los contenedores al producto, la estructura es la siguiente:

Fig. 15 Estructura del Archivo de Excel

Especificaciones del Archivo de Excel: -

En la primera fila siempre deberá llevar los encabezados de la tabla tal cual se muestran en la Fig.15

Pasos para realizar la importación 1.

Clic en el menú Configuración

2.

Clic en citas

3.

Clic en Contenedores

4.

Clic en Importación Excel contenedores

5.

Clic en el botón

6.

Buscar el archivo de Excel con la información

7.

Clic en el botón

8.

Se visualizara una ventana en donde se indicara el total de filas importadas.

IMPORTANTE: - Los contenedores NO deberán estar registrados en el sistema.

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Fig. 16 Menú Importación Excel Contenedores

Una vez realizada la importación se procederá a capturar los datos del pedido de forma normal.

IMPORTANTE: - Los productos que no estén en el Layout NO serán tomados en cuenta para generar el ASN

11. Se da Clic en Validar y guardar, en caso de que falte algún campo por llenar se mostrara una ventana emergente señalando el error.

Fig. 17 Ejemplo de ventana emergente con errores.

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12. Clic en la columna Generar del pedido que se desea generar el ASN

Fig. 18 Columna Generar

13. Clic en Generar ASN

, el archivo se va a localizar en la carpeta de SALIDA.

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MANTENIMIENTO Una vez que se generaron los ASN es importante eliminar las órdenes de compra así como los contenedores de la aplicación.

PASOS PARA ELIMINAR LAS ÓRDENES DE FORMA MASIVA 1.

Clic en el menú

2.

Seleccionamos la opción de pedidos descargados y capturamos el rango de fecha

Fig. 19 Pedidos descargados

3.

Clic en el botón Borrar

4.

Confirma que se desean eliminar los pedidos.

Fig. 20 Confirmación de eliminación

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PASOS PARA ELIMINAR LAS ÓRDENES DE FORMA MANUAL 1.

Clic en la orden que se desea eliminar

Fig. 21 Ejemplo de pedido que se desea eliminar

2.

Clic en

PASOS PARA ELIMINAR TODOS LOS CONTENEDORES YA UTILIZADO Con esta opción se eliminan los contenedores que ya fueron utilizados, el estatus del contenedor cambia a UTILIZADO una vez que se generó el archivo ASN 1.

Clic en el menú

2.

Clic en la pestaña

3.

Activar la casilla

4.

Clic

5.

Confirmar que se desean eliminar los contenedores

Fig. 22 Confirmar la eliminación de los contendores

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