Page 1

Foto: Bert Jansen

“Minimaal 15% besparing moet haalbaar zijn”

Meer rendement uit je TMS! Zo’n 20% van de Nederlandse transportbedrijven heeft een transportmanagementsysteem (TMS) in huis. “Hiervan wordt vaak niet optimaal gebruik gemaakt”, stelt René Knapen, directeur van TMS-leverancier TANS. “Door de inzet van relatief goedkope, nieuwe toepassingen kun je de investering in je TMS aanmerkelijk beter laten renderen.”

Ondanks de inzet van een TMS blijven er vaak nog handelingen over die tijdrovend zijn of kans op fouten met zich meebrengen”, is de ervaring van Knapen, die al vele jaren actief is met ICT in de transportsector. “Dankzij enkele recente, relatief goedkope toepassingen kan nog een hele efficiencyslag worden gemaakt.” Knapen doelt hiermee onder meer op het digitaliseren van de vrachtdocumenten, waarbij de documenten via scanning worden gekoppeld aan de order en zo snel opvraagbaar zijn. Of order-entry via internet waardoor opdrachten elektronisch binnenkomen en meteen verwerkt worden in het TMS. En het samenstellen van managementinformatie met business intelligence-software die gegevens uit verschillende systemen, zoals het TMS en de financiële software, kan combineren tot waardevolle bedrijfsinformatie. Ook het automatisch aansturen van bepaalde processen met speciaal hiervoor ontwikkelde software - zogenaamde middleware - kan efficiencyvoordelen opleveren. Een voorbeeld hiervan is dat vanuit het TMS e-mails of faxen met informatie naar de klant worden verstuurd, zonder dat hier (veel) menselijk handelen aan te pas komt. Knapen: “Deze toepassingen kosten hooguit een paar duizend euro. Een bedrag dat dankzij het versnellen van het proces of verminderen van fouten vaak al binnen een jaar is terugverdiend, terwijl een TMS gemiddeld 8 tot 10 jaar in gebruik is.” Een aantal door Knapen genoemde toepassingen is gedemonstreerd tijdens de Efficiencydagen die TANS afgelopen voorjaar samen met een aantal partners organiseerde. Inmiddels worden ze door verschillende leveranciers aangeboden en zijn te combineren met een groot aantal TMS. Op de komende pagi-

THEMA ICT

38

Meer rendement “Met toepassingen als digitaal archiveren, order-entry via internet en business intelligence is veel meer rendement uit een TMS te halen”, is de ervaring van René Knapen.

na’s vertellen enkele vervoerders hoe zij in de praktijk met deze systemen werken. Beter gebruiken “Zonder enige twijfel kan gesteld worden dat de efficiency op elk kantoor met minimaal 15% verbeterd kan worden”, vindt Knapen. Niet alleen via de inzet van nieuwe toepassingen, maar ook door over te stappen van verschillende losstaande pakketten naar één geïntegreerd TMS of het al aanwezige TMS beter te benutten. “Veel bedrijven werken nog met Excel of zelfgemaakte toepassingen in Acces of een ander programma”, is Knapens ervaring. “Deze vorm van eilandautomatisering veroorzaakt nog steeds een onopvallende kostenpost omdat er zo veel dubbel werk wordt gedaan, met bovendien een grote foutkans.” Bedrijven die wel een TMS inzetten, gebruiken vaak niet alle functies, zo blijkt in de praktijk. “Dat is zonde van de investering”, vindt Knapen. Onvoldoende aandacht voor de implementatie en ge-

brek aan kennis over de mogelijkheden zijn meestal de oorzaak hiervan. “Vaak vervallen mensen na de aanschaf van een systeem toch in oude gewoonten.” Knapen adviseert transportondernemers daarom een stuurgroep of coördinator te benoemen die de aanschaf en implementatie van de ICT begeleidt. Om dit gedegen te doen, dient de stuurgroep/coördinator eerst de processen in kaart te brengen en aan te geven waar dubbele handelingen plaatsvinden. Ook moet worden berekend hoeveel uren te besparen zijn door te automatiseren en worden ingeschat hoeveel minder fouten er gemaakt worden. “Leg eerst een rendementsverbeteringseis neer en vraag dan offertes van de oplossingen aan, voor aanschaf en onderhoud”, zegt Knapen. “Zo kunnen de investering en besparing gefundeerd tegen elkaar worden afgezet en is binnen de organisatie duidelijk aan te geven wat het doel van de automatisering is.” ■ Sandra Waenink

ttm - oktober 2006


minimaal-15-besparing-moet-haalbaar-zijn  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you