Page 1

network enterprise europe

enterprise europe en praktisk guide til

At sĂŚlge til den offentlige sektor


2 | T4SME Projekt 2011

Denne guide henvender sig til smü og mellemstore virksomheder, som ønsker at sÌlge deres produkter og tjenesteydelser til den offentlige sektor.


At sælge til den offentlige sektor | 3

At sælge til den offentlige sektor 1. Introduktion

4

2.

Forstå køber

5

3.

Fordele og ulemper

6

4.

Hvor passer du ind?

7

5.

At finde mulighederne

8

6.

Forbered dit bud

9

7.

Hvordan man får succes

10

8.

At vinde udbud udenfor landets grænser

11

9.

EU udbud

13

10. FN udbud

14

11. Udbudsjargon

18

12. Tjekliste til evaluering af dit bud

19

www.internationaltenders.eu


4 | T4SME Projekt 2011

1. Introduktion Hvad er offentlige indkøb? Offentlige indkøb er en proces, hvor en offentlig myndighed køber produkter, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder. Når et indkøb skal annonceres, skal der skrives en specifikation, hvori det gøres klart, hvor og hvornår indkøbet annonceres, hvornår interesserede virksomheder kan indgive deres bud, hvilke krav der stilles til budene osv. Hvad er en offentlig myndighed? En offentlig myndighed er en enhed inden for stat, region eller en kommune. Eksempler kunne være store dele af den offentlige administration, ministerierne, militæret og endvidere styrelser, direktorater, væsener, tilsyn, forvaltninger og tjenester. Andre eksempler kunne være virksomheder eller institutioner, hvis drift er helt eller delvist finansieret af offentlige myndigheder.

Med offentlige indkøb skal forstås en proces, hvor man indenfor den offentlige sektor køber varer, tjenesteydelser eller bygger noget. Fordi man i den offentlige sektor bruger skatteydernes penge, er der fastsat regler på området, som alle offentlige myndigheder skal følge. Derudover stilles der krav om gennemsigtighed og ærlighed, og de offentlige myndigheder er bundet af nogle særlige retsakter og skal kunne retfærdiggøre alt, hvad de foretager sig. Der holdes et vågent øje med hvorvidt, reglerne på området bliver fulgt – bliver reglerne ikke fulgt, kan man klage og ultimativt lægge sag an. Reglerne er dog mere lempelige, hvis der er tale om mindre udbud.

Det anslås, at markedet for den offentlige sektor i EU har en værdi på 2.000 milliarder Euro hvert år 17 % af alle kontrakter tildeles små og mellemstore virksomheder


At sælge til den offentlige sektor | 5

2. Forstå køber Når offentlige myndigheder køber ind, vurderes eventuelle risici – man er interesseret i at få løst den pågældende opgave uden problemer, til tiden og til den aftalte pris. De offentlige myndigheder er underlagt et omfattende sæt regler, som er vedtaget af EU og nationale myndigheder. Reglerne skyldes primært, at man ønsker at:

Danske og nationale regler for udbud Offentlige og offentligt støttede udbydere i Danmark skal uanset en opgaves økonomiske omfang respektere EU’s principper om ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination. Offentlige udbud i Danmark, som er under EU’s tærskelværdier (se kapitel 5), er reguleret af Tilbudsloven.

Undgå korruption ved at have en retfærdig, kontrollerbar og gennemsigtig proces Reducere omkostningerne via bud fra flere potentielle leverandører Søge efter nye idéer og løsninger

Kort fortalt angiver Tilbudsloven retningslinjer for indkøb af vare- og tjenesteydelser over 500.000 kr. og bygge- og anlægsopgaver over 3 mio. kr. For opgaver under Tilbudslovens tærskelværdier gælder kun principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination, men der er ikke fastsat nærmere regler og procedurer herom. Mange offentlige myndigheder vælger alligevel at annoncere langt mindre opgaver ud fra et ønske om konkurrence og bedre kvalitet.

Kort og godt vurderer de offentlige indkøbere altid de bud, de modtager ud fra to kriterier; ’bedst for pengene’, samt niveauet af sikkerhed for levering af den købte ydelse og ifølge kontrakten i øvrigt. Dette betyder dog ikke, at de offentlige myndigheder altid søger den billigste udbyder, for de billigste kontrakter kan ofte gå galt, hvilket kan medføre større omkostninger samlet set. De seneste år har der været meget fokus på bæredygtighed; hvordan vand- og energiforbruget minimeres, korrekt omgang med affald, genanvendelse osv. Andre politiske dagsordner er kommet til, herunder ligestilling og øget inddragelse af små og mellemstore virksomheder. Gennem blandt andet den offentlige sektor kan disse dagsordener fremmes. En indkøber fra den offentlige sektor skal give kontrakter til virksomheder, som følger disse specifikke regler. Mange private virksomheder handler ud fra samme kriterier for at sikre etiske og miljøvenlige standarder.

Eksempel på tærskelværdier og retningslinjer for indkøb af vare- og tjenesteydelser i en dansk kommune:

Tilbudsloven indeholder en pligt til at annoncere indkøb af vare- og tjenesteydelser over 500.000 kr. med information om: beskrivelse af opgaven, tildelingskriterier, evt. krav til tilbudsgiveren, kontaktperson og tidsfrist. For bygge- og anlægsopgaver over 3. mio. kr. er der pligt til at afholde licitation. Reglerne for udbud, som er under EU’s tærskelværdier, varierer i de enkelte EU medlemsstater. Derfor er det vigtigt at undersøge hvilke regler, der gælder for den pågældende myndighed i det pågældende land, du ønsker at sælge til.

Værdi

Retningslinjer

Under 500.000 kr.

Ingen formelle regler. Overholde principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og ikke-diskrimination

Over 500.000 kr.

Tilbudsloven, annonceringspligt

Over 1.438.448 kr.

EU’s udbudsregler Tilbudsloven kan findes på www.udbudsportalen.dk


6 | T4SME Projekt 2011

3. Fordele og ulemper Fordele

Ulemper

Nye forretningsmuligheder

Tidskrævende

Man er sikker på at blive betalt

Indviklede og forvirrende regler

Ser godt ud på CV’et og værdi fulde referencer medfølger

Hyppig brug af fagsprog – ord og udtryk som er svære at forstå

Åbner nye døre

Det er dyrt at byde

Stabil – selv i nedgangstider

Svært at finde tilgængelige udbud Stramme, krævende deadlines

den sværeste beslutning når man sælger til den offentlige sektor er oftest “Skal jeg byde eller ej?”

Et tip til succes: Kend alle deadlines og sæt så dine deadlines til en uge før.


At sælge til den offentlige sektor | 7

4. Hvor passer du ind? Tabellen i afsnit 2 giver et indblik i hvilken størrelse kontrakt, man har mulighed for at byde på. En anden vigtig faktor man skal være opmærksom på, er opgavens geografiske placering – det er ikke sikkert økonomien hænger sammen, hvis du skal levere varer i det sydlige Spanien. Før du begynder at arbejde med udbud og afgive bud, bør du fokusere på:

Begynd i det små Start lokalt Brug vundne opgaver til at skaffe nye Indhent referencer

Økonomi – Ingen indkøber ønsker at se en virksomhed gå konkurs, før kontrakten er opfyldt eller arbejdet er gjort færdigt. Du skal derfor sikre dig, at du har styr på økonomien, og at du har bevis for det (fra mindst to til tre år tilbage). Vis at din virksomhed har de økonomiske evner til at kunne løse opgaven – som en tommelfingerregel skal den enkelte opgave udgøre mindre end 20% af din samlede omsætning. Forsikring – igen en uønsket risiko, som indkøberen ønsker at blive forsikret om, at du kan håndtere. Hvis køber spørger efter 10 millioner kr. i ansvarsdækning, så sørg for at få det, eller i det mindste en skriftlig bekræftelse fra dit forsikringsselskab.

Referencer har stor betydning – ingen indkøber ønsker at løbe en risiko. De er måske vilde med dit omhyggelige og detaljerede skriftlige bud, men noget af det vigtigste for dem er, at få svar på spørgsmålet om hvorvidt, du faktisk kan udføre arbejdet. En væsentlig adgang til vurdering af din virksomhed er kontakt til andre offentlige myndigheder, som du har leveret til – så husk endelig at tilføje referencer.

Certificering – sørg for at have styr på de gængse standarder og certificeringer, som er gældende indenfor din branche.

Ting du skal have på plads før du er klar til at byde Referencer – hvis du ikke tidligere har udført arbejde for den offentlige sektor, kan du med fordel indhente referencer fra lignende jobs. Sigt mod at have fem referencer klar – normalt bliver man i hvert fald spurgt om tre.

Politikker – som virksomhed skal man have specifikke politikker på områder så som sundhed og sikkerhed, miljø og/eller bæredygtighed, kvalitetssikring og ligestilling. De fleste af disse politikker har man under alle omstændigheder, men det er vigtigt at have dokumentation for dem.

Er du klar til at byde?

Kompetencer – sørg for at registrere dit personales kvalifikationer, uddannelse og de resultater virksomheden har opnået, så du kan demonstrere virksomhedens evne til at udføre opgaven.

Referencer

Ja

Nej

Økonomi

Ja

Nej

Forsikring

Ja

Nej

Certificering

Ja

Nej

Kompetencer

Ja

Nej

Politikker

Ja

Nej

Et tip til succes: Læs instruktionerne i udbudsmaterialet omhyggeligt, ikke én gang, – men flere gange.


8 | T4SME Projekt 2011

5. At finde mulighederne Besøg hjemmesiden www.internationaltenders.eu og lær mere om din adgang til offentlige udbud og det at være på udkig efter udbud.

Som tidligere nævnt indgår der en masse EU og nationale regler i den offentlige udbudsproces. Disse har indflydelse på hvordan og hvor, udbuddet skal annonceres. Jo større et beløb der er tale om, jo strengere er reglerne. Som det fremgår af tabellerne i kapitel 2 og 9 findes der en række forskellige tærskelværdier, som har indflydelse på om, hvornår og hvordan udbud skal annonceres, beskrives og tildeles. Adgang til information om udbud: Avisers hjemmesider Fagpressen Hovedentreprenører Statens/regioners/kommuners hjemmesider Tenders Electronic Daily (TED) – for alle EU udbud over EU’s tærskelværdier Via netværk/mund til mund Måske bliver et annonceret udbud sendt direkte til dig, hvis du er listet i en database hos den offentlige myndighed eller hvis myndigheden er særligt interesseret i et bud fra din virksomhed Godkendte leverandører Offentlige myndigheder udfærdiger indimellem lister over leverandører, som bliver forhåndsgodkendt, fordi man har vurderet, at disse specifikke leverandører lever op til de formelle krav ift. udbud indenfor området. Det betyder ikke nødvendigvis, at disse leverandører får en mulighed for at byde, men det betyder som regel, at de allerede har været igennem forløbet med at få tjekket deres økonomi, referencer osv. Nogle gange hænder det, at man ikke kan vinde kontrakten, hvis ikke man er på listen over de forhåndsgodkendte leverandører.

Kriterierne for at kunne komme på en sådan liste findes enten på den enkelte udbyders hjemmeside, eller også kan man få dem gennemgået ved at kontakte udbyderen. Alle offentlige udbud, som er over EU’s fastsatte tærskelværdier, skal offentliggøres via ’The Official Journal of the European Union’ (OJEU). Udbuddene offentliggøres også på EU kommissionens portal TED (Tenders Electronic Daily), som kan findes på: http://ted.europa.eu. I nedenstående tabel ses udvalgte tærskelværdier for, hvornår et udbud skal i EU-udbud og dermed publiceres via TED (tallene er gældende for 2010 og 2011):

Type af udbud

Eksempel

Tærskel

Tjenesteydelser

Rengøring

1.438.448 kr. (eks. moms)

Vareindkøb

Køb af inventar

1.438.448 kr. (eks. moms)

Bygge og anlæg

Nyt sygehus

36.110.270 kr. (eks. moms)

Når du søger efter udbud, skal du huske at have brede søgekriterier, så du ikke går glip af relevante udbud. Et udbud er kun så godt som det menneske, der har skrevet det og mennesker kan lave fejl.

Et tip til succes: Sørg for at gemme postkvitteringen for modtagelsen af dit bud eller svarkuverten et sikkert sted.


At sælge til den offentlige sektor | 9

6. Forbered dit bud Der er især to procedurer, som er vigtige at kende til, når man skal forberede sit bud.

En åben procedure betyder, at alle kan bede om at få dokumenterne og udbuddet at se. Når der er tale om en begrænset procedure betyder det, at et prækvalifikationsskema skal udfyldes. Derefter vil et antal virksomheder blive udvalgt til at fortsætte til næste fase, hvor de vil modtage udbudsmaterialet, som normalt refereres til som en invitation til at byde. I et prækvalifikationsskema bliver man som regel spurgt ind til referencer, politikker og økonomi, men der bliver ikke spurgt ind til hvordan, du vil udføre opgaven. Andre relevante procedurer Rammeaftaler: Når en offentlig myndighed har brug for en tjenesteydelse eller en vare, som skal strække sig over nogle år, vil de bede de virksomheder, som indgiver bud, om også at blive en del af en rammeaftale. Selvom du bliver en del af en rammeaftale, er der ikke nogen garanti for vundne opgaver, men det betyder, at når der bliver udbudt opgaver, så er din virksomhed blandt et lille antal særligt udvalgte leverandører. Du vil ikke skulle konkurrere om arbejdet, men der vil blive stillet krav til at du overholder de aftaler og regler, som blev fastsat i begyndelsen om priser, levering osv.

Udbud efter forhandling: Den offentlige myndighed vil i en sådan proces konsultere en mindre liste af virksomheder. Denne procedure benyttes dog sjældent, og eksisterer egentlig kun i tilfælde af komplekse kontrakter, hvor det ikke er muligt at udarbejde en detaljeret specifikation af opgaven. Derudover bruges proceduren i tilfælde, hvor der findes et meget begrænset antal virksomheder, der kan løse opgaven, eller hvis virksomheden skal være højt specialiseret. Projektkonkurrencer: Ved projektkonkurrencer forstås en udbudsform, hvorved den ordregivende myndighed navnlig inden for fysisk planlægning, byplanlægning, arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan forskaffe sig et planlægnings- eller projekteringsarbejde, som er udvalgt af en bedømmelseskomite efter udskrivning af en konkurrence med eller uden præmieuddeling. Besøg www.udbudsportalen.dk for yderligere informationer om de forskellige udbudsformer

Forberedelse af bud 1. Er virksomhedens politikker i orden – eller er de i det mindste klar til 6. Ved du hvem, du muligvis skal konkurrere imod? Har din konkurrent

eventuel kontrol?

2. Er økonomien i orden? 3. Har du undersøgt hvilke retningslinjer, indkøbere i din sektor skal

tidligere vundet kontrakter hos den pågældende offentlige myndighed – eller hos andre offentlige myndigheder?

7. Er der mulighed for, at du kan mødes med indkøberen til en briefing

eller til et arrangement hvor man kan møde udbyderen? – Hvis der ikke er mulighed for dette, er det en god idé at ringe indkøberen op, og introducere dig selv. Fortæl at du overvejer at byde, og spørg ind til den kontrakt, du ønsker at byde på

4. Har du søgt efter udbud og fundet dem egnet til dig, dem du kan

8.

Forbered dig så meget du kan på forhånd, om den offentlige myndighed, som du ønsker at byde hos – kig på deres hjemmeside, hvilke prioriteringer har de, kig på deres jobopslag for at se, hvad de tilbyder deres personale, har de en tilgængelig økonomiplan, forelægger der retningslinjer for den pågældende myndigheds håndtering af udbud osv.?

overholde? – Hvis du sælger blyanter, er der måske ikke meget at tage højde for – sælger du ydelser indenfor den sociale sektor er der derimod meget at tage højde for

vinde og som du kan levere?– Koncentrer dig om de opgaver/udbud du kan løse

5. Har du undersøgt hvem, der tidligere har vundet lignende kontrakter?


10 | T4SME Projekt 2011

7. Hvordan man får succes Før du byder, skal du spørge dig selv; ”Kan jeg vinde?” Hvis du vinder kontrakten, hvilken betydning vil det så få for din virksomhed? Har du ressourcerne til at udføre opgaven? Har du økonomi til at kunne overleve, indtil du får betaling? Vil det få konsekvenser for dine eksisterende kunder, hvis du vinder kontrakten? Afhængig af svarene på disse spørgsmål, vil du måske beslutte IKKE at byde på opgaven. Gode Råd: Fortæl den offentlige myndighed at du har set udbuddet, og at du har intentioner om at byde. ( Det er også en god idé at fortælle dem, hvis du har besluttet ikke at byde, da de måske har problemer med specifikation af opgaven). Noter dig alle deadlines, og sæt dig så nogle tidligere deadlines, som du arbejder hen imod. Der skal være sat tid af til uforudsete ting. Du har kun en begrænset periode til at stille spørgsmål i. Få samlet dit hold så tidligt som muligt. Det tager omkring tre uger at færdiggøre et tilbud, og samtidig må man ikke glemme ens eksisterende kunder. Hvis der er oplyst et telefonnummer, skal dette opfattes som en invitation til at ringe. Brug telefonnummeret til at skabe et forhold til indkøberen, og til at tilegne dig yderligere information. Overvej hvilke spørgsmål du stiller, og hvordan du formulerer dine spørgsmål. Hvis du har stillet tekniske spørgsmål, bliver svarene ofte delt med alle de andre tilbudsgivere, så vær opmærksom på hvordan du spørger. Find ud af så meget som muligt om den offentlige myndighed. Check deres hjemmeside og sørg for, at du kender til deres politikker og værdier. Sørg for at matche dem, hvor det er muligt. Den offentlige myndighed baserer deres beslutning på fire til fem faktorer, og du vil normalt bliver underrettet om hvor meget, de vægter hver af faktorerne. Du skal skræddersy dit bud, så det matcher disse faktorer. Se specifikationen efter i sømmene. Vær sikker på du ved præcis, hvad de ønsker. Er momsen inkluderet i den angivne pris? Hvad er straffen for at levere for sent? Hvilke vilkår og betingelser er der? Vil du skulle overtage den tidligere leverandørs ansatte? Er du usikker, så ring op. Dit svar skal være kortfattet. Start hvert afsnit med at fortælle, om du kan opfylde deres kriterier eller ej. ”Vi opfylder …”. Hvis du ikke opfylder det enkelte kriterium, skal du forklare hvordan du, på trods af dette, alligevel kan opfylde deres ønsker. For eksempel; ” Har du ISO9001?”, ”Nej, vi kan ikke opfylde dette kriterium, men vi arbejder lige nu med certificeringen og forventer at denne træder i kraft inden udgangen af året”.

Planlæg dit bud omhyggeligt og inkluder, hvor det er muligt, skemaer, diagrammer og billeder i farver. Du skal ikke vedlægge salgsbrochurer eller andet, som der ikke bliver bedt om. Hold det simpelt. Den pågældende offentlige myndighed skal gennemgå mange tilbud, og ønsker ikke at læse en masse fyld. Hvis du er i tvivl, om du skal inkludere det eller ej, er dette en indikator på, at du skal undlade det i udbudsmaterialet. Kend dine konkurrenter, og overvej hvad de formentlig vil byde ind med. Brug f.eks. TED databasen aktivt til at finde ud af hvilke andre kontrakter, dine konkurrenter har vundet i den offentlige sektor, da dette vil give dig en god indsigt i deres metoder og priser.

“Du vil måske beslutte dig for ikke at byde” Hvis der stilles krav til, at man eksempelvis benytter Microsoft Word Arial front 11, så brug dette. Hvis de ønsker fem kopier og en CD rom, så opfyld dette ønske. Ellers vil du måske opleve, at det, du har indsendt, bliver returneret. Når du har forberedt dit svar, så bed en, som slet ikke kender til buddet, om at læse det igennem. Et par friske øjne opdager måske noget, som du ikke selv har været opmærksom på. Sørg for at sende dit svar af sted før deadline. Skal det til et andet sted i EU, skal du være opmærksom på, at de måske er i en anden tidszone. Hvis det skal afleveres i en konvolut og ikke som e-mail, er det altid bedst at aflevere det personligt. Er dette ikke muligt, skal du altid benytte den udleverede forsendelseskvittering. Hvis en kurer har ansvar for at aflevere konvolutten, skal du sikre dig, at denne kender deadline. (Det er en god idé at opgive en tidligere deadline til kureren). Sørg for at gemme kvitteringen for modtagelsen af dit bud eller/og svarkuverten et sikkert sted. Hvis du ’bare’ har overskredet deadline med ét minut vil alt dit hårde arbejde være spildt og returneres til dig.

Tip til succes: Hold øje med lokale arrangementer om offentlige udbud på www.internationaltenders.eu.


8. At vinde bud udenfor landets grænser Det er svært at vinde kontrakter i din egen region, men endnu sværere at vinde kontrakter, i andre lande med et fremmed sprog, en anden kultur og andre prioriteter. Men hvis det er muligt for dig at vinde udenlandske kontrakter er der store forretningsmuligheder, som kan styrke din virksomhed

Overvej

Følg op

At byde i et land med samme sprog som dit eget Kan du finde en partner i det andet land? – partnerskaber resulterer ofte i større succes Om det er muligt at oprette et kontor i landet Hold øje med mulighederne indenfor FN – hjælpeorganisationerne er interesserede i at små og mellemstore virksomheder vinder kontrakter.

Hvis du vinder en kontrakt, skal du fejre, at dit hårde arbejde har båret frugt. Sørg for at få feedback, dette kan bruges til at forme fremtidige tilbud. Sørg for at lære indkøberen at kende, begynd arbejdet med det samme. De er hårde dommere, så du skal sørge for at levere. Hvis du ikke vinder en kontrakt, har du ifølge EU’s regler krav på at få feedback, så du ved, hvad du skal forbedre eller gøre andereldes i fremtiden.

Tip til succes: Svar altid på spørgsmålene. Dette lyder måske indlysende, men faktisk formår hele 10 % ikke at gøre det.


12 | T4SME Projekt 2011

Offentlige indkøb udgør 17 % af det samlede BNP i EU

Tip til succes: Hvis du vinder en kontrakt, så spørg hvorfor du vandt. Benyt den feedback du får til at forme dit næste tilbud.


At sælge til den offentlige sektor | 13

9. EU udbud EU regler vedr. offentlige indkøb De seneste par år har man på et nationalt niveau og EU niveau arbejdet på at sikre en effektiv modernisering og forenkling af reglerne for offentlige udbud. Nye forslag til udbudsdirektiver fra Kommissionen sigter mod at gøre reglerne mere fleksible. Udbudsreglerne er et led i det regelkompleks, der skal bidrage til at skabe EU’s Indre Marked for kontrakter som offentlige myndigheder mv. indgår med eksterne leverandører. Regler som regulerer offentlige indkøb i EU EU traktater Principperne i EU traktaterne om den frie bevægelighed af varer, gennemsigtighed, retfærdighed og ligebehandling anvendes af offentlige myndigheder i de enkelte medlemslande i indkøbsprocessen. Dette er et krav både for udbud under og over EU tærskelværdierne. EU direktiver Direktiv 2004/18/EC Dette er den vigtigste tekst, som beskæftiger sig med offentligt indkøb, og opstiller reglerne for hvordan, en indkøbsproces skal forløbe. Denne tekst opstiller kriterier for hvad, der ved hjælp af de specifikke regler skal købes. Ydermere opstiller den en række procedurer, som kan benyttes i forbindelse med offentliggørelse af udbuddene samt tildeling af kontrakter. Direktiv 2004/17/EC Dette direktiv afspejler det ovenfor nævnte direktiv og tilpasser nogle af reglerne til forsyningssektoren (vand, energi, transport ).

deltagelse i offentlige udbud. Med henblik på øget SMV deltagelse i offentlige udbud opfordres EU og nationale myndigheder bl.a. til følgende tiltag: Oprette elektroniske portaler, med information om udbud også under EU tærskelværdier Opdeling af kontrakterne i mindre dele Undgå uforholdsmæssige krav Gøre eksempler på udbudsforløb tilgængelige Styrke oplysning og vejledning om og adgang til udbud EU’s anbefalinger til at styrke SMV’ernes adgang til offentlige udbud kan findes her: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/sme_code_ of_best_practices_en.pdf At finde mulighederne i EU Alle offentlige udbud som er over EU’s fastsatte tærskelværdier offentliggøres på EU kommissionens portal TED (Tenders Electronic Daily), som kan findes på: http://ted.europa.eu I nedenstående tabel ses udvalgte tærskelværdier for hvornår et udbud skal i EU-udbud og dermed publiceres via TED. Tærskelværdierne fastsættes af EU kommissionen og disse værdier opdateres og offentliggøres hvert andet år. Tallene i nedenstående er gældende for 2010 og 2011 og uden moms. Som det fremgår, afhænger tærskelværdierne af, om der er tale om statslige eller regionale/kommunale opgaver, typen af indkøb og hvorvidt der er tale om en delydelse/delarbejde. Der gælder andre regler og tærskelværdier for forsyningsvirksomhed (vand, energi, transport og post).

Direktiv 2007/66/EC Også kendt som ’Klagedirektivet’, som angiver reglerne for retten til at klage over afgørelser og fastsætter reglerne for ophævelse af kontrakter. Direktiv 2009/81/EC Der gælder særlige EU-regler for kontrakter indenfor sikkerhed og forsvarsområdet (militært udstyr og udstyr der kan indeholde sikkerhedsmæssigt fortrolige oplysninger). Ovenstående direktiver kan findes her: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/legislation_en.htm The Small Business Act The Small Business Act er EU og medlemsstaternes initiativ for at forbedre vilkår og udviklingsmuligheder for små og mellemstore virksomheder (SMV) i Europa. The Small Business Act inddrager også SMV’ernes adgang til og mulighed for

Statslig kontrakt

Regional/ kommunal

Tjenesteydelse

kr. 931.638

kr. 1.438.448

Deltjenesteydelse

kr. 596.248

kr. 596.248

Vareindkøb

kr. 931.638

kr. 1.438.448

Varer (delydelse)

kr. 596.248

kr. 596.248

Bygge-og anlæg

kr. 36.110.270

kr. 36.110.270

kr. 7.453.100

kr. 7.453.100

Bygge- og anlæg (delarbejde)

Tip til succes: Bed om feedback på dit bud – ifølge EU-regler har du ret til feedback.


14 | T4SME Projekt 2011

10. FN udbud At levere til FN Den samlede indkøbsvolumen (varer og tjenesteydelser tilsammen) for FNorganisationernes indkøb udgjorde i 2009 $ 13.8 milliarder. For at blive en del af FN’s ‘indkøbs-spil’ er det vigtigt, at potentielle købere husker på, at hver FN-organisation: Har sine ege specifikke krav til varer og tjenesteydelser Kan udføre sine egne indkøb Følger generelt fælles principper for indkøbs regler og forskrifter Udgør en særskilt kunde/partner Har sit eget tempo, sin egen portefølje og specifikke karakteristika Varer og tjenesteydelser som købes hyppigst af FN Varer Mad Farmaceutiske produkter Køretøjer Computere og software Bolig og bebyggelse Telekommunikations-udstyr Laboratorieudstyr Kemikalier Byggematerialer

Tjenesteydelser Sikkerhedstjenester Personale Services Fragt Byggeri Konsulentarbejde Trykkeri og leje af udstyr til trykkeri Ingeniørydelser Telekommunikation Rådgivningsvirksomhed

Registrering som FN leverandør på UNGM (UN Global Market) Det behøver ikke at være svært at finde vej som potentiel leverandør til FN. UNGM indeholder mange praktiske oplysninger til hvordan, man samarbejder med FN. I denne brochure finder du en simpel, trin-for-trin guide til, hvordan man kommer ind på FN’s marked for køb af varer og tjenesteydelser. For at blive en potentiel leverandør til FN, skal man som regel registrere sig på UNGM, som er et gratis tilbud; gå til UNGM’s hjemmeside www.ungm.org og vælg ’Register as Supplier’ som findes i det øverste felt under ’Registration’. UNGM er en database med registrerede leverandører til rådighed for både FN’s og Verdensbankens indkøbspersonale. Den fungerer som database over leverandører for over 20 FN organisationer, og er derfor den største af sin slags. Bemærk dog, at selvom UNGM som database er åben for alle FN organisationer, så har nogle organisationer også deres egen leverandør-database. Det er derfor vigtigt, at potentielle leverandører også lader sig registrere hos de FN organisationer, som ikke er en del af UNGM – disse organisationer kan ikke vælges under UNGM registreringsprocessen. Hvis en organisation ikke kan vælges på UNGM, skal du i stedet kontakte organisationen direkte.

Tip til succes: 15% af alle bud afleveres for sent. Aflever det personligt.


At sælge til den offentlige sektor | 15

Følgende FN organisationer er en del af UNGM 1. IAEA – International Atomic Energy Agency www.iaea.org

11. UN/PD – United Nations Procurement Division (The Secretariat) www.un.org/Depts/ptd

2. ILO – International Labor Organization www.ilo.org

12. UNRWA – United Nations Relief and Works Agency www.unrwa.org

3. ITC – International Trade Center www.intracen.org

13. WFP – World Food Program www.wfp.org

4. UNDP – United Nations Development Program www.undp.org

14. WIPO – World Intellectual Property Organization www.wipo.int

5. UNESCO – United Nations Education, Scientific and Cultural Organization www.unesco.org

15. IFAD – The international Fund for Agricultural Development www.ifad.org

6. UNFPA – United Nations Populations Fund www.unfpa.org

16. UNOV – UN office at Vienna www.unov.org

7. UNHCR – United Nations High Commissioner for Refugees www.unhcr.ch

17. ITU – International Telecommunication Union www.itu.org

8. UNICEF – United Nations Children Fund www.unicef.org

18. UNECA – United Nations Economic Commission for Africa www.uneco.org

9. UNIDO – United Nations Industrial Development Organization www.unido.org

19. FAO – Food and Agriculture Organization of the United Nations www.fao.org

10. UNOPS – United Nations Office for Project Services www.unops.org

20. AFDB – African development Bank www.afdb.org

Den samlede indkøbsvolumen for FN’s organisationer lå i 2009 på $13.8 milliarder

Tip til succes: Hold det simpelt – personen som skal læse det igennem har måske ikke så stor viden, som du tror.


16 | T4SME Projekt 2011

10. FN udbud

(fortsat)

At finde FN’s udbudsbekendtgørelser UNGM offentliggør både udbud og hvem der har vundet kontrakter på vegne af en del FN organisationer online (se www.ungm.org – ’notices’). Potentielle leverandører opfordres til ofte at besøge hjemmesiden for at se, om der er meddelelser, som er relevante for deres virksomhed. Det er også muligt at abonnere på ”UNGM Tender Alert Service”, så man løbende får tilsendt e-mails med de nyeste og opdaterede udbud, som matcher lige præcis ens interesseområder. FN anvender nedenstående typer af udbudsprocedurer, med kort angivelse af karakteristika ved hver af disse: Interessetilkendegivelse (Expression of Interest/EOI) Som reaktion på en teaser på UNGM eller andet steds, skal man sende en interessetilkendegivelse for at modtage hele udbudsmaterialet. Anmodning om tilbud (Request for Quotation/RFQ) Udbuddet annonceres ikke, men udvalgte leverandører fra databasen inviteres til at byde. Kun for udbud på mindre end $ 40,000.

Invitation til at byde (Invitation to Bid/ITB) FN’s formelle udbudsprocedure. Udbuddet skal annonceres, og alle indkomne bud åbnes ved offentligt møde. Anmodning om forslag (Request for Proposal/RFP) FN’s formelle procedure til de mere komplekse indkøb. Udbuddet skal annonceres, og alle indkomne bud åbnes ved offentligt møde. Teknisk beskrivelse og økonomisk tilbud afleveres i separate kuverter, og den tekniske del vejer tungest. Hvordan udvælger FN leverandører? Hvem har tidligere kunnet levere varen Leverandører af de varer eller tjenesteydelser der kræves, som er fundet på UNGM Kodificering af varer og tjenesteydelser (UNCCS) Gennem indkaldelser fra Interessetilkendegivelse (EOI) Søgning på internettet Synlighed via delegationsrejser Udveksling af oplysninger med andre FN-organisationer

UNCCS koder (Krævet) De 10. forskellige trin i registreringsprocessen som 9. Evt. verserende sager med FN (Anbefalet) FN 8. leverandør på UNGM: Tidligere kontrakter hos FN (Anbefalet) 7. Tre års eksporterfaring (Krævet) 6. Økonomisk information (Krævet) 5. Kontakt information (Krævet) 4. Svare på spørgsmålene (Krævet) 3. Spørgsmål fra FN organisationen (Krævet)

2. Vælg FN organisation (Krævet)

1. Generel information (Krævet)


At sælge til den offentlige sektor | 17

Kriterier for evaluering af bud Accept af FN’s betalingsvilkår, vilkår og betingelser, kontraktskabelon, troværdighed osv. Leverings vilkår (INCOTERMS 2000) Tidspunkt for levering Tekniske krav Internationale standarder og lignende Dokumentation Bevis for produktions kapacitet og finansiel styrke Garantibestemmelser Hensigtsmæssig Efter-Salg Service Referencer fra tidligere kontrakter Pris (inkl. udgifter til løbende vedligehold) Gode råd til leverandører Selvom du måske ikke er i stand til at deltage i en udbudsrunde, skal du altid svare når du bliver inviteret til at afgive bud - for at holde din virksomhed på listen over aktive Sørg for at gennemgå udbudsmaterialet omhyggeligt og bede om en afklaring, hvis der er noget du er usikker på Sørg for at dit bud opfylder alle krav, herunder kvalitets certifikater, årsregnskab, kataloger, ansøgningsskemaer osv. Sørg også for at dit bud bliver sendt i det ønskede format og sprog Overhold afleveringsfristen

Global Compact UNGM opfordrer FN’s indkøbere til at råde deres leverandører (virksomheder) til at følge de ti principper i FN’s ”Global Compact”: 1. Virksomheder bør støtte og respektere beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder og 2. Sikre sig, at de ikke medvirker til krænkelse af menneskerettighederne. 3. Virksomheder bør opretholde organisationsfrihed og effektivt anerkende retten til kollektiv forhandling, 4. Støtte udryddelse af alle former for tvangsarbejde, 5. Støtte effektiv afskaffelse af børnearbejde, og 6. Eliminere diskrimination i arbejds- og ansættelsesforhold. 7. Virksomheder bør støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer, 8. Tage initiativer til at fremme en større miljømæssig ansvarlighed 9. Tilskynde udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier. 10. Virksomheder bør modarbejde alle former for korruption, herunder afpresning og bestikkelse

Læs mere på www.unglobalcompact.org

Online-hjælp Hver FN organisation har sit eget mandat og sine egne indkøbskrav. Der er en række ressourcer til rådighed til at identificere hvilke organisationer der indkøber hvilke typer af varer og tjenesteydelser:

UNGM indeholder statistikker over indkøbsdata (fra ”The Annual Statistical Report”) – http://www.ungm.org/Info/annual-statistical-report-UN-sustainableprocurement.aspx

”The General Business Guide” (http://www.ungm.org/Publications/Documents/gbg_master.pdf ). Denne forretnings guide hjælper dig som leverandør med at lære, hvilke FN organisationer der køber netop de varer og tjenesteydelser, som din virksomhed leverer.

”Udviklings virksomhed” (”Development Bussiness”) er en publikation der indeholder omfattende kilder til information om mulighederne for at levere varer, arbejde og tjenesteydelser til projekter finansieret af FN, regeringer og verdens førende udviklings banker.

Der er udviklet en publikation kaldet ”Praktiske tips til at gøre forretning med FN” (”Practical Tips for doing Business with The UN” - http://www.ungm.org/ Publications/Documents/tips.pdf ). Dette hæfte skitserer FN’s indkøbspraksis og hvordan man bliver leverandør til FN.

Besøg www.devbusiness.com for mere information Besøg www.internationaltenders.eu


18 | T4SME Projekt 2011

11. Udbudsjargon CPV Kode

Common Procurement Vocabulary

Hvert produkt og hver service har fået tildelt sin egen specifikke kode. Dette betyder, at uanset hvor du befinder dig i EU, eller hvor du handler, så vil du altid vide hvilken type service eller vare, udbuddet henviser til.

PQQ

Prækvalifikationsskema

Den offentlige sektor er meget risikoorienteret. De vil altid undersøge, hvor stærk en virksomhed er, før de opfordrer virksomheden til at afgive sit bud. Dette opnås ved hjælp af et prækvalifikationsskema. Skemaet bruges til at undersøge en virksomheds økonomiske nøgletal, referencer, politikker, de ansattes styrker og akkreditering. Der bliver ikke spurgt ind til hvordan, virksomheden vil udføre arbejdet, da denne proces er en del af det ’ begrænsede udbud’. Hvis der ikke eksisterer krav om et prækvalifikationsskema anses processen for at være et ’åbent udbud’.

ITT

Invitation til at byde

ITT er en invitation til at afgive bud. Hvis en virksomhed består prækvalifikationsskema med en høj score, bliver de inviteret til at afgive bud, og de vil derefter modtage en fuld beskrivelse af de eksisterende krav.

EOI

LOTS

Mest Økonomisk Fordelagtige Tilbud

Mange små og mellemstore virksomheder tror ofte, at kontrakter indgås ud fra laveste pris, og der er noget om snakken. Men de fleste kontrakter indgås dog ud fra idéen om ’Mest Økonomisk Fordelagtige Tilbud’, hvilket betyder at andre faktorer, end kun prisen, tages i betragtning, så som: Produktets eller tjenesteydelsens levetidsomkostninger (udgifter til udskiftning, reparation osv. over tid) Kvaliteten af den support der ydes efter salget Produktets eller tjenesteydelsens grad af bæredygtighed osv. Hvilke indikatorer, der benyttes til at udpege det mest økonomisk fordelagtige bud, kendes på forhånd, så små og store virksomheder kan sikre sig, at netop deres bud lever op til kravene.

Mindre dele af en kontrakt

Nogle gange bliver større kontrakter, som udbydes af den offentlige sektor opdelt i mindre dele, så de bliver mere tilgængelige for SMV’er, end den store samlede kontrakt ville være. Som eksempel på dette kan nævnes en grænsepatrulje, som havde brug for sikkerhedshunde. Kontrakten havde en værdi på 200.000 kr., hvilket betød at en virksomhed skulle have en omsætning på 1 million kr. for at kunne byde på grund af 20% reglen. Buddet blev i stedet opdelt i mindre partier: Legetøj til hunde Hundefoder Veterinære tjenester At kontrakten blev opdelt i mindre partier gjorde det muligt for mange små og mellemstore virksomheder at byde på en kontrakt, de ellers ikke på egen hånd ville have kunne byde på.

Interessetilkendegivelse

En interessetilkendegivelse svarer til en invitation til at afgive bud, ITT, men den faktiske specifikation er ikke helt klar. Ofte drejer det sig om kontrakter inden for informationsteknologi, hvor markedet bevæger sig så hurtigt, at nye og hidtil ukendte løsninger bliver synlige.

MEAT

at byde på større kontrakter. Dette er fordi, der også skal være ressourcer til at opfylde kravene i den (hvis de vinder den) nye kontrakt, samt ressourcer til også at bevare de eksisterende kunder.

VFM

Værdi for pengene

Alle indkøbere hos den offentlige sektor ønsker at se en merværdi i de bud de modtager, for dette betyder at de får valuta for pengene.

Godkendt Leverandør Liste Mange indkøbere godkender nogle virksomheder på forhånd og registrerer dem på såkaldte ’Godkendt Leverandør Liste’. Sådanne virksomheder er på forhånd godkendt for at sikre, at de er risikofri, hvilket betyder, at de har gode finanser, passende referencer og andre akkrediteringer. Oftest er virksomhederne på listen de eneste som kan byde på arbejdet.

Rammeaftale En rammeaftale strækker sig normalt over tre til fem år, og der er et antal leverandører, som er udvalgt til at levere en tjeneste eller et produkt. Under aftalens løbetid kan kun disse specifikke virksomheder blive bedt om at levere den tjeneste eller produkt, og de skal følge de priser, vilkår og betingelser, som der blev skrevet under på, da man indgik aftalen. Et typisk eksempel er taxakørsel af børn til og fra skole – kun et enkelt eller få taxa-virksomheder vil som regel blive en del af sådan en aftale, og det er kun dem som vil blive bedt om at udføre servicen.

Reglen for Omsætning Der er en uskreven regel om, at ingen virksomhed skal byde på en kontrakt, som udgør mere end 20% af deres omsætning – det anses som en stor risiko,

Tip til succes: Bed en lægmand om at læse dit bud igennem.


At sælge til den offentlige sektor | 19

12. Tjekliste til evaluering af bud 1. Hænger det sammen med de strategiske mål i vores forretningsplan?

Ja

Nej

2. Udgør det 20% eller mindre af vores omsætning?

Ja

Nej

3. Åbner det en mulighed for at udvide til nye områder eller opnå mere ekspertise?

Ja

Nej

4. Vil denne kontrakt føre til andre kontrakter?

Ja

Nej

5. Har vi tid til at byde?

Ja

Nej

6. Eksisterer der allerede et forhold mellem os og kunden? Er der nogen interessekonflikter?

Ja

Nej

7. Har vi alle de nødvendige politikker på plads? Fx. Sundhed og Sikkerhed, Ligestilling og Mangfoldighed, Miljø-og/eller Bæredygtighed, Kvalitetssikring?

Ja

Nej

8. Har vi nok forsikringsdækning?

Ja

Nej

9. Har vi tidligere udført lignende arbejde? Har vi referencer, udtalelser, eller eksempler til at demonstrere det?

Ja

Nej

10. Kan vi opfylde alle kriterierne? Hvis ikke, hvilke områder er vi svage i?

Ja

Nej

11. Har vi ressourcerne og ekspertisen til at levere en vunden opgave?

Ja

Nej

Ja

Nej

Ja

Nej

14. Hvilke konkurrencemæssige fordele har vi (eller partnerskabet)?

Ja

Nej

15. Hvad skal vi sælge os på? Hvad er unikt ved os?

Ja

Nej

16. Hvordan kan vi gøre vores bud konkurrencedygtigt (tilbyde værdi for pengene)?

Ja

Nej

17. Bliver det virkelig profitmaksimerende for os?

Ja

Nej

Hvad er de potentielle fordele? Hvad er de potentielle risici?

Hvis ikke, er der så nogen som vi kan slå os sammen med? 12. Vil det være en fordel at byde i et konsortium? Hvis ja, hvilke forbindelser har vi så til andre potentielle partnere? 13. Har vi tid til at udarbejde et konsortium-bud? Opfylder partneren eller partnerne kriterierne?


www.internationaltenders.eu

NordDanmarks EU Kontor Boulevarden 13 9000 Aalborg

Erhvervsr책det Herning & Ikast-Brande / EU Center Birk Centerpark 40 7400 Herning

www.eu-norddanmark.dk +45 9931 1530 eu-kontor@aalborg.dk www.enterprise-europe.dk

www.eu-center.dk +45 9626 1111 euc@eu-center.dkk www.enterprise-europe.dk

This publication was produced by the T4SME project, which is partly financed by the European Commission. Neither the European Commission nor any person acting on behalf of the European Commission is responsible for the use which might be made of the information contained herein. The views in this publication are those of the author and do not necessarily reflect the policies of the European Commission.

Brochure offentlige udbud  
Brochure offentlige udbud  

En praktisk brochure omkring offentlige udbud. Udarbejdet af enterprice europe network

Advertisement