Ontwerp
44
Inside Information
Ontwerp
Voor ambtenaar en
burger
De gemeente Zeist werkte afgelopen maart vol trots mee aan de persdag waarbij RAU (Thomas Rau) en atelier PRO (Mira van Beek) een presentatie over en rondleiding door het vernieuwde gemeentehuis verzorgden. De aanwezigheid van een aantal andere gemeenten maakte duidelijk dat het proces en de uitkomst in Zeist een leerervaring en inspiratie zijn voor collega-bestuurders. De invulling van de functie van de gemeenteambtenaar verandert in heel Nederland.
Auteur: Edwin van de Velde. Foto’s: atelier PRO / Dirk Verwoerd.
Thomas Rau opende zijn presentatie met een verwijzing naar de fantastische kroonluchter van Alphons ter Avest, die in de centrale ontvangsthal hangt. Het viel op: een architect
die niet opent met een prominent beeld van zijn eigen creatie. Volgens Rau is de belangrijkste opgave voor architecten om volgens zijn zelf bedachte ‘oneplanetarchitecture’-
principe, duurzaam te bouwen en te verbouwen. Op de voor hem karakteristieke wijze schakelde hij vervolgens van de wereldproblematiek naar de zichtlijnen door het gemeentehuis naar de achterliggende kerktoren. Bij de verbouwing moesten bestaande gebouwen met elkaar worden verbonden en interne kleine hokjes plaatsmaken voor een passende eigentijdse werkomgeving. De interieuropgave is door atelier PRO aangepakt. Een prominente rol in de verbinding van het oorspronkelijke gemeentehuis uit 1878, het raadhuis uit 1908 en de aanbouw uit 1984 heeft het toegevoegde rechthoekige blok gekregen. Hierin bevindt zich ook de nieuwe centrale ontvangsthal. Deze grotendeels uit glas bestaande hal zorgt ervoor dat het oorspronkelijke exterieur is omgevormd tot interieur. De kwaliteiten van de aanbouw uit 1984
Inside Information
45
Ontwerp
Inside Information
Ontwerp
van architect J. Lengkeek worden hierdoor opnieuw benut. Buiten een luchtje scheppen op het balkon is nu vergaderen in het levendige atrium. De belangrijkste opgave voor atelier PRO was de vele werkruimtes, verdeeld over achttien verschillende verdiepingen, geschikt te maken voor de nieuwe werkwijze van de moderne ambtenaar en de gezamenlijke identiteit terug te brengen. Om dit te bereiken was een goed begrip van de recente ontwikkelingen binnen de gemeente Zeist onontbeerlijk. In 2008 startte de gemeente met een organisatiebreed plan ‘Op weg naar de kern’. Het plan is ingezet door de landelijke druk op gemeenten om taken af te stoten (zoals zwembaden en parkeren) en het contact tussen ambtenaar en burger directer te maken. De menselijke kant van deze verandering, waarbij iedere medewerker op het gemeentehuis anders moet gaan werken, is de belangrijkste sleutel tot succes, geeft projectleider Gelinde Groeneveld aan. Tegelijkertijd merkte de gemeente dat het Lenkeek-gebouw niet meer goed functioneerde. Ook moesten huisvestingskosten van het extra huurpand à 13 miljoen euro gesaneerd worden. Samen vormde dit een urgente uitgangspositie om zowel de mens, het interieur als het exterieur klaar te maken voor de toekomst.
Het gemeentehuis in Zeist kent een grote verscheidenheid aan de meest uiteenlopende werkplekken.
Het Nieuwe Werken is van meet af aan het leidende principe geweest bij de verbouwing. Samen met het creëren van transparantie en duurzaamheid waren het de drie hoofdonderdelen in het Programma van Eisen. Een nieuwe manier van werken kan niet bereikt worden door enkel de harde huisvestingskant aan te pakken. De mens is essentieel, zeker wanneer deze al decennia lang volgens een vaste wijze werkt. Zonder externe adviseurs, maar met eigen projectleiders die cursussen mochten volgen, is de gemeente aan de slag gegaan met de zachte kant: de medewerkers. Het figuurlijk slechten van de vele muurtjes was daarmee al begonnen voordat de architect en interieurarchitect binnen waren. De huur van het extra pand stopte voordat de nieuwe huisvesting gereed was, waardoor een groot deel van de ambtenaren tijdelijk in het tegenover gelegen pand moest ‘kamperen’. Voor Groeneveld was dit een ideale oefening, die goed uitpakte. Minder fysieke geslotenheid van werkplekken, meer toevallige ontmoetingen en een lagere werkplekfactor bleken allemaal succesfactoren te zijn, die op een natuurlijke wijze werden geaccepteerd. De terugkomst na de verbouwing verliep hierdoor een stuk makkelijker. Het vernieuwde kantoor herbergt 190 gewone werkplekken voor 350 medewerkers en daarnaast 150 plekken om kort te werken met een laptop. Bij de renovatie van het Lengkeekgebouw werden alle kamertjes met beleid gesloopt en houten kozijnen
klaargemaakt voor hergebruik. Deuren raamkozijnen zijn verzaagd en verwerkt tot grote kastdeuren in de pantry’s, medewerkerskasten en lambrisering. Bestaande trappenhuizen zijn op elke verdieping behouden. Atelier PRO heeft een servicekern om het trappenhuis ontworpen, met daarin de pantry, toiletten, kasten en printen kopieerfaciliteiten. Deze bundeling van functies creëerde de mogelijkheid om duidelijke zichtlijnen in het gebouw te behouden. Door de zichtlijnen en open werkruimten werd een letterlijke transparantie gerealiseerd. Bij de pantry’s heeft het door de gemeente gewenste huiskamergevoel een plek gekregen. Naar analogie met de huidige sociale functie van de keukentafel kunnen medewerkers aan een warme houten designtafel met witte Revolt-stoelen van Ahrend even bijpraten, gezamenlijk taart eten of het laatste nieuws op het prikbord lezen. Ook informeel overleg vindt hier plaats. Op elke verdieping zijn de bekende verschillende soorten werkplekken gecreëerd met meubilair van Gispen en Ahrend: geconcentreerd werken in een kleine ruimte, werken in een open flexruimte (dit kan bij een desktop waarop na inloggen het persoonlijke profiel opstart, of met een hybride laptop, waarvan het scherm los als tablet is te gebruiken), vergaderen in een afgesloten half glazen ruimte, overleggen op een privébalkon in het open atrium of een praatje op één van de banken, poefjes en fauteuils die in de gangpaden staan.
Inside Information
47
Ontwerp
Kortom, voor ieder moment en type werk is er een passende omgeving ontworpen. Duurzaamheid was geen ondergeschoven kindje tijdens het project. Het energielabel maakte een reuzesprong van een initiële G-score naar een A-score na verbouwing. Hiervoor is ondermeer een aanvullende schilisolatie in het oude raadhuis aangebracht en is de isolatie in het Lengkeek-gebouw vervangen. Ook is het bestaande glas vervangen door HR++, zijn bij de monumentale gevels voorzetramen aangebracht en zijn in het hele gebouw energiezui-
Aan een warme houten designtafel met witte Revolt-stoelen van Ahrend kunnen medewerkers elkaar ontmoeten.
nige technieken en duurzame materialen toegepast. De organisatiewijzigingen waarbij minder ambtenaren in wisselende (project)teams het werk doen en zij meer direct contact met de burgers hebben, worden gefaciliteerd door het nieuwe interieur. Naast interne samenwerking, is het versterken van het contact met de burger een belangrijke drijfveer geweest voor de gemeente Zeist om de veranderingen en de verbouwing in te zetten. Burgers kunnen nu een zaaltje in het gemeentehuis huren voor bijvoorbeeld hun buurtoverleg. Ook kunnen ze een bijeenkomst, receptie of expositie in de centrale ontvanghal organiseren. Bij het ontwerp van de toegang tot deze ruimtes is rekening
gehouden met openingstijden en afsluitbaarheid van het kantoorgedeelte. Tegelijkertijd met het naar binnen halen van de burgers, gaan ambtenaren meer naar buiten om met en bij burgers en instanties te overleggen. De ontwikkeling van werken buiten het eigen kantoor wordt nog verder doorgetrokken wanneer ambtenaren cross-gemeente gaan werken. Het huidige onderzoek en de pilot vanuit het ministerie bekijken de mogelijkheden hiervoor. Afspreken langs de snelweg op één van de vele werkplekverhuurlocaties ligt dan voor de hand. Het Nieuwe Werken is geen product maar een proces. Of zoals Willem de Kooning zei: ‘You have to change to stay the same’. Het Italiaanse architectencollectief Superstudio hield ons in de jaren ‘60 al een utopische revolutie voor, waarbij we als nomaden zouden kunnen wonen en leven door overal digitaal in te pluggen. Dat was toen een brug te ver. 50 Jaar later zien we het terug in een logische evolutie van het harde kantoorinterieur en de zachte werkhiërarchie. De concretisering hiervan in het interieur is onder andere de grote verscheidenheid aan werk- en ontmoetingsplekken in het gemeentehuis voor zowel ambtenaar als burger. www.rau.eu www.atelierpro.nl www.alphonsteravest.nl www.zeist.nl/gemeentehuis www.gispen.nl www.ahrend.nl
48
Inside Information