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INSTRUCTIVO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN Sistema: Sistema Estadístico de Información en Internacionalización SEII Guía general SEII GENERAL

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Sistema Estadı́stico de Informació n en Internacionalizació n - SEII TABLA DE CONTENIDO Contenido TABLA DE CONTENIDO ........................................................................................................................ 1 INTRODUCCION ................................................................................................................................... 4 INGRESO AL SEII .................................................................................................................................. 4 MOVILIDAD ......................................................................................................................................... 5 Visitantes extranjeros...................................................................................................................... 6 Agregar visitantes extranjeros .................................................................................................... 6 Consultar visitantes extranjeros.................................................................................................. 9 Editar visitantes extranjeros...................................................................................................... 10 Reporte visitantes extranjeros .................................................................................................. 13 INVESTIGACION ................................................................................................................................. 14 Membresías ................................................................................................................................... 15 Agregar membresías ................................................................................................................. 15 Consultar membresías............................................................................................................... 16 Editar membresías .................................................................................................................... 16 Beneficiarios de membresías .................................................................................................... 17 Reporte de membresías ............................................................................................................ 19 Reporte de beneficiarios de membresías ................................................................................. 20 CONVENIOS ....................................................................................................................................... 21 Elaboró Eduardo Robayo

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Convenios ...................................................................................................................................... 22 Agregar convenios ..................................................................................................................... 22 Consultar convenios .................................................................................................................. 25 Editar convenios ........................................................................................................................ 26 Aprobadores de convenios........................................................................................................ 27 Reporte de convenios ............................................................................................................... 28 GESTION DE LA DIRECCION DE RELACIONES INTERNACIONALES ..................................................... 29 Asesorías ....................................................................................................................................... 29 Registrar asesorías .................................................................................................................... 30 Consultar asesorías realizadas .................................................................................................. 31 Editar asesorías ......................................................................................................................... 31 Reporte de asesorías registradas .............................................................................................. 31 PROYECCION ..................................................................................................................................... 33 Eventos .......................................................................................................................................... 33 Registrar eventos ...................................................................................................................... 34 Consultar eventos ..................................................................................................................... 35 Editar eventos ........................................................................................................................... 36 Reporte de eventos ................................................................................................................... 37 Promoción en medios de comunicación externos e internos....................................................... 38 Registrar promoción en medios de comunicación.................................................................... 38 Consultar promoción en medios de comunicación................................................................... 40 Editar promoción en medios de comunicación......................................................................... 40 Reporte de promoción en medios de comunicación ................................................................ 41 Material institucional de promoción............................................................................................. 42 Registrar material institucional de promoción ......................................................................... 42 Consultar material institucional de promoción ........................................................................ 43 Elaboró Eduardo Robayo

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Editar material institucional de promoción .............................................................................. 43 Reporte de material institucional de promoción ...................................................................... 44 Manejo de Fechas ............................................................................................................................. 46 Rangos de fechas........................................................................................................................... 48

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INTRODUCCION El propósito del “Sistema Estadístico de Información sobre Internacionalización” (SEII) es ofrecer a la comunidad académica y administrativa de la Universidad de la Sabana una herramienta de captura de información y de generación de reportes que garantice rapidez y confiabilidad en la gestión de información sobre internacionalización.

INGRESO AL SEII

Para entrar al SEII utilice el navegador de Internet “Internet Explorer” (los reportes requieren éste navegador), luego digite la siguiente dirección: http://olis.unisabana.edu.co Verá la siguiente pantalla, en la cual debe ingresar su usuario y contraseña.

Luego de ingresar sus datos de usuario y contraseña, observará los módulos que tiene activos en el sistema OLIS. Recuerdo que si requiere habilitar algún módulo en especial, debe enviar su solicitud a service.desk@unisabana.edu.co indicando el nombre del módulo que necesita utilizar.

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Para usar el SEII, busque MOD INTERNACIONALIZACION en el menú principal, ahí observará las diferentes opciones que ofrece el sistema.

MOVILIDAD

Comprende actividades de desplazamiento temporal de corta, mediana o larga duración, con fines académicos, culturales, deportivos, científicos o investigativos por parte de Elaboró Eduardo Robayo

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visitantes extranjeros como investigadores, profesores, estudiantes o administrativos.

Visitantes extranjeros

En ésta opción puede realizar las siguientes acciones: • Agregar visitantes extranjeros • Consultar visitantes extranjeros ya registrados • Editar la información de visitantes extranjeros registrados • Generar el reporte de visitantes extranjeros Agregar visitantes extranjeros Para registrar los visitantes extranjeros, use la opción “Visitantes Extranjeros” en el menú principal. Para agregar visitantes extranjeros, haga clic en el botón “Insertar”.

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Observará el formulario para ingresar todos los datos del visitante extranjero. Debe empezar por digitar el número de documento de identidad y oprimir la tecla “Tabulador” o hacer clic en cuadro “Nombre”, entonces, si el visitante ya ha visitado la Universidad y ya ha sido registrado, el sistema muestra la información básica del visitante, de lo contrario, se habilitan los cuadros para digitar tipo de documento, Nombre, Apellidos, y Nacionalidad. De todas formas debe digitar el resto de la información correspondiente a la visita.

CURIOSIDAD: Si desea conocer cuáles son los datos obligatorios en un formulario de ingreso de datos, entonces al entrar a un formulario lo primero que debe hacer es dar clic en el botón “Guardar”, inmediatamente el sistema le marcará con un asterisco de color rojo los datos que son indispensables.

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Tenga en cuenta que al ingresar la información del visitante extranjero, puede agregar varias “Fuentes de financiación” de la visita, entonces para ello llene los datos fuente de financiación de la visita, tipo de fuente de financiación y monto financiado, luego de clic en el botón “Agregar financiación”. NOTA: Uno de los datos que debe ingresar al registrar visitantes extranjeros es “Tipo de movilidad”, en éste dato existe la opción “Evento” que corresponde al listado de eventos organizados por la Universidad y registrados en el sistema, entonces, al seleccionar ésta opción aparece un segundo listado con los eventos registrados, debe entonces seleccionar un evento. De otro lado, es conveniente que consulta la sección “Manejo de Fechas” en éste manual para aprender a ingresar éste tipo de dato. Al terminar de agregar todos los datos del visitante, de clic en botón “Guardar”. Elaboró Eduardo Robayo

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Para regresar a la pantalla principal, haga clic en la opción “Visitante Extranjero” en el menú principal. Puede verificar que el visitante haya quedado correctamente registrado porque aparece en la pantalla principal de “Visitante Extranjero”.

Consultar visitantes extranjeros Puede consultar visitantes extranjeros combinando los diferentes criterios que encuentra en la pantalla principal de la opción “Visitante Extranjero”.

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Por ejemplo, si desea buscar al visitante extranjero llamado Pepito Pérez, identificado con número de documento 12345, lo puede hacer por apellido o número de documento de identidad.

Editar visitantes extranjeros Después de haber ingresado la información de los visitantes extranjeros y las correspondientes visitas, puede editar los datos, para lo cual vaya a la página principal de “visitantes extranjeros” busque el visitante que quiere editar usando los cuadros de búsqueda.

Aparece entonces la información del visitante justo debajo de los cuadros de búsqueda. Haga clic en el botón “Edit” que encuentra al lado izquierdo del apellido del visitante.

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Al hacer clic en el botón “Edit” aparece la información que puede modificar.

Luego de realizar los cambios haga clic en el botón “Guardar” que queda al final de la página.

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Reporte visitantes extranjeros Para generar reportes de visitantes extranjeros, abra el menú “MOD INTERNACIONALIZACION”, luego, dentro de él abra el menú “REPORTES INTERNACIONALIZACION”, y después haga clic en la opción “Reporte visitante extranjero”. Podrá ver un formulario con el cual puede generar el reporte, combinando diversos criterios de búsqueda.

Por ejemplo, puede generar un reporte de los visitantes de Estados Unidos y que sean Administrador de empresas, selecciónelos en los cuadros apropiados y de clic en el botón “Visualizar Reporte”. Si desea generar un reporte de acuerdo a una fecha, tenga en cuenta que debe digitarla en el formato año/mes/día y si desea generar en un rango de fechas debe digitar año/mes/día-año/mes/día, por ejemplo si quiere un reporte de Julio de 2013 debe digitar 2013/07/01/-2013/07/31.

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Luego de hacer clic en el botón “Visualizar Reporte” verá el reporte de acuerdo a los criterios que usted especificó.

Note además, que en la parte superior encuentra una barra con diferentes opciones que le sirven para manipular el reporte, por ejemplo el primer botón le permite exportarlo a diferentes formatos, por ejemplo PDF. En el cuadro que aparece seleccione el formato de archivo Adobe Acrobat PDF y de clic en el botón ACEPTAR.

INVESTIGACION

Resultados tangibles que impactan a la comunidad científica internacional y que proyectan a la Universidad de La Sabana en el exterior como Institución de calidad.

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Membresías

Dentro de MOD INTERNACIONALIZACION, haga clic en la opción “Membresías”.

Agregar membresías Para agregar Membresías haga clic en el botón “Insertar” de la sección “Membresías”.

Aparece un formulario en el cual debe digitar todos los datos a la membresía que desea ingresar.

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Tenga en cuenta que puede seleccionar varios “Tipos de beneficiarios” manteniendo oprimida la tecla “Ctrl”. Llene todos los datos y luego de clic en el botón “Guardar”. El sistema le retorna al formulario de agregar otra membresía. Consultar membresías Puede buscar membresías combinando los criterios País sede y tipo de asociación. Para llegar a ésta opción de clic en la opción “Membresías” del menú principal, o de clic en el botón “Consultar” de la pantalla principal de Membresías.

Si no selecciona ninguna opción y hace clic en el botón “Buscar”, el sistema le muestra el listado de todas las membresías registradas. Si desea buscar membresías específicas, seleccione el país sede o tipo de asociación, por ejemplo puede buscar las membresías del país sede “Aruba” seleccione el dato correspondiente en “País sede” y clic en el botón “Buscar”. Editar membresías Luego de encontrar la membresía que desea modificar, haga clic en el botón “Edit” que encuentra en la parte izquierda de Beneficiarios.

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Aparece entonces el formulario en el cual puede modificar los datos que desee, para terminar haga clic en el botón “Guardar”.

Beneficiarios de membresías Puede registrar beneficiarios de membresías, para lo cual busque la membresía y luego haga clic en el link “Beneficiarios” que encuentra en la parte izquierda de la información de la membresía.

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Luego de dar clic en “Beneficiarios” aparece la pantalla que le permite insertar y buscar los beneficiarios de la membresía. Para insertar beneficiarios haga clic en el botón “Insertar”. Observará ahora el formulario para digitar la información del beneficiario de la membresía. Puede insertar varios beneficiarios a una membresía

Tenga en cuenta que para agregar beneficiarios es necesario conocer el código (si es alumno) o la cédula (si es empleado), con esto, el sistema busca la persona y le muestra los datos correspondientes como nombre y unidad académica o administrativa, por lo tanto no puede registrar beneficiarios que no sean de la Universidad. Entonces para agregar un beneficiario, digite el código o la cédula y luego pase a otro cuadro dentro del mismo formulario para que el sistema busque la persona (puede usar la tecla de tabulación, no use la tecla “ENTER” en este momento). Cuando termine de digitar los datos, haga clic en el botón “Guardar”. Ahora, para ver los beneficiarios de la membresía, haga clic en el botón “Consultar”.

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Observe que puede editar la información de los beneficiarios haciendo clic en el botón “Edit” que aparece al lado izquierdo del beneficiario. Reporte de membresías Para generar reportes de las membresías registradas, abra el menú “MOD INTERNACIONALIZACION”, luego, dentro de él abra el menú “REPORTES INTERNACIONALIZACION”, y después haga clic en la opción “Reporte membresías”. Puede generar el reporte combinando fecha, país sede, tipo de asociación y unidad beneficiaria.

Por ejemplo, si desea buscar las membresías del país sede “Aruba”, seleccione lo correspondiente en “País sede” y luego de clic en el botón Visualizar reporte. Podrá ver el reporte. Elaboró Eduardo Robayo

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Note que puede generar el reporte en formato PDF con el botón “Exportar” de la barra superior. En el cuadro que aparece seleccione el formato de archivo Adobe Acrobat PDF y de clic en el botón ACEPTAR.

Reporte de beneficiarios de membresías Para generar el reporte de beneficiarios de las membresías, abra el menú “MOD INTERNACIONALIZACION”, luego, dentro de él abra el menú “REPORTES

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INTERNACIONALIZACION”, y después haga clic en la opción “Reporte beneficiarios membresías” del menú principal. Aparece el formulario con los datos que puede combinar para generar el reporte deseado, Por ejemplo, si desea conocer los beneficiarios de las membresías que han realizado actividades en el país ARGENTINA, seleccione ese país en “País de la actividad” y de clic en el botón “Visualizar Reporte”.

Ahora puede observar el reporte generado.

CONVENIOS

Acuerdo de voluntades suscrito entre instituciones en el que se establecen los términos o bases de cooperación interinstitucional, el cronograma y las obligaciones y compromisos de las partes.

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Convenios

Gestión de los convenios de La Universidad de La Sabana. Agregar convenios Para agregar convenios, haga clic en la opción “Convenios” del menú principal de MOD INTERNACIONALIZACION. Observará la pantalla principal de “Convenios”.

En ésta pantalla puede: • Insertar nuevos convenios • Consultar los convenios • Ver la lista de convenios • Editar los convenios Para agregar nuevos convenios firmados, haga clic en el botón “Insertar” que encuentra en la parte superior. Aparece entonces el formulario para que ingrese los datos del nuevo convenio.

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Tenga en cuenta que el formulario tiene datos requeridos. Además, si la “Iniciativa” es “Interna”, se activa la opción para seleccionar la dependencia solicitante, pero si es “Externa”, se activa la opción para escribir el “nombre de la entidad o institución”. Ingrese toda la información básica del convenio, teniendo en cuenta los campos obligatorios. Cuando termine, dé clic en el botón “Guardar”. Después de guardar la información básica del convenio, puede agregar el resto de la información que le corresponde al convenio, usando las pestañas que encuentra tanto en la parte inferior como en la parte derecha de la pestaña “Convenio”: • Tipo de Convenio • Unidad Beneficiada • Tipos de beneficiarios • Logros y/o actividades • Beneficiarios TIPO DE CONVENIO Un convenio puede ser de varios tipos, por lo tanto, puede agregar varios tipos de convenio haciendo clic en la pestaña “Tipo de convenio” y luego hacer clic en el botón “Insertar Tipo Convenio”.

Verá entonces el formulario para agregar los tipos de convenio que corresponda. Selecciona y da clic en el botón “Guardar”.

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UNIDAD BENEFICIADA Un convenio puede beneficiar a varias Unidades de la Universidad, entonces para agregarlas, seleccione la pestaña “Unidad beneficiada” y luego de clic en el botón “Insertar Unidad Beneficiada”.

Verá entonces el formulario para agregar las unidades beneficiadas, seleccione y de clic en el botón “Guardar”.

TIPOS DE BENEFICIARIOS Un convenio puede tener varios tipos de beneficiarios, entonces, para agregarlos de clic en la pestaña “Tipos de beneficiarios”, y luego en el botón “Insertar Tipos Beneficiarios”, después seleccione y de clic en el botón “Guardar”.

LOGROS Y/O ACTIVIDADES Un convenio puede tener varios logros y/o actividades, entonces para agregarlos dé clic en la pestaña “Logros y/o actividades”, luego en el botón “Insertar Logros y/o actividades”, escriba el logro o actividad en el cuadro, y de clic en el botón “Guardar”. Elaboró Eduardo Robayo

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BENEFICIARIOS Un convenio puede tener muchos beneficiarios, los cuales se pueden agregar haciendo clic en la pestaña “Beneficiarios”, luego en el botón “Insertar Beneficiarios”.

Se rellenan todos los datos del beneficiario del convenio y se hace clic en el botón “Guardar”. Tenga en cuenta que luego de digitar el número de cédula del beneficiario, se oprime la tecla “tabulador”, en ese momento el sistema busca la cedula en el directorio de la Universidad, y si la cedula es válida entonces se muestra el nombre y la unidad académica o administrativa, de lo contrario no se puede ingresar el beneficiario.

Consultar convenios Puede consultar los convenios registrados en el sistema, para lo cual haga clic en la opción “Convenios” en el menú principal de MOD INTERNACINALIZACION, y podrá ver la pantalla que le permite buscar los convenios combinando los criterios disponibles como Elaboró Eduardo Robayo

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Universidad/Institución, País, estado, fecha de vencimiento, y vigente. Por ejemplo, puede buscar los convenios que se encuentren en estado “En estudio académico”, seleccione la opción y dé clic en el botón “Consultar” que encuentra en la parte superior.

Editar convenios Puede modificar los datos de los convenios, para lo cual busque el convenio que desea modificar en el listado de convenios, o usando los cuadros de búsqueda, y luego haga clic en el botón “Select”.

Inmediatamente verá los datos del convenio, entonces de clic en el botón “Modificar” que encuentra en la parte superior de la pantalla.

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Modifique los datos y dé clic en el botón “Guardar”.

NOTA: Tenga muy presente que si existen datos obligatorios sin diligenciar, el sistema los indicará con el texto “Campo requerido”, entonces debe llenar los datos obligatorios y luego dar clic en el botón “Guardar”. Aprobadores de convenios Si un convenio pasa a estado del trámite “Legalización” entonces es necesario registrar los Elaboró Eduardo Robayo

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aprobadores. La opción de agregar los aprobadores de convenio solo aparece al seleccionar el estado “Legalización”. Para agregar aprobadores a un convenio, primero pase el convenio a estado “Legalización”, y guarde el convenio, verá entonces una nueva pestaña llamada “Aprobadores Convenio”.

Pase a la pestaña “Aprobadores convenio” y dé clic en el botón “Insertar aprobadores”.

Seleccione el “Aprobador” y la “Fecha de aprobación” y dé clic en el botón “Guardar”. Reporte de convenios Para generar el reporte de los convenios, abra el menú “MOD INTERNACIONALIZACION”, luego, dentro de él abra el menú “REPORTES INTERNACIONALIZACION”, y luego seleccione entre dos opciones: 1. Reporte convenios nacionales 2. Reporte convenios internacionales Para generar los reportes puede combinar varios criterios, por ejemplo fecha, dependencia solicitante, estado, etc. Cuando haya terminado de seleccionar los criterios para la generación del reporte, haga clic en el botón “Visualizar reporte”.

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Puede ver entonces el reporte de convenios generado de acuerdo a los criterios que combinó.

Recuerde que puede descargar el reporte usando los botones que encuentra en la parte superior.

GESTION DE LA DIRECCION DE RELACIONES INTERNACIONALES

Acciones cumplidas por la Dirección de Relaciones Internacionales para fortalecer la cultura de internacionalización que evidencia ser condición sine qua non en la Universidad de La Sabana.

Asesorías

Este módulo está diseñado exclusivamente para la Dirección de Relaciones Internacionales y permite la gestión de las asesorías realizadas por parte de los empleados a los integrantes de la comunidad de la Universidad. Elaboró Eduardo Robayo

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Para entrar al módulo de asesorías, en el menú principal busque la opción “Sesiones de consejería y/o asesoría realizadas”.

Registrar asesorías Para registrar asesorías haga clic en el botón “Insertar”.

Llene todo los datos de la asesoría realizada, teniendo en cuenta que luego de digitar el código o la cédula, debe oprimir la tecla “Tabulador” o hacer clic en otro dato (no oprimir la tecla ENTER). Se recomienda además consultar la sección “Manejo de Fechas” en éste manual. Luego de rellenar el formulario con los datos correspondientes a la asesoría, haga clic en el botón “Guardar”.

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Al guardar la asesoría, aparece el mensaje de asesoría guardada satisfactoriamente, entonces para regresar a la pantalla anterior, puede hacer clic en el botón “Consultar” que encuentra en la parte superior de la pantalla. Consultar asesorías realizadas Puede consultar las asesorías registradas combinando diferentes criterios como fecha de la asesoría, periodo académico, código o cedula, tema de la consulta y el documento del asesor. Coloque los datos de búsqueda y dé clic en el botón “Buscar”.

Luego de buscar y encontrar las asesorías, habiendo combinado los criterios, puede ver los datos de una asesoría en específico haciendo clic en el botón “Select”. Editar asesorías Puede editar los datos de las asesorías registradas haciendo clic en el botón “Edit” que aparece al lado izquierdo de la asesoría.

Reporte de asesorías registradas Para generar reporte de las asesorías registradas, abra el menú “MOD INTERNACIONALIZACION”, luego, dentro de él abra el menú “REPORTES Elaboró Eduardo Robayo

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INTERNACIONALIZACION”, luego haga clic en la opción “Reporte consejería” en el menú principal. Rango en periodo académico no funciona

Puede generar el reporte de asesorías combinando los siguientes criterios: período académico, año, perfil asesorado, asesor, tema de la consulta y tipo de asesoría. Puede consultar un rango de años, para lo cual active la casilla “Acepta Rangos” de la fila “Año” y en el cuadro de texto de Año escriba por ejemplo 2012-2013, note que entre los años debe colocar un signo de guion (-). Cuando haya seleccionado los criterios para el reporte, haga clic en el botón “Visualizar el reporte”.

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Recuerde que puede descargar el reporte usando los botones que encuentra en la parte superior.

Con ésta opción puede exportar el reporte en formato PDF.

PROYECCION

Actividades e iniciativas desde la Universidad que materializan la internacionalización a su interior y que apoyan su visibilidad e inserción internacional.

Eventos

Este módulo permite la gestión de cada uno de los eventos (tanto nacionales como internacionales) realizados en el campus. Para entrar al módulo de eventos haga clic en la opción “Eventos campus” que encuentra en el menú principal. Podrá ver la pantalla principal del módulo de eventos.

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Registrar eventos Para registrar eventos, haga clic en el botón “Insertar” de la pantalla principal del módulo de eventos, podrá ver entonces la siguiente pantalla.

En esta pantalla encuentra cuatro pestañas, que le permitirán ingresar toda la información correspondiente al evento que está registrando, las pestañas son: evento, organizadores, participante, y apoyo red académica. Tenga en cuenta además que puede agregar varios países participantes y varios apoyos de TIC’S, los cuales puede seleccionar con la combinación de la tecla CTRL y clic del mouse al mismo tiempo. Entonces para registrar un evento, lo primero que debe hacer es registrar toda la información en la pestaña evento, y dar clic en el botón “Guardar”; inmediatamente, se habilitan las otras tres pestañas, las cuales debe usar para ingresar el resto de información del evento. Pestaña “Organizadores” Puede agregar varios organizadores. Elaboró Eduardo Robayo

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Pestaña “Participante” Puede agregar varios tipos de participantes.

Pestaña “Apoyo red Académica” Puede agregar varios apoyos de redes académicas.

Consultar eventos Puede consultar los eventos registrados combinando los criterios que encuentra en la pantalla principal de eventos, los cuales son: evento, tipo evento, facultad o dependencia organizadora, fecha inicio, fecha finalización y alcance.

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Al terminar de seleccionar los criterios de búsqueda deseados, haga clic en el botón “Buscar”.

Para ver la información de un evento haga clic en el botón “Select” que encuentra al lado izquierdo del evento. Editar eventos Luego de encontrar el evento por medio del procedimiento de “Consultar eventos”, haga clic en el botón “Editar” que encuentra en la parte izquierda del evento.

Modifique los datos del evento y haga clic en el botón “Guardar”.

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INSTRUCTIVO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN Sistema: Sistema Estadístico de Información en Internacionalización SEII Guía general SEII GENERAL

Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

Reporte de eventos Para generar reportes de los eventos registrados, abra el menú “MOD INTERNACIONALIZACION”, luego, dentro de él abra el menú “REPORTES INTERNACIONALIZACION”, después haga clic en la opción “Reporte evento campus”. Observará entonces los criterios que puede combinar para generar el reporte de eventos.

Luego de combinar los criterios para generar el reporte deseado, haga clic en el botón “Visualizar reporte”.

Recuerde que puede descargar el reporte usando los botones que encuentra en la parte superior. Elaboró Eduardo Robayo

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

Promoción en medios de comunicación externos e internos

Este módulo permite la gestión de la promoción realizada en medios de comunicación tanto externos como internos. Para entrar a éste módulo haga clic en la opción “Promociones” del módulo de Internacionalización en el menú principal, entonces aparece la pantalla principal de gestión de promoción en medios de comunicación.

En éste módulo puede realizar las siguientes acciones: • Ingresar promoción realizada en medios de comunicación tanto internos como externos. • Consultar las promociones realizadas en medios de comunicación. • Editar la información de las promociones realizadas en medios de comunicación. Registrar promoción en medios de comunicación Para agregar nuevas promociones realizadas en medios de comunicación, ya sean internos o externos, haga clic en el botón “Insertar” en la pantalla principal de “Promociones”. Podrá ver el formulario para ingresar la información. Tenga en cuenta que al seleccionar el Elaboró Eduardo Robayo

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

tipo de publicación podrá ver un formulario diferente de acuerdo al tipo de publicación.

El siguiente es el formulario que debe diligenciar para ingresar promoción publicada en medios externos.

El siguiente es el formulario que debe diligenciar para ingresar promoción publicada en medios internos.

Luego de diligenciar todos los datos, haga clic en el botón “Guardar” para registrar la información.

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

Consultar promoción en medios de comunicación Puede buscar las promociones publicadas en medios, combinando los criterios que encuentra en la pantalla principal de “Promoción”.

Luego de seleccionar los criterios que desee, haga clic en el botón “Buscar”. El resultado aparece en la parte inferior de la pantalla.

Editar promoción en medios de comunicación Luego de buscar las promociones registradas, y verlas en la pantalla principal, puede editar la información haciendo clic en el botón “Edit” que encuentra al lado izquierdo la cada promoción. Al dar clic en el botón “Edit” puede modificar la información correspondiente. Al terminar de clic en el botón “Guardar”.

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

Reporte de promoción en medios de comunicación Para generar reportes de promoción publicada en medios, abra el menú “MOD INTERNACIONALIZACION”, luego, dentro de él abra el menú “REPORTES INTERNACIONALIZACION”, después haga clic en la opción “Reporte promociones”. Puede generar el reporte combinando los diferentes criterios que aparecen en el formulario. Luego de seleccionar los criterios, haga clic en el botón “Visualizar Reporte”.

Tenga en cuenta que el periodo se debe digitar como el siguiente ejemplo “2013-1”, el año, un guion y el numero 1 o el 2 dependiendo del periodo académico. Puede ver inmediatamente el reporte generado.

Recuerde que puede descargar el reporte usando los botones que encuentra en la parte superior. Elaboró Eduardo Robayo

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

Material institucional de promoción

Por medio de ésta opción puede gestionar la información de los materiales de promoción publicados. Puede realizar acciones como Agregar, consultar, editar y generar reportes. Para entrar en ésta opción, haga clic en el link “Material promocional” que encuentra en el menú principal del módulo de internacionalización. Verá inmediatamente la pantalla principal de “Material Institucional de Promoción”.

Registrar material institucional de promoción Puede agregar nuevos materiales promocionales publicados dando clic en el botón “Insertar” que aparece en la pantalla principal de “Material Institucional de Promoción”. Podrá ver el formulario para agregar nueva información. Luego de digitar todos los datos, haga clic en el botón “Guardar”. No olvide los datos obligatorios.

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Versión: 1.0

GENERAL

Fecha: 16/Jul/2013

Consultar material institucional de promoción Puede buscar los materiales de promoción publicados combinando los criterios de búsqueda que aparecen en la pantalla principal de “Material Institucional de Promoción”. Luego de combinar los criterios, haga clic en el botón “Buscar”. El resultado lo encuentra justo debajo de los criterios de búsqueda.

Editar material institucional de promoción Puede modificar los datos de cualquier material institucional de promoción registrado en el sistema, para ello primero búsquelo, en la lista que aparece haga clic en el botón “Edit” que aparece justo al lado izquierdo del material que desea modificar.

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

Luego puede ver el formulario que le permite modificar los datos, cambie lo que desea y por último dé clic en el botón “Guardar”.

Reporte de material institucional de promoción Para generar reportes de los materiales institucionales de promoción registrados en el sistema, abra el menú “MOD INTERNACIONALIZACION”, luego, dentro de él abra el menú “REPORTES INTERNACIONALIZACION”, después haga clic en la opción “Reporte material promoción”. Verá la pantalla que le permite parametrizar el reporte deseado.

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

Luego de colocar los parámetros que desea para armar el reporte, de clic en en botón “Visualizar Reporte”.

Recuerde que puede descargar el reporte usando los botones que encuentra en la parte superior.

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

Manejo de Fechas

En muchos formularios de éste sistema encontrará que se requiere manejar fechas, para lo cual se cuenta con un control que facilita el ingreso de éstos datos.

Al hacer clic en el icono, verá un calendario que le permite buscar la fecha deseada a registrar.

Si da clic en el nombre del mes, entonces verá el año en la parte superior, y debajo verá los meses.

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

Si hace clic en el año, verá un rango de 10 años.

Entonces puede seleccionar el año, luego el mes, y por último el día, para colocar en el Elaboró Eduardo Robayo

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

formulario la fecha deseada.

Algunos otros datos pueden depender de la fecha seleccionada, por ejemplo el periodo académico, así, si selecciona la fecha 23 de Septiembre de 2013, entonces se calcula automáticamente el segundo periodo académico del año 2013.

Rangos de fechas

En la generación de los reportes es posible consultar datos con rangos de fechas, para lo cual debe activar la opción “Acepta Rangos”, y luego escribir la fecha con el formato año/mes/día, por ejemplo, para generar el reporte de los eventos realizados en el mes de Julio de 2013, debe activar la opción “Acepta Rangos” y luego escribir en el cuadro el rango de fechas de la siguiente forma: 2013/07/01-2013/07/31 Note el guion que separa las dos fechas.

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Versión: 1.0 Fecha: 16/Jul/2013

Cuando termine de aplicar los rangos y seleccionar los parámetros que desee, haga clic en el botón “Visualizar Reporte”.

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