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FORMATO ACTAS DE REUNIONES Código: 08/F11

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Fecha: 27-Feb-08

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Acta No.

Nombre Reunión:

Comité de Transparencia y Probidad

Fecha:

Jueves 10 de Mayo de 2012

Sitio:

Despacho Secretaría General EDU

Nº 1 2 3 4 5 6 7 8

Nº 1 2 3 4 5 6

2012-04

Nombre Asistentes

Cargo o dependencia

Lucrecia Londoño Builes

Secretaria General y Presidenta Transparencia y Probidad

Claudia Cossío Betancur

Directora Administrativa

Gloria González Madrid

Coordinadora Control Interno

Juan Mejía Saldarriaga

Gerente Auxiliar de Proyectos Urbanos

Yannin Donado

Asistente técnica administrativa GGUI

Leison Romaña

Director de Comunicaciones

Paola Leal Sanchez

Abogada Secretaría General

Daniel Salazar Garcia

Abogado Secretaría General

Nombre Asistentes

Cargo o dependencia

Marta Acevedo Pérez

Gerente Auxiliar de Contratación

Carlos Ignacio Uribe Tirado

Gerente Auxiliar de Vivienda y Hábitat

Andrés Delgado Bonilla

Gerente Auxiliar de Proyectos Urbanos Integrales

Carlos Alberto Montoya Correa

Gerente Auxiliar de Gestión Urbana e Inmobiliaria

Carlos López

Gerente Auxiliar Administrativo y financiero

Alberto

Gloria López Lopera

Velásquez

del

Comité

de

Directora Gestión Social y Secretario del Comité de Transparencia y Probidad


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ORDEN DEL DIA: 1. Tema No. 1: Verificación de Quorum 2. Tema No. 2: Consideración del orden del día 3. Tema No. 3: Desarrollo de la reunión. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

Presentación Política de Comunicaciones. Presentación Indicadores de Calidad Mesa de trabajo para revisión de SQR.

Participación del Comité de Enlace en el Comité de Feria de la Transparencia celebrado el 3 de mayo de 2012

4. Varios y tareas. HORA DE INICIO: 8:15am

DESARROLLO: 1. Tema No. 1. Verificación del Quórum. -

Se dio inicio con la asistencia del Quórum, tal como consta en la lista de asistencia.

2. Tema No. 2. Orden del día Se pone a consideración del Comité el orden del día y se aprueba de manera unánime, de la siguiente manera: 1. Desarrollo de la reunión 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

Presentación Política de Comunicaciones. Presentación Indicadores de Calidad Mesa de trabajo para revisión de SQR.

1.5.

Varios y tareas.

Participación del Comité de Enlace en el Comité de Feria de la Transparencia celebrado el 3 de mayo de 2012

2. Revisión tareas propuestas comité anterior. 3. Tema No. 3: Desarrollo de la reunión. 3.1 Presentación Política de Comunicaciones. Se realiza la presentación de la política de comunicaciones de la entidad por parte del Coordinador de Comunicaciones. Sobre la misma se realizan las siguientes apreciaciones.


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Se recomienda por parte del Gerente de Proyectos Urbanos que en la comunicación informativa no solo la gerente sea la persona encarga de informar a los medios de comunicación sino también los órganos de dirección como la Junta Directiva de la entidad. Igualmente, señalar que la esta comunicación tendrá un tono y lenguaje único es restrictivo, se recomienda hablar de lenguaje uniforme y estandarizado, por los diferentes medios de comunicación. Se solicita por parte de la Secretaría General revisar el tema de comunicación y mercadeo. Manifiesta la Directora de Control Interno que los principios que guían la comunicación organizacional deben ser orientados al ciudadano. La política de comunicaciones apunta hacia el artículo 9 de la Resolución 42 de 2009 que señala que. ARTÍCULO NOVENO: Responsabilidad del Comité: Igualmente realizará un documento semestral en el cual informe al Gerente, a la Junta y a la ciudadanía acerca de los avances en esta materia. El Gerente General, podrá delegar en uno o varios de los miembros de este comité las funciones que considere necesario para el desarrollo de esta política. Se debe considerar el procedimiento de peticiones y sugerencias, quejas y reclamos. El Director de Comunicaciones expresa que la idea es que se realicen observaciones, para mejorar el documento y presentar por parte del comité a la gerente y se adopte en calidad. Las observaciones se deberán presentar al Director de Comunicaciones hasta el día 10 de mayo de 2012, quien las plasmara en la política de comunicaciones. Se anexa la presentación en 5 folios. 3.2 Presentación Indicadores de Calidad. Se aclara por parte de la Directora Administrativa que no son los indicadores de calidad. Se proyectan las políticas de calidad de la entidad, las cuales van a ser enviadas por correo electrónico a cada uno de los miembros del Comité de Probidad y Transparencia. La Directora de Control Interno señala que de conformidad con el artículo 6 de la Resolución No 42 de 2009, que señala los objetivos de la política pública de transparencia administrativa y probidad, son los mismos objetivos a los que le debe apuntar el Comité de Probidad y Transparencia. Por lo tanto cada gerente deberá revisar los indicadores de transparencia para presentarle un informe a la Gerente General.


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3.3 Mesa de trabajo para revisión de SQR. Se informa por parte de la Directora de Control Interno que se le realizó una auditoría al procedimiento SQR por parte de la dependencia a cargo de ella y se efectuaron una serie de aspectos relevantes que se encuentran contenidas en el Informe de auditoría procedimiento SQR, teles como: Debilidades, Fortalezas, Aspectos por mejorar y no conformidades. La Secretaría General entregará para el próximo comité de probidad y transparencia el procedimiento unificado de peticiones con SQR. 3.4 Participación del Comité de Enlace en el Comité de Feria de la

Transparencia celebrado el 3 de mayo de 2012 La Secretaría de Evaluación y Control del Municipio está desarrollando un programa de: • • •

Auditoría externa. Certificación externa. Certificación en transparencia, la cual se realizará por Transparencia por Colombia por intermedio de una ONG. Al respecto, se escribirá al municipio por parte de Control Interno para que nos informe sí la EDU puede hacer parte de dicha certificación.

Dentro de los instrumentos de la política están: • • • •

El control disciplinario interno. El desarrollo de las denuncias de los ciudadanos que demuestran fraude. La visibilidad de las entidades. El ejercicio de la transparencia en la comunicación.

Mediante correo electrónico del 04 de mayo de 2012, el Director de Control Interno de EMVARIAS remitió la siguiente información a los miembros del comité de enlace integrado por los diferentes directores de control interno de las entidades del nivel central y descentralizado del municipio. Participación del Comité de Enlace en el Comité de Feria de la Transparencia celebrado el 3 de mayo de 2012. Buenos días compañeros del Comité de Enlace. El día de ayer se celebró en el Municipio de Medellín la reunión del Comité conjunto (Departamento y Municipio) que define, prepara y hace seguimiento a la realización de la Feria de la Transparencia, en adelante Comité de feria. Para dicha reunión recibí la correspondiente y oportuna invitación por parte del equipo de la Secretaría de Evaluación del Municipio de Medellín, la cual atendí con todo la disposición para asumir la vocería que se me encomendó en el pasado Comité de Enlace. La participación nuestra tuvo el siguiente resultado:


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Presentamos la propuesta de que en la agenda académica se desarrollaran los dos siguientes temas: a.

Conformación de una mesa de estudio sobre Acuerdo Marco de Precios de Referencia y entrega de los resultados de la misma en el marco de la Feria de la Transparencia. Objetivos de la mesa:

Continuar con el liderazgo por parte de Medellín y Antioquia en temas de transparencia y eficiencia en Contratación Pública.

Aportarle al Gobierno nacional un documento de estudio como insumo para la reglamentación de la Ley 1150 de 2007 y demás normas que consagran los acuerdos marco de precios de referencia, como esquema contractual idóneo para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes. Lo anterior partiendo de la base que este esquema de contratación es una clara necesidad para las entidades públicas, como vehículo o medio que les permitirá acceder de forma conjunta, armónica y articulada, promover mercados públicos que a su vez generen eficiencia y economía en la adquisición de este tipo de bienes o servicios. Se propuso que dicha mesa se conformara en principio por los líderes jurídicos y líderes de compras de las entidades públicas municipales y departamentales, la Cámara de Comercio de Medellín y se convocara a la academia.

 Reacción del Comité de Feria: Tuvo completa acogida la propuesta, y se solicitó que para la próxima reunión se presente el plan de trabajo. b.

Propusimos igualmente que se considerará en la agenda académica de la feria la presentación de una conferencia, por quien tuviera la debida competencia, sobre el capítulo de compras públicas del TLC suscrito con Estados Unidos de América y /o los TLCs vigentes. El fundamento es la necesidad de que nosotros como operadores jurídicos de estas normas debemos familiarizarnos con las mismas, su lenguaje y alcance.

 Reacción del Comité de Feria : Igualmente tuvo completa acogida, y se definió que contactarían a la Paca Zuleta para proponerle que se ella quien dicte la conferencia.


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Se propuso que los premios a la transparencia empresarial ampliaran su alcance o fundamento, trascendiendo el cumplimiento de obligaciones tributarias o impositivas, al cumplimiento en el pago de servicios públicos (SPD), esto recogiendo la inquietud planteada por nuestros compañeros de EPM en el pasado Comité de Enlace, toda vez que el pago de SPD es también una manifestación de corresponsabilidad, legalidad, transparencia, además que reconoce y promueve la participación en esta importantísima fuente de recursos para la municipalidad.

 Reacción del Comité: El Comité celebra el interés de EPM en participar de estos premios, pero se solicita que EPM madure la propuesta teniendo la oportunidad de diseñar una premiación propia, es decir, un capitulo de la misma alterna al tema impositivo o tributario, y que se desarrolle en el marco de corresponsabilidad y legalidad. Para lo cual se solicitó que se presente la propuesta o su esbozo en la próxima reunión del comité de feria. Tareas: o Me comprometo a pasar la próxima semana a los miembros del Comité de Enlace una propuesta para sus observaciones, de plan de trabajo para la mesa de estudio sobre Acuerdo Marco de Precios de Referencia, el cual debe ser presentado al Comité de Feria en 15 días. o EPM; bajo la coordinación del doctor Hernán Vergara, debe analizar la posibilidad de acoger o no la propuesta del Comité de Feria, y en caso afirmativo proyectarla.

Los diferentes directores de control interno aportaran sugerencias a la feria de la Transparencia, por lo tanto se solicitan a los Gerentes Auxiliares y demás integrantes del comité de Probidad y Transparencia, las propuestas que se puedan considerar para el mejoramiento de la feria de la transparencia que abarque los diferentes enfoque de la transparencia. 4. DESCRIPCIÓN DE TAREAS: TAREA Presentación Política de participación ciudadana Enviar presentación de políticas de Calidad Revisar los indicadores de transparencia para presentarle un informe a la Gerente General. Presentar planes de mejoramiento de la EDU

RESPONSABLE Dirección de Gestión Social Gerencia Administrativa y Financiera

Todos los miembros del comité Dirección Control Interno

FECHA PENDIENTE Próximos días

Próxima reunión

Próxima reunión


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TAREA Procedimiento unificado de peticiones con SQR Sugerencias para la feria de la Transparencia

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RESPONSABLE

FECHA

Dirección Control Interno

Próxima reunión

Todos los miembros del comité

Próxima reunión

PROXIMA REUNIÓN: jueves 14 de Junio a 7:30ªm. Invita Secretaría General. HORA DE FIN: 9:30am Para constancia, firman:

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Nombre Asistentes

Cargo o dependencia

Lucrecia Londoño Builes

Secretaria General y Presidenta Transparencia y Probidad

Claudia Cossío Betancur

Directora Administrativa

Gloria González Madrid

Coordinadora Control Interno

Juan Mejía Saldarriaga

Gerente Auxiliar de Proyectos Urbanos

Yannin Donado

Asistente técnica administrativa GGUI

Leison Romaña

Director de Comunicaciones

Paola Leal Sanchez

Abogada Secretaría General

Proyectó: Daniel Salazar Garcia Abogado Secretaría General

del

Comité

de

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