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EVALUACION SISTEMA DE CONTROL INTERNO-MECI JULIO DE 2013

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO. 

AMBIENTE DE CONTROL

Avances Positivos Estándar de conducta de la entidad como el parámetro de comportamiento que orienta la actuación de los servidores para el logro de los objetivos. Se definieron en conjunto con todos los funcionarios de la entidad los siguientes valores corporativos.

VALORES CORPORATIVOS

HONESTIDAD

RESPETO

LIDERZAGO

TRANSPARENCIA

VALORES

CREATIVIDAD

Debilidades. No existe aún en la Entidad la documentación de un protocolo formalizado para la atención de los eventos no éticos. Sin embargo con la creación del cargo Gestión Humana y Riesgos, la entidad contemplará estrategias tendientes a la prevención de fraudes.

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. Avances positivos


Se dio prioridad al seleccionar los 32 cargos nuevos creados por aprobación de la Junta Directiva a servidores públicos que estaban por prestación de servicios y/ trabajadores en misión, representando el 70% . Otro aspecto positivo ha sido el concurso interno realizado para proveer otros cargos vacantes. Debilidades Plan Estratégico de Recursos Humanos. La entidad al dar aplicabilidad al decreto de modernización, ha dado un primer paso con la creación de los primeros 32 nuevos cargos en la entidad, aún no se concluye con la planificación del recurso humano, la cual debe estar en coherencia con las políticas y prácticas de la organización, por lo tanto no se da una consolidación de la planta de cargos que le faciliten ajustar su estructura organizacional alineada con los objetivos estratégicos. El cumplimiento al cronograma de desarrollo y formación a todos los funcionarios se ha cumplido en un porcentaje mínimo en el semestre con respecto a lo proyectado. No se ha realizado la medición de clima laboral correspondiente al periodo de dos años, de acuerdo con la normatividad vigente en cuanto al programa de bienestar e incentivos ESTILO DE DIRECCION. Avances positivos. Se ha logrado un alto conocimiento de los directivos de la normatividad que rige la entidad. Alto compromiso de la alta dirección con el desarrollo de Planeación Estratégica, incluyendo la calidad como un factor integral y transversal a los procesos. Alto Compromiso de la alta dirección con el cumplimiento de las acciones de mejora suscritas en los planes de mejoramiento. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION. 

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

Avances positivos. Avance en la Implementación del Modelo Integrado de Gestión. Debilidades. Aún no se tiene definido el Plan Estratégico y/o de negocios de la Entidad, que tenga coherencia con los planes financieros, definidos en la visión, para el efecto se viene adelantando un proceso de contratación que permita definir el plan de negocios propuesto y proyectarlo con la visión definida al 2025.

OPERACIÓN POR PROCESOS


Avances positivos. Definición de un nuevo mapa de procesos, actualizando las caracterizaciones, procesos y procedimientos de los mismos así como sus puntos de control. Se destaca el énfasis en los procesos estratégicos y misionales, con la inclusión del proceso de Gestión de Operación Urbana e Inmobiliaria, de acuerdo con el Decreto de modernización 1364 de 2012.

Debilidades. El nivel de madurez de los procesos se encuentra en un estado, en el que se definen unas prácticas institucionalizadas de gestión de proyectos, existen unas métricas básicas y un razonable seguimiento de la calidad y la relación con subcontratistas y clientes está gestionada sistemáticamente, pero aún no logra el máximo desarrollo. El mapa de procesos fue aprobado por la Junta Directiva el 10 de abril de 2013, tiempo aún corto para lograr la madurez absoluta del sistema. La entidad deberá propender por lograr un nivel de mejora continua de los procesos, hacer uso intensivo de las métricas y gestionar el proceso de innovación de los mismos, como está propuesto en el mapa presentado.

Estructura Organizacional Avances positivos. La aprobación inicial de parte de la JUNTA DIRECTIVA, de una nueva propuesta de planta de cargos, con el ánimo de atender necesidades y requerimientos de respuesta de nuestros


clientes, propendiendo por administrar la gestión del conocimiento, como factor clave de éxito en el desarrollo del talento humano. Con la aprobación del mapa de procesos, se dará inicio a la estructura organizacional que esté acorde con los objetivos estratégicos y garantice el cumplimiento de los procesos misionales.

Debilidades. La no definición total de la estructura organizacional, por ser un proceso complejo , que requiere de tiempo y que se viene adelantando con la comisión de la Honorable Junta Directiva y de acuerdo con el Decreto de modernización 1364 de 2012, aprobado por el Concejo de Medellín, para la reestructura de toda la municipalidad. Riesgos. Avances positivos La inclusión del proceso Gestión Integral del Riesgo en el nuevo mapa de proceso , el cual tiene por objeto fortalecer la gestión del talento humano, la seguridad interna , externa y el patrimonio de la entidad .

Planeación de Auditorias basadas en Riesgos. Debilidades. Falta fortaleza en el manejo del proceso como instrumento de autocontrol y herramienta de gestión, que le permita al dueño de proceso administrar sus propios escenarios, ejerciendo como conocedor del mismo, una inmediata y pronta acción de prevención ante el cambio comportamental de los escenarios. Ausencia de una herramienta tecnológica de apoyo para el monitoreo y administración SUBSISTEMA DE GESTION. Actividades de control. Fortalezas.

Las siguientes son las políticas adoptadas por la entidad, las cuales fueron concertadas con el personal convocado a los diferentes talleres realizados en conjunto con la Universidad de Antioquia.


POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL La Empresa de Desarrollo Urbano - EDU- está comprometida con la responsabilidad social empresarial transformando integralmente el hábitat en favor de la gente, con calidad, innovación, eficiencia en el uso de los recursos e interacción social; asimismo, gestionando y controlando los impactos significativos en sus grupos de interés: 

Hacer seguimiento de la gestión integral del riesgo para cumplir con criterios de sostenibilidad ambiental en los proyectos desarrollados para el mejoramiento de la calidad del hábitat urbano, asimismo, supervisar la eficiencia energética, correcto uso del agua y lucha contra el cambio climático evitando cualquier tipo de contaminación mediante la racionalización del uso de recursos naturales y energéticos y la evaluación de riesgos ambientales y sociales. Evidenciar nuestro compromiso social con el bienestar de la comunidad mediante el desarrollo de proyectos de transformación urbana en favor de la gente, con calidad, innovación e interacción social. Servir a la comunidad reconociendo sus necesidades como posibilidades de desarrollo que se gestionan, mediante proyectos de transformación integral del hábitat apoyados en criterios de responsabilidad social empresarial. Lograr la satisfacción de las necesidades de los clientes con objetivos de competitividad, productividad y crecimiento, trabajar en la construcción de la reputación corporativa asegurando estándares de calidad y mejoramiento continuo en la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión, con un recurso humano altamente calificado, comprometido e idóneo.

Lograr la máxima satisfacción de nuestros clientes dando cumplimiento a los requisitos establecidos, optimizar y promover el desarrollo de proyectos urbanos y prácticas de responsabilidad social y ofrecer una excelente atención al cliente.

Validar el cumplimiento de los requisitos de responsabilidad social empresarial en estrategias de asociación y contribuir al mejoramiento del sistema de gestión en cuanto a cumplimiento, calidad y salud ocupacional.

Reflejar en el desarrollo de los proyectos, el mantenimiento de la ética empresarial que supone el respeto de los derechos reconocidos por la sociedad y la lucha contra la corrupción, difamación y anuncios engañosos.

Crear un ambiente de trabajo que estimule y fomente el desarrollo personal y profesional de los empleados, incluyendo programas de incentivos e inclusión de los trabajadores en las buenas prácticas de Responsabilidad Social Empresarial, lo anterior con condiciones de trabajo dignas que favorezcan la seguridad y salud laboral de los empleados.

Maximizar la productividad de los recursos para lograr un crecimiento razonable buscando la continuidad de la empresa y generar valor agregado a clientes y propietarios preservando la integridad ética institucional.

Proveer sitios de trabajo, saludables y seguros, prevenir lesiones y enfermedades a través del control o mitigación de los factores de riesgo ocupacional y supervisión de las condiciones laborales y de salud, en busca de la eliminación de riesgos para los empleados, contratistas y visitantes.


Controles. Avances positivos. Al actualizar los procesos se han generado nuevos puntos de control, lo importante es la supervisión, ya que al efectuar la evaluación, nos permita concluir con veracidad sobre la eficacia del grado de control existente.. Información- Comunicación. Avances positivos. La entidad ha propendido por el desarrollo de las diferentes redes sociales para dar mayor apertura y contacto interactivo con los diferentes públicos, además de utilizar otros medios como boletines virtuales, físicos, prensa net. Seguimiento mediante contacto para el Free Press, el cual le ha ahorrado a la entidad aproximadamente $4.070 millones en el semestre. Posicionamiento de marca e imagen, a través de diferentes medios, entre ellos algo nuevo y novedoso como el stand móvil, el cual fortalece la opinión pública en relación con la gestión. Establecimiento del “voluntariado” enfocándonos en un programa bandera institucional, MEDELLIN SE PINTA DE VIDA, el cual acerca el publico interno con la comunidad. Urbanismo Cívico- Pedagógico La EDU continúa con su gestión de acompañamiento social y de comunicación en la comunidad del área de influencia de los proyectos, con el objetivo de fortalecer la estrategia de Urbanismo Cívico- Pedagógico para vincular a los ciudadanos con las obras públicas, de modo que las valoren, las cuiden y las disfruten adecuadamente. Fortalezas. El fortalecimiento de la Intranet, como un sistema integral de información o canal de comunicación y divulgación de consulta con el cliente interno, utilizando el Boletín Gente EDU, y el Boletín Digital como medios de información interna de nuestros avances en proyectos, logros, metas y destacar el desarrollo del talento humano. Sistemas de información. La entidad carece aún de herramientas tecnológicas que le permitan optimizar muchos de los procesos, así como que ellas mismas le sirvan para la toma de decisiones en el momento oportuno.

SUBSISTEMA EVALUACION. Autoevaluación del control.


Debilidades La entidad realizó una autoevaluación en noviembre de 2011, por lo tanto y a raíz de la modernización, la entidad a este momento no ha podido hacer una autoevaluación como instrumento de medición de los controles internos, no obstante es tener presente la implementación inmediata para que al finalizar el año, pueda ejecutarse una nueva autoevaluación, mediante el diseño de una metodología propia para ello, que sirva de instrumento de medición para el mejoramiento continuo del sistema.

Autoevaluación de la gestión. Debilidades. Hay aún debilidad en la formulación del Plan de Acción anual, al no tenerse definido el Plan de Negocios . La entidad ha realizado en el transcurso del semestre unos seguimientos de avances de obra y de ejecución presupuestal, asi como de seguimientos a culminación de proyectos de vigencias anteriores, los cuales han sido presentados a la Honorable Junta Directiva y al Comité Directivo, no obstante no se ha podido verificar la capacidad óptima de las gerencias en función de sus competencias para generar y atender los servicios que demanda el cliente externo . Evaluación Independiente. Para este informe se consideran avances los cambios y reestructuraciones que se vienen haciendo en la entidad a raíz del resultado del estudio de la Universidad de Antioquia, se hace urgente y necesaria la materialización de dicha implementación, ya que viene apoyándose en la corrección de debilidades que han venido afectando el desempeño de la entidad, afectando la operación y por ende el reflejo de la aplicación de los recursos en el resultado de los estados financieros, siendo una situación de considerable atención gerencial. PLANES DE MEJORAMIENTO. Con respecto a este mecanismo de control, ha sido muy funcional el PLAN UNICO, suscrito a la Contraloría, ya que abarca en su mayoría, las deficiencias administrativas y técnicas que se generan en la entidad y que son coherentes con el resultado de las auditorías internas, por lo tanto puede considerarse como el único instrumento aplicable en la entidad hasta el momento.

GLORIA EUGENIA GONZALEZ MADRID Coordinadora de Control Interno.


Evaluación sistema de control interno MECI - julio de 2013