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FORMATO ACTAS DE REUNIONES

Código: 08/F11

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Fecha: 27-Feb-08

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Acta No. Nombre Reunión:

Comité de Transparencia y Probidad

Fecha:

Jueves, 8 de noviembre de 2012

Sitio:

Secretaría General EDU

2012-07

Nombre Asistentes

Cargo o dependencia

1

Lucrecia Londoño Builes

Secretaria General

2

Carlos Alberto Montoya Correa

Gerente Auxiliar de Gestión Urbana Inmobiliaria

Gloria González Madrid

Coordinadora Control Interno

3

4

Claudia Betancur

5

Ana María Hernández Quiroz

Contratista, Coordinación de Control Interno

Daniel Salazar García

Abogado Secretaría General

Paola Alexandra Leal Sánchez

Representante Gerencia Auxiliar de Contratación

Claudia Marcela Ángel Patiño

Representante Dirección de Comunicaciones

6 7 8

Zaray

Cossio Representante Gerencia Gerente Auxiliar Administrativo y Financiero

ORDEN DEL DIA:

1. 2. 3.

Tema No. 1: Verificación de Quórum. Tema No. 2: Consideración del orden del día Tema No. 3: Desarrollo de la reunión.

HORA DE INICIO: 8:30 a.m.


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DESARROLLO: 1. Tema No. 1. Verificación del Quórum. - Se dio inicio con la asistencia del Quórum, tal como consta en la lista de asistencia. 2. Tema No. 2. Orden del día 2.1 Exposición propuesta Dirección Comunicaciones 2.2 Exposición propuesta Secretaría General 2.3 Informe de la Secretaría General sobre los indicadores de transparencia 2.4 Varios y tareas. Daniel Salazar dio la bienvenida a los asistentes y explicó por qué no se llevó a cabo el comité programado el 1 de noviembre. Posteriormente, la doctora Lucrecia Londoño sugirió adelantarse en el orden del día y revisar la resolución que norma el Comité de Probidad y Transparencia puesto que desde su criterio esta instancia no está siendo operativa en aras de los resultados esperados. Daniel agregó que no sólo se trata de la resolución, que el asunto es el compromiso, actitud y disposición de los integrantes y asistentes. Se procedió a leer el objeto de la resolución por solicitud del doctor Carlos Montoya. Una vez dada la lectura del objeto se abrió por un buen rato el debate del sentido real de la función del Comité y se concluyó que las acciones encaminadas a la comprensión de lo que implica la transparencia internamente en la entidad, deben orientarse a las tareas que cada quien ejecuta en su día a día. 2.1. La presentación de la propuesta de estrategia de comunicación para fomentar principios y valores EDU y sensibilizar el nuevo proceso de PQRS interna y externamente por parte de la Dirección de Comunicaciones, estuvo a cargo de Claudia Marcela Ángel Patiño, Profesional Universitario de Comunicaciones.


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A continuación se anexa la matriz de propuesta expuesta: Estrategia para público interno

Revivir entre el público interno la pasión por los valores de la EDU

Hacer divulgación interna del nuevo procedimiento de PQRS Estrategia para público externo

Divulgar entre la comunidad, el nuevo mecanismo para instaurar una PQRS, con el fin de promover la rendición de cuentas que la EDU debe hacer constantemente ante la opinión pública para garantizar el valor institucional de la transparencia en su quehace

Acciones

Producto

Tiempo

Creación de un personaje performance

Presentación en tres momentos clave de la entidad (reunión institucional, reunión de integración, reunión de fin de año. Además, visita a las sedes.

Tres meses a partir del momento de legalización del contrato

Se propone una sección en el boletín interno donde se aborde cada valor con su respectivo significado para nuestro quehacer

Presupuesto

El dinero estimado se preveé para el pago de 8.000.000 honorarios al equipo artístico por prestación de servicios

de octubre a noviembre de 2012 (un valor cada 15 días y son 4 valores) permanente

Se incluye el proceso de PQRS en la presentación al personal nuevo

PQRS en inducción

Acciones

Producto

-

Tiempo

Información para que Capacitación a sociales los sociales De octubre a sobre nuevo sistema repliquen entre las diciembre de de PQRS mesas de trabajo de 2012 los proyectos

Emisión de información para carteleras barriales y Volantes y afiches para distribuir entre la comunidad

Observaciones

De octubre a diciembre de 2012

Presupuesto

Observaciones

Este dinero se preveé para inversión de refrigerios, estación de tinto y algún requerimiento sencillo de logística en el 6.000.000 desarrollo de las diversas mesas de trabajo en las que los sociales replicarán la información a la comunidad

Dinero para 3.000.000 producción de material gráfico necesario

Respecto a la propuesta se presentaron las siguientes sugerencias para ajustes: -Reemplazar el personaje performance por obras de teatro relativas a los temas de calidad, autocontrol, ética, transparencia, cultura de la legalidad, comunicación, estilo de dirección, entre otros. -Idear y ejecutar una campaña con la premisa de la pregunta ¿qué es lo que hacemos a diario que nos lleva a ser transparente? -Idear y ejecutar un concurso mediante la aplicación de una encuesta que tenga como premisa la pregunta ¿usted cómo respeta el trabajo de los demás?


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2.2.

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Propuesta técnico-económica para poner en funcionamiento el SIPRED.

La presentación de la propuesta técnico-económica para poner en funcionamiento el SIPRED por parte de la Secretaría General, estuvo a cargo de Daniel Salazar García, Abogado Especializado. En la exposición, la Secretaría General manifestó que la Empresa de Desarrollo Urbano –EDUen su gestión de proyectos y con el objetivo de implementar herramientas que permitan sistematizar y regularizar sus procesos, creó en el año 2011 el Sistema de Adquisición de Predios SIPRED, como herramienta gerencial que permitirá el seguimiento, control interno y de la comunidad como de los entes de control de los procesos de adquisición y reasentamiento, entre otros tales como: Beneficios de consulta, cumplimiento de los cronogramas de los procesos de adquisición, seguimiento a los proyectos y a los procesos que sean adelantados por la Empresa de Desarrollo Urbano –EDU-, concatenar y generar una mayor seguridad en la custodia y cuidado de los documentos, sistematización de los datos del proceso, unificación del proceso de gestión predial. La herramienta SIPRED para su desarrollo tuvo en cuenta la metodología de desarrollo Extreme Programming (XP), que es un enfoque de la ingeniería de software . La metodología XP sugiere la aplicación de actividades para las cuales es necesario un acompañamiento de expertos de desarrolladores y equipo técnico como en las áreas a saber desde lo jurídico y lo social. Desafortunadamente el equipo de desarrolladores integrado por 3 personas que prestaban sus servicios a la Gerencia PUI ya no laboran con nosotros, sin embargo en el año 2011 se avanzó mucho en el desarrollo del sistema. En el año 2011 se realizaron varias pruebas pilotos que nos dieron la oportunidad de saber si lo implementado es lo que en realidad se tenía en mente, nos indicó que nuestro trabajo está funcionando y también encontramos nuevos requerimientos que tuvieron un alto impacto sobre el desarrollo inicial y comenzaron a ser evaluados por el equipo desarrollador y los coordinadores del Proceso. Igualmente se realizó el siguiente trabajo de implementación: 1. Se recibieron las necesidades de la Unidad de Reasentamiento Integral –URI- de la EDU hoy Dirección de Gestión Predial. 2. Se comenzó con el desarrollo de un software piloto, el cual fue presentado en el comité de Gerencia y aprobado por la Gerencia General. 3. Se formó un equipo de trabajo con desarrolladores de la herramienta, compuesto por la unidad SIG y profesionales de la Unidad URI hoy Dirección de Gestión Predial, que contaron con una amplia experiencia en procesos de adquisición y reasentamiento. 4. Se avalúa y hacen modificaciones al Paso a Paso de predios y se aprueba por la Secretaría General de la EDU. 5. Se realizaron reuniones con profesionales sociales y jurídicos con el fin conocer al detalle los procesos y necesidades. 6. Se desarrollan cada uno de los módulos que conforman el Sistema de Información.


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7. Socialización del Sistema a todos los responsables el proceso de Adquisición de Predios, abogados y sociales de la URI. 8. Atención a los requerimientos que tuvieron un alto impacto en el software. 9. Desarrollo final del SIPRED. 10. Implementación y capacitación a usuarios 11. Soporte. •

En el primer trimestre del SIPRED, nos encontramos que se han identificado las situaciones a mejorar para el desarrollo de la plataforma, lamentablemente no se cuenta con un personal técnico que esté dispuesto 100% de su tiempo para implementar estos cambios.

No se cuenta con los insumos logísticos que permitan desarrollar un archivo de gestión, ya que hoy por hoy solo se cuenta con un archivo de correspondencia, cuya función se limita a recibir y almacenar la correspondencia externa e interna de la entidad (MERCURIO)

Realizar una interconexión entre las diferentes herramientas informáticas de la entidad a saber MERCURIO, SEVEN, SIPRED y SIPUI.

Como estrategia del Comité de Probidad y Transparencia se propone la continuidad del sistema SIPRED, para lo cual se requiere primordialmente la contratación de un profesional del área de sistemas con el siguiente perfil: Tecnólogo en sistemas o ingeniero sistemas  Experiencia 1 y 2 años  Experiencia en programación en el lenguaje PHP y manejo del framework Codeigniter y vistas en jquery  Experiencia en el manejo de bases de datos SQL y MYSQL  Experiencia en el manejo de sistemas operativos Linux Se recomienda escribir a la Gerencia Auxiliar Administrativa y Financiera como encargado del área de sistemas para solicitar colocar a disposición de una persona o la contratación del profesional con el perfil descrito o informar que actividades se han adelantado al respecto o se tienen diseñadas desde la gerencia a su cargo para la implementación del sistema SIPRED. Se informa que el área de sistemas de manera conjunta con la Asistente de la Gerencia General están evaluando la funcionalidad de los diferentes sistemas de al EDU. Se solicita estar pendiente de que se define sobre el SIPRED. La adquisición de predios en renovación urbana no se puede regir por el proceso que se adelanta para obra pública, por lo tanto en el proceso de calidad se debe revisar e incluir la promoción a la asociatividad.


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Se solicita por parte de Control Interno evaluar los riesgos de la matriz del proceso de reasentamiento integral. Se aclara por parte de la Secretaría General que este proceso va a recibir una revisión total. 3. Se informa por parte de la Secretaría General los indicadores de transparencia trabajados en la reunión del 14 de septiembre y ajustados con base en las apreciaciones de algunos de los presentes de la reunión del 02 de agosto de 2012. Por recomendación del comité de probidad se solicita la revisión por parte de algunas gerencias de acuerdo a la materia, así: 

Gerencia de Contratación: GESTIÓN DE LA CONTRATACIÓN

Dirección Administrativa: DISCIPLINARIA.

GESTIÓN

DEL

TALENTO

HUMANO

y

GESTIÓN

Una vez revisados los indicadores de transparencia por cada una de las dependencias relacionadas se presentarán junto con los siguientes indicadores conforme lo presentado en la reunión del Comité de Probidad del 19 de junio de 2012: 1. 2. 3. 4. 5.

Favorabilidad: A cargo de la Dirección de Comunicaciones Visibilidad: A cargo de la Dirección de Comunicaciones. Satisfacción: A cargo de la Dirección de Gestión Social. Participación: A cargo de la Dirección de Gestión Social. Transparencia: A cargo de la Dirección de Control Interno y Secretaría General.

DESCRIPCIÓN DE TAREAS: TAREA RESPONSABLE Ajustar la propuesta de estrategia de comunicación para fomentar principios y valores EDU y sensibilizar el nuevo proceso de PQRS interna y Dirección de Comunicaciones externamente, con base en las recomendaciones emitidas por los miembros del Comité. Envío de los indicadores de transparencia a la Gerencia General Secretaría General para su aprobación

HORA DE FINALIZACION: 10:45 a.m.

Para constancia, firman:

FECHA

Próximo Comité

Próximo Comité


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Nombre Asistentes

Cargo o dependencia

1

Lucrecia Londoño Builes

Secretaria General

2

Carlos Alberto Montoya Correa

Gerente Auxiliar de Gestión Urbana Inmobiliaria

Gloria González Madrid

Coordinadora Control Interno

Daniel Salazar García

Abogado Secretaría General

3 4

Proyectó: Claudia Marcela Ángel Patiño Dirección Comunicaciones

Daniel Salazar García Secretaría General


Acta Comité de Transparencia y Probidad 8 de noviembre de 2012  

Orden del día: exposición propuesta Dirección Comunicaciones, exposición propuesta Secretaría General, informe de la Secretaría General sobr...

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