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MANUAL MANEJO DE ACCESS ALIMENTACIÓN BASE DE DATOS. Presentado Por: Lizeth Carolina Currea Vargas Edna Lizeth Domínguez Guerrero. (323419 –A)


TABLA DE CONTENIDO

¿Qué es una base de datos? …………………………….. Elementos de la base de datos

01

…………………………….

Diferencias entre tabla y formulario……………………..

02

06

Explicación 1. Ingreso al programa ……………………..

07

Explicación 2. Ingreso a la base de datos …………….. 10 Explicación 3. Alimentación de tablas…………………..

13

Explicación 4. Ingresar un registro …………………….. 15 Explicación 5. Importancia de campos obligatorios. … 17 Explicación 6. Eliminación de registros………………….. 18 Explicación 7. Abrir, cerrar y guardar un formulario …. 21 Explicación 8. Cerrar programa .………………………… 23


¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos.


ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS En esta parte del manual se describen brevemente los componentes de una base de datos de Access típica.      

Tablas Formularios Informes Consultas Macros Módulos

TABLAS Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se


almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.

FORMULARIOS Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

INFORMES Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como "¿Cuánto dinero se ha facturado por cliente este año?" o "¿En qué ciudades están nuestros clientes?" Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.

CONSULTAS Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente


no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

MACROS Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.

MÓDULOS Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Un módulo puede ser de clase o estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes, y normalmente contienen procedimientos


específicos del formulario o el informe al que se adjunta. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar se enumeran en Módulos en el panel de exploración, pero los módulos de clase no.

DIFERENCIAS ENTRE TABLA Y FORMULARIO

La TABLA es una cuadrícula en la que se ingresa, campo por campo, toda la información necesaria para ingresar en la base de datos que vamos a realizar y con la cual se te facilitará tener toda la información a la mano, en cambio los FORMULARIOS son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la entrada y visualización de datos de las tablas. La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales de una tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte del diseño mismo del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el diseño.


1. INGRESO AL PROGRAMA. El primer paso es dar clic izquierdo en el bot贸n inicio.


De este botón se desplegara una ventana en la cual aparecerán todos los programas, así que damos clic en el icono de “ACCESS”

Si el icono de Access no se encuentra en la primera ventana damos clic en el icono de Inicio, luego en


Todos los Programas, seguido de Microsoft Office y por ultimo en Microsoft office Access.


2. INGRESO A LA BASE DE DATOS. Luego de dar clic en el icono de Access se abre la ventana del programa, damos clic en nuestra base de datos que lleva por nombre “Base de Datos American Extingas”.


Al abrirse la base de datos se verรกn todos los elementos que hacen parte de la misma como lo son Clientes, Productos, Proveedores, Empleados, Venta y Tipo de Producto.


Ahora abrimos cada una de las tablas que se encuentran en la base de datos dando doble clic en cada una de ellas, se abrirรกn mostrando su contenido.


3. ALIMENTACIÓN DE TABLAS Para realizar el ingreso de un registro se debe tener en cuenta un orden, y este es verificar que la primera tabla que se va alimentar no contenga en ella información de relaciones, es decir si vamos alimentar la tabla Clientes es necesario que dentro de sus datos no se encuentre una casilla con los datos de otra tabla como Id Proveedores o Id Productos etc.


Datos como Id proveedor o Id empleados se encuentran en otra tabla por lo cual es muy importante alimentar estas tablas primero para luego poder alimentar aquellas que contienen datos similares.


4. INGRESAR UN REGISTRO Para realizar un registro se debe empezar por la primera celda que nos muestra la tabla, para identificar que se está realizando en la fila se muestra un signo (*), hay que tener en cuenta que aquellas casillas en las cuales aparece ID pueden ser numéricas o de texto, es decir se pueden introducir números o letras según su configuración.


Se realiza el registro de todas las casillas que se encuentran en la tabla de la base de datos, hay que tener en cuenta que hay algunas casillas en las cuales solo se admite texto o solo numero u otras en las cuales se admiten nĂşmeros y letras.


5. IMPORTANCIA DE CAMPOS OBLIGATORIOS. En el momento de estar el registro hay algunos campos que son requeridos, por lo cual deben ser diligenciados de forma obligatoria ya que no nos permitirá seguir realizando el registro y saldrá un anuncio haciéndonos saber que campo no hemos diligenciado.


6. ELIMINACION DE REGISTOS. Para realizar la eliminaci贸n de un registro se debe dar clic en la parte principal del la fila (lado izquierdo), luego damos clic derecho y se despliega una ventana en la cual aparece la opci贸n de ELIMINAR REGISTRO, damos clic en esa opci贸n y confirmamos que deseamos hacer la eliminaci贸n.


7. ABRIR, CERRAR FORMULARIO

Y

GUARDAR

UN

Para abrir un formulario nos desplazamos a la parte inferior de la tabla y damos doble clic en el siguiente icono


Para guardar el formulario damos clic en la parte superior donde aparece el icono del mismo y damos clic derecho, se despliega una ventana en la cual da la opci贸n de guardar dem谩s clic en esa opci贸n y guardamos.


Para cerrar realizamos el mismo procedimiento anterior pero este no se guarda sino por el contrario se cierra.


8. CERRAR PROGRAMA. Para finnalizar guardamos los cambios de cada una de las tablas y las cerramos, desplazamos el cursor a la X que se encuentra en la parte superior y cerramos.


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