Page 1


CUPRINS

Introducere Cea mai importantå carte despre organizare din via¡a ta ............... 7 PARTEA ÎNTÂI • PUNE BAZELE ............................................... 1 1. O nouå perspectivå asupra organizårii.................... 13 2. Ce te re¡ine? ................................................................. 21 PARTEA A DOUA • SECRETELE UNUI PROFESIONIST ÎN ALE ORGANIZÅRII ...................... 45 3. Analizeazå: Cunoa¿terea problemelor .................... 47 4. Strategia: Crearea planului de ac¡iune .................... 57 5. Atacul: Terminå-¡i treaba .......................................... 70 PARTEA A TREIA • APLICÅ CE AI ÎNVźAT ........................ 83 Cum så folose¿ti aceastå sec¡iune ............................. 85 6. Birouri tradi¡ionale ¿i sisteme de îndosariere ....... 87 7. Afacerile cu sediul acaså .......................................... 108 8. Birourile individuale ................................................ 123 9. Birourile „valizå“ ...................................................... 133 10. Centrele de informa¡ii casnice ................................ 149 5


11. Poduri, subsoluri ¿i garaje ....................................... 166 12. Sålile de baie .............................................................. 181 13. Dormitoarele.............................................................. 192 14. Dulapurile................................................................... 201 15. Camerele copiilor ...................................................... 217 16. Bucåtåriile................................................................... 229 17. Camerele de zi ........................................................... 241 PARTEA A PATRA • ABORDAREA TIMPULUI ..................... 253 18. Cum så învingi timpul .............................................. 255

6


INTRODUCERE Cea mai importantå carte despre organizare din via¡a ta

În regulå! de ani întregi încerci så te organizezi. Ai cumpårat tone de cår¡i, ai decupat articole din reviste, ba chiar ai participat, ocazional, la un atelier pe aceastå temå. Te-ai uitat, cu invidie, în paginile cataloagelor de profil, prin raioanele magazinelor de unelte ¿i la birourile curate ale prietenilor ¿i colegilor tåi mai organiza¡i, tânjind dupå solu¡ia perfectå în lupta contra dezordinii. Ai cheltuit o gråmadå de bani pe o mul¡ime de co¿uri, cutii, ma¿ini de clasificat, rafturi, cârlige, calendare ¿i tot felul de locuri ascunse pentru depozitare, despre care erai sigur cå î¡i vor aduce ordine în via¡å. Chiar ai renun¡at så mai mergi la picnicuri, petreceri ¿i întâlniri pentru a te råzboi cu dezordinea, pe principiul organizatoric: „Când nu e¿ti sigur dacå î¡i trebuie, aruncå-l.“ Totu¿i, în ciuda tuturor eforturilor, niciodatå nu ai reu¿it så ajungi la linia de sosire. Sim¡i, pentru un moment, o stare de u¿urare, un licår de speran¡å, dar nu reu¿e¿ti så men¡ii fericirea oferitå de un spa¡iu bine organizat. În scurt timp, dezordinea se întoarce, iar haosul triumfå încå o datå. Suferi de o stare pe care eu o numesc „Sindromul organizatoric tip yo-yo“. Func¡ioneazå – sau, mai degrabå, nu func¡ioneazå – exact ca dieta de tip yo-yo, când încerci, una dupå alta, diferite metode de slåbit, fiind de fiecare datå entuziasmat la început ¿i cedând întotdeauna înainte de final, totul având ca rezultat faptul cå nu slåbe¿ti deloc sau, mai råu, câ¿tigi în greutate. Cu Organizarea Yo-yo nu conteazå cât de departe ajungi, întotdeauna vei sfâr¿i alunecând înapoi ¿i vei fi nevoit så începi, din nou, de la zero, de îndatå ce vei fi câ¿tigat destulå voin¡å. 7


8

INTRODUCERE

Frustrant. Înnebunitor. Cople¿itor. Demoralizator. Chiar dacå e¿ti doar un pic sau total dezordonat, a te organiza poate pårea, adesea, o misiune imposibilå. Chiar a¿a så fie? Cu siguran¡å, nu. Frustrårile de care ai parte atunci când încerci så te organizezi nu sunt rezultatul unei incompeten¡e native. Eu afirm cå totul se petrece din cauzå cå încå nu ai învå¡at cum så te organizezi. Asta nu se înva¡å la ¿coalå. Ca rezultat, ai dezvoltat anumite idei preconcepute, credin¡e ¿i tehnici inutile, care î¡i stau în cale. Scopul acestei cår¡i este så î¡i schimbe, în mod radical, modul în care gânde¿ti ¿i abordarea procesului de organizare. Va contrazice tot ceea ce credeai tu despre cum se face ordine ¿i va scoate la luminå tot ceea ce te împiedica så te organizezi. Ρi va aråta tehnici exacte, care så transforme orice proiect de organizare din ceva frustrant, cople¿itor ¿i imposibil, într-un lucru simplu, u¿or realizabil ¿i flexibil. Tehnica organizårii lucrurilor, o completå reeducare, te înva¡å så lucrezi cu propria ta personalitate, ¿i nu împotriva ei, pentru a ob¡ine rezultatele pe care le dore¿ti. Aceastå carte a fost conceputå pentru a fi un punct permanent de referin¡å în secolul al douåzeci ¿i unulea. O po¡i citi ¿i reciti de câte ori vrei, pentru a deprinde principiile fundamentale de a organiza orice. Lec¡iile din acest volum, pline de secretele unui organizator profesionist, î¡i oferå baza de lucru cu celelalte cår¡i, articole, seminarii ¿i produse organizatorice de pe pia¡å. Zilele Organizårii de tip yo-yo au apus – e¿ti pe punctul de a descoperi cât de plinå de succes ¿i de recompense poate fi ordinea.

CUM SÅ FOLOSEªTI ACEASTÅ CARTE Voi, cei care citi¡i aceastå carte, vå încadra¡i, probabil, într-una dintre categoriile urmåtoare. z V-a¡i chinuit o via¡å så fi¡i ordona¡i ¿i nu a¡i reu¿it niciodatå. z A¡i fost ordona¡i, dar, pe parcurs, v-a¡i pierdut deprinderea. z Vå sim¡i¡i ordona¡i, într-un stadiu primar, dar cåuta¡i continuu moduri de a vå îmbunåtå¡i metodele ¿i sistemele. În oricare dintre aceste grupuri te încadrezi, un lucru este sigur: Cau¡i solu¡ii rapide. Nu ai mult timp la dispozi¡ie ¿i vrei så devii mai bine organizat cât mai repede, pentru a-¡i putea continua via¡a. Nu vrei så dureze la nesfâr¿it,


INTRODUCERE

9

pentru cå organizarea nu este decât un mijloc pentru a-¡i atinge scopul: acela de a-¡i tråi via¡a din plin. În acest scop, cartea este structuratå pentru a fi cât mai u¿or de citit. Singura cerin¡å este så parcurgi Pår¡ile 1 ¿i 2. Acestea pun bazele, explicându-¡i „cum så“ te organizezi, ceea ce nu ai învå¡at niciodatå. O datå ce ai deprins principiile fundamentale, totul va veni de la sine. Apoi, po¡i trece la capitolele din Pår¡ile 3 ¿i 4, care explicå zonele cu probleme care te intereseazå din casa sau din biroul tåu ¿i aplicå principiile pe care le-ai învå¡at, pentru a crea sisteme personalizate, care så ¡i se potriveascå. *** În 1989, am creat Mae¿trii Sarcinilor, un serviciu complet de organizare a casei, a birourilor ¿i a orice altceva. De atunci, sute de clien¡i m-au cåutat în momentul în care propriile lor încercåri de organizare dådeau gre¿. Nu a fost u¿or pentru ei så facå acest pas. Unii dintre ei au a¿teptat ani întregi pânå au avut curajul necesar. Le este ru¿ine. ªi le este fricå. Care este cea mai mare fricå? Faptul cå dezordinea lor este cea mai mare cu care m-am confruntat vreodatå. Cå nu prea am cum så-i ajut ¿i cå o så dureze ani întregi pentru a-i salva, dacå voi reu¿i vreodatå. Nu î¿i dau seama de unde så înceapå ¿i nu våd nici o rezolvare posibilå. Clien¡ii sunt întotdeauna uimi¡i pentru cå (1) Nu sunt nici miratå, nici pesimistå în privin¡a a ceea ce îmi aratå (2) Pot face rapid un plan de ac¡iune. Cum reu¿esc? Aproape un deceniu de experin¡å m-a învå¡at cå existå o metodå simplå ¿i de încredere care func¡ioneazå de fiecare datå, oricât de grea ar fi sarcina. Tehnica organizårii lucrurilor dezvåluie procesul organizatoric învå¡ându-te acea formulå pe care o folosesc ¿i cu clien¡ii mei. Ρi promit cå te va ajuta så câ¿tigi definitiv råzboiul împotriva dezordinii, a¿a cum i-a ajutat ¿i pe ei. Majoritatea celorlalte cår¡i, articole ¿i seminarii încearcå så punå accent pe solu¡ie ¿i nu pe problemå: Iatå o idee nemaipomenitå de a-¡i organiza baia, iatå o metodå grozavå pentru a-¡i pune ordine în dosare, uite un sfat simplu pentru a-¡i organiza dulapurile. Ceea ce ignorå ele sunt problemele interne ¿i externe – capriciile psihologice, pro¿tii sfåtuitori ¿i gre¿elile obi¿nuite pe care le facem cu to¡ii –; acestea se


10

INTRODUCERE

interpun între noi ¿i visul nostru de a avea un spa¡iu organizat ¿i ordonat în mod util. ªi totu¿i, fårå a în¡elege aceste probleme importante, nici o idee nemaipomenitå, nici o metodå grozavå, nici un sfat simplu nu va func¡iona. Tehnica organizårii lucrurilor trece dincolo de toate aceste cår¡i, articole ¿i seminarii, explorând întregul proces dintr-un punct de vedere corect. Cartea te va învå¡a: z Cum så identifici obstacolele din drumul tåu spre organizare, cum så analizezi ¿i så înfrun¡i aceste probleme pentru a le låsa, într-un final, în urmå. z O metodå sigurå de a-¡i aranja spa¡iul în a¿a fel încât så reflecte personalitatea ta ¿i ceea ce este important pentru tine. z Ce întrebåri så pui înainte de a cumpåra urmåtorul obiect, dispozitiv sau ma¿inårie pentru organizare.

Ρi vei descoperi propria putere de a organiza, de a råmâne organizat ¿i de a scoate la luminå ce este mai bun în tine, pe plan profesional ¿i personal. Vei ajunge chiar så îndråge¿ti procesul organizatoric, pentru cå, o datå ce îi în¡elegi simplitatea, vei avea un sentiment de eliberare ¿i de putere pe care nu l-ai mai cunoscut vreodatå.


Partea întâi

PUNE BAZELE


1 O NOUÅ PERSPECTIVÅ ASUPRA ORGANIZÅRII

Dacå te-a¿ întreba ce înseamnå un spa¡iu organizat, oare ce ai råspunde? De la majoritatea oamenilor aud lucruri ca „ordonat ¿i curat“, „mult loc liber“, „minimalist“ ¿i „plicticos“. Dar un spa¡iu organizat nu are nimic de a face cu aceste descrieri. Existå oameni ale cåror case ¿i birouri par, la suprafa¡å, curate lunå. Totu¿i, în sertarele de la birourile lor sau în dulapurile bucåtåriilor nu existå nici o ordine realå, iar lucrurile sunt total scåpate de sub control. Prin contrast, existå mul¡i oameni care tråiesc sau muncesc într-o adevåratå dezordine, dar, totu¿i, se simt foarte bine în acest mediu ¿i pot gåsi imediat orice le trebuie. Pot ace¿tia din urmå pot fi considera¡i ca fiind organiza¡i? Desigur. A fi organizat nu ¡ine de cum aratå mediul tåu înconjuråtor, ci de cât de bine func¡ioneazå. Dacå cineva poate gåsi un lucru atunci când are nevoie de el, dacå nu se simte împiedicat så î¿i atingå scopurile ¿i dacå este fericit în propriul spa¡iu, atunci este o persoanå organizatå. A¿ vrea så propun o nouå defini¡ie a organizårii: „Organizarea este procesul prin care creåm medii în care putem tråi, lucra ¿i ne putem relaxa exact a¿a cum dorim. Când suntem organiza¡i, casele noastre, birourile noastre ¿i programele noastre reflectå ¿i sus¡in ceea ce suntem, ceea ce ne dorim ¿i ceea ce vrem så devenim.“

I DEI GREªITE DESPRE ORGANIZARE Ideile gre¿ite afecteazå felul în care gânde¿ti despre orice proces, î¡i înråutå¡esc atitudinea despre el ¿i î¡i erodeazå ¿i cele mai mari eforturi fåcute pentru a reu¿i, convingându-te, încå înainte de a începe, cå trebuie så e¿uezi. 13


14

PUNE BAZELE

Iatå câteva dintre cele mai cunoscute påreri despre organizare ¿i adevårurile care î¡i vor schimba opiniile. Mit: Organizarea este un talent misterios. Unii oameni noroco¿i se nasc cu el, în timp ce al¡ii, ca tine, sunt låsa¡i så sufere. Adevår: Organizarea este o deprindere. De fapt, este o deprindere extrem de simplå, pe care o poate cåpåta oricine. De unde ¿tiu? Pentru cå am fost ¿i eu, odatå, o persoanå foarte dezorganizatå. De fapt, to¡i cei care må cunosc încå de atunci sunt uimi¡i de slujba mea actualå ¿i chiar gåsesc situa¡ia comicå. Acum doi ani am participat la reuniunea de douåzeci ¿i cinci de ani de la prima tabårå de varå. Normal, cum pe to¡i ne interesa cu ce se ocupa fiecare, am vorbit cu mândrie despre munca mea. Cum profesia de organizator este un domeniu atât de neobi¿nuit, to¡i vechii mei prieteni au considerat subiectul fascinant. Unul mai curajos, dragul de Martin G., m-a tras discret de o parte ¿i mi-a ¿optit politicos „Uh, Julie... nu îmi aduc aminte despre tine så fi fost o persoanå prea organizatå.“ Toatå via¡a mea, pânå când am nåscut, am tråit într-o stare constantå de dezordine. Eram un caz clasic de predominan¡å a emisferei cerebrale drepte, axate pe creativitate, tråiam tot timpul într-un haos, înconjuratå de gråmezi de lucruri, petrecându-mi jumåtate din zi cåutând hârtii råtåcite, numere de telefon pierdute ¿i chei de la ma¿inå pe care nu mai ¿tiam unde le-am pus. Pierdeam tot felul de lucruri mari sau mici: pa¿apoarte, certificate de na¿tere, aparate de fotografiat, bijuterii, pantofi ¿i haine. Pierdeam ¿i lucruri care nu îmi apar¡ineau. Am pierdut, odatå, patru ore cåutând ma¿ina unui prieten în parcarea de la aeroportul O’Hare, din Chicago, pentru cå nu dådusem aten¡ie locului în care o låsasem. Eram unul dintre acei oameni care tråiesc „pe moment“: spontanå ¿i fermecåtoare, dar care nu planificå niciodatå mai mult de un minut în viitor. Ca rezultat, må încurcam în ultima clipå ¿i, adesea, nu reu¿eam så termin lucrurile la timp, fie pentru cå uitam cå trebuia så le fac, fie pentru cå nu gåseam ce aveam nevoie pentru a încheia sarcina. Ziua adevårului a venit când am nåscut. Când Jessi avea trei såptåmâni, am hotårât cå era o zi minunatå ¿i cå a¿ putea så o plimb pe malul oceanului. Când ea s-a trezit din somn, so¡ul meu s-a dus så aducå ma¿ina, iar eu så iau copilul. Brusc, mi-am dat seama: „Hei, ar trebui så iau ¿i ni¿te provizii.“ Ce îmi trebuia? Så vedem, scutece, o påturå... Ah, da, o sticlå cu apå ¿i, poate, o jucårie sau douå. Am început så alerg prin caså, adunând obiectele. De fiecare datå când credeam cå am terminat, îmi mai venea în minte ceva ce a¿ fi vrut så


O NOUÅ PERSPECTIVÅ ASUPRA ORGANIZÅRII

15

iau cu mine. Cåruciorul, o bluzå, o casetå så ascultåm pe drum. Pânå când am strâns totul, au trecut mai bine de douå ore ¿i Jessi adormise la loc. În acel moment mi-am dat seama cå dacå nu må pun pe picioare, fiica mea nu va mai ie¿i niciodatå din caså. M-am hotårît så pun ordine în geanta cu scutece. Sco¡ând din ea toate lucrurile pe care le strânsesem pentru ie¿ire, am început så le grupez în categorii care aveau o semnifica¡ie pentru mine: lucruri care så îi ¡inå de cald (påturå, haine de schimb, bluzå); lucruri de mâncare (sticla cu apå, suzetå); lucruri de schimb (scutece, cârpe, pudrå) ¿i, în final, lucruri cu care så o distrez (jucårii, o casetå de ascultat pe drum). Apoi am desemnat, pentru fiecare categorie, câte un loc anume în geantå, pentru a gåsi mai repede lucrurile, la nevoie, ¿i pentru a ¿ti, dintr-o privire, dacå lipse¿te ceva. Am sfâr¿it prin a pune, într-un buzunar special, ¿i un inventar al tuturor acestor lucruri, ca un ajutor pentru a reaproviziona geanta cu u¿urin¡å. Ce victorie! Începând din acea zi, eu de¡ineam controlul, eram pregåtitå oricând så ies din caså într-o clipå, ¿tiind cå aveam la îndemânå orice mi-ar fi trebuit. Geanta cu scutece a fost primul lucru pe care l-am organizat cu succes, vreodatå. ªi, de¿i pare minor, a însemnat primul pas pe drumul meu spre organizare. Dupå aceea, am continuat cu alte zone ale casei mele: sertarele, dulapurile, hârtiile ¿i tot a¿a, folosind întotdeauna aceea¿i abordare simplå, pe care am avut-o în cazul gen¡ii cu scutece. Restul, cum se spune, e istorie. Am descoperit cu bucurie cå organizarea este o deprindere foarte u¿oarå, care poate fi cåpåtatå chiar ¿i de cei care, ca mine, au fost, la un moment dat, ni¿te dezordona¡i fårå pereche. Mit: A deveni o persoanå organizatå este o sarcinå cople¿itoare, fårå sor¡i de izbândå. Adevår: Orice ai organiza, oricât de intimidantå ar fi treaba sau cât de multe ar fi problemele nerezolvate, a deveni organizat se reduce la acela¿i proces previzibil ¿i extrem de simplu. O datå ce îl ståpâne¿ti bine, vei descoperi cå organizarea este o activitate incredibil de purificatoare ¿i care î¡i då putere – un mod vesel de a te elibera ¿i de a påstra un curs al vie¡ii sigur într-o lume complexå. O vei considera chiar amuzantå, deoarece creeazå un sentiment încântåtor de claritate, de concentrare ¿i de împlinire. Ia în considerare acestå reac¡ie a lui Connie Lagan, devenitå de curând o persoanå organizatå: „Îndepårtarea dezordinii a descåtu¿at în mine o energie creativå, într-un mod magic, poate chiar miraculos. În prima searå dupå ce


16

PUNE BAZELE

am terminat propria mea curå¡enie de varå la firmå m-am a¿ezat la birou si am privit. Nu îmi venea så cred cât de tonic era så våd „spa¡iul gol“. Ochii mei aveau unde så se odihneascå, iar spiritul meu î¿i gåsise, din nou, o caså acolo unde îmi petreceam cu plåcere orele dimine¡ii.“ Mit: Este imposibil så råmâi organizat. Adevår: Ordinea se poate påstra, dacå sistemul este construit în jurul felului în care gânde¿ti ¿i dacå este creat så se dezvolte ¿i så se adapteze o datå cu tine pe måsurå ce via¡a ¿i munca ta se schimbå. Doar atunci când sistemul nu ¡i se potrive¿te este greu så îl men¡ii. În plus, ca ¿i în cazul unui regim alimentar sånåtos, organizarea este un mod de via¡å care necesitå supraveghere ¿i efort sus¡inut pânå când este implementat satisfåcåtor. Instruc¡iunile despre cum så î¡i påstrezi sistemul sunt o parte integrantå a procesului organizatoric prezentat în aceastå carte. Mit: Organizarea este o pierdere de timp neproductivå. Oamenii care participå la atelierele organizate de mine îmi spun deseori „Vreau så må organizez, încerc så må organizez, dar, întotdeauna, simt cå ar trebui så fac lucruri mai importante în timpul meu liber – så sun clien¡ii, så particip la întâlniri, så merg la seminarii, så scriu oferte, så petrec mai mult timp cu familia, så må relaxez, ba chiar så îmi recuperez orele de somn.“ Adevår: În zilele noastre, via¡a se mi¿cå mult mai repede decât acum cincizeci de ani ¿i se va mi¿ca ¿i mai repede în anii urmåtori, oferidu-ne ¿i mai multe oportunitå¡i ¿i cerin¡e privind timpul nostru ¿i abilitatea noastrå de a face alegeri. Într-un astfel de mediu, cei organiza¡i vor prospera. Cei dezorganiza¡i se vor sim¡i cople¿i¡i, nesiguri pe ce drum så o apuce ¿i se vor chinui så se men¡inå pe o linie de plutire. Nu î¡i mai po¡i permite så nu fii organizat. Organizarea a devenit o metodå de supravie¡uire în secolul al douåzeci ¿i unulea, iar Tehnica organizårii lucrurilor este manualul de care ai nevoie.

ORGANIZAREA PORNIND DIN EXTERIOR Experien¡a mea de organizator profesionist ¿i trecutul meu de dezordonatå m-au învå¡at cå cei mai mul¡i dintre noi privim organizarea din direc¡ia gre¿itå. Dacå suntem pregåti¡i så ne organizåm se întâmplå, de obicei, pentru cå am ajuns la o limitå. Dezordinea ne scoate din min¡i ¿i vrem o solu¡ie instantanee. Din cauza acumulårii


O NOUÅ PERSPECTIVÅ ASUPRA ORGANIZÅRII

17

de stres provocate de dezordine, reac¡ia noastrå obi¿nuitå este så atacåm mai întâi, ¿i så întrebåm dupå aceea – så ne aruncåm cu capul înainte ¿i så facem orice pentru a câ¿tiga rapid controlul. Nu încercåm så analizåm situa¡ia, ¿i, de obicei, nu planificåm mai nimic – practic, punem cåru¡a în fa¡a boilor. Cåutåm nebune¿te în exteriorul nostru råspunsuri la problemele pe care le avem ¿i ne agå¡åm, fårå så ne gândim, de orice credem cå ne-ar putea „salva“. Vezi dacå vreunul dintre aceste comportamente ¡i se pare familiar: z Te duci så cumperi diferite dispozitive pentru a pune capåt dezordinii fårå så fi måsurat, numårat sau analizat ce ¿i cât de mult ai de stocat. z Porne¿ti adevårate campanii de curå¡enie, scåpând fårå milå de tot ce po¡i pentru a ob¡ine ni¿te spa¡iu, dar descoperi, prea târziu, cå ai aruncat ceva important. z „Adop¡i“ sfaturi de organizare de la prieteni, din ziare ¿i cår¡i fårå så te gânde¿ti dacå se muleazå personalitå¡ii tale sau dacå se potrivesc situa¡iei ¿i nevoilor tale. z Abordezi doar pår¡i minore ale problemei tale, fårå så o prive¿ti în ansamblu. z Te agå¡i de zicale precum „limiteazå-¡i posesiunile la jumåtate fa¡å de ce ai acum“ sau „atinge fiecare coalå doar o datå“ ori „dacå nu am folosit un lucru de douå ori, atunci scap de el“, sperând cå acestea î¡i vor schimba via¡a pentru totdeauna. Eu numesc acest mod nesåbuit de abordare organizarea pornitå din exterior. Nu reu¿e¿te så priveascå problema în ansamblu ¿i cautå solu¡ii rapide, agå¡ându-se de tot felul de sfaturi ¿i tehnici alese la întâmplare. Nu må în¡elege gre¿it; folosirea sfaturilor de¿tepte, a tehnicilor iste¡e ¿i a cutiilor interesante de pe pia¡å este o parte importantå a procesului de organizare, dar existå câteva etape prin care trebuie så treci, mai întâi, pentru a ¿ti care ¡i se potrivesc. Aceastå abordare lentå ¿i neplanificatå poate da na¿tere, în cel mai bun caz, unui sistem organizatoric incoerent ¿i incomplet, låsându-te cu multe lacune. Dupå ce cumperi o cutie nouå sau dupå ce implementezi un nou sfat, e¿ti bucuros din cauza noutå¡ii ¿i tråie¿ti un moment de speran¡å, dar aceste sentimente dispar repede atunci când realitatea iese la suprafa¡å ¿i lucrurile încep så meargå, iarå¿i, prost. În cel mai råu caz, organizarea pornitå din exterior duce la alegerea sistemelor gre¿ite, a celor care nu ¡i se potrivesc. Încerci så te for¡ezi


18

PUNE BAZELE

så le folose¿ti, dar efortul este prea mare. Dupå câteva såptåmâni renun¡i, vezi cum dezordinea revine ¿i te consideri lipsit de speran¡e în domeniul organiza¡ional. Organizarea pornitå din exterior e¿ueazå de fiecare datå pentru cå nu ¡ine cont de ce gânde¿ti tu, de cum te raportezi la lumea înconjuråtoare, de ritmul tåu, de cum î¡i place så lucrezi sau de sim¡ul tåu estetic – imaginea ta de ansamblu pe care sistemul organizatoric adoptat ar trebui så o reflecte, în final.

ORGANIZAREA PORNIND DIN INTERIOR Organizarea pornitå din interior spre exterior înseamnå crearea unui sistem bazat pe propria-¡i personalitate, pe nevoile ¿i pe scopurile tale. Acest tip de organizare se concentreazå pe definirea ta ¿i pe ce este important pentru tine ca persoanå, astfel încât sistemul rezultat så reflecte aceste lucruri. Organizarea reu¿itå te obligå så prive¿ti problema în ansamblu, nu doar unul dintre elementele ei ¿i, prin urmare, sistemul pe care îl dezvol¡i va fi complet. Este un proces creativ care te ajutå så te concentrezi pe descoperirea a ceea ce este important pentru tine ¿i face acest lucru mai accesibil, în loc så te convingå så arunci tot ce po¡i ¿i så organizezi ce mai råmâne. Organizarea pornitå din interior înseamnå så prive¿ti bine obstacolele care te împiedicå så devii ordonat, pentru a le putea identifica ¿i înlåtura o datå pentru totdeauna. Înseamnå a-¡i însu¿i strategii pentru a accelera ¿i a simplifica procesul organizatoric, pentru a te asigura cå ajungi la un final ¿i nu doar pe la jumåtatea drumului. ªi mai înseamnå så te organizezi înainte de a cumpåra ¿i de a-¡i închipui tot felul de metode de stocare sau de cutii interesante, astfel încât cumpåråturile tale vor avea un sens ¿i se vor potrivi perfect nevoilor tale. Organizarea pornitå din interior pare ilogicå. Nu este normal ca atunci când dezordinea a ajuns la o limitå maximå tu så te opre¿ti ¿i så te gânde¿ti. Impulsul este de a te arunca cu capul înainte ¿i de a ataca. Dar dacå, mai întâi investe¿ti pu¡in timp în judecatå ¿i analizå, vei putea så gåse¿ti exact solu¡ia pe care o cau¡i. Am avut, odatå, o clientå pe nume Carol. La prima vedere era o femeie realizatå. Conducea o organiza¡ie de seamå în domeniul artei ¿i


O NOUÅ PERSPECTIVÅ ASUPRA ORGANIZÅRII

19

avea ¿apte subordona¡i. Participa la cocteiluri unde întâlnea donatori importan¡i ¿i celebritå¡i, câ¿tigându-i pe to¡i cu o ¡inutå perfectå ¿i cu încredere. Era dinamicå, fermecåtoare ¿i coerentå. În societate era minunatå, dar, în culise, via¡a sa profesionalå era scåpatå de sub control. Îngropatå sub o gråmadå de faxuri, scrisori ¿i po¿tå electronicå de la to¡i cei pe care îi convingea, Carol era înconjuratå de un munte de coresponden¡å la care nu putea råspunde. Programul ei social fiind aglomerat, reu¿ea foarte rar så î¿i verifice po¿ta electronicå ¿i, adesea, nu o deschidea cu lunile. Pierdea burse ¿i multe oportunitå¡i de a lucra cu arti¿ti importan¡i au fost folosite de alte institu¡ii. Carol a încercat o mul¡ime de solu¡ii pentru a se men¡ine pe linia de plutire. Toate påreau destul de logice: secretara ei så verifice po¿ta electronicå ¿i så facå un rezumat zilnic, så sorteze mesajele în directoare numite Foarte Urgent, Foarte Important, Important – Mai Poate A¿tepta ¿i Mai Pu¡in Important – Simple Informåri, så punå telefoanele în a¿teptare câte o jumåtate de orå în fiecare diminea¡å, pentru a-¿i citi coresponden¡a electronicå. Din nefericire, nici una dintre aceste „solu¡ii“ nu a func¡ionat pentru cå problema era privitå din exterior. Când Carol m-a sunat, am început prin a discuta cu ea despre cum prive¿te po¿ta electronicå ¿i de ce crede cå nu o trateazå a¿a cum ar trebui. Am men¡ionat cå pare a se descurca cel mai bine în convorbirile fa¡å în fa¡å. A fost de acord, spunându-mi cå cel mai bine se simte interac¡ionând cu oamenii, cu ideile ¿i rezolvând probleme. Considera comunicarea scriså extrem de plictisitoare ¿i de solitarå. Carol avea nevoie de un nou sistem de abordare a coresponden¡ei – unul care så se potriveascå personalitå¡ii sale, stilului ¿i nevoii sale de contact uman. Am început încurajând-o pe Carol så facå o schimbare mentalå: så priveascå acei mun¡i de faxuri, scrisori ¿i po¿tå electronicå nu ca hârtie, ci ca oameni reali care au intrat în biroul ei pentru a le fi rezolvate problemele. Apoi, i-am sugerat så schimbe numele perioadei rezervate citirii coresponden¡ei din „ora pentru coresponden¡å“ în „ora pentru decizii“. Aceastå simplå schimbare de nume a avut un impact imediat, deoarece se potrivea plåcerii ei pentru idei ¿i ac¡iune. În final, pentru a-i contracara senza¡ia de izolare, am sugerat ca secretara så stea cu ea, în timp ce verifica mesajele zilnice. Astfel, Carol putea dicta råspunsuri, putea så se consulte cu secretara ¿i så aibå acel sentiment de a da ¿i a primi care o fåcea så îi placå atât de mult munca.


20

PUNE BAZELE

Rela¡ia dintre Carol ¿i coresponden¡å s-a schimbat complet. Ceea ce era o corvoadå s-a transformat în ceva tonic ¿i agreabil. Totul pentru cå începuse så se organizeze din interior spre exterior.

CÂT AI ZICE „PE¿TE“! Organizarea pornind din interior este o metodå care se adapteazå personalitå¡ii, nevoilor , situa¡iei ¿i scopurilor tale în loc så te for¡eze så te schimbi. Urmând ace¿ti trei pa¿i simpli, dar foarte importan¡i, vei reu¿i så înfrun¡i orice provocare organizatoricå a vie¡ii ¿i så dobânde¿ti un succes de duratå: Analizeazå: Prive¿te în ansamblu situa¡ia, stabilind unde te afli, spre ce te îndrep¡i, ce te împiedicå ¿i de ce trebuie så ajungi acolo. Få o strategie: Creeazå-¡i o strategie pentru transformarea fizicå a spa¡iului tåu, incluzând un program realist de punere în practicå. Atacå: Abordeazå metodic dezordinea, sortând ¿i aranjând lucrurile pentru a reflecta felul în care gânde¿ti, asigurându-te cå rezultatele ob¡inute sunt vizibile ¿i importante. Pregåtit cu noua ta perspectivå asupra organizårii, e¿ti pe punctul de a începe marea aventurå care te va conduce spre libertatea unei vie¡i organizate pentru totdeauna. Pe tot parcursul acestei cålåtorii, eu î¡i voi fi ghid, antrenor ¿i sfåtuitor, oferindu-¡i idei ¿i exemple din sistemele altor persoane, pentru a-¡i stimula propria gândire. Hai så ne apucåm de treabå.

Tehnica organizarii lucrurilor  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you