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Manual de Procedimentos Imposto de Renda e Legislação Societária Fascículo No 11/2014

// Tributos e contribuições federais

Simples Nacional

Defis 2014 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

Veja nos Próximos Fascículos

Registro do Comércio Autenticação de livros e outros instrumentos de escrituração pelas Juntas Comerciais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

// IOB Setorial

a IRPJ - Lucro presumido

Construção Civil

IRPJ/CSL - Momento do reconhecimento das receitas da atividade de incorporação imobiliária no lucro presumido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

// IOB Comenta

Simples Nacional

Agência de viagens - Dispensa de retenção na fonte das contribuições sociais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

// IOB Perguntas e Respostas

IRPF

Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 Bens adquiridos na constância da união estável - Informação na ficha Bens e Direitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 Contribuinte falecido - Responsabilidade pelo pagamento do imposto devido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 Despesas com parto - Dedução pelo marido - Possibilidade. . . . . . . . . . Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 Gastos com vacinas - Dedução como despesa médica - Impossibilidade. . . Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 Sobrepartilha de bens - Declaração do espólio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 Sobrepartilha de bens - Declaração do espólio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

a DBF - Declaração de Benefícios Fiscais

29 29 29 29 29 30

a CSL - Apuração trimestral pelas empresas tributadas pelo IRPJ com base no lucro presumido


© 2014 by IOB FOLHAMATIC EBS > SAGE

Capa: Marketing IOB FOLHAMATIC EBS > SAGE Editoração Eletrônica e Revisão: Editorial IOB FOLHAMATIC EBS > SAGE Telefone: (11) 2188-7900 (São Paulo) 0800-724-7900 (Outras Localidades) Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Imposto de renda e legilação societária : simples nacional : defis : registro do comércio.... -10. ed. -- São Paulo : IOB Folhamatic, 2014. -(Coleção manual de procedimentos) ISBN 978-85-379-2093-0 1. Falência - Leis e legislação - Brasil 2. Imposto de renda - Leis e legislação - Brasil 3. Pessoa jurídica - Brasil 4. SIMPLES - Leis e legislação - Brasil I. Série.

14-01524

CDU-34:336.2:347.72(81)

Índices para catálogo sistemático: 1. Brasil : Tributação : Empresas : Direito tributário 34:336.2:347.72(81)

Impresso no Brasil Printed in Brazil

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Todos os direitos reservados. É expressamente proibida a reprodução total ou parcial desta obra, por qualquer meio ou processo, sem prévia autorização do autor (Lei no 9.610, de 19.02.1998, DOU de 20.02.1998).


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Manual de Procedimentos Imposto de Renda e Legislação Societária

a Tributos e contribuições federais Simples Nacional Defis 2014 SUMÁRIO 1. Introdução 2. DASN 3. Defis 4. Acessando a Defis 5. Preenchimento da Defis

1. INTRODUÇÃO

2. DASN A Declaração Anual do Simples Nacional (DASN) foi extinta com a instituição da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis). Entretanto, fica mantida a obrigatoriedade de entrega da DASN relativa aos anos-calendário de 2007 a 2011. Desde o ano-calendário de 2012, as informações socioeconômicas e fiscais, que antes eram prestadas na DASN, passaram a ser declaradas anualmente por meio da Defis, disponível em módulo específico no PGDAS-D.

O Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório (PGDAS-D) é um sis3. DEFIS tema eletrônico para a realização As informações do cálculo do Simples Nacional, socioeconômicas e fiscais, A Defis deve ser apresenrelativamente ao ano-calendário o qual foi instituído pela tada pela microempresa (ME) de 2013, exercício de 2014, devem Secretaria da Receita Federal ou pela empresa de pequeno ser apresentadas através da Defis e do Brasil (RFB), para os porte (EPP) optante pelo entregues à RFB até as 23h59min períodos de apuração desde Simples Nacional por pelo (horário de Brasília) do dia janeiro/2012, conforme determenos um período por ela 31.03.2014, por meio de módulo minam a Lei Complementar nº abrangido ou para o qual exista do aplicativo PGDAS-D 123/2006 e a Resolução CGSN nº processo administrativo formali94/2011, bem como as alterações zado em alguma unidade das admiposteriores. nistrações tributárias, quer seja federal, Além dessa funcionalidade, as informações do PGDAS-D têm caráter declaratório, constituindo confissão de dívida e instrumento hábil e suficiente para a exigência dos tributos e contribuições que não tenham sido recolhidos, e deverão ser fornecidas à RFB até o vencimento do prazo para pagamento dos tributos devidos no Simples Nacional em cada mês, relativamente aos fatos geradores ocorridos no mês anterior.

estadual, distrital ou municipal, que possa resultar em sua inclusão no Simples Nacional em período abrangido pela declaração, observando-se que todas as informações serão compartilhadas entre a RFB e os órgãos de fiscalização tributária dos Estados, Distrito Federal e municípios. Notas

(1) A exigência da Defis não desobriga a prestação de informações relativas a terceiros.

Lembra-se que, para os períodos de apuração anteriores a 2012, deve ser consultado o Manual do PGDAS (PGDAS/2011).

(2) Relativamente aos tributos devidos, não abrangidos pelo Simples Nacional, nos termos do art. 5º da Resolução CSGN nº 94/2011, a ME ou EPP optante pelo Simples Nacional deverá observar a legislação dos respectivos entes federados quanto à prestação de informações e à entrega de declarações.

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(3) A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional fica obrigada à entrega da Declaração Eletrônica de Serviços (DES), quando exigida pelo município, que servirá para a escrituração mensal de todos os documentos fiscais emitidos e documentos recebidos referentes aos serviços prestados, tomados ou intermediados de terceiros. (4) A declaração a que se refere a nota 3 substitui o livro Registro dos Serviços Prestados (destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS) e o livro Registro de Serviços Tomados (destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS) e será apresentada ao município ou ao Distrito Federal pelo prestador, pelo tomador, ou por ambos, observado o disposto na legislação de sua circunscrição fiscal.

(Lei Complementar nº 123/2006, arts. 13, § 1º, 25, caput, e 26; Resolução CGSN nº 94/2011, arts. 66, § 5º, e 67 a 69)

3.1 Local de entrega A Defis deve ser preenchida e transmitida pela Internet, por meio da aplicação disponível na RFB, no Portal do Simples Nacional (www.receita.fazenda. gov.br).

3.2 Prazo de entrega As informações socioeconômicas e fiscais relativamente ao ano-calendário de 2013, exercício de 2014, devem ser apresentadas através da Defis e entregues à RFB até as 23h59min (horário de Brasília) do dia 31.03.2014, por meio de módulo do aplicativo PGDAS-D. Nas hipóteses em que a ME ou EPP tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, a Defis relativa à situação especial deverá ser entregue: a) no último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano-calendário; b) no último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos.

Em síntese: Tipos de declarações Ano-calendário de 2013

Original Retificadora

Defis Ano-calendário de 2014

Original

Retificadora

Prazos de entrega Normal até 31.03.2014 Normal Não há prazo de entrega estabelecido (*) - Situação especial: a) incorporação; b) cisão, total ou parcial; c) fusão; e d) extinção. - Prazos: a) fatos ocorridos no 1º quadrimestre (de 1º.01 a 30.04.2014): até o último dia de do mês de junho (30.06.2014); b) demais casos (de 1º.05 a 31.12.2014): até o último dia do mês subsequente. Não há prazo de entrega estabelecido (*)

Nota (*) Observado o prazo decadencial.

(Resolução CGSN nº 94/2011, art. 66, caput e §§ 1º e 2º)

3.3 Entrega em atraso A pessoa jurídica que deixar de apresentar a Defis no prazo a que se refere o subtópico 3.2 não incorrerá em multa pela entrega em atraso da declaração. Entretanto, tendo em vista que as apurações no PGDAS-D, referentes aos períodos a partir de março de cada ano, serem condicionadas à entrega da Defis (relativa ao ano anterior), a multa a ser aplicável será aquela prevista à ME ou à EPP que deixar de prestar mensalmente à RFB as informações no PGDAS-D, até o vencimento do prazo para pagamento dos tributos devidos no Simples Nacional, ou que prestá-las com incorreções ou omissões, ou seja, haverá intimação para fazê-lo, no caso de não apresentação, ou para prestar esclarecimentos, nos demais casos, no prazo estipulado pela autoridade fiscal, e sujeitar-se-á às seguintes multas, para cada mês de referência: 11-02

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a) de 2% ao mês-calendário ou fração, a partir do 1º dia do 4º mês do ano subsequente à ocorrência dos fatos geradores, incidentes sobre o montante dos impostos e das contribuições decorrentes das informações prestadas no PGDAS-D, ainda que integralmente pago, no caso de ausência de prestação de informações ou sua efetuação após o prazo, limitada a 20%, observado que a multa mínima a ser aplicada será de R$ 50,00 para cada mês de referência; b) de R$ 20,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas. Assim, a título de exemplificação, no caso de apuração do mês de março/2014, a ME ou a EPP deverá, primeiramente, transmitir a Defis referente ao ano-calendário de 2013 (caso a empresa tenha sido optante pelo Simples Nacional em algum período de Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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2013), sob pena de incorrer nas multas de que tratam as letras “a” e “b”. (Lei Complementar nº 123/2006, art. 38-A; Resolução CGSN nº 94/2011, arts. 66 e 89; Resposta a questão nº 8.18 do Simples Nacional)

3.4 Retificação A Defis poderá ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração originariamente apresentada, observado o disposto no parágrafo único do art. 138 da Lei nº 5.172/1966 (Código Tributário Nacional - CTN). (Resolução CGSN nº 94/2011, art. 66, § 4º)

3.5 Pessoas jurídicas inativas A ME ou EPP que permanecer inativa durante todo o ano-calendário deverá informar esta condição na Defis. Considera-se em situação de inatividade a ME ou EPP que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário. (Lei Complementar nº 123/2006, art. 25, § 3º; Resolução CGSN nº 94/2011, art. 66, § 7º)

3.6 Pessoas jurídicas excluídas Em relação ao ano-calendário de exclusão da ME ou da EPP do Simples Nacional, esta deverá entregar a Defis abrangendo os fatos geradores ocorridos no período em que esteve na condição de optante, no prazo estabelecido no subtópico 3.2.

3.7 Tipos de declaração O usuário deve informar o ano-calendário e o tipo (original ou retificadora) a que se refere a declaração. Consideram-se: a) declaração original a 1ª declaração apresentada pela pessoa jurídica relativamente a um determinado ano-calendário; b) declaração retificadora a declaração apresentada que visa retificar informações constantes de declaração original ou retificadora anteriormente apresentada; c) declaração de situação normal aquela, original ou retificadora, que não é de situação especial; d) declaração de situação especial aquela apresentada pela pessoa jurídica extinta (extinção voluntária ou por decretação de falência), cindida parcialmente, cindida totalmente, fusionada ou incorporada. Observa-se que as informações socioeconômicas e fiscais do ano-calendário corrente somente ficam disponíveis para a situação especial. Caso o período de entrega da declaração de situação normal do ano-calendário selecionado não tenha sido iniciado, a opção “Situação Especial” será selecionada automaticamente.

4. ACESSANDO A DEFIS

(Lei Complementar nº 123/2006, art. 25, caput; Resolução CGSN nº 94/2011, art. 66, § 3º)

A Defis é um módulo do PGDAS-D e está disponível no Portal do Simples Nacional na Internet, no site da RFB (www.receita.fazenda.gov.br), não necessitando ser instalado ou atualizado no computador do usuário.

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4.1 Declarar O acesso a Defis se dá por meio do menu “Informações Socioeconômicas”, na opção “Declarar”.

Essa função permite ao usuário declarar as informações socioeconômicas e fiscais (Defis) de toda a ME ou EPP: a) referentes ao ano-calendário anterior, no caso de situação normal, e referentes ao ano-calendário corrente, no caso de situação especial como extinção, incorporação, fusão, ou cisão total ou parcial; b) coleta os dados econômicos e fiscais, verifica pendências no preenchimento, envia a declaração para a base de dados e permite a gravação do recibo de entrega.

4.2 Contribuinte não optante pelo Simples Nacional (com processo administrativo) Ao contribuinte não optante pelo Simples Nacional ou optante pelo Simei somente será permitido decla-

rar tais informações caso tenha formalizado processo administrativo em uma unidade da administração tributária (federal, distrital, estadual ou municipal) que possa resultar em inclusão administrativa no Simples Nacional no período abrangido pela declaração. Para tanto, serão solicitadas as seguintes informações: a) administração tributária onde foi protocolado: o usuário deverá selecionar a unidade da administração tributária (federal, distrital, estadual ou municipal) onde foi formalizado o processo; b) Unidade da Federação e município da repartição: localidade da repartição onde foi protocolado o processo; c) número do processo: número do processo (se administração tributária = “Federal”, o número do processo será validado no sistema Comprot).

Observa-se que, caso o contribuinte seja não optante ou optante pelo Simei no ano-calendário informado, o sistema considerará como data de opção a de abertura constante no CNPJ ou 01.01 do ano-calendário selecionado e é emitida esta mensagem:

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Em relação ao ano-calendário de exclusão da pessoa jurídica do Simples Nacional, a Defis abrangerá o período em que esteve na condição de optante.

4.3 Validação das apurações realizadas no DAS Para apresentar a Defis, todas as apurações para o período abrangido pela declaração devem ter sido transmitidas. Caso falte alguma apuração, o sistema orientará o usuário a efetuá-la acessando o menu “Apuração>Calcular Valor Devido”. É emitida a mensagem a seguir:

4.4 Declaração do ano-calendário anterior pendente de transmissão Não será permitida a transmissão da Defis caso seja identificado que a pessoa jurídica optante do Simples Nacional, no ano-calendário anterior, não tenha transmitido a DASN ou a Defis referente a esse ano-calendário.

4.5 Situação especial Caso a pessoa jurídica incorra em situação especial (fusão, cisão, incorporação ou extinção), inclusive no ano-calendário corrente, deverá marcar o campo, selecionando o evento, e informar a data de sua ocorrência. Selecionando a opção “Situação Especial”, os campos “Tipo de Evento” e “Data do Evento” serão disponibilizados.

Notas (1) Considera-se ocorrido o evento na data: a) da deliberação entre seus membros, nos casos de cisão total, cisão parcial, fusão e incorporação; b) da sentença de encerramento, no caso de falência; c) da expiração do prazo estipulado no contrato, no caso de extinção de sociedades com data prevista no contrato social; d) do registro de ato extintivo no órgão competente, nos demais casos. (2) Caso exista data de baixa no CNPJ, esta será exibida para o usuário no campo “Data do Evento”, que poderá confirmá-la ou alterá-la para data anterior.

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(3) Não será permitida a transmissão da Defis de situação especial se a data do evento não ocorreu durante o período de opção pelo Simples Nacional. Nesse caso, deve ser entregue Defis situação normal. (4) Se a data do evento de situação especial for anterior à data fim da opção pelo Simples Nacional, o sistema solicita confirmação exibindo a mensagem: “A data fim da opção pelo Simples Nacional é posterior à data do evento. Confirma a data do evento informada?”. (5) Para transmitir a Defis, a pessoa jurídica deverá, primeiramente, preencher e transmitir todas as apurações do período abrangido pela declaração. No entanto, o período a ser apurado não pode ser igual ao mês corrente porque o PGDAS-D não efetua a apuração. Assim, por exemplo, se o evento ocorreu no mês de janeiro, somente a partir de fevereiro poderá ser efetuada a apuração do mês de janeiro e, consequentemente, transmitida a Defis situação especial ocorrida em janeiro. (6) Se o contribuinte já realizou uma entrega de declaração de situação especial relativa a um ano-calendário anterior, o sistema não permite a entrega da declaração de situação especial para o ano-calendário seguinte, pois, após a transmissão da Defis no caso de situação especial, não será permitido efetuar apurações de períodos posteriores à data do evento.

4.6.1 Retificar a data do evento de situação especial para uma data posterior Para retificar uma Defis situação especial cuja data de evento deva ser alterada para uma data posterior, ao clicar no check box “Situação Especial” e informar a nova data, o aplicativo verificará se há pendências de apurações e orientará o usuário a acessar o menu 11-06

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4.6 Retificação da Defis A Defis poderá ser retificada independentemente de prévia autorização da administração tributária e terá a mesma natureza da declaração originariamente apresentada, observado o disposto no parágrafo único do art. 138 do CTN. Para retificar a Defis, basta acessar o menu “Defis”, item “Declarar”, onde será exibida a seguinte mensagem: “Já existe uma declaração para a empresa...CNPJ..., para o ano-calendário de .... Caso deseje retificar, acesse o menu ‘Declarar’”. Após clicar no menu “Declarar”, será mostrada a tela a seguir:

“Apuração>Calcular Valor Devido”, permitindo realizar a(s) apuração(ões) do(s) período(s) subsequente(s) à data do evento anteriormente informada, até o mês da nova data do evento. Para efetuar a apuração, o acesso ao PGDAS-D deverá se dar “por dentro” da Defis, acionando o menu “Acessar Apuração”. Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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Exemplo: Determinada pessoa jurídica optante pelo Simples Nacional transmitiu a Defis com data de extinção em 31.01.2014 quando o correto era 1º.02.2014. Assim, para retificar essa informação e transmitir a apuração do período de apuração fevereiro/2014, o usuário deverá clicar em “Acessar Apuração” e efetuar a apuração do mês fevereiro/2014. Transmitida a apuração, deve-se retornar à Defis mediante o acionamento do botão “Retornar Informações Socioeconômicas” para dar continuidade ao preenchimento e à transmissão da Defis retificadora, com a nova data do evento.

4.6.2 Retificação de situação especial para normal Só é possível efetuar essa alteração se o período de entrega da Defis situação normal tiver sido iniciado. Caso o contribuinte queira transmitir uma declaração retificadora normal para ano-calendário cuja declaração anterior tenha sido transmitida com situação especial, é exibida a mensagem:

Após clicar no botão “Ok”, o aplicativo verificará se há pendências de apurações e, se houver, orientará o usuário a acessar o menu “Apuração>Calcular Valor Devido”, permitindo realizar a(s) apuração(ões) do(s) período(s) subsequente(s) à data do evento de situação especial anteriormente informada. Após a transmissão, a declaração de situação normal substituirá a de situação especial indevidamente apresentada. Nota Caso a Defis tenha sido transmitida indevidamente como de situação especial, cujo evento não tenha ocorrido, o contribuinte não conseguirá efetuar apurações dos meses posteriores ao da data de evento informada. Para conseguir efetuar a apuração desses períodos, deverá alterar a data do evento de situação especial para a data corrente, acessar o PGDAS-D através da opção “Acessar Apuração”, efetuar e transmitir a apuração, retornar à Defis e transmiti-la com a nova data de evento. Isso deverá ser efetuado em todos os meses do ano-calendário, até a apuração do mês de dezembro. No ano seguinte, quando estiver disponível a Defis situação normal referente a este ano-calendário, o contribuinte deverá transmiti-la informando situação normal, e, assim, será regularizada a situação.

5. PREENCHIMENTO DA DEFIS Ao acessar a opção “Declarar”, será demonstrada a tela com as orientações gerais.

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5.1 Declaração de inatividade

5.2.2 Identificação e rendimentos dos sócios

Considera-se em situação de inatividade a pessoa jurídica que não apresente mutação patrimonial e atividade operacional durante todo o ano-calendário. Se, em todos os períodos do ano-calendário selecionado, o valor da receita mensal (RPA) for igual a zero, será exibida, na árvore da declaração, a opção para informar se esteve inativa no ano-calendário.

Ao ser solicitado o CPF do sócio e nome, informar o número de inscrição no CPF do sócio da pessoa jurídica e o nome. Quando houver mais de um sócio, inserir novas ocorrências por meio do botão “clique aqui”.

Ressalta-se que, mesmo inativa, a empresa está obrigada a apresentar a Defis.

5.2 Informações econômicas e fiscais Devem ser informados os dados econômicos e fiscais da pessoa jurídica em geral e os dados específicos dos seus estabelecimentos durante o período abrangido pela declaração.

5.2.1 Informações de toda a ME/EPP 1. Ganhos de capital (R$): informar o valor correspondente ao ganho de capital; 2. Quantidade de empregados no início do período abrangido pela declaração: informar o número de empregados da empresa no início do período abrangido pela declaração; 3. Quantidade de empregados no final do período abrangido pela declaração: informar o número de empregados da empresa no fim do período abrangido pela declaração; 4. Caso a ME/EPP mantenha escrituração contábil e tenha evidenciado lucro superior ao limite de que trata o § 1º do art. 131 da Resolução CGSN nº 94/2011, no período abrangido por esta declaração, informe o valor do lucro contábil apurado (R$): informar o valor do lucro contábil apurado; 5. Receita proveniente de exportação direta (R$): informar a receita proveniente de exportação direta, caso a pessoa jurídica tenha informado no PGDAS; 6. Receita proveniente de exportação por meio de comercial exportadora: informar o(s) CNPJ(s) da(s) empresa(s) comercial(is) exportadora(s) e o(s) valor(es) correspondente(s) à(s) opera­ ção(ões). Nota A soma dos valores de exportação direta e exportação por meio de comercial exportadora informados deve ser igual ao valor das receitas de exportação (atividade de venda e revenda) informado no PGDAS-D.

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5.2.3 Rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa Informar os rendimentos isentos do Imposto de Renda, na fonte e na declaração de ajuste do beneficiário, efetivamente pagos ao sócio ou ao titular da pessoa jurídica, exceto os correspondentes a pró-labore, aluguéis ou serviços prestados. Observar o § 1º do art. 14 da Lei Complementar nº 123/2006.

5.2.4 Rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa Informar como rendimentos tributáveis os valores pagos ao sócio ou ao titular da pessoa jurídica que corresponderem a pró-labore, aluguéis ou serviços prestados. Observar o § 1º do art. 14 da Lei Complementar nº 123/2006.

5.2.5 Percentual de participação do sócio no capital social da empresa no último dia do período abrangido pela declaração Informar o percentual de participação, do sócio ou do titular da pessoa jurídica, sobre o capital social na data do último dia a que se refere a declaração, observando-se que o somatório dos percentuais de participação dos sócios ou titulares da pessoa jurídica deverá ser igual a 100%.

5.2.6 Imposto de Renda Retido na Fonte sobre os rendimentos pagos ao sócio pela ME/EPP Informar o valor do Imposto de Renda Retido na Fonte por ocasião do pagamento dos rendimentos.

5.2.7 Total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável Informar o valor correspondente aos rendimentos e ganhos líquidos auferidos nas aplicações financeiras de renda fixa ou variável.

5.2.8 Doações à campanha eleitoral Quando houver mais de um CNPJ a ser informado, deverá ser inserido acionando-se “clique aqui”. Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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5.3 Informações por estabelecimento

Exemplo:

O usuário deve informar os dados econômicos e sociais específicos de cada um dos estabelecimentos da pessoa jurídica declarante durante o período abrangido pela declaração.

Na Defis referente ao ano-calendário de 2013, no caso de empresa optante do Simples Nacional em 1º.01.2013, o estoque inicial será o registrado em 31.12.2012.

5.3.1 Estoque inicial do período abrangido pela declaração

5.3.2 Estoque final do período abrangido pela declaração

Informar o valor do estoque inicial, constante do livro Registro de Inventário, de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização.

Informar o valor do estoque final, constante do livro Registro de Inventário, de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização.

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Exemplo: Na Defis referente ao ano-calendário de 2013 de empresa optante do Simples Nacional em atividade durante todo o ano-calendário de 2013, o estoque final será o registrado em 31.12.2013.

5.3.3 Saldo em caixa/banco no início do período abrangido pela declaração Informar o valor correspondente à soma dos saldos existentes em caixa e bancos (depositados e aplicados) no 1º dia do período abrangido pela declaração, de titularidade da personalidade jurídica. É permitida a entrada de valores negativos nesse campo, o valor negativo é identificado quando o usuário digitar o caractere “-” no campo.

5.3.4 Saldo em caixa/banco no final do período abrangido pela declaração

em que o estabelecimento A transfere mercadorias para comercialização ao estabelecimento B. Nesse caso, o estabelecimento A informará a saída no campo 7 (campo seguinte) enquanto o estabelecimento B informará a mesma operação no campo 6.

5.3.7 Total de saídas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração Informar o valor correspondente às saídas por transferência de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização no período abrangido pela declaração, somente em relação às operações entre estabelecimentos da mesma empresa.

5.3.8 Total de devoluções de vendas de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração

Informar o valor correspondente à soma dos saldos existentes em caixa e bancos (depositados e aplicados) no último dia do período abrangido pela declaração, de titularidade da personalidade jurídica. É permitida a entrada de valores negativos neste campo, o valor negativo é identificado quando o usuário digitar o caractere “-” no campo.

Informar o valor correspondente às devoluções recebidas de revendas de mercadorias ou venda de produtos industrializados no período abrangido pela declaração. Esse campo será habilitado apenas para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revendas de mercadorias ou receita de vendas de mercadorias industrializadas pelo contribuinte.

5.3.5 Total de aquisições de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração

5.3.9 Total de entradas (incluídos os itens 5, 6 e 8) no período abrangido pela declaração

Informar o valor correspondente às aquisições de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização no período abrangido pela declaração. Esse campo será habilitado apenas para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revendas de mercadorias ou receita de vendas de mercadorias industrializadas pelo contribuinte.

Informar o valor correspondente ao total de entradas. O valor informado deverá ser maior ou igual à soma dos itens citados. Esse campo será habilitado apenas para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revendas de mercadorias, receita de vendas de mercadorias industrializadas pelo contribuinte ou receita com prestação de serviços de transporte interestaduais ou intermunicipais.

5.3.6 Total de entradas de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração

5.3.10 T  otal de devoluções de compras de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração

Informar o valor correspondente às entradas por transferência de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização no período abrangido pela declaração, somente em relação às operações entre estabelecimentos da mesma empresa. Exemplo: Determinada pessoa jurídica realiza a transferência de mercadorias entre os estabelecimentos A e B, 11-10

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Informar o valor correspondente às devoluções de compras de mercadorias e produtos destinados à comercialização ou à industrialização no período abrangido pela declaração. Esse campo será habilitado apenas para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revendas de mercadorias, receita de vendas de mercadorias industrializadas pelo contribuinte ou receita com prestação de serviços de transporte interestaduais ou intermunicipais. Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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5.3.11 Total de despesas no período abrangido pela declaração Informar o total das despesas da pessoa jurídica no período abrangido pela declaração. Consideram-se despesas pagas as decorrentes de desembolsos financeiros relativos ao curso das atividades da empresa e inclui custos, salários e demais despesas operacionais e não operacionais.

5.3.12 T  otal de entradas interestaduais por Unidade da Federação Informar, por Unidade da Federação, o total de entradas interestaduais no período abrangido pela declaração. Quando houver mais de uma Unidade da Federação, deverão ser inseridas novas ocorrências por meio do botão “clique aqui”.

da Federação e o município correspondente. Quando houver mais de um município, deverão ser inseridas novas ocorrências por meio do botão “clique aqui”. Se houver valor informado, será exigido que se informe a Unidade da Federação e o município. Se preenchido valor zero, o usuário será notificado para que informe valor maior do que zero ou desmarque a Unidade da Federação.

5.3.15 Prestação de serviços de comunicação Informar o valor dos serviços de comunicação, discriminando por Unidade da Federação e município onde os serviços foram prestados. Se houver valor informado, será exigido que se informe a Unidade da Federação e o município.

Se preenchido valor zero, o usuário será notificado para que informe valor maior do que zero ou desmarque a Unidade da Federação.

Se preenchido valor zero, o usuário será notificado para que informe valor maior do que zero ou desmarque a Unidade da Federação.

Caso a Unidade da Federação do estabelecimento for igual ao do campo “UF”, o usuário será notificado para que informe uma Unidade da Federação diferente.

Quando houver mais de uma Unidade da Federação, deverão ser inseridas novas ocorrências acionando-se “clique aqui”.

5.3.13 T  otal de saídas interestaduais por Unidade da Federação

5.3.16 Mudança de endereço do estabelecimento

Informar o valor do ISS retido na fonte, na condição de prestador de serviço, selecionando a Unidade

O contribuinte deverá selecionar a opção “sim” ou “não” para responder à pergunta se houve mudança de endereço do estabelecimento. Caso responda sim, deverá prosseguir com o preenchimento, informando data do evento de mudança de municípios e Unidade da Federação de origem e de destino. Caso tenha havido mais de uma mudança de município no período abrangido pela declaração, deve-se clicar em “Adicionar Novas Linhas” para informar também essas mudanças. Essa pergunta será apresentada exclusivamente para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revenda de mercadorias, receita de venda de mercadorias industrializadas pelo contribuinte, ou receita com prestação de serviços de transporte interestaduais ou intermunicipais de carga.

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Informar, por Unidade da Federação, o total de saídas interestaduais no período abrangido pela declaração. Quando houver mais de uma Unidade da Federação, deverão ser inseridas novas ocorrências por meio do botão “clique aqui”. Se preenchido valor zero, o usuário será notificado para que informe valor maior do que zero ou desmarque a Unidade da Federação. Caso a Unidade da Federação do estabelecimento for igual ao do campo “UF”, o usuário será notificado para que informe uma Unidade da Federação diferente.

5.3.14 V  alor do ISS retido na fonte no ano-calendário por município


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5.3.17 Dados referentes ao município O contribuinte deverá responder “sim” ou “não” à pergunta se o estabelecimento incorreu a alguma das hipóteses apresentadas, observando atentamente as situações a seguir descritas. Deverá, ainda, responder a um questionário para cada município. Caso o contribuinte responder “sim”, o programa lhe apresentará as questões de número 16 a 23. Caso responder “não”, as questões não serão apresentadas ao contribuinte. Essa pergunta será apresentada exclusivamente para contribuintes que, em pelo menos um período de apuração abrangido pela declaração, informarem receita de revenda de mercadorias, receita de venda de mercadorias industrializadas pelo contribuinte, ou receita com prestação de serviços de transporte interestaduais ou intermunicipais de carga.

5.3.18 S aídas por transferência de mercadorias entre estabelecimentos do mesmo proprietário Informar todas as saídas por transferência entre estabelecimentos de mercadorias destinadas à comercialização ou à industrialização, observando a(s) data(s) de mudança de município. Observa-se que o valor informado nesta questão não deverá ser superior ao informado no campo 7.

5.3.19 V  endas por meio de revendedores ambulantes autônomos em outros municípios dentro do Estado em que esteja localizado o estabelecimento Informar o valor total das vendas por meio de revendedores autônomos (R$). Nesse quadro, deverá ser informado o total das vendas por meio de revendedores autônomos, cujo valor deverá ser discriminado por município onde ocorreram as operações. O sistema automaticamente efetuará a soma dos valores informados por município no campo “Valor total das vendas por meio de revendedores autônomos”.

5.3.20 P  reparo e comercialização de refeições em municípios diferentes do município de localização do estabelecimento Informar os municípios do Estado de localização do estabelecimento onde houve preparo de refeições e os valores das vendas, que serão totalizados e exibidos ao usuário. O contribuinte que preparar e comercializar refeições em outros municípios do Estado que não o de localização do estabelecimento deverá discriminar as suas vendas conforme as localidades onde ocorreram o preparo e a comercialização.

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5.3.21 Produção rural ocorrida no território de mais de um município do Estado em que esteja localizado o estabelecimento Informar os municípios onde houve produção e os valores proporcionais aos municípios. O contribuinte que mantiver produção rural em outros municípios que não o de localização do estabelecimento deverá discriminar as suas vendas conforme as localidades onde foram produzidas.

5.3.22 Aquisição de mercadorias de produtores rurais não equiparados a comerciantes ou a industriais Informar as Unidades da Federação e os municípios de origem das mercadorias e os valores de compra, que serão totalizados e exibidos ao usuário.

5.3.23 Aquisição de mercadorias de contribuintes dispensados de inscrição, exceto produtor rural Informar os municípios de origem das mercadorias e os valores de compra, que serão totalizados e exibidos ao usuário.

5.3.24 Autos de infração pagos ou com decisão administrativa irrecorrível decorrentes de saídas de mercadorias ou prestações de serviço não oferecidas à tributação, somente o valor da operação Informar o valor da mercadoria ou serviço que originou o crédito tributário constituído através de auto de infração em que o contribuinte é o sujeito passivo, quando decorrentes de saídas de mercadorias ou prestações de serviços não oferecidos à tributação (válido para autos de lançamento pagos ou com decisão irrecorrível).

5.3.25 Rateio de receita oriundo de regime especial concedido pela Secretaria Estadual de Fazenda (Sefaz), de decisão judicial ou outros rateios determinados pela Sefaz a) Regime especial: preencher o número do regime especial e, para cada ocorrência, o município e o valor atribuído; b) Decisão judicial: preencher a identificação da decisão judicial e, para cada ocorrência, o município e o valor atribuído; c) Outros rateios determinados pela Sefaz: preencher a origem da exigência e, para cada ocorrência, o município e o valor atribuído - informar o valor das operações atribuído a cada município conforme estabelecido em regime especial, decisão judicial ou determinação da Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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Sefaz, conforme o caso (trata-se de situações específicas de determinados contribuintes).

5.3.26 Informações sobre prestação de serviços de transporte de cargas interestadual e/ou intermunicipal com e sem substituição tributária

nicipal de cargas com e sem substituição tributária, discriminando por Unidade da Federação e município onde teve início a prestação do serviço de transporte.

Informar o valor do frete relativo às prestações de serviços de transporte interestadual e/ou intermu-

Deve-se observar que a Unidade da Federação e o município de origem se referem ao local de origem da mercadoria.

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5.4 Salvar dados O usuário pode acionar a funcionalidade de salvar os dados mesmo que ainda não tenha preenchido todos os campos, que pode ocorrer a qualquer momento, ainda que todos os campos não tenham sido preenchidos. Após salvar os dados disponíveis, o usuário pode continuar o processo normalmente ou, ainda, sair da declaração e voltar em acesso futuro para a conclusão.

5.5 Verificar pendências A verificação pode ser acionada em qualquer momento, e os dados poderão estar em qualquer

situação. O resultado é exibido em um relatório que indica os campos pendentes de preenchimento. A existência de pendências não impede a continuidade da declaração, que pode ser retomada para preenchimento de outros campos ou fechada, permitindo que o usuário volte posteriormente e continue o processo do ponto onde parou. Não é possível transmitir a declaração enquanto houver pendências. Não poderão existir campos não preenchidos das informações econômicas e fiscais da pessoa jurídica e dos estabelecimentos. Os valores não existentes devem ser preenchidos com zero.

5.6 Transmitir Defis O usuário aciona o menu “Transmitir” para realizar a transmissão da Defis, observando-se que a transmissão somente será efetuada se não houver pendências.

Ao concluir a transmissão, será apresentada a seguinte mensagem com o menu e as informações a seguir:

5.7 Imprimir Defis e recibo de entrega Transmitida com sucesso a Defis, selecionando-se “Gravar Recibo”, o sistema gerará o recibo de entrega em formato PDF para ser visualizado, salvo ou impresso pelo usuário. 11-14

IR/LS

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Caso o usuário selecione a opção “Imprimir”, é exibida uma lista das Defis transmitidas. Deve-se clicar no ícone referente à impressão da declaração ou do recibo.

5.8 Consultar Defis transmitida

1. Introdução

Essa função permite consultar as Defis transmitidas.

Por meio da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, o Diretor do Departamento de Registro Empresarial e Integração (Drei) disciplinou os procedimentos para validade e eficácia dos instrumentos de escrituração dos empresários individuais, da empresa individual de responsabilidade Ltda. (Eireli), das sociedades empresárias, das cooperativas, dos consórcios, dos grupos de sociedades, dos leiloeiros, dos tradutores públicos e intérpretes comerciais, sem prejuízo da legislação específica aplicável à matéria.

Se o contribuinte selecionar “Consultar”, serão exibidas as Defis transmitidas. Deve-se escolher o ano-calendário e clicar no ícone da declaração ou do recibo correspondente.

5.9 Sair Esta função finaliza o programa.

N

Registro do Comércio Autenticação de livros e outros instrumentos de escrituração pelas Juntas Comerciais

As regras a seguir focalizadas aplicam-se a filiais, sucursais ou agências, no País, empresários individuais, Eireli, sociedades empresárias, cooperativas, consórcios, grupos de sociedades autorizados a funcionar no País, com sede em país estrangeiro (art. 1.195 do Código Civil de 2002). Notas (1) Com a criação da Secretaria da Micro e Pequena Empresa (Lei nº 12.792/2013), o Departamento Nacional de Registro do Comércio (DNRC) foi extinto e instituído o Drei. As Juntas Comerciais, antes subordinadas ao Ministério da Indústria e Comércio (MDIC) e ao DNRC, passaram a se submeter à nova Secretaria e ao Drei, conforme estabelece o Decreto nº 8.001/2013.

SUMÁRIO 1. Introdução 2. Instrumentos de escrituração 3. Livro Diário 4. Retificação de lançamento efetuado em livro já autenticado 5. Utilização de códigos e abreviaturas 6. Escrituração resumida do diário 7. Fichas 8. Termos de abertura e de encerramento 9. Autenticação 10. Do livro digital 11. Microficha 12. Escrituração descentralizada 13. Extravio, deterioração ou destruição 14. Controle dos instrumentos de escrituração 15. Instrumentos não retirados no prazo de 30 dias 16. Conservação de documentos 17. Casos especiais 18. Leiloeiros, tradutores públicos e intérpretes comerciais

(2) Nos termos da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 3º, aplicam-se aos instrumentos de escrituração dos leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais os critérios gerais a seguir examinados referentes a livro em papel, obedecida a legislação que lhes é pertinente.

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(3) As Juntas Comerciais podem, fora de suas sedes, atendidas as conveniências do serviço, delegar competência a outra autoridade pública para autenticar instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, excepcionados os livros digitais (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 28).

2. Instrumentos de escrituração O Drei, levando em conta as disposições do atual Código Civil, art. 1.180, define como instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 2º): a) livros, em papel; b) conjunto de fichas avulsas;


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c) conjunto de fichas ou folhas contínuas; d) livros em microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador (COM); e) livros digitais. Nota Conforme esclarecido pela Solução de Divergência Cosit nº 13/2012, até 08.05.2006, a pessoa jurídica não estava autorizada a utilizar microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador como instrumento de escrituração do livro Diário, por falta de atendimento de determinadas formalidades extrínsecas (termos de abertura e encerramento). Todavia, desde 09.05.2006, por força da edição da Instrução Normativa DNRC nº 102/2006 (posteriormente revogada pela Instrução Normativa DNRC nº 107/2008 e, por sua vez, pela Instrução Normativa Drei nº 11/2013, que manteve as mesmas disposições), as pessoas jurídicas passaram a poder adotar como instrumento de escrituração do livro Diário e do livro Razão os livros de microfichas de saída direta do computador previstos pela legislação comercial. Contudo, a utilização desse instrumento não desobriga a guarda e conservação dos originais dos documentos comprovantes dos lançamentos nele efetuados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários a que se refiram.

2.1 Adoção do livro Balancetes Diários e Balanços O empresário ou a sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos ficará autorizado a substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observando-se as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele (Código Civil, art. 1.185; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 2º, parágrafo único).

3. Livro Diário No Diário serão lançadas as demonstrações contábeis, devendo (Código Civil, arts. 1.180 e 1.184; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 4º): a) no caso de livro em papel, ser assinadas pelas pessoas físicas a quem os atos constitutivos ou atos específicos atribuírem tal poder e pelo contador ou técnico em contabilidade legalmente habilitado; b) em se tratando de livro digital, as assinaturas digitais das pessoas citadas na letra “a”, nele lançadas, serão efetuadas utilizando-se de certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), e suprem as exigências da letra “a”, e, ainda, quando couber a identificação de auditores independentes e o registro na Comissão de Valores Mobiliários - CVM (art. 3º da Lei federal nº 11.638/2007). A adoção de fichas de escrituração não dispensa o uso de livro Diário para o lançamento das demonstrações contábeis (art. 1.180, parágrafo único, do 11-16

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Código Civil de 2002), ao qual deve ser atribuído o número subsequente ao do livro Diário escriturado em fichas. O livro conterá, no máximo, um exercício social, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e numerações sequenciais, constantes dos respectivos termos de encerramento, de acordo com a necessidade. A numeração das folhas ou páginas de cada livro em papel ou microficha observará ordem sequencial única, iniciando-se pelo numeral 1, incluído na sequên­cia da escrituração as demonstrações contábeis, quando for o caso. Quando escriturados apenas no anverso, os livros em papel ou em fichas conterão, no máximo, 500 folhas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento. Quando escriturados no anverso e no verso, os livros em papel ou em fichas conterão, no máximo, 1.000 páginas, incluídas as folhas em que foram lavrados os termos de abertura e encerramento. Os livros digitais, quando relativos a mais de um mês, obedecerão aos seguintes limites: a) o tamanho não pode ultrapassar 1 gigabyte; b) todos os meses devem estar contidos no mesmo ano civil. Outros livros de natureza não contábil exigidos pela legislação comercial obedecerão, no que couber, as disposições da Instrução Normativa Drei nº 11/2013.

4. Retificação de lançamento efetuado em livro já autenticado A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deve ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC). O livro já autenticado não pode ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 16).

Os erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas NBC. Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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Notas (1) Segundo a Interpretação Técnica Geral (ITG) 2000 - Escrituração Contábil, aprovada pela Resolução CFC nº 1.330/2011, a retificação de lançamento é o processo técnico de correção de um registro realizado com erro, na escrituração contábil das empresas e entidades em geral. São formas de retificação: a) o estorno, que é o lançamento inverso àquele feito erroneamente, anulando-o totalmente; b) a transferência, que é o lançamento que promove a regularização de conta indevidamente debitada ou creditada, por meio da transposição do registro para a conta adequada; c) a complementação, que é o lançamento que complementa, posteriormente, o valor já registrado, aumentando-o ou reduzindo-o. (2) Ainda de acordo com a mencionada ITG, em qualquer dessas modalidades, o histórico do lançamento deverá precisar o motivo da retificação, a data e a localização, no livro Diário, do lançamento de origem. Além disso, os lançamentos realizados fora da época devida devem consignar, em seus históricos, as datas efetivas das ocorrências e a razão do registro extemporâneo.

4.1 Cancelamento dos termos de autenticação Os termos de autenticação poderão ser cancelados quando lavrados com erro ou identificado erro de fato que torne imprestável a escrituração. Para esse fim, entende-se por erro de fato que torne imprestável a escrituração qualquer erro que não possa ser corrigido na forma do item 4 e que gere demonstrações contábeis inconsistentes (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 17). O termo de cancelamento será lavrado (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, arts. 18 e 19): a) na mesma parte do livro onde foi lavrado o termo de autenticação, no caso de livro em papel ou fichas; b) em arquivo próprio, quando livro digital; c) por autenticador e conterá o número do processo administrativo ou judicial que o determinou. O processo administrativo poderá ser instaurado pela Junta Comercial ou por iniciativa do titular da escrituração. Quando o cancelamento for de iniciativa do titular da escrituração e decorrer de erro de fato que a torne imprestável, deverá ser anexado, ao processo administrativo, laudo detalhado firmado por 2 contadores (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 20).

5. Utilização de códigos e abreviaturas Quando utilizados códigos de números ou de abreviaturas, esses deverão constar (Código Civil, art. 1.183; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 6º): a) de livro próprio, regularmente autenticado, no caso de livro em papel; b) do próprio instrumento de escrituração, observado o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital (LECD) de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013 e Ato Declaratório Executivo Cofins nº 103/2013, quando se tratar de livro digital. Saliente-se que o código de histórico padronizado deverá ser único para o período da escrituração, ou seja, não pode ser alterado no mesmo período.

6. Escrituração resumida do diário A Instrução Normativa Drei nº 11/2013, em seu art. 7º (fundamentando-se no Código Civil, art. 1.184, § 1º), dispõe que: a) se adotada a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de 30 dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede, deverão ser: a.1) utilizados livros auxiliares do Diário, regularmente autenticados, para registro individualizado; e a.2) conservados os documentos que permitam perfeita verificação; b) os livros auxiliares deverão observar o mesmo meio, digital ou papel, do livro Diário com escrituração resumida; c) no caso de livro Diário com escrituração resumida na forma digital, os livros auxiliares correspondentes deverão referir-se ao mesmo período de escrituração e constar de arquivos independentes, observadas as formalidades quanto aos termos de abertura e de encerramento e o LECD.

Identificado erro material, a Junta Comercial enviará ofício ao Drei, solicitando o cancelamento do termo de autenticação de livro digital, justificando claramente o motivo para o referido cancelamento. Por sua vez, o Drei encaminhará ao gestor do Sped, na Receita Federal do Brasil (RFB), ofício com a solicitação deferida pela Junta Comercial contendo as informações do livro (nome empresarial, tipo de livro, nº de ordem e período a que se refere), para providências cabíveis (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 21).

(2) Quando os livros Diário com escrituração resumida e seus auxiliares forem digitais, as informações previstas na nota 1 serão inseridas em registro específico.

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Notas (1) No caso de livro em papel, deverá constar do termo de encerramento do livro Diário, com escrituração resumida, relação que identifique todos os livros auxiliares a ele associados, com indicação da finalidade de cada um deles e seus respectivos números sequenciais. Cada livro auxiliar, no respectivo termo de encerramento, deverá indicar o(s) número(s) do(s) livro(s) Diário(s) com escrituração resumida a que esteja(m) vinculado(s) - Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 9º, §§ 1º e 2º.


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6.1 Norma fiscal

8. Termos de abertura e de encerramento

Cabe lembrar que a legislação do Imposto de Renda também aceita a escrituração resumida do Diário. A previsão para tanto consta do RIR/1999, art. 258, §§ 1º e 2º (e também do Parecer Normativo CST nº 127/1975), nos seguintes termos:

Os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias devem conter termos de abertura e de encerramento, com observância dos requisitos da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 9º.

a) admite-se a escrituração resumida do Diário, por totais que não excedam o período de um mês, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que:

a) o termo de abertura deve indicar: a.1) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertence o instrumento de escrituração;

a.1) sejam utilizados livros auxiliares (autenticados tal como previsto para o Diário) para registro individualizado e conservados os documentos que permitam sua perfeita verificação;

a.2) o Número de Identificação do Registro de Empresas (Nire) e a data do arquivamento dos atos constitutivos ou do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária pela Junta Comercial;

a.2) nos lançamentos resumidos do Diário sejam feitas referências às páginas dos livros auxiliares (ou fichas que os substituírem) em que as operações estiverem registradas de forma individualizada;

a.3) o município da sede ou filial;

b) são, portanto, apenas 2 as hipóteses em que é admitida a escrituração resumida: b.1) contas para registro de operações numerosas: esta hipótese relaciona-se com a quantidade das operações inscritas em determinadas contas, cuja movimentação torna onerosa sua escrituração individualizada no livro Diário; b.2) contas para registro de operações realizadas fora do estabelecimento: neste caso, a referência é aos casos em que a matriz ou o estabelecimento centralizador, por força da legislação do Imposto de Renda, devem incorporar os resultados de suas filiais, sucursais ou agências que contabilizam suas próprias operações.

7. Fichas As fichas que substituírem os livros, para o caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, poderão ser (Decreto nº 64.567/1969, arts. 3º e 4º; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 8º): a) contínuas, em forma de sanfona, em blocos, com subdivisões numeradas mecânica ou tipograficamente por dobras (neste caso, é vedado o destaque ou a ruptura das fichas); b) avulsas, as quais deverão ser numeradas tipograficamente. 11-18

De acordo com o dispositivo:

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a.4) a finalidade a que se destina o instrumento de escrituração; a.5) o número de ordem do instrumento de escrituração; a.6) a quantidade de: a.6.1) folhas, se numeradas apenas no anverso; a.6.2) páginas, se numeradas no anverso e no verso; a.6.3) fotogramas, se microfichas; a.6.4) registros, se livro digital; a.7) o número da inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ); b) o termo de encerramento deve indicar: b.1) o nome empresarial do empresário ou da sociedade empresária a que pertence o instrumento de escrituração; b.2) o fim a que se destina o instrumento escriturado; b.3) o período a que se refere a escrituração; b.4) o número de ordem do instrumento de escrituração; b.5) a quantidade de: b.5.1) folhas, se numeradas apenas no anverso; b.5.2) páginas, se numeradas no anverso e no verso; b.5.3) fotogramas, se microfichas; b.5.4) registros, se livro digital. Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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Nota Existindo erro ou omissão de algum dado obrigatório do termo de abertura e/ou encerramento, no livro em papel, poderá ser feita ressalva na própria folha ou página, a qual deverá ser assinada pelos mesmos signatários do termo e homologada pelo autenticador do instrumento pela Junta Comercial, mediante termo de homologação por ele datado e assinado (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 9º, § 4º).

8.1 Assinatura dos termos Os termos de abertura e de encerramento devem ser datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) e dos nomes completos dos signatários e das respectivas funções (veja subitem a seguir), observando-se que (Código Civil, art. 1.182; Decreto nº 64.567/1969, art. 3º, § 2º, e art. 7º; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 10): a) não havendo contabilista habilitado na localidade onde se situa a sede do empresário ou da sociedade empresária ou a filial, os termos de abertura e de encerramento serão assinados apenas pelo empresário, administrador de sociedade empresária ou procurador;

b) caberá aos Conselhos Regionais de Contabilidade informar às Juntas Comerciais as localidades onde não haja profissional habilitado; c) o caso de assinatura por procurador, a procuração deverá conter os poderes para a prática do ato, ser arquivada na Junta Comercial e anotada nos registros de autenticação de livros; d) em se tratando de livro digital, esse deve ser assinado por contabilista legalmente habilitado e por empresário ou sociedade empresária, conforme LECD, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil, antes de ser submetido à autenticação pelas Juntas Comerciais, sendo dispensada a apresentação de procuração arquivada na Junta Comercial.

8.2 Tabela de Qualificação de Assinantes As funções a que se refere o subitem 8.1 são as seguintes (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 10, § 1º):

QUALIFICAÇÃO DE ASSINANTES Código 203 204 205 206 207 220 222 223 226 309 312 313 315 801 900 999

Descrição da função Diretor Conselheiro de Administração Administrador Administrador de Grupo Administrador de Sociedade Filiada Administrador Judicial - Pessoa Física Administrador Judicial - Pessoa Jurídica - Profissional Responsável Administrador Judicial/Gestor Gestor Judicial Procurador Inventariante Liquidante Interventor Empresário Contador Outros

8.3 Termos nas fichas ou folhas contínuas Nas fichas ou folhas que substituírem os livros, no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica, os termos de abertura e de encerramento deverão ser apostos, respectivamente, como segue (Decreto nº 64.567/1969, arts. 8º e 9º; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 11):

b) fichas avulsas: na primeira e na última ficha de cada conjunto.

8.4 Exemplo de termo de abertura

a) fichas ou folhas contínuas: no anverso da primeira e no verso da última dobra de cada bloco, que receberá número de ordem;

A título de ilustração, segue exemplo de termo de abertura do livro Diário de sociedade empresária (observando-se que o Anexo à Instrução Normativa Drei nº 11/2013 exemplifica a forma e o texto dos termos para microfichas):

Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11

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EXEMPLO DE TERMO DE ABERTURA Este livro contém ........ folhas numeradas de 1 a ........ e servirá de Diário nº ................. da sociedade empresária ..................... ......................................... ............................, sediada na Rua ......................... ........... nº .........., na cidade de ................................. ., Estado de............., Nire..........................., com contrato social arquivado em ............../............./............., inscrita no CNPJ sob nº............................... (Localidade), ..... de .......................... de .............. ................................................................ (Assinatura do administrador ou procurador, com indicação do nome completo e da respectiva função) ....................................................................... (Assinatura de contabilista habilitado, com indicação do nome completo, da função e do número de sua inscrição no CRC)

8.5 Exemplo de termo de encerramento Para ilustrar, estampamos exemplo de termo de encerramento do livro Diário de sociedade empresária (o Anexo à Instrução Normativa Drei nº 11/2013 contém modelo de termos para microfichas): EXEMPLO DE TERMO ENCERRAMENTO Este livro contém ............ folhas numeradas de 1 a ......... e serviu de Diário nº .............. da sociedade empresária ........................... ....................................... ..............., com escrituração referente ao período de ........../.........../........... a ........../.........../........... (Localidade), ........ de .......................... de ............................. .................................................. (Assinatura do administrador ou procurador, com indicação de nome completo e da respectiva função) .......................................................................

empresárias (de caráter obrigatório) deverão ser submetidos à autenticação pela Junta Comercial (Código Civil, art. 1.181; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 12): a) antes ou depois de efetuada a escrituração, quando se tratar de livros, conjuntos de fichas ou folhas contínuas; b) depois de efetuada a escrituração, quando se tratar de microfichas geradas através de microfilmagem de saída direta do computador e de livros digitais. Notas (1) Nos termos do Código Civil, art. 1.181, parágrafo único, e da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 12, § 1º, é admitido que o empresário e a sociedade empresária autentiquem livros não obrigatórios. (2) É dispensado da exigência de autenticação dos instrumentos de escrituração o pequeno empresário a que se refere o Código Civil, art. 970. Nos termos do art. 1.179, § 2º, do mesmo diploma legal, o pequeno empresário não está obrigado a seguir um sistema de contabilidade com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, nem a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. (3) O Código Civil, art. 970, assim dispõe: “A lei assegurará tratamento favorecido, diferenciado e simplificado ao empresário rural e ao pequeno empresário, quanto à inscrição e aos efeitos daí decorrentes”.

9.1 Cumprimento das formalidades legais Os instrumentos de escrituração de empresários e sociedades empresárias apresentados para autenticação, pela Junta Comercial, serão objetos de exame do cumprimento das formalidades legais, observando-se que (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 13): a) as exigências formuladas pela Junta Comercial deverão ser cumpridas em até 30 dias contados do dia subsequente à data da ciência pelo interessado; b) o instrumento de escrituração, objeto de exigência, no caso do livro em papel, será devolvido completo ao interessado, para efeito de retificação ou apresentação de novo livro; c) devolvido o livro retificado ou apresentado novo livro após o prazo de que trata a letra “a”, o instrumento de escrituração será considerado novo pedido, sujeito a novo pagamento dos serviços correspondentes.

(Assinatura de contabilista habilitado, com indicação do nome completo, da função e do número de sua inscrição no CRC)

9.2 Posicionamento da autenticação

9. Autenticação

A Junta Comercial fará as autenticações supramencionadas:

Salvo disposição especial de lei, lavrados os termos de abertura e encerramento, os instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades 11-20

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a) em relação a livros em papel, fichas ou folhas contínuas e fichas avulsas, por termo (do qual constarão declaração expressa da exatidão Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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dos termos de abertura e de encerramento, o número e a data de autenticação), do seguinte modo (Decreto nº 64.567/1969, arts 9º e 12, “a”; e Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 14): a.1) nos livros em papel, será oposto na 1ª página numerada; a.2) nas fichas ou folhas contínuas, será oposto no anverso da 1ª dobra de cada bloco; a.3) nas fichas avulsas, será oposto na 1ª ficha de cada conjunto (neste caso, todas as demais serão obrigatoriamente autenticadas com o sinete da Junta Comercial e a rubrica do autenticador sobre ele); Notas (1) No presente caso, o autenticador deverá ser expressamente identificado, com indicação do seu nome completo, em letra de forma legível, ou com a aposição de carimbo (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 14, § 1º, inciso I). (2) Com o objetivo de resguardar a segurança e inviolabilidade dos instrumentos de escrituração dos empresários e das sociedades empresárias, recomenda-se a autenticação destes por meio de etiqueta adesiva com requisitos de segurança, atendidos os procedimentos e requisitos quanto à posição e ao conteúdo do termo e identificação dos signatários (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 14, § 1º, inciso II).

b) em relação aos livros digitais, por termo, constante de arquivo eletrônico, que conterá: b.1) identificação: “Termo de Autenticação”; b.2) declaração: “Declaro a exatidão dos termos de abertura e encerramento do livro digital de características abaixo, por mim examinado e conferido”; b.3) identificação do arquivo, composta por hash da escrituração e hash do requerimento; b.4) identificação da escrituração, composta por sigla da Unidade da Federação, nome empresarial, Nire, CNPJ, forma da escrituração, data de início e de término da escrituração, natureza e número de ordem do livro; b.5) informação dos requerentes, compreendendo CPF, nome e cargo; b.6) assinatura dos signatários da escrituração;

b.12) hash do termo de autenticação e assinatura digital do autenticador. Notas (1) No presente caso, o termo de autenticação deve ser assinado por servidor devidamente habilitado, com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil. (2) O Drei determina que as Juntas Comerciais: a) autentiquem os livros digitais com certificado digital, de segurança mínima tipo A3; b) insiram, em cada autenticação, selo cronológico digital; c) insiram, anualmente, no conjunto de hash (sequência de letras ou números gerados por um algoritmo de hashing) dos livros digitais autenticados, selo cronológico digital. (3) Os certificados digitais e o selo cronológico digital mencionados deverão estar em conformidade com as regras da ICP-Brasil.

9.3 Requisitos para o que o instrumento seja autenticado A Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 15, estabelece que a autenticação de instrumentos de escrituração não será efetuada sem que: a) esteja inscrito o empresário ou registrada a sociedade empresária (como, aliás, determina o Código Civil, art. 1.181, parágrafo único); b) os requisitos gerais supramencionados, em cada caso, sejam integralmente atendidos; c) seja observada a sequência do número de ordem do instrumento e do período da escrituração; d) relativamente ao livro Diário, com escrituração resumida, os respectivos livros auxiliares: d.1) estejam todos presentes no ato da autenticação; d.2) no caso do livro digital, tenham sido assinados pelo empresário ou sociedade empresária e contabilista com certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil, e os hash obtidos após assinaturas tenham sido integrados ao livro Diário digital, com escrituração resumida, conforme LECD.

b.7) número de autenticação;

Importa salientar que a autenticação do instrumento independe da apresentação física à Junta Comercial de outro(s) anteriormente autenticado(s).

b.8) número da versão do termo de autenticação;

10. Do livro digital

b.9) data da autenticação; b.10) localidade; b.11) número e data de autenticação; Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11

De acordo com Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 22, a geração do livro digital deverá observar quanto à: IR/LS11-21


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a) escrituração e incorporação dos termos de abertura e de encerramento e as disposições contidas no Manual de Orientação do LECD; b) incorporação das assinaturas digitais, a utilização de software oficial denominado “Programa Validador e Assinador” (PVA), disponível no site da RFB/Sped na Internet, para down­ load pelos interessados. O PVA possibilita a execução das funções a seguir, dentre outras, em relação ao livro digital (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 23): a) validação da escrituração; b) visualização do livro, segundo formatos tradicionais do livro em papel; c) geração do requerimento próprio para o caso, dirigido à Junta Comercial; d) assinatura digital do livro e do requerimento pertinente; e) transmissão para o Sped; f) consulta para fins de acompanhamento do processo de autenticação, inclusive conhecimento de exigências em decorrência de deficiências identificadas no instrumento; g) download do termo de autenticação do livro.

10.1 Envio O livro digital será enviado pelo empresário individual, Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades ao Sped com o respectivo requerimento de autenticação à Junta Comercial, ficando o livro disponível naquele serviço para ser visualizado pelo autenticador da Junta Comercial, observando que (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 24): a) o livro digital, mediante solicitação do autenticador ao Sped, será disponibilizado para ser visualizado, por tempo suficiente para esse procedimento, sendo vedado o acesso à vi­ sualização após a sua autenticação; b) o pagamento do preço do serviço deverá ser efetuado previamente à sua solicitação, mediante recolhimento por guia de arrecadação a ser disponibilizada pela Junta Comercial ao interessado; c) o requerimento mencionado conterá o número da guia de recolhimento, consoante sistemática adotada pela Junta Comercial, que disponibilizará informação a respeito, quando necessário. 11-22

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O Sped remeterá à Junta Comercial arquivo contendo os termos de abertura e de encerramento do livro digital, respectivo requerimento, assim como outros dados necessários à análise daqueles instrumentos pelo mencionado órgão, complementada pela visualização do livro no ambiente daquele serviço (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 26).

10.2 Autenticação A autenticação dos livros digitais será efetuada pelas Juntas Comerciais com utilização de software específico, o qual deve ser integrado por aqueles órgãos aos seus sistemas informatizados de apoio ao processo operacional, observando-se que (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 26): a) no caso das Juntas Comerciais que utilizam sistema informatizado de apoio ao processo operacional fornecido pelo Drei, a integração aos sistemas será efetuada pelo departamento; b) em caso de exigências que impeçam a autenticação do livro digital ou de indeferimento do requerimento, a Junta Comercial enviará ao Sped a respectiva notificação, para conhecimento e providências cabíveis pelo empresário individual, Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio e grupo de sociedades; c) uma vez autenticado o livro digital, a Junta Comercial enviará o termo de autenticação para o Sped e o empresário individual, a Eireli, a sociedade empresária, a cooperativa, o consórcio, o grupo de sociedades promoverão o seu download, com utilização do PVA. Na ocorrência de situação que impossibilite a autenticação de livro digital com o software específico, a Junta Comercial utilizará funcionalidade de contingência disponibilizada no Sped, observando que (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 27): a) o resultado do processo com utilização da função de contingência deverá ser incorporado ao sistema informatizado de apoio ao processo operacional da Junta Comercial, observadas as disposições da Instrução Normativa Drei nº 11/2013; b) as Juntas Comerciais adaptarão seus procedimentos às disposições da referida Instrução Normativa, relativamente à autenticação de livros digitais com utilização da funcionalidade de contingência até a utilização do aplicativo a ser disponibilizado pelo Drei. Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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10.3 Validade A validade do livro digital dependerá da sua existência e do respectivo termo de autenticação, mantida a inviolabilidade de seus conteúdos (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 28). Para efeito de prova em juízo ou fora dele, o empresário ou a sociedade deverá utilizar-se do PVA para demonstração visual do conteúdo do livro digital e de seu termo de autenticação, assim como para geração e emissão de documentos probantes (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 29).

d) a microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada para fatos ocorridos até 31.12.2014.

11.1 Livros e demonstrações contábeis de períodos anteriores Os livros e as demonstrações contábeis relativos a períodos anteriores poderão ser assinados pelos responsáveis por empresário individual, Eireli, sociedade empresária, cooperativa, consórcio, grupo de sociedades no período a que se refere a escrituração ou pelos atuais responsáveis (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 32).

11. Microficha Nos termos da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, arts. 30 e 31: a) a microficha, como instrumento de escrituração, poderá ser utilizada pelas companhias em relação aos livros sociais de que trata a Lei nº 6.404/1976 (Lei da S/A), art. 100, modificado pela Lei nº 9.457/1997, a saber: a.1) livro Registro de Ações Nominativas; a.2) livro Transferência de Ações Nominativas; a.3) livros Registro de Partes Beneficiárias Nominativas e Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas; Nota  o caso das companhias abertas, serão aplicadas, ainda, as normas N expedidas pela CVM, apenas para os livros mencionados em “a.1” a “a.3”.

12. Escrituração descentralizada No caso de escrituração descentralizada, o empresário individual, a Eireli, a sociedade empresária, a cooperativa, o consórcio, o grupo de sociedades que possuir filial em outra Unidade da Federação deverá requerer a autenticação dos instrumentos de escrituração respectivos à Junta Comercial onde a filial estiver situada. Os termos de abertura e de encerramento deverão atender o disposto nos arts. 9º e 10 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, conforme o caso, sendo que os dados deverão referir-se à filial, e a data de arquivamento deverá referir-se ao ato de abertura da filial na Junta Comercial da Unidade da Federação onde essa se localizar (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 33).

a.4) livro Atas das Assembleias Gerais;

13. Extravio, deterioração ou destruição

a.5) livro Presença dos Acionistas;

Nos termos da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 34:

a.6) livros Atas das Reuniões do Conselho de Administração, se houver, e de Atas das Reuniões de Diretoria; a.7) livro Atas e Pareceres do Conselho Fiscal; b) as microfichas, como instrumento de escrituração, devem atender aos requisitos constantes do Anexo à Instrução Normativa Drei nº 11/2013; c) a autenticação de todas as microfichas constantes de cada conjunto correspondente a um livro será efetuada mediante aposição de carimbo (conforme modelo constante do Anexo à Instrução Normativa Drei nº 11/2013), data da autenticação e rubrica do autenticador; Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11

a) se ocorrer extravio, deterioração ou destruição de qualquer dos instrumentos de escrituração, o empresário individual, a Eireli, a sociedade empresária, a cooperativa, o consórcio, o grupo de sociedades deve fazer publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste prestar minuciosa informação, dentro de 48 horas, à Junta Comercial de sua jurisdição; b) recomposta a escrituração, o novo instrumento receberá o mesmo número de ordem do substituído. Nesse caso, o termo de autenticação deverá ressalvar, expressamente, a ocorrência comunicada; IR/LS11-23


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c) a autenticação de novo instrumento de escrituração só será efetuada após o cumprimento dos procedimentos mencionados na letra “a”;

15. Instrumentos não retirados no prazo de 30 dias

d) no caso de livro digital, enquanto for mantida uma via do instrumento objeto de extravio, deterioração ou destruição no Sped, a Junta Comercial não autenticará livro substitutivo, devendo o empresário ou a sociedade obter reprodução do instrumento junto à administradora daquele sistema.

Os instrumentos de escrituração, exceto os livros digitais, apresentados na forma da Instrução Normativa Drei nº 11/2013, não retirados no prazo de 30 dias, contados da autenticação, exigência, ou indeferimento, poderão ser eliminados, após publicação de edital no Diário Oficial do Estado ou no Diário Oficial da União, no caso da Junta Comercial do Distrito Federal, que conterá nome empresarial, Nire, a finalidade a que se destinou o livro, o número de ordem e o período a que se refere a escrituração, com menção à situação em que se encontra:

14. C  ontrole dos instrumentos de escrituração Cabe às Juntas Comerciais manter o controle dos instrumentos de escrituração autenticados, através de sistemas de registro próprios, que deverão conter, pelo menos, os seguintes dados (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 35): a) nome empresarial; b) Nire; c) número de ordem; d) finalidade; e) período a que se refere a escrituração; f) data e número de autenticação do instrumento de escrituração mercantil; g) número do arquivamento da procuração e data de seu término ou o número do arquivamento do instrumento que autoriza a assinatura do livro quando esse for assinado por pessoa com uma das funções constantes da tabela descrita no subitem 8.2, excluído o representante legal da empresa ou sociedade e o contabilista; h) em relação ao livro papel e ao livro em microficha, adicionalmente ao disposto nas letras anteriores; h.1) número de folhas ou páginas ou número de fotogramas, conforme o caso; h.2) as assinaturas dos autenticadores, para eventuais averiguações ou confrontos; i) em relação ao livro digital, adicionalmente ao disposto nas letras “a” a “g”: i.1) quantidade de registros; i.2) termo de autenticação, conforme inciso II e § 2º do art. 14 da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 (veja subitem 9.2). 11-24

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a) autenticado; b) em exigência; e c) autenticação indeferida. Da eliminação será lavrado Termo de Eliminação de Livro Mercantil, que deverá conter o fundamento legal para a eliminação do livro, a citação do edital e dos dados de identificação do livro nele contidos, bem como a menção ao Diário Oficial, data e número da página em que foi publicado, o qual será datado e assinado pelo secretário-geral e pelo responsável pelo setor de autenticação de livros (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 38).

16. Conservação de documentos Reprisando norma constante do Código Civil, art. 1.194, a Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 39, dispõe que os empresários individuais, as Eireli, as sociedades empresárias, as cooperativas, os consórcios e o grupo de sociedades são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.

17. Casos especiais No caso de cisão, fusão, incorporação, transformação, conversão e transferência da sede da entidade para outra Unidade da Federação, deverão ser apresentados livros contendo os fatos contábeis ocorridos até a data do evento para autenticação na Junta Comercial de origem (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 41). Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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18. Leiloeiros, tradutores públicos e intérpretes comerciais As disposições da Instrução Normativa Drei nº 11/2013 aplicam-se também aos instrumentos de escrituração dos leiloeiros, tradutores públicos e intérpretes comerciais, obedecidas às legislações que lhes são pertinentes (Instrução Normativa Drei nº 11/2013, art. 42).

N

a IOB Setorial Construção Civil IRPJ/CSL - Momento do reconhecimento das receitas da atividade de incorporação imobiliária no lucro presumido

Porém, para efeito da incidência o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro (CSL), as receitas decorrentes da atividade imobiliária podem ser oferecidas à tributação pelo regime de caixa ou de competência, conforme veremos a seguir.

2. Conceitos

1. Introdução

2.1 Incorporação imobiliária

De acordo com a Instrução Normativa SRF nº 84/1979, considera-se efetivada ou realizada a venda de uma unidade imobiliária quando:

Considera-se incorporação imobiliária a atividade exercida com o intuito de promover e realizar a construção, para alienação total ou parcial, de edificações ou conjunto de edificações compostas de unidades autônomas.

a) contratada a operação de compra e venda, ainda que mediante instrumento de promessa, carta de reserva com princípio de pagamento ou qualquer outro documento representativo de compromisso; b) implementada a condição suspensiva a que estiver sujeita essa venda, assim considerada a condição que subordine a aquisição do direito à verificação ou ocorrência do fato nela previsto, tal como a cláusula que faça a eficácia da operação de compra e venda dependente de financiamento do saldo devedor do preço ou a que sujeite essa eficácia à liberação de hipoteca que esteja gravando o bem negociado. Boletim IOB - Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11

(Lei nº 4.591/1964, art. 28, parágrafo único)

2.2 Incorporador Considera-se incorporador a pessoa física ou jurídica, comerciante ou não, que, embora não efetuando a construção, compromisse ou efetive a venda de frações ideais de terreno, objetivando a vinculação de tais frações a unidades autônomas, em edificações a serem construídas ou em construção sob regime condominial ou que meramente aceite propostas para efetivação de tais transações, coordenando e levando a termo a incorporação e responsabilizando-se, conIR/LS11-25


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forme o caso, pela entrega, a certo prazo, preço e determinadas condições, das obras concluídas. Notas (1) Presume-se a vinculação entre a alienação das frações do terreno e o negócio de construção se, ao ser contratada a venda, ou promessa de venda ou de cessão das frações de terreno, já houver sido aprovado e estiver em vigor, ou pender de aprovação de autoridade administrativa, o respectivo projeto de construção, respondendo o alienante como incorporador. (2) Estende-se a condição de incorporador aos proprietários e titulares de direitos aquisitivos que contratem a construção de edifícios que se destinem à constituição em condomínio sempre que iniciarem as alienações antes da conclusão das obras.

(Lei nº 4.591/1964, arts. 29 e 30)

3. Opção pelo lucro presumido Desde 1º.01.1999, as pessoas jurídicas que exerçam as atividades de compra e venda, loteamento, incorporação e construção de imóveis puderam optar pelo lucro presumido, desde que atendidos os demais requisitos para opção por essa modalidade de tributação (Lei nº 9.718/1998, art. 14 e art. 17, II; Lei nº 12.814/2013, art. 7º). Deve ser levado em conta, também, que as pessoas jurídicas que exerçam as atividades de compra e venda, loteamento, incorporação e construção de imóveis não podem optar pelo lucro presumido enquanto não concluídas as operações imobiliárias para as quais haja registro de custo orçado (Instrução Normativa SRF nº 25/1999, art. 2º). Tal vedação prevalece mesmo que a pessoa jurídica seja optante pelo Programa de Recuperação Fiscal (Refis), conforme Ato Declaratório Executivo Cosit nº 15/2001. A restrição à opção pelo lucro presumido é extensiva às sociedades em conta de participação que exerçam as atividades de compra e venda, loteamento, incorporação e construção de imóveis, ou seja, tais sociedades não podem optar pelo lucro presumido enquanto não concluídas as operações imobiliárias para as quais haja registro de custo orçado (Instrução Normativa SRF nº 31/2001, art. 2º).

3.1 Base de cálculo e alíquotas 3.1.1 IRPJ No lucro presumido, a base de cálculo do IRPJ devido em cada trimestre será determinada mediante a aplicação do percentual de 8% sobre a receita bruta auferida no período de apuração, à qual serão 11-26

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acrescidos os ganhos de capital (lucros) na alienação de bens do Ativo Não Circulante (antigo Ativo Permanente) e as demais receitas estranhas à atividade da pessoa jurídica. O imposto trimestral será calculado mediante a aplicação (RIR/1999, arts. 541 e 542): a) da alíquota de 15% sobre a totalidade do lucro presumido apurado no trimestre; b) da alíquota adicional de 10% sobre a parcela do lucro presumido trimestral que exceder a R$ 60.000,00 ou, no caso de início ou encerramento de atividades no trimestre, sobre o limite equivalente ao resultado da multiplicação de R$ 20.000,00 pelo número de meses do período de apuração.

3.1.2 CSL A base de cálculo da CSL devida pelas pessoas jurídicas tributadas pelo lucro presumido corresponderá ao somatório dos valores, apurados em cada trimestre, e a 12% da receita bruta decorrente das atividades de compra e venda, loteamento, incorporação e construção de imóveis, igualmente somadas dos valores decorrentes de eventuais ganhos de capital (lucros) na alienação de bens do Ativo Não Circulante (antigo Ativo Permanente) e as demais receitas estranhas à atividade da pessoa jurídica. Desde 1º.02.2000, a alíquota aplicável da CSL é de 9%. (Lei nº 9.249/1995, art. 20, caput; Lei nº 7.689/1988, art. 3º, II; Medida Provisória nº 2.158-35/2001, art. 6º, II; Lei nº 10.637/2002, art. 37; Lei nº 11.727/2008, arts. 17 e 41, II)

3.2 Adoção do regime de caixa A Instrução Normativa SRF nº 104/1998 estabeleceu regras para apuração do lucro presumido com base no regime de caixa, extensiva às empresas imobiliárias com as devidas adaptações. De fato, a possibilidade de adoção desse sistema por essas empresas foi reiterada pela Decisão nº 54/1999, da 9ª Região Fiscal, assim ementada: LUCRO PRESUMIDO. PERCENTUAL. CONSTRUÇÃO CIVIL. EMPREITADA DE MATERIAIS E INCORPORAÇÃO DE IMÓVEIS.A partir do ano-calendário de 1999, desde que não se enquadre nas hipóteses do art. 14 da Lei nº 9.718/98 e não tenha registro de custo orçado, a pessoa jurídica dedicada às atividades de incorporação de imóveis e de execução de obras de construção civil, mediante contrato de empreitada de materiais, poderá optar pela apuração do imposto de renda pessoa jurídica no regime Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


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de lucro presumido, observado o limite da receita bruta, segundo o percentual de 8% aplicado sobre a receita bruta trimestral auferida nessas atividades, admitido o reconhecimento das receitas decorrentes de alienações a prazo ou em parcelas pelo regime de caixa.

Assim, convém registrar que a mencionada Instrução Normativa SRF nº 104/1998 dispôs que a pessoa jurídica, optante pelo regime de tributação com base no lucro presumido, que adotar o critério de reconhecimento de suas receitas de venda de bens ou direitos ou de prestação de serviços com pagamento a prazo ou em parcelas na medida do recebimento e mantiver a escrituração do livro Caixa deverá: a) emitir o documento respectivo (nota fiscal, para empresas comerciais e de serviços) quando da entrega do bem ou direito ou da conclusão do serviço; b) indicar, no livro Caixa, em registro individual, o documento a que corresponder cada recebimento. Por seu turno, a pessoa jurídica que mantiver escrituração contábil, na forma da legislação comercial, deverá controlar os recebimentos de suas receitas em conta específica, na qual, em cada lançamento, será indicado o documento a que corresponder o recebimento. A mesma Instrução Normativa estabeleceu, ainda, que: a) os valores recebidos adiantadamente, por conta de venda de bens ou direitos ou da prestação de serviços, serão computados como receita do mês em que se der o faturamento, a entrega do bem ou do direito ou a conclusão dos serviços, o que primeiro ocorrer; b) os valores recebidos, a qualquer título, do adquirente do bem ou direito ou do contratante dos serviços serão considerados como recebimento do preço ou de parte deste, até o seu limite;

contribuição para o PIS-Pasep, da Cofins e da CSL. Nota A propósito, a Instrução Normativa SRF nº 390/2004, que disciplina a apuração e o pagamento da CSL, sublinha que a pessoa jurídica que apura a CSL com base no resultado presumido somente poderá adotar o regime de caixa se adotar este mesmo regime para apurar o IRPJ com base no lucro presumido (art. 94).

3.3 Alteração do critério (de caixa para competência) De acordo com a Instrução Normativa SRF nº 345/2003, art. 1º, para fins de apuração do IRPJ, da CSL, da Cofins e da contribuição para o PIS-Pasep, a pessoa jurídica optante pelo regime de tributação com base no lucro presumido que adotar o critério de reconhecimento de suas receitas à medida do recebimento e, por opção ou obrigatoriedade, passar a adotar o critério de reconhecimento de suas receitas segundo o regime de competência, deverá reconhecer, no mês de dezembro do ano-calendário anterior àquele em que ocorrer a mudança de regime, as receitas auferidas e ainda não recebidas, observado que: a) a empresa que, durante o ano-calendário, passar a ser obrigada à apuração do lucro real deverá oferecer à tributação as receitas auferidas e ainda não recebidas no período de apuração anterior àquele em que ocorrer a mudança do regime de tributação; b) na hipótese mencionada em “a”, as receitas auferidas e ainda não recebidas serão adicionadas às receitas do período de apuração anterior à mudança do regime de tributação para fins de recalcular o imposto e as contribuições do período. A diferença apurada, após compensação do tributo pago, deverá ser recolhida, sem multa e juros moratórios, até o último dia útil do mês subsequente àquele em que incorreu na situação de obrigatoriedade à apuração do lucro real; c) os custos e as despesas associados às receitas supracitadas (auferidas e ainda não recebidas) incorridas após a mudança do regime de tributação não poderão ser deduzidos da base de cálculo do IRPJ e da CSL.

c) o cômputo da receita em período de apuração posterior ao do recebimento sujeitará a pessoa jurídica ao pagamento do imposto (e das contribuições) com o acréscimo de juros de mora e de multa, de mora ou de ofício, conforme o caso, calculados na forma da legislação vigente;

3.4 Momento do reconhecimento da receita no regime de competência e no regime de caixa

d) as regras em referência são aplicáveis, também, à determinação das bases de cálculo da

Ressalta-se que, conforme esclarece a Solução de Divergência Cosit nº 37/2013, a pessoa jurídica

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incorporadora de imóveis, tributada pelo IRPJ com base no lucro presumido, segundo o regime de competência, deve reconhecer a receita de venda de unidades imobiliárias no momento da efetivação do contrato da operação de compra e venda, ainda que mediante instrumento de promessa, carta de reserva com princípio de pagamento ou qualquer outro documento representativo de compromisso.

A mesma norma esclarece, ainda, que, caso a pessoa jurídica tenha optado pela tributação segundo o regime de caixa, esta deve reconhecer a receita de venda de unidades imobiliárias na medida do seu recebimento, independentemente da conclusão ou entrega da unidade.

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a IOB Comenta Simples Nacional Agência de viagens - Dispensa de retenção na fonte das contribuições sociais Conforme o art. 12 da Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, nos pagamentos correspondentes a aquisições de passagens aéreas e rodoviárias, despesas de hospedagem, aluguel de veículos e prestação de serviços afins, efetuados por intermédio de agências de viagens, a retenção será feita sobre o total a pagar a cada empresa prestadora do serviço e, quando for o caso, à Empresa Brasileira de Infraestrutura Aeroportuária (Infraero). Ainda conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, art. 4º, XI, não serão retidos os valores correspondentes ao Imposto de Renda e às contribuições sociais (CSL, Cofins e PIS-Pasep) nos pagamentos efetuados às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições Devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional) de que trata o art. 12 da Lei Complementar nº 123/2006, em relação às suas receitas próprias. Dessa forma, as agências de viagens optantes pelo Simples Nacional não sofrerão retenção do Imposto de Renda e das contribuições sociais (CSL, Cofins e PIS-Pasep), em relação às suas receitas próprias decorrentes da intermediação, nas aquisições de passagens aéreas e rodoviárias, despesas de hospedagem, aluguel de veículos e prestação de serviços afins. No entanto, a retenção ocorrerá sobre os pagamentos efetuados às empresas prestadoras de serviços, mesmo que por intermédio da agência de viagens optante pelo Simples Nacional. Sobre o assunto, destacamos solução de consulta da 9ª Região Fiscal (Paraná e Santa Catarina) a seguir, lembrando que os efeitos aplicam-se tão somente para o contribuinte que elaborou a consulta. Para as demais 11-28

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pessoas jurídicas, a solução serve como parâmetro do posicionamento da RFB em relação ao assunto: SOLUÇÃO DE CONSULTA Nº 162 de 12 de Agosto de 2013 ASSUNTO: Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – IRRF EMENTA: Nos pagamentos correspondentes a aquisições de passagens aéreas efetuadas por intermédio de agências de viagens, a autarquia deverá fazer a retenção de impostos e contribuições sobre o total a pagar à empresa aérea e à Infraero, ainda que a agência de viagens seja optante pelo Simples Nacional.

As pessoas jurídicas, inclusive os órgãos da administração pública federal direta de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, art. 1º, devem efetuar as retenções mediante apresentação, pelas agências de viagens, do documento de cobrança em nome de cada uma das empresas envolvidas, observando que o documento deverá conter (Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, art. 12, § 1º): a) o nome e o número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) da empresa prestadora do serviço; b) no caso de venda de passagens: b.1) o número e o valor do bilhete, excluídos a taxa de embarque, o pedágio e o seguro; b.2) o número de inscrição no CNPJ da Infraero e, em destaque, o valor da taxa de embarque; e c) o nome do usuário do serviço. Como forma de comprovação da retenção, a fonte pagadora deverá fornecer, por ocasião do pagamento, à agência de viagem, cópia do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf) ou de qualquer outro documento que comprove que as retenções foram efetuadas em nome de cada uma das empresas prestadoras do serviço (Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012, art. 12, § 5º).

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Manual de Procedimentos - Mar/2014 - Fascículo 11 - Boletim IOB


Manual de Procedimentos Imposto de Renda e Legislação Societária

a IOB Perguntas e Respostas IRPF Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 - Bens adquiridos na constância da união estável - Informação na ficha Bens e Direitos

caso, ser solicitado o cancelamento da inscrição no CPF do falecido, nas unidades locais da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), mediante a apresentação, da certidão de óbito pelo cônjuge ou convivente ou por qualquer de seus dependentes ou parentes.

1) Como devem ser informados, na ficha Bens e Direitos da Declaração de Ajuste Anual, os bens adquiridos na constância da união estável?

(Instrução Normativa SRF nº 1.042/2010 e alterações posteriores; Instrução Normativa SRF nº 81/2001, arts. 18 a 21; Perguntas e Respostas IRPF 2014 - questão nº 86)

Na união estável, salvo contrato escrito entre os conviventes, aplica-se às relações patrimoniais, no que couber, o regime da comunhão parcial de bens. Os bens móveis e imóveis adquiridos por um ou por ambos os conviventes, na constância da união estável e a título oneroso, são considerados fruto do trabalho e da colaboração comum, passando a pertencer a ambos, em condomínio e em partes iguais. Portanto, os bens devem ser declarados na proporção de 50% para cada um, salvo estipulação contrária em contrato escrito. Quando os conviventes optarem por apresentar a Declaração de Ajuste Anual em separado, todos os bens ou direitos comuns devem ser relacionados em apenas uma das declarações, independente do nome de qual convivente consta na documentação dos referidos bens ou direitos, tais como: imóveis, conta-corrente, veículos, ações. (Constituição Federal de 1988, art. 226, § 3º; Lei nº 9.278/1996, art. 5º; Lei nº 10.406/2002 - Código Civil, art. 1.725; Perguntas e Respostas IRPF 2014 - questão nº 424)

Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 - Contribuinte falecido Responsabilidade pelo pagamento do imposto devido

Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 - Despesas com parto Dedução pelo marido - Possibilidade 3) As despesas médico-hospitalares, em decorrência de parto, podem ser deduzidas pelo marido quando a mulher faz declaração em separado? Em princípio, as despesas médico-hospitalares próprias de um dos cônjuges ou companheiro não podem ser deduzidas pelo outro quando este apresenta declaração em separado. Contudo, como se trata de despesas necessárias ao parto de filho comum, as importâncias despendidas podem ser deduzidas por qualquer dos dois. (Perguntas e Respostas IRPF 2014 - questão nº 362)

Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 - Gastos com vacinas Dedução como despesa médica - Impossibilidade 4) As despesas com vacinação podem ser deduzidas como despesa médica na Declaração de Ajuste Anual? Não. Por falta de previsão legal, as despesas com vacinação do próprio contribuinte ou de seus dependentes, pagas a clínicas particulares, não são dedutíveis como despesa médica na Declaração de Ajuste Anual.

2) O cônjuge viúvo ou os herdeiros são responsáveis pelo pagamento do Imposto de Renda devido por contribuinte que faleceu após a entrega da declaração?

(Solução de Consulta Disit nº 63/2003, da 6ª Região Fiscal - Minas Gerais)

Na hipótese de haver bens a inventariar, o Imposto de Renda deve ser pago pelo espólio.

Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 - Sobrepartilha de bens Declaração do espólio

Inexistindo bens a inventariar, o cônjuge sobrevivente ou os dependentes não respondem pelos tributos devidos pela pessoa falecida, devendo, nesse

5) Quais são os bens passíveis de sobrepartilha, para fins de baixa na Declaração de Bens e Direitos do espólio?

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São passíveis de sobrepartilha os bens: a) sonegados; b) da herança, de que se tiver ciência após a partilha; c) litigiosos, assim como os de liquidação difícil ou morosa; d) situados em lugar remoto da sede do juízo onde se processa o inventário. Nas situações de que tratam as letras “c” e “d”, a partilha dos demais bens integrantes do espólio, embora implique sua baixa na Declaração de Bens e Direitos do espólio, observadas as instruções quanto ao valor de transmissão, não obriga a entrega da declaração final, que somente é exigida quando do trânsito em julgado da sobrepartilha. Se a sobrepartilha não for homologada no mesmo ano-calendário, a baixa dos bens resultantes da partilha será efetuada na declaração intermediária, informando-se, no campo “Discriminação” da Declaração de Bens e Direitos, os dados referentes aos beneficiários e ao valor de transmissão. Caso o valor de transmissão seja superior ao constante no campo do ano anterior,

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deve ser apurado o ganho de capital, observadas as instruções específicas. (Lei nº 10.406/2002 - Código Civil, arts. 2.021 e 2.022; Instrução Normativa SRF nº 81/2001, arts. 11, 12 e 13; Perguntas e Respostas IRPF 2014 - questão nº 92)

Declaração de Ajuste Anual - Ano-calendário de 2013, exercício de 2014 - Sobrepartilha de bens Declaração do espólio 6) Como declarar o imóvel adquirido ou a quitação com a utilização dos recursos do FGTS? O contribuinte deve informar, no campo “Discriminação” da Declaração de Bens e Direitos, a situação ocorrida, seja de aquisição ou quitação, com a utilização de recursos oriundos do FGTS. Além disso, o contribuinte deve somar o valor do FGTS ao valor pago pela aquisição e informar o resultado no campo “Situação em 31/12/2012 (R$)”. Em “Rendimentos Isentos e Não Tributáveis”, informar o valor do FGTS recebido. (Perguntas e Respostas IRPF 2014 - questão nº 445)

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IOB - Imposto de Renda - nº11/2014 -2ª Sem Marco