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Relatori sempre più “social” Da “semplici” formatori a protagonisti social anche pre e post evento: come il marketing dovrebbe “sfruttare” il coinvolgimento dei relatori

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STEFANIA SARGA Cme Events Executive EasyB stefania.sarga@easy-b.it

social network stanno cambiando qualsiasi tipo di evento, compresi i convegni. I relatori svolgono un ruolo da protagonista: danno forma all’agenda della giornata, contribuiscono alla formazione dei partecipanti e sono coloro che possono collaborare alla promozione di un evento e al suo follow-up. La loro presenza nel processo di marketing è, dunque, fondamentale. Il mondo digitale permette, infatti, un coinvolgimento dei diversi attori in gioco prima, durante e dopo l’evento, sfruttando il quale si riesce sicuramente a ottenere una risonanza verso l’esterno di gran lunga maggiore di quella ottenuta con un evento pensato e sviluppato solo in modo “tradizionale”. È ormai imprescindibile, prima di ogni convegno, che gli organizzatori creino un hashtag ufficiale dedicato (chiaro, memorabile e breve), che servirà a collegare ogni tweet, video, foto

e commento. È necessario, tuttavia, non “dimenticarsi” di informare i relatori delle pagine social create per il convegno – così che possano condividere i post coinvolgendo un maggior numero di persone – e, magari, dare loro la possibilità di scrivere anche un articolo sul loro blog, per informare i lettori della propria presenza: agli occhi dei potenziali partecipanti, il contenuto che proviene da un esperto appare più credibile e sincero. Il giorno del convegno l’attività entra nel vivo: video e foto possono essere caricati in tempo reale ed è importante ancora una volta informare i relatori che possono connettersi, commentare e condividere le notizie con colleghi e amici. Insomma, gli speaker devono diventare utenti attivi delle conversazioni. Qualche mese fa, per esempio, durante un convegno del settore life science organizzato da EasyB, ho conosciuto uno dei relatori più “digital” della giornata: iPad con sé e aggiornamenti costanti sui social con foto e notizie di ciò che stava accadendo condivisi in tempo reale con i propri follower! A fine evento, poi, il materiale

raccolto e non caricato “live” potrà essere inserito nella pagina ufficiale e con l’occasione si potranno ricontattare i relatori per ringraziarli della loro presenza e per ricordare che possono rivivere le emozioni, trovare le foto e scrivere i commenti sul convegno appena vissuto. È fondamentale considerare gli speaker come membri del progetto fin dall’inizio, fornendo gli strumenti necessari affinché tutto questo abbia successo: mandiamo, dunque, loro delle linee guida che interessino le tre fasi di comunicazione. Ogni speaker diventa così una preziosa risorsa e lascia una traccia, ottiene visibilità e al contempo dà prestigio al convegno; non solo: i relatori educano e intrattengono i follower e l’evento raggiunge persone che probabilmente l’organizzatore non sarebbe in grado di contattare. La società organizzatrice, infine, ottiene maggiore reputazione e la possibilità di incrementare il numero dei partecipanti. Abbandoniamo dunque la visione di evento “tradizionale” e di ruoli “incasellati” e sfruttiamo le opportunità e la fluidità di comunicazione che il mondo digitale ci offre!

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Meeting e Congressi - Nov Dic 2016