I PARTNER
imprenditoriali: per potersi eventualmente fare carico di tali rischi, tuttavia, è necessario che il soggetto conosca fin da subito le caratteristiche dell’impresa congressuale che gli viene prospettata. Anche nel caso in cui il contratto con il Pco preveda invece l’appalto di una serie di servizi, con redazione di un apposito capitolato, riservando al committente gli eventuali utili e i rischi imprenditoriali connessi, è indispensabile che l’agenzia possa inquadrare fin da subito il numero e la tipologia dei servizi richiesti, calibrandola in proporzione alle previsioni di ricavo. Solo così l’associazione committente potrà raccogliere offerte valide e competenti per l’organizzazione di eventi di successo, massimizzandone i ritorni e riducendo al minimo gli imprevisti.
I CRITERI PER LA SELEZIONE DEL PCO
In aggiunta ai contenuti dell’offerta ricevuta in risposta a un bando di gara, è importante individuare dei criteri minimi per poter valutare la caratura professionale di un’agenzia di organizzazione congressuale. In particolare, ci sono alcune informazioni o documenti che è possibile e anzi auspicabile richiedere già all’atto di iscrizione al bando di gara. Secondo le già menzionate linee guida condivise da FISM con Federcongressi&Eventi, è opportuno che i Pco in gara forniscano i seguenti ragguagli vincolanti: Curriculum ed esperienza Esperienza pregressa nell’ambito di eventi della stessa dimensione del congresso in bando Esperienza pregressa nell’organizzazione di eventi medicoscientifici Regolarità contributiva e iscrizione alla Camera di Commercio Solidità finanziaria Struttura fissa commisurata all’evento in bando Media del fatturato aziendale dell’ultimo triennio commisurata all’evento in bando Appartenenza ad associazioni di settore nazionali e/o internazionali Dichiarazione del Legale Rappresentante di non essere sottoposto a procedure processuali pendenti Certificazione di Qualità ISO 9001:2008 La solidità finanziaria e la media del fatturato sono importanti anche in relazione alla possibilità del Pco di fare anticipi di cassa e gestire la tesoreria dell’evento. L’appartenenza alle associazioni di settore è un indice di garanzia della qualità, dell’aggiornamento professionale e dell’inserimento del Pco in un più ampio network, che in qualche modo ne certifica il valore. Ulteriori requisiti - non vincolanti ma utili a qualificare ancora meglio l’agenzia - sono i seguenti: Qualifica di provider Ecm accreditato in via provvisoria o standard (o con richiesta di accreditamento effettuata e in attesa di risposta da Agenas) Esperienza pregressa nell’area specialistica di riferimento del bando Familiarità con il territorio di svolgimento del congresso Dotazione tecnologica Referenze di altri committenti
52
048-052 GCMS 2.2 Indire una gara.indd 52
GUIDA ai CONGRESSI MEDICO SCIENTIFICI
2016
18/12/15 08.41