Issuu on Google+

Integrantes: Rómulo Donaldo Morales Reyes Rosbeli Roció Ramos García

Grado: 5to administración

Sección: “C”

Catedrática: Sandra Ralda

Curso: Computación

Tema a investigar: Administración por excepción


La Administración por Excepción se basa en dedicar recursos de la organización para la detección oportuna de transacciones que se encuentran fuera de los parámetros establecidos como permisibles para una operación específica. Por ejemplo, detectar a tiempo un despacho de mercancía que no se encuentra cumplido en un 100%, lo cual puede generar insatisfacción en el cliente. No debería asignar recursos a revisar el estado de todos los despachos, debería tener los mecanismos para poder identificar solamente aquellos que están fuera de los parámetros permitidos. Esto exige tener los mecanismos necesarios para poder identificar oportunamente estas situaciones y alertar a los funcionarios adecuados sobre El hecho en particular. No debo asignar recursos para revisar e inspeccionar todo, debe tener los elementos para poder, de manera automática, identificar situaciones fuera de los estándares permitidos. Las organizaciones viven en un entorno de permanente flujo de información. Lo importante es detectar de forma oportuna las desviaciones en los resultados de las transacciones y los flujos de información entre las diferentes áreas que intervienen en los procesos de negocio. Una organización que no cuente hoy en día con sistemas de información que por lo menos apoyen sus transacciones críticas de negocio está condenada a morir. Por lo tanto, es necesario tomar como base un sistema de información transaccional para poder establecer una estrategia de Administración por Excepción. Aquellas situaciones que están dentro de los parámetros permisibles no debe ser sujeta a revisión y control, de hecho es una transacción que, si los parámetros de medición están bien establecidos, no debe presentar ninguna falla, entonces paraqué dedicar recursos para revisar algo que se supone está correcto. Esto es generar desperdicio. Lo que hay que hacer es establecer los mecanismos para que las transacciones que se encuentran fuera de rangos permisibles de operación sean detectadas a tiempo y se tomen las acciones correctivas oportunamente.

Por ejemplo •

Para establecer una iniciativa de Administración por Excepción, es necesario definir un modelo de procesos con sus correspondientes indicadores, los cuales permitan identificar que transacciones ejecutadas a través del modelo de procesos están por fuera de los rangos permisibles en los indicadores.

Volviendo el tema de los despachos de mercancía, se puede establecer que por política de la empresa no se puede hacer un


despacho que no cumpla por lo menos común 80% del pedido en cantidades. Todo despacho que cumpla este parámetro no es necesario verificarlo, pero todo despacho que esté por debajo de este parámetro es necesario revisarlo. •

Otro ejemplo, relacionado con recursos humanos, todo empleado debe tener una revisión salariaren un lapso de un año calendario y debe ser igual o superior al índice de inflación del año inmediatamente anterior. Se debe poder identificar de manera oportuna aquellos acuerdos salariales que no cumplan con este parámetro. Si no se cuenta con controles a este nivel, que podría suceder? Puede haber situaciones con empleados que no han recibido su ajuste salarial a tiempo, o empleados que han recibido ajuste salarial, pero no en el porcentaje de incremento indicado. Esto puede generar problemas para la empresa o puede generar insatisfacción en el empleado que podría llevarlo a considerar que la empresa no es un buen empleador. Que haría normalmente un departamento de recursos humanos para subsanar este problema? Varias cosas; indicarle a los jefes inmediatos que estén atentos a los cumplimiento de periodos para revisiones salariales (es esta la función de un jefe de grupo?, no, esto es desperdicio). Asignar a alguien en recursos humanos para que genere listados

Por ejemplo •

En este modelo, el procesador de información compara el desempeño real contra los estándares y avisa al gerente cuando el desempeño se sale del intervalo aceptable.

La gerencia por excepción puede incorporarse en los informes básicamente de cuatro maneras:


Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones: Un ejemplo de las salidas que el procesador de la información produce. El informe solo se imprime cuando los empleados trabajan horas extra; cada entrada del informe es una excepción. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones: es posible ordenar los registros del informe en una secuencia ascendente o descendente con base en uno o más campos claves; este método dirige la atención del usuario hacia registros específicos.

Por ejemplo un informe de los registros de ventas a clientes puede ordenarse en una secuencia descendente con base en el importe de ventas durante el mes en curso. De este modo, los clientes a los que mas se ha vendido aparecen primero, el gerente le presta mas atención. Un ejemplo de uso de una secuencia ascendente es un informe de artículos con menor movimiento. Estos articulo s se listan en una secuencia ascendente, con base en volumen de ventas anuales a la fecha y se encuentran al principio de la lista por lo que el gerente dirige su atención hacia ellos.

Agrupar las excepciones: el informe puede diseñarse de modo que el gerente busque las excepciones en ciertas áreas, si al gerente le interesan las cuentas por cobrar que tienen mas


de

90

días,

examinara

esa

columna

para

encontrarlas.

Mostrar la variación respecto a la norma: las actividades reales se comparan con las actividades planeadas y la diferencia se presentan como una variación. Ejemplo, el gerente estudia las dos columnas de variación para detectar las cantidades muy grandes y muy pequeñas: las excepciones.

La administración por excepción es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de información y de recursos es permanente, trabajar de una manera más eficiente. Básicamente la idea propone que usted se concentre en lo que esta mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente. Vamos a dar un ejemplo para ilustrar el tema: Si usted es un gerente comercial, con 20 vendedores a cargo, los cuales realizan actividades de prospección, visita a clientes actuales y actividades comerciales. Estos vendedores tienen a su vez unas metas cuantitativas orientadas a cumplir un presupuesto de ventas, pero a su vez a lograr una cobertura de sus clientes a través de las visitas periódicas que realizan. Vamos a suponer que usted como gerente les impuso que semanalmente deben realizar una planeación de las visitas a realizar, y al final de la semana deben entregar un informe de la ejecución de las mismas. De otro lado usted solicito al área de administración de ventas que le envíe semanalmente un informe de las ventas realizadas en el mes. Usted hubiera querido que se las enviaran del mes, acumulado año y comparado con el año anterior, por familias de producto y por zonas geográficas pero le dijeron que en esa periodicidad era imposible tenerle la información a tiempo en ese detalle. Usted se resigna y simplemente recibe las ventas realizadas en el mes de manera semanal. En este escenario, usted planea reuniones semanales con el equipo de asesores comerciales para poder analizar la evolución de los planes de visita y las ventas, esto le toma alrededor de 4 horas todos los lunes de cada semana. Esto ilustra algo de lo que puede estar viviendo usted o su organización en este momento, y acá es donde la tecnología como herramienta de apoyo a este proceso le ayudará a controlarlo pero de una manera en la cual usted se


concentre en revisar que esta fuera de este marco metodológico que usted ha diseñado. Imagínese que usted ahora cuenta con un “trabajador virtual” al cual usted le encomendó las siguientes tareas: Todos los lunes me informará acerca de los asesores comerciales que no hayan registrado un plan de visitas para la semana. El mismo día me informará de los asesores que no están realizando un cubrimiento total a sus clientes basado en las ultimas 6 semanas de visitas. Diariamente a primera hora del día enviará un informe que tenga el presupuesto vs las ventas analizado por geografía, estructura comercial, estructura de productos y periodo de análisis (acumulado año, mes a mes y comparativo con periodos de años anteriores) Al final del día le informará sobre asesores comerciales que no han reportado la ejecución de visitas del día Estas son las primeras tareas que usted le encomienda, pero después se le ocurre que también este “trabajador virtual” le puede enviar información a cada uno de los asesores comerciales para su labor diaria de trabajo. Acá usted le solicita que les envíe: Listado de clientes con cartera vencida y el detalle de la facturas pendientes de pago Información de clientes con pedidos retenidos por cartera Listado de clientes a los cuales se les redujo en un 10% o más el promedio de compra del ultimo año Informe de ejecución presupuestal y su proyección para el cierre de mes. En este momento usted decide que las reuniones semanales, las puede hacer quincenalmente y luego simplemente una vez al mes. Creo que hasta acá, ya he ilustrado las capacidades de este “trabajador virtual” y creo que a usted, leyendo esto, se le empiezan a ocurrir muchas más labores que le podría encomendar. Ahora expliquemos qué es ese “trabajador virtual”. Es una herramienta de software que usted instala en un servidor, con la cual puede monitorear información contenida en sus bases de datos y sobre la cual usted puede configurar alarmas o eventos de manera periódica o cuando una condición de datos se genere. Este “trabajador virtual” se llama KnowledgeSync y es una herramienta muy útil como complemento a sus bases de datos. Entre sus bondades se encuentra la automatización de la ejecución y el envío de reportes de manera automática, así como el envío de correos electrónicos, fax o publicaciones en portales web sobre información critica y sensible al tiempo. Información que conociéndola de una manera oportuna, le permitirá a usted tomar decisiones a tiempo sobre eventos críticos de su negocio.

ejemplo Este ejemplo hipotético me ha permitido ilustrar las bondades del uso de la tecnología para monitorear información sensible de su organización. Esto se puede llevar a otras áreas de la compañía, y va depender de sus necesidades y prioridades, pero esta es una herramienta que por su naturaleza le va a permitir tener un retorno rápido de su inversión y va a poder ganar mucho en el uso de los datos actuales de sus sistemas.


Administracion excepcion