Page 1

INSTITUTO DIVERSIFICADO DE COATEPEQUE

EDILZAR TEMA RAMIREZ

5TO. ADMON ``B``

COMPUTACIテ誰


LA ADMINISTRACIÒN POR EXCEPCIÒN La administración por excepción les sirve a las personas que ocupan cargos en donde el monitoreo de información y de recursos es permanente para poder trabajar de manera más eficiente. La administración organizacional es una manera más reciente de concebir la forma y la estructura organizacional y sus funcionamientos. Básicamente es que nosotros nos concentremos en lo que está mal o que está al borde de serlo y no concentrarnos tanto en revisar la totalidad constantemente. Las organizaciones están aplicando conceptos similares a los procesos de los negocios; las organizaciones están en un entorno de permanente flujo de información. Lo importante es detectar rápidamente los errores en los resultados de las transacciones y los flujos de información entre las diferentes áreas que intervienen en los procesos del negocio. Por lo tanto, es necesario tomar como base un sistema de información transaccional (intercambio de información) para poder establecer una estrategia de Administración por excepción. ¿Cómo poder trabajar bajo un concepto de Administración por Excepción? Hacer un proceso que automáticamente alerte a recursos humanos, al empleado y al jefe (chipocludo) sobre la revisión salarial, ejecutar el proceso de revisión salarial y tener una alarma automática que informe en caso que un salario no cumpla con el reglamento de aumento salarial. Esto ayuda a minimizar el riesgo y no genera desperdicio. Existe un proceso llamado “Administración en tiempo real-RTE” (REAL-TIME ENTERPRISE) esto está orientado por una lógica de corto plazo; con este proceso la administración por excepción puede ser hecha a nivel de mecanismos de control y alerta en todos los procesos del negocio.


Los principios de Taylor. 1. - Substituir las reglas por la ciencia (conocimiento organizado). 2. - Obtener armonía más que discordia en la acción de grupo. 3. - Lograr la cooperación entre los seres humanos, en vez del individualismo caótico. 4. - Trabajar en busca de una producción máxima en vez de una producción restringida. 5. - Desarrollar a todos los trabajadores hasta el grado más alto posible para su propio beneficio y la mayor prosperidad de la compañía. En resumen, la combinación del RTE y administración por excepción es para encontrar datos que están incorrectos en ese mismo instante en que el archivo se esté generando para poder reportarlo al jefe y que este esté enterado de ese error y así tener la velocidad de respuesta y ser más eficientes en el proceso. Obviamente al combinar estos 2 procedimientos, deben de tener una organización de promedio, ya que si solo lo aplican nadie sabría qué hacer, entonces deben de organizarse y repartirse cada una de las áreas las tareas que les corresponde, por ejemplo; el que va a instalar ese programa para que se actualicen los asalariados y la información sea la correspondiente; el que va a checar la información y ver si no hay ningún dato incorrecto; el que va a avisarle al jefe del problema; y el que va a arreglar el problema , todo esto se hace ya que la empresa tiene objetivos y necesita cumplirlos aparte evita la lentitud e ineficiencia, también reduce la duplicidad de esfuerzo, al determinar las funciones y responsabilidades de cada área. Toda la organización es continua, y con este procedimiento de excepción alcanzara los objetivos establecidos en la empresa. ¿CÓMO SE HACE? Para establecer una iniciativa de Administración por Excepción, es necesario definir un modelo de procesos con sus correspondientes indicadores, los cuales permitan identificar que transacciones ejecutadas a través del modelo de procesos están por fuera de los rangos permisibles en los indicadores. Por ejemplo, volviendo el tema de los despachos de mercancía, se puede establecer que por política de la empresa no se puede hacer un despacho que


no cumpla por lo menos con un 80% del pedido en cantidades. Todo despacho que cumpla este parámetro no es necesario verificarlo, pero todo despacho que esté por debajo de este parámetro es necesario revisarlo. Otro ejemplo, relacionado con recursos humanos, todo empleado debe tener una revisión salarial en un lapso de un año calendario y debe ser igual o superior al índice de inflación del año inmediatamente anterior. Se debe poder identificar de manera oportuna aquellos acuerdos salariales que no cumplan con este parámetro. Si no se cuenta con controles a este nivel, ¿qué podría suceder?. Pueden haber situaciones con empleados que no han recibido su ajuste salarial a tiempo, o empleados que han recibido ajuste salarial, pero no en el porcentaje de incremento indicado. Esto puede generar problemas para la empresa o puede generar insatisfacción en el empleado que podría llevarlo a considerar que la empresa no es un buen empleador. ¿Qué haría normalmente un departamento de recursos humanos para subsanar este problema?. Varias cosas; indicarle a los jefes inmediatos que estén atentos a los cumplimiento de periodos para revisiones salariales (¿es esta la función de un jefe de grupo?, no, esto es desperdicio). Asignar a alguien en recursos humanos para que genere listados o consultas en el sistema de nómina para revisar en ellos quienes están con próxima revisión salarial y avisar a los jefes respectivos (más desperdicio) y después generar otros listados para revisar los porcentajes de incrementos e identificar posibles errores (más desperdicio). Trabajando bajo un concepto de Administración por Excepción, que se debería hacer?. Contar con un proceso que de forma automática alerte a recursos humanos, al empleado y a su jefe sobre la próxima fecha de revisión salarial, ejecutar el proceso de revisión salarial y tener una alarma automática que informe en caso que un ajuste salarial no cumpla con los parámetros de incremento salarial. Este proceso minimiza el riesgo y no genera desperdicio. ADMINISTRACIÓN EN “TIEMPO REAL” – RTE Tal como se ha ilustrado con este ejemplo, la Administración por Excepción puede ser implementada a nivel de mecanismos de control y alerta en todos los procesos del negocio. Todo proceso que maneje información, la cual debe ser sujeta a control y validación puede ser optimizado a través de mecanismos de administración por excepción. Desde el punto de vista de implementación de una estrategia de esta naturaleza, es necesario contar con las herramientas tecnológicas que habiliten el uso de mecanismos de alerta y notificación. Durante los pasados 5 años se ha venido desarrollando un concepto que en los países desarrollados se ha llamado Real-Time Enterprise, el cual hemos traducido como Administración en Tiempo Real. Es un concepto muy similar a la Administración por Excepción, pero se basa en el uso de tecnología para poder detectar a tiempo las desviaciones en las transacciones del negocio. Para entender mejor el concepto de RTE (Real-Time Enterprise)


utilizaremos un símil con los procesos productivos en una planta. Cuando se cuenta con un proceso productivo, por ejemplo una línea de producción de papel, es necesario controlar múltiples variables como temperatura, pesos, volúmenes, grosor, densidad, velocidad, etc. Antiguamente un proceso productivo de esta naturaleza se ejecutaba en varios pasos, usando varias máquinas y por supuesto, con un alto nivel de consumo de mano de obra. Con el desarrollo de la automatización industrial y la tecnología, hoy en día la industria de procesamiento de papel cuenta con máquinas muy sofisticadas que permiten la ejecución de múltiples actividades (alimentación, triturado, mezclado, prensado, secamiento, laminado, bobinado). Estas máquinas poseen controles automáticos que permiten una vigilancia permanente en Tiempo Real de cada una de las variables críticas para el proceso de producción. En caso que la lectura permanente de cada una de las variables críticas se encuentre fuera de los rangos permitidos (los cuales han sido establecidos por los ingenieros de la planta), la máquina de forma automática tomará una acción correctiva (parar, encender una alarma sonora y visual, aplicar algún elemento químico, etc.). Exactamente lo mismo es el concepto de RTE, es aplicar el concepto de automatización a los procesos del negocio para controlar las variables que intervienen en el proceso. A través del uso de tecnologías de la información se realiza una inspección periódica (desde segundos hasta días o meses, esto depende de cada proceso de negocio) sobre cada uno de los indicadores del proceso. Si hay alguna desviación en estos indicadores, los sistemas de información toman de manera inmediata una acción. Esta acción puede ser avisar a alguien o tomar una acción previamente programada. Un ejemplo muy sencillo; como parte de la estrategia de estar más cercano al cliente, la empresa decide hacerle envío de una nota electrónica a cada uno de sus clientes el día de su cumpleaños. Un sistema bajo el concepto de RTE, inspecciona permanentemente la base de datos de clientes, revisa el campo de fecha de cumpleaños y cuando detecta que la fecha en este campo coincide con la fecha actual, dispara automáticamente un proceso que compone la pieza de correo electrónico personalizado (nombre, fecha, profesión, etc) y la envía al cliente con copia a la persona que lo atiende dentro de la empresa. Es un ejemplo muy sencillo, pero ilustra muy bien el concepto de automatización, lo cual redunda en eficiencia, mejor atención al cliente y eliminación de desperdicio. En forma resumida, RTE consiste en revisar periódicamente (en tiempo real) la información (datos) relacionada con eventos y procesos de negocio específicos, con el objetivo de optimizar la velocidad de respuesta, la eficiencia y la eficacia de los procesos de negocio, basado en el uso de tecnologías informáticas. PASOS A SEGUIR Y APOYO TECNOLÓGICO


¿Cómo se implementa una estrategia de RTE que esté encaminada a apoyar la Administración por Excepción? Para lograr éxito en una iniciativa de esta naturaleza se debe: Tener claramente identificados los procesos de negocio y sus indicadores de eficiencia y eficacia Definir con claridad los rangos de tolerancia para cada uno de los indicadores y variables de los procesos de negocio Definir cada cuanto (tiempos y periodicidad) se debe leer los datos de variables e indicadores Definir cuál es la acción que debe ser tomada con base en la lectura de la variable o indicador Utilizar las herramientas tecnológicas que permitan hacer esto de forma automática Es importante recordar que las estrategias de Administración por Excepción y los mecanismos para ponerlas en operación, como lo es el RTE, deben ser diseñados y encaminados a mejorar la productividad, eficiencia y efectividad de los procesos del negocio. Fundamentalmente el principal beneficio de estos conceptos radica en lograr procesos de negocio más productivos que generen una diferenciación en el mercado y que estén encaminados a generar lealtad en el cliente por un servicio de mejor calidad que el de los competidores. Así como en el campo de la producción en planta el concepto de automatización, detección de desviaciones y acciones correctivas oportunas ha sido generador de ventajas competitivas, en el mundo de los procesos de negocio se hace cada vez más imperativo una respuesta ágil al cliente, minimizar fallas en los procesos y tomar acciones correctivas antes que se generen problemas irreversibles que requieren más recursos, reproceso y generación de desperdicio. Analizar una estrategia de Administración por Excepción basada en RTE está llevando a muchas empresas a nivel mundial a lograr una diferenciación basada en calidad y oportunidad de respuesta al cliente mediante mayor productividad y eficiencia.

HERRAMIENTA PARA KNOWLEDGESYNC.

ADMINISTRACIÓN

POR

EXCEPCIÓN

KonwledgeSync es un sistema para la construcción de Alertas, Notificaciones y Distribución Automática de Reportes y Publicaciones Web. KnowledgeSync es un software que aplica los conceptos de BAM (Business Activity Monitoring), lo cual permite mantener un monitoreo periódico de las variables claves del negocio. Es equivalente a tener un “Empleado Virtual” cuya única


labor es revisar que los datos claves del negocio se mantengan dentro de un rango de tolerancia. Si algún dato se sale de este rango, la misión de este empleado es alertar a quien sea necesario a través de diversos mecanismos para que las personas del caso tomen las medidas correctivas necesarias. KnowledgeSync también interactúa con otras aplicaciones para actualizar información en otras fuentes de datos. Esto le permite realizar interfases entre aplicaciones de una manera rápida y sencilla. Uno de los mecanismos más interesantes de trabajo es que le permite programar la generación de reportes y hacer la distribución de los mismos a través del correo electrónico a personas específicas o listas de distribución, todo esto sin necesidad de intervención de alguna persona para ejecutar el proceso.

¿QUÉ HACE KNOWLEDGESYNC QUE AYUDE A LA ADMINISTRACIÓN POR EXCEPCIÓN? Monitorea: Se encarga de vigilar y revisar múltiples bases de datos en la compañía de los sistemas de información como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management ), SCM (Supply Chain Management) y BPM (Business Process Management) entre otros. Evalúa e identifica: De acuerdo a los parámetros que usted establezca le permite identificar condiciones críticas de datos que requieran una acción, o puede detectar tendencias que pueden afectar los procesos de su organización y que requieren atención inmediata. Responde: Con base en la evaluación de datos KnowledgeSync puede notificar a empleados, clientes, proveedores, socios de negocio, con la información necesaria para que ellos puedan tomar decisiones acertadas en el proceso de negocio. Estas alarmas son enviadas por diferentes medios de comunicación, como por ejemplo correos electrónicos, mensajes a buscapersonas, envió de fax, notificaciones a teléfonos celulares e incluso puede hacer publicaciones en páginas Web o en la intranet de la empresa.

EJEMPLOS 1. Ejemplo

para

ilustrar

el

tema:

Si usted es un gerente comercial, con 20 vendedores a cargo, los cuales realizan actividades de prospección, visita a clientes actuales y actividades comerciales. Estos vendedores tienen a su vez unas metas cuantitativas orientadas a cumplir un presupuesto de ventas, pero a su vez a lograr una


cobertura de sus clientes a través de las visitas periódicas que realizan. Vamos a suponer que usted como gerente les impuso que semanalmente deben realizar una planeación de las visitas a realizar, y al final de la semana deben entregar un informe de la ejecución de las mismas. De otro lado usted solicito al área de administración de ventas que le envíe semanalmente un informe de las ventas realizadas en el mes. Usted hubiera querido que se las enviaran del mes, acumulado año y comparado con el año anterior, por familias de producto y por zonas geográficas pero le dijeron que en esa periodicidad era imposible tenerle la información a tiempo en ese detalle. Usted se resigna y simplemente recibe las ventas realizadas en el mes de manera semanal.

2. Monitoreo en la base de datos de variables específicas de mercadeo, ventas o servicio al cliente 3. Identificación de oportunidades de ventas que no presentan avances 4. Actividades comerciales que no han tenido seguimiento 5. Representantes comerciales que van por debajo de un determinado nivel en sus metas y objetivos 6. Presupuestos de venta que están por debajo de métricas en el tiempo 7. Distribución automática de informes de ventas y de servicio al cliente 8. Mecanismos de “Escalamiento” para incidentes de Servicio al Cliente 9. Casos de servicio que presentan demoras significativas en su avance y solución

Administraciòn por excepciòn  

trata de dar soluciòn a problemas de la empresa

Advertisement