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INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL


GESTION DOCUMENTAL

ANA EDILIA CASTAÑO RAMIREZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA GESTION DOCUMENTAL G2 ARMENIA 2012


GESTION DOCUMENTAL

ANA EDILIA CASTAÑO RAMIREZ

UNIDAD 1: INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

Docente LUZ MARINA ARIAS Licenciada en Educación

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA UNIDAD DOCUMENTAL G2 ARMENIA 2012


CONTENIDO

1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf 2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documetal? 11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.


INTRODUCCIÓN.

El presente trabajo consta de 13 preguntas relacionadas con la gestión documental, para conocer los proceso y actividades que conlleva la implementación de un programa gestión documental, en primera lugar una breve introducción a sus orígenes, conceptos y normatividad que competen en la implementación, así mismo la descripción de los procesos que esta interrelacionados entre si y desarrolla en la unidad de correspondencia durante las etapas del ciclo vital para la conceptualización de este programa e importancias y ventajas que representan para los fondos documentales. Otro punto, es el tema de la tabla de retención por ser un elemento indispensable en la gestión documental, por lo que se refiere a la racionalización de la producción documental, institucionalización del ciclo vital de los documentos y relaciona las etapas de las tablas de retención, en cuanto a la normatividad a tener en cuenta en estos temas y a la privacidad de los documentos se mencionan algunas con sus respetivas aclaraciones.


OBJETIVO GENERAL Identificar las diferentes percepciones que se tienen gestión documental y dirección de archivos como se admite nacional e internacionalmente.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.  Distinguir los componentes del proceso de gestión documental  Construir definiciones a partir de sus conocimientos en gestión documetal


1. AVERIGÜE COMO SE ORIGINÓ LA GESTIÓN DOCUMENTAL la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales. Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.

2. DEFINA CON SUS PROPIAS PALABRAS GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DEL CONCEPTO QUE EMITE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. es un conjunto de actividades administrativas que parte del ciclo vital de los documentos con el fin de racionalizar la producción, hacer una efectiva distribución , proporcionar un adecuado manejo y conservación a la documentación para que sirva de testimonio de la historia y de servicio al usuario brindando una información oportuna 3. CONSTRUYA SU PROPIO CONCEPTO DE DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE DA DEL MISMO EL AGN. DOCUMENTO La definición de documento, abarca todo tipo de información sin importar el soporte en que se contenga y/ o el fin por el cual fue emitida.

DOCUMENTO DE ARCHIVO


La definición de documentos de archivo, son los que produce o reciben una persona jurídica o natural en el desarrollo de unas funciones administrativas, que toma valores primarios o segundarios, y deberán ser conservados. 4. ¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y MEDIANTE CUÁL LEY FUE CREADO? El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Mediante la ley la 80, diciembre 22 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. 5. ¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS? El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional. El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos. 6. ¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS?  Ley 595 del 14 de julio de 2000 ley general de archivo


7. ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21?

Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos Esto indica que toda empresa del sector público debe elaborar los programas de gestión documental, haciendo uso si lo desea de los medios tecnológicos y otros tipos de soporte diferente al papel, pero siempre bajo los principios de procedencia, principio de orden original y como establece la ley que deben ser los procesos archivísticos.

8. ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión publica y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalización la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería Regula el manejo y la organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centro de información, útiles para la administración e importancia para la cultura


9. ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL? Administrativos: situación administrativa de al gestión documental en aspectos como la transparencia, la simplificación de tramites y la eficiencia de la administración. Económicos: análisis de situaciones de tipo económicos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: considerando la base del programa; se refiere a los consignados en la ley 954 de 200 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original. 10. ¿CUÁNTOS Y CUÁLES SON LOS PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL? Los proceso de un programa de gestión documental son ocho y estarán interrelacionadas entre si y de desarrollaran en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital de los documentos (Archivo Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico).

PROCESO DE UN PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL


PRODUCCION DOCUMENTAL Generacion de documentos en las instituciones, en cumplimiento de sus funciones

RECEPCION DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificacion y control que una institucion debe realizar para la admision de los documentos que son remitidos por una persona natural o juridica

DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

TRAMITE DE Actiividades tendientes DOCUMENTOS a garantizar que los documentos lleguen a curso del documento su destinatario. desde su produccion o recepcion hasta el cumplimiento de su fundion administrativa.

ORGANIZACION DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones CONSULTA DE DOCUMETOS arientadas a la clasificacion, ordenacion Acceso a un documentoCONSERVACION DE DOCUMENTOS y descripcion de los o grupo de documentos DISPOSICION FINAL DE documentos de ua con el find de conocer la Conjunto de medidas LOS DOCUMENTOS institucion, como parte informacion que preventivas o intergral de los procesos contiene. correctivas, adoptadas Seleccion de los archivisticos. para garantizar la documentos en integridad fisica y cualquier etapa del ciclo funcional de los vital, con miras a su documentos de archivo, consevacion temporal, sin alterar su contenido. permanente , o a su eliminacion conforme a los dispuesto en las tablas de retencion documental y/o tablas de valoracion documental.


11. EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTA (TRD) Y CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN.

PARA LA ADMINISTRACION

DESDE EL PUNTO ARCHIVISTICO

• Facilitan el manejo de la información. • Contribuyen a la racionalización de la producción documental. • Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. • Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. • Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.

• Permiten el manejo integral de los documentos. • Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. • Ayudan a controlar la producción y trámite documental. • Identifican y reflejan las funciones institucionales. • Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos. • Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión

Son importantes por todo lo anterior y porque son un elemento indispensable en la gestión documental y también son un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental, la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. Las etapas que comprende son: ETAPA I: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. En la etapa de búsqueda de la información que revela la historia administrativa de la empresa, a través de los actos admirativos y las disposiciones legales y realización una encuesta a los productores con el objetivo de identificar el tipo de documentación que producen o gestionan


ETAPA II: Análisis e interpretación de la información recolectada. Es la identificación de las categorías archivísticas que surgen de los manuales de funciones y procedimientos, la caracterización de los valores primarios del documento, la conformación de las series, subseries y tipos documentales, fijación del tiempo de vida que deberán tener los documentos fase de la clasificación de los archivos según su ciclo vital con el fin de racionaliza la producción y garantizar la protección del patrimonio documental, en las entidades desde el origen del documento a hasta sus disposición final. También se analiza la frecuencia de consulta, las normas internas y externas que regula la producción y el destino final que tendrán los documentos. ETAPA III: Elaboración de las tablas de retención documental para su aprobación. De acuerdo con el análisis de la información recolectada, diligencian el formato de TRD, acompañadas con una introducción, anexos que respaldan el proceso y los criterios empleados en su elaboración, todo bajo la dirección del comité de archivo, quienes a su vez producen un acta evaluando la propuesta. Quienes de la alta jerarquía tengan a su responsabilidad los archivos, remitirán el proyecto de las tablas de retención documental para su evaluación y aprobación a quien competa esta función. ETAPA IV: Aplicación Después de aprobadas las tablas de retención documental, el representante legal remitirá un acto administrativo para su aplicación, por lo tanto, la unidad de archivo deberá capacitar a los empleados públicos de la entidad para una correcto y adecuado manejo en la implementación de las TRD en los procesos de organización de los archivos en sus diferentes fases, en compendio con estas y también para la realización de las transferencias documentales primarias y segundarias e eliminación de los documentos, con su debidos soportes de esta actividades. ETPA V: Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental Esta fase, consiste a través de un cronograma verificar que cada una delas dependencias estén aplicando las TRD, vigilar que si en el transcurso de las actividades administrativas surgen nuevas funciones, procedimientos o dependencias , se incorporen los nuevos asusto que nacen de estos cambios, es decir la categorías archivísticas (series, subseries y tipos documentales), las retención correspondiente y disposición final, las cueles serán evaluadas por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de las misma.


12. MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS. Es importante por que permite el incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la misma Ventajas:  Racionaliza y controla la producción documental  Normaliza: la utilización de materiales, los procedimientos entro de las unidades de correspondencia  Regula el manejo y la organización administrativa de los documentos.  Facilita el acceso y recuperación de la información  Efectúa proceso básico en la organización de los archivos.  Convierte los archivos en centros de información para la administración y cultura Ibai Sistemas (2005), comenta algunas de estas ventajas de la siguiente forma. Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. Reducción de los costes de archivado Reducción de la recuperación de un documento. Acceso concurrente a un documento. Mejora de atención a los clientes. Reducción de costes legales. Reducción de costes de acceso a la documentación. Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos. Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.”


13. REALICE UN CUADRO CON 5 DE ESTAS NORMAS CON SU ENUNCIADO Y HAGA A CADA UNA SU EXPLICACIÓN. Articulo 74 todo los colombianos tiene derecho acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo.

Ley 80 de 1989

Art. 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación. Articulo 20 “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.”

Es la posibilidad que tienen todos los ciudadanos de acudir a las fuentes de documentales, sea para materia de investigación, ciencia, historia o deseo personal para enterarse de los hechos de nuestro pasado, pero no quiere decir que tiene derecho acceder a todo tipo de información ya que la ley por alguno son de reserva ante el ciudadano. Establece las el objeto y ámbito de aplicación para el manejo de los proceso archivísticos Por medio la presente ley surge el archivo general de la nación como un establecimiento publico de orden nacional Que conjunto debemos velar por los bienes culturales naturales, porque son fundamentales para nuestro supervivencia y identificación de nuestra historia cultural. Como ciudadanos de un estado democrático, tenemos el derecho expresar nuestros pensamiento o sentimiento cuando creemos que no están vulnerando nuestro derechos , es de estar informados de lo que acontece en nuestro país y difundir dicha información si lo creen conveniente.

14. INVESTIGUE LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS. ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.


En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley. La Declaración Universal de Derechos Humanos (1948), estableció: “Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.” Esta norma de la Declaración Universal de Derechos Humanos, incluyó el derecho a la honra, que está reconocido en la Constitución Política de Colombia en el artículo 21 Artículo 21. Se garantiza el derecho a la honra. La ley señalará la forma de su protección.


CONCLUSION

El programa de gestión documental, permite una mayor organización en las entidades y ayuda de manera fundamental a que se respeten los principios archivísticos, por una parte, pero se debe concientizar a todo el personal de la organización para llevar de manera exitoso un constate manejo del programa que permita que se cumpla el objeto de facilitar su utilización y conservación, así mismo sus objetivos.


BIBLIOGRAFÍA

Constitución pollita de Colombia http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/cp/constitucion_politica_1991.ht ml Constitución y ciudadanía http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/ Libro Guía para la implementación de un programa de gestión documental : manual de archivística primera fase / Archivo General De La Nación.

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