Como puede observarse, Hay series y subseries que son particulares de cada división administrativa, porque son originadas en el desarrollo de las funciones y actividades específicas de las mismas. Igualmente, se encuentran series y subseries que son comunes a todas las Divisiones Administrativas (como es el caso de la serie informes y la subserie informes de actividades) y series comunes a varias Divisiones (como las series actas y proyectos) que aunque forman parte el fondo, cada una es independiente dentro de cada Sección o subsección.
La experiencia permite afirmar que en nuestro medio no siempre se respetan los fundamentos de la clasificación anteriormente descritos, lo que arroja como resultado la desorganización, que convierte los archivos en simples depósitos de documentos. Entre las causas por las cuales el orden lógico se pierde, se destacan: Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina. Ausencia de Manuales de Procedimientos. Desconocimiento del trámite de los documentos. Interrupción de los trámites, lo que impide hacer un seguimiento puntual al asunto. Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos y/o series con documentos repartidos en diferentes lugares. Agrupación por tipos documentales: correspondencia despachada, facturas, constancias, entre otros.
correspondencia recibida, memorandos, solicitudes,
Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de documentos, inadecuada distribución de copias). Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos (Específicos) y (comunes).documentos Facilitativos