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Das Rechnungsportal – Beta! …vom Versand bis zur Beitreibung * = zzgl. gesetzl. MwSt.


Das eDebtster‐Rechnungsportal Leistungsumfang I • Bereits in wenigen Jahren wird die Zustellung der Rechnung auf Papier, also per Post, der Vergangenheit angehören. Die rasante Entwicklung der Verfügbarkeit des Internets in nahezu jedem Unternehmen macht dies möglich. • Der eDebtster-Druckertreiber bildet die Basis für die Übersendung der Rechnungen aus dem bestehenden Rechnungserstellungsprogramm und die Web-Oberfläche des eDebtster-Rechnungsportals. Er garantiert Ihnen einen einfachen Zugriff auf Ihre Rechnungen und Rechnungsdaten. • Weitere Module vervollständigen den Prozess: ¾Ihre (Eine) elektronische Signatur ausgehender Rechnungen, (um die gesetzlichen Vorgaben zur Vorsteuerabzugsfähigkeit zu erfüllen sowie die Prüfung der Signatur bei eingehenden Rechnungen). ¾Mit dem eDebtster-Druckertreiber, wird Ihr interner Rechnungsdruck , statt auf Ihren Drucker, direkt auf das eDebtster-Rechnungsportal umgeleitet. ¾Ein zentraler Scan-Service für Papierdokumente inklusive Datenextraktion ist ebenfalls enthalten


Das eDebtster‐Rechnungsportal Leistungsumfang II • Archivierung der Images und Rohdaten bzw. deren Übergabe im gewünschten Format. • Empfang elektronischer Rechnungen und Workflow für Anwender, mit einfacheren IT-Lösungen. Sie werden über den Eingang per Mail informiert und können über das sichere eDebtster-Internetportal auf ihre Daten zugreifen. • Das eDebtster-Rechnungsportal ermöglicht den Verbundgruppen (Rechnungssteller und -empfänger), sowie deren Mitgliedern und Lieferanten, eine vollelektronische Rechnung zuzustellen bzw. zu empfangen. • Das eDebtster-Rechnungsportal vernetzt alle Rechnungsprozesse im Unternehmen. Damit setzen Sie auf eine vereinfachte, überlegene Lösung, die ganz nebenbei auch noch jede Menge Papier- und Portokosten einspart.


Das eDebtster‐Rechnungsportal Vergleich des Rechnungsausgangs ohne eDebtster • Rechnung erstellen , drucken, falzen, kuvertieren, frankieren und zur Post bringen • Zahlungen manuell abgleichen

• Mahnläufe generieren • Zahlungsverzüge beim Anwalt einreichen

mit eDebtster • Rechnung erstellen und über den eDebtster-Druckertreiber in das eDebtster-Portal drucken • Automatischer Zahlungsabgleich über das Einlesen der Bankbuchungen möglich • Automatischer Mahnlauf • Automatische Weitergabe an Rechtsanwälte


Das eDebtster‐Rechnungsportal Vergleich des Rechnungseingangs ohne eDebtster • Posteingang entgegennehmen und öffnen • Scannen der Dokumente für die Archivierung • Erfassung der Rechnungsdaten in der Buchhaltungssoftware • Zahlungstermin festlegen

mit eDebtster • Datenempfang über eDebtster-Portal • Automatische Archivierung im eDebtster-Portal • Automatische Erfassung der relevanten Daten • Zahlungsvorschlagsliste mit Erinnerungsfunktionen


Rechtsgrundlage Elektronische Rechnungen mit Signatur • Durch das Signaturgesetz und die Erweiterung des Umsatzsteuergesetzes ist die elektronische Rechnungslegung wesentlich erleichtert worden. Seit Anfang 2002 können Unternehmen auch qualifiziert signierte elektronisch versandte Rechnungen zum Vorsteuerabzug geltend machen. Den postalischen Weg kann man durch den Einsatz elektronischer Rechnungen komplett ersetzen und damit immense Kosteneinsparungen erzielen. Die medienbruchfreie Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist also möglich! • Der Lösungsansatz ist das zentrales eDebtster-Rechnungsportal. Sie senden unserem Rechnungsportal über den eDebtster-Druckertreiber Ihre Rechnungen. Je nach Ihren Einstellungen im Portal werden Ihre Daten aufbereitet, ein Sichtformat dazu erzeugt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Die Übermittlung der Rechnung erfolgt entweder per Post, per E-Mail oder durch direkte Ablage in den Account des Kunden im eDebtster-Rechnungsportal. • Das Ganze ist so einfach, wie es sich liest. Rechnen Sie mit uns!


Der Rechnungsdruck Einfacher geht es nicht …. Rechnungen elektronisch verschicken - so einfach wie Drucken! ¾ Der eDebtster-Druckertreiber ist die Lösung, um speziell mittlere und kleinere Lieferanten in den elektronischen Rechnungsverkehr mit einzubeziehen. ¾ Dort wo sich EDIFAKT nicht rechnet, weil die Anzahl der zu versendenden Rechnungen zu gering ist oder wo die EDV keine teure Konvertierung vornehmen kann oder will, ist der eDebtster-Druckertreiber genau die richtige Lösung. Elektronische Rechnungen über die Druckerschnittstelle zu generieren, ist genauso einfach wie ein Ausdruck. ¾ Als integrierte Lösung mit dem eDebtster-Rechnungsportal ist es das ideale Angebot, um die EDI-Quote nachhaltig zu erhöhen und somit weitere Einsparungen zu realisieren. ¾Der eDebtster-Druckertreiber ist einfach zu installieren und noch einfacher zu bedienen. Egal ob die Rechnungen mit Word geschrieben werden oder eine spezielle Faktura-Software genutzt wird, drucken Sie die Rechnung auf den „eDebtster Drucker" und die Dokumente werden als Bild und XML-Daten an das eDebtster-Rechnungsportal verschickt. Dort erfolgt die steuerlich notwenige Signierung und die Zustellung an den Rechnungsempfänger.


Das eDebtster‐Rechnungsportal

Rechnungssteller

Rechnungsempfänger

Versand Zustellung Organisation Archivverwaltung Zahlungsüberwachung Mahnläufe

Das eDebtster-Rechnungsportal


Rechnungsstellung heute Auf Seiten des Rechnungsstellers • Jedes Unternehmen bearbeitet und erzeugt seine Rechnungen auf einem hausinternen Warenwirtschafts- / ERP-System (z.B. KHK, Lexware, SAP, Excel, Word, usw.). • Täglich werden Unmengen von Papierrechnungen erzeugt: gedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und mit der Post versandt. • Die Zahlungseingänge müssen abgeglichen werden. • Nicht bezahlte Rechnungen müssen angemahnt werden und nach weiterer Fristenüberschreitung an einen Rechtsanwalt übergeben werden.


Rechnungsempfang heute Auf Seiten des Rechnungsempfängers

• Der Rechnungsempfänger erhält die Rechnung per Post, öffnet den Brief und erfasst die Rechnung in seiner Buchhaltungssoftware • Nun definiert er einen Zahlungstermin und erfasst wieder manuell die Bankdaten des Rechnungsstellers für die Überweisung bzw. Bezahlung der Rechnung • Erinnerungen an diverse Zahlungstermine erfolgen nicht automatisch


Die Lösung… • Der Rechnungssteller erhält ein Installationstool von eDebtster -> den eDebtster-Druckertreiber. Er wird installiert wie jeder andere Druckertreiber auch. • Innerhalb der Anmeldung des Druckertreibers müssen Sie sich für einen Tarif bei eDebtster entscheiden. • Ab sofort drucken Sie alle Rechnungen über den Druckertreiber in das eDebtster-Portal • eDebtster kümmert sich nun um den Versand der Rechnungen. -> Erst einmal per Papier! Parallel versuchen wir, Ihren Kunden von unserem Portal zu überzeugen um ihm zukünftig die Rechnungen per Mail oder in seinen Account des eDebtster-Portals senden zu können! • Sie verwalten nun Ihre Rechnungen in unserem Portal! • Ihr Kunde verwaltet dann seine Rechnungen in unserem Portal! • Nie wieder doppelte Erfassung! Immer weniger Papier!


…und Ihre Kunden?

• Wie versuchen wir nun Ihren Kunden davon zu überzeugen, seine Rechnungen zukünftig bei eDebtster zu verwalten? • Wir arbeiten mit vielen Unternehmen zusammen, die Ihre Rechnungen über eDebtster Ihrem Kunden zustellen. • Der Vorteil für den Kunden: ¾ Er verwaltet bei eDebtster nicht nur Ihre Rechnungen! Sondern möglichst alle seiner Rechnungssteller!


Vorteile Auf Seiten des Rechnungsstellers • Einsparung von Kosten durch geringeren Aufwand (falzen, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen, Briefpapier vorhalten usw.) • Minimierung der Kosten durch den Versuch den Kunden zum Switch auf das eDebtsterPortal zu bewegen • Sie haben einen Nachweis im eDebtster-Portal für die versandten Rechnungen (Postausgangsstempel) • Sie haben jederzeit einen Überblick über den Status/Menge der versandten und gestellten Rechnungen • Alle Handlungsabläufe rund um nicht bezahlte Rechnungen werden vom eDebtster-Portal automatisiert nach Ihrer Festlegung. Diese können jedoch auch individuell pro Rechnung verändert werden. • Keine Verwaltung von Papier • Kein Versand von Überweisungsträgern


Vorteile Auf Seiten des Rechnungsempfängers • Keine „Papier“-Post • Kein manuelles Erfassen von Rechnungen ¾ Ein Portal für alle Eingangsrechnungen und Zahlungstermine • Auch regelmäßige Zahlungstermine wie Miete, Strom usw. im Portal erfassbar • Jederzeitiger Zugriff über Internet (24 Stunden am Tag / 7 Tage die Woche) • Rechnungseingänge erhalten Sie direkt ins eDebtster-Portal • Rechnungseingänge im Portal können auch per SMS und/oder per Mail mitgeteilt werden • Zahlungstermine können auch per SMS und/oder per Mail mitgeteilt werden • Sie können Ihre gesamten Rechnungseingänge statistisch auswerten und verwalten. • Rechnungseingangsbuch für den Steuerberater oder für Ihre Buchhaltung erzeugen


Die All‐in‐One‐Lösung mit eDebtster

Debitorenmanagement Rechnungen

Zahlungseingänge

Forderungen

automatisch versenden und zustellen lassen

zentral verwalten und automatisch mit Forderungen abgleichen

automatisch auslösen und durchsetzen


Das eDebtster Grundprinzip

1. Schritt – Anmelden und nach der Bestätigungsmail Forderungen eingeben 2. Schritt – automatisierte Adressprüfung, innerhalb von 24 h übernimmt ein Anwalt Ihre Forderung 3. Schritt – erstes Mahnschreiben, ggf. Telefon-Call, ggf. zweites Mahnschreiben 4. Schritt – gesetzliche Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid wird erlassen, bei Widerspruch des Schuldners… 5. Schritt – Erhebung des Klageverfahrens, Vollstreckungsbescheid, ggf. Zwangsvollstreckung Online-Portal mit Schnittstelle für Buchhaltung und Warenwirtschaftsysteme


Ablauf Versand  Drucken – Falzen – Kuvertieren – Frankieren - Versand

- XML Steuerdatei - PDF Druckdatei

eDebtster als DruckProvider Drucker - Produktionssteuerung - DV Freimachung

Offsetproduktion - A4 Briefpapier - Versandtaschen + Logo - Vollfarbbeilagen

Materialbereitstellung - A4 Einzelblatt - A4 Endlosrolle bis 100.000 Blatt - Versandtaschen - Beilagen

Kuvertiersystem


Debitorenmanagement mit eDebtster ZAHLUNG

eDebtster Kunde

Rechnungen  versenden

Zahlungseingänge  verwalten

Mahnschreiben  auslösen

Systemschnittstelle mit  Webinterface Automatischer  Statusabgleich und  Prozessteuerung in  Echtzeit

Automatische  Rechnungszusendung per Post Optional Online‐Rechnung

eDebster Plattform

Abgleich Forderungen/Eingänge Automatisches Mahnverfahren  bei ausbleibender Zahlung

Debitorenmanagement = Komplettes Forderungsmanagement PLUS: • Automatisierter Rechnungsversand per Post oder Online • Optional automatisierter Rechnungsabgleich, automatisierte Zahlungsaufforderung und Mahnung • Eigenes Debitorenkonto über Bankkooperation • Der Gläubiger kann seine Rechnungen über Bill Use verwalten • Kann Rechnungen zusätzlich in gedruckter Form erhalten

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• Vorgerichtliches Verfahren • Mehrstufiges Mahnverfahren • Anwaltliche Zahlungsaufforderung • Telefonische Mahnung über Call‐Center

• Gerichtliches Verfahren • Mahnbescheid bis zum • Vollstreckungsbescheid

• Zwangsvollstreckung

3 • Titelüberwachung (Adress‐ und BonitätsMonitoring)

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Schuldner


eDebtster ‐ automatisierte Handlungsabläufe sparen Zeit und Geld Beginn Rechnungsverwaltung Kreditor erstellt Rechnung in  seinem  Warenwirtschaftssystem

Weiterleitung der Rechnung  an externen  Rechnungsversand über  eDebtster Druckertreiber  oder die Online‐Option

Die Rechnung wird extern  ausgedruckt und per                 Post / online versandt

Rechnungseingang beim  Debitor

Beginn Mahnwesen

Automatische Auslösung des  vorgerichtlichen Verfahrens

Die Forderungen werden  über die eDebtster  Plattform automatisch  bearbeitet

(Automatische *) Auslösung  des Mahnschreibens

(Automatische *)  Überprüfung /  Aktualisierung des  Rechnungseinganges

Beginn gerichtliches Verfahren Kreditor entscheidet über  ggf. notwendige  Folgeschritte

Gerichtliches Verfahren

Zwangsvollstreckung

* Optional angeboten, falls Kunde Einsicht über ein gesondert zur Verfügung gestelltes Debitorenkonto gewährt

Titelüberwachung (Adress‐ und  Bonitätsüberwachung)


Vorteile und Sicherheit  Basics • Alle Daten, die täglich bis 15:00 Uhr übermittelt werden, gehen noch am gleichen Tag in den Postversand • Keine Ausfälle durch Maschinen oder Menschen, komplette Redundanz in allen Bereichen • Aktuell findet kein Eingriff in die bestehenden Systeme Ihres Unternehmen statt • Über Bankdaten - Einlesungen* werden die Gläubiger- und Zahlungsdaten abgeglichen • Der erste Mahnlauf kann dadurch automatisiert über unsere Systeme laufen. • Kompletter Onlineüberblick zum Stand Ihrer kompletten Rechnungsausgänge

* Optional angeboten, falls Kunde Einsicht über ein gesondert zur Verfügung gestelltes Debitorenkonto gewährt


Details der Datenübergabe  • Die Datenübergaben werden im Detail definiert: - Übergabe der täglichen Rechnungsdaten als Print und Datenstream - tägliche Übergabe in Datenform der Zahlungsterminverschiebungen - tägliche Übergabe der eventuell manuellen Zahlungsterminverschiebungen • Adressrückläufer-Erfassung und Datenaustausch mit Ihrem Unternehmen • Tägliche Übergabe der Buchungsdaten • Möglichkeit der Abbuchungsübernahme durch eDebtster, automatischer Buchungslauf (in Klärung) • Automatische Erstellung Rechnungslauf für Rücklastschriften • Automatische Generierung der Mahnläufe bis zur Zahlung incl. Übergabe ins Forderungsmanagement


Besondere Information Was machen wir zusätzlich: • Um Ihre Kunden von einem Switch zu eDebtster zu überzeugen, versenden wir bei jedem Rechnungsversand einen Werbeflyer zum Thema -> eDebtster-Portal • In Ihre Rechnung drucken wir einen Hinweis auf die Registrierung bei eDebtster, um so den Kunden auf den elektronischen Rechnungsempfang zu Switchen • Jeder neue Kunde auf eDebtster automatisiert Ihren Rechnungsverkehr und erinnert den Kunden automatisch an die Bezahlungen der Rechnung -> damit ergibt sich eine höhere Zahlungsquote • …und ordnet die Rechnungseingänge beim Kunden automatisch in einem Online-Rechnungseingangsbuch


Zusammenfassung  • Der Kunde erhält die Dokumente über den eDebtster-Service wie bisher als Briefpost • Die Briefpost kann einen Aufdruck bekommen (oder Beiblatt), dass er diese Post ab sofort als elektronisches Dokument im eDebtster-Portal empfangen kann • Bekommt der Kunde an einem Tag mehrere Sendungen vom Unternehmen, werden diese zukünftig automatisch in einem Kuvert gebündelt • 100% Transparenz, Nachverfolgung und Kostenkontrolle über das eDebtster-Portal. • Stempel enthält: Wann ist was gedruckt, kuvertiert und an die Post übergeben worden – „Postausgangsbuch“ • eDebtster kann automatisch den Versand der Rechnungen auch auf Öko-Papier und in Öko-Kuverts automatisieren


Zusammenfassung  • Der Kunde erhält den ersten Erinnerungslauf • Bei weiteren Zahlungsverzug, automatische Übergabe an das eDebtster - Portal • Automatisierte Adressprüfung innerhalb von 24 Werktagsstunden • Zwei außergerichtliche Mahnschreiben • Bei weiteren Zahlungsverzug automatische Bonitätsprüfung • Erstellung des gerichtlichen Mahnbescheides • Gegebenenfalls Vertretung vor Gericht • automatisierte Titelüberwachung (Monitoring der Adresse und Bonität des Schuldners) •100% Transparenz, Nachverfolgung über das eDebtster-Portal


Kontakt

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Telefon: 0800 – 333 28 78 Telefax: 0800 – 333 28 32 Email: info@eDebtster.de Internet: www.eDebtster.de


Fordern und Informieren mit System …Rechnen Sie mit uns! * = zzgl. gesetzl. MwSt.


eDebtster - Rechnungsportal