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Presentaciones de

Alto

Impacto

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INDICE

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Capítulo I Cómo estructurar una presentación

1.1 Forma global de abordar el trabajo de una presentación... 3 1.2 Etapas del armado de una presentación............................ 6 1.3 Secuencia lógica............................................................... 11

Capítulo II Cómo preparar apoyos visuales efectivos

2.1 Consideraciones Gráficas.................................................. 3 2.2 Uso de mensajes............................................................... 6 2.3 Uso de textos, gráficos e ilustraciones............................... 11

Capítulo III Cómo dar una presentación

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3.1 Los cinco elementos básicos de una presentación............. 3 3.2 El powerpoint y el orador.................................................. 6 3.3 Manejo de la audiencia ................................................... 11

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CONTEXTO Ture exces eos dendeli tempor aditaqui occab im que cuptatia aliquas sunt, nusae sum que litate excepe senis re, ad qui illent magniet et, accusdam hil et, tem volorum quodia qui quidebisime peratis inci berore aut litaturem rector resequam res dita plita non eum nimus, unt, nis magnienim fuga. Doloris consedias moluptas autemperro temoluptat pel intiate cullam rest, net am es audigenditem doluptatem nis dolorum fugitiu ndeliquam velles maximintibus audi asitatempor sim ipit, ut aut qui derum qui vendant ad unt fugitatiur rate et velessi volupta tibeaquibus. Peditibus dolupta sperionse nemqui blaborumquas volorum utam, totatur maiorposam nobitatia consequi doluptam illam vendisinvent odit officietus maionseris adia eum faces ped ut omnimpo restrum liquis eumque re officiminiam nis si dolupta incimoleste et, estis eos explige nectur? Bus aniam res re, qui vendae nisquat ionseque custorp orepers periam ipici beris mos alictaq uaspeli quidunt alicipis sum et accus ium quiaspe diatur maximus ut autatest, secat et, si dolore voluptiur, is rentibusam es et porio eventibus atque siminve lectia dolorecto doloriscieni cusam, aut quid maximolupta vendit, undae si aliquia sum, ut ligent quibusam hicaecti tem volectios repudit atecatem sequaspe poreper atiam, quo te exerum repudist, optatus aut eaquuntius eatia etur, optatqu atioriant quisquat.

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CAPITULO I

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Presentaci贸n

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Capitulo 1: Como estructurar una presentación

1.1. Forma global de abordar el trabajo de una presentación.

Hay dos posibles respuestas:

Trabajo Continuo y Trabajo Simultáneo

Agustín es Product Manager de MGK, famosa empresa de alimentos. Tiene a cargo el producto estrella de cereales achocolatados: “Tornis”, uno de los competidores fuertes del mercado. Es día lunes y Agustín está algo preocupado por los indicadores de participación de mercado de “Tornis”. Esta preocupación crece después del llamado de Cristián, Gerente Comercial: - “Hola Agustín, te llamaba por que estamos muy preocupados por los números de “Tornis”. Observamos que hemos perdido participación de mercado en las últimas dos semanas. Considerando que el jueves tenemos una reunión de Gerencia te pediría que prepararas una presentación de 30 minutos sobre esta situación. Ah, en la reunión también estará presente el Presidente del Directorio”. Después de colgar, Agustín se enfrenta al desafío de armar una presentación para la Gerencia; él tiene algunas láminas que pueden ayudar y cuenta con información que debe analizar, pero debe ordenar y coordinar bien dicha información. Aquí surge la primera pregunta:

¿Cómo debería trabajar Agustín? La mayoría de las personas que se enfrentan a la tarea de armar una presentación se preguntan:

¿Cómo abordar el armado de las presentaciones? 12

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Trabajo continuo va a implicar que Agustín se abocará a al armado de la presentación en el siguiente orden: Buscar la información que tiene sobre Participación de “Tornis”

Encontrar las láminas que él ya tiene, que puede ayudar en la presentación Analizar la información Armar la presentación Piense por un momento… esa es probablemente la manera en que la mayoría de nosotros trabaja en el armado de una presentación:

Analizamos primero… armamos la presentación despues. El problema es que este método aumenta el riesgo de cometer errores. La mayoría de las presentaciones que tienen problemas (de fondo o de forma) han sido armadas después del análisis, no considerando aspectos clave de la presentación.

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El método recomendado para armar la presentación es el Trabajo Simultáneo. ¿Qué es más importante: el análisis o la presentación?... Obviamente, el análisis (¡aunque este sea un libro de presentaciones!). El análisis determina la esencia de lo que se va a hablar, un mal análisis con una excelente presentación puede llevar a decisiones erradas que nos cuesten millones. Pero, al mismo tiempo, no se puede llegar a hacer un buen análisis sin considerar elementos de la presentación. La mayoría de las personas piensa, equivocadamente, que trabajar en forma simultánea es armar una presentación sin tener claro el análisis, armar láminas sin saber el contenido… eso, claramente, NO es trabajar en forma simultanea, simplemente es no saber trabajar.

Capitulo 1: Como estructurar una presentación

Para Agustín esas preguntas se contestan fácilmente: 1. ¿Cuál es el objetivo de la presentación?: Que la gerencia cambie la política de precios de “Tornis”. 2. ¿Cómo se compone la audiencia?: 5 gerentes y el presidente del Directorio 3. ¿Cuánto tiempo tengo para la presentación? : 30 minutos. Es obvio pensar que diferentes respuestas a estas tres preguntas definirán focos de análisis diferentes. El método simultáneo permite, además, identificar el grado de avance de mi análisis y encontrar la información que sustentará las ideas de la presentación. Esto último es fundamental desde el punto de vista argumentativo, ya que permite encontrar los argumentos que sostendrán nuestras conclusiones (mensajes).

Trabajar simultáneamente significa que al inicio del trabajo el foco estará en el análisis, pero considerando aspectos de la presentación (Base de la presentación y estructura) y al final el énfasis estará en la presentación sin perder de vista los aspectos claves del análisis (conclusiones y recomendaciones). Lo primero que se debe hacer es definir la Base de la presentación (ver próximo sub capítulo), que consiste en contestar tres simples preguntas:

¿Cuál es el objetivo de la presentación? ¿Cómo se compone la audiencia? ¿Cuánto tiempo tengo para la presentación?

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Capitulo 1: Como estructurar una presentación

PASO 1 1.2 Pasos del armado de una presentación 1.2.1 Definición del Objetivo Piense y anote TEXTUALMENTE el objetivo de la última presentación que Ud. realizó.

¿CÓMO SABER SI SU RESPUESTA ES CORRECTA?. FÁCIL. HÁGASE LA SIGUIENTE PREGUNTA: ¿QUIÉN ES EL QUE EMPRENDE LA ACCIÓN DEFINIDA EN EL OBJETIVO?. • Si la respuesta es: “el orador” (como en los ejemplos anteriores) entonces el objetivo está mal planteado. • Si la respuesta es: “la audiencia”, entonces el objetivo es correcto.

Vamos a definir el Objetivo de una presentación como: “Lo que queremos que haga (o piense) la audiencia al final de la presentación”.

o v i t obje

Volvamos al ejemplo de Agustín: Supongamos que como Product Manager Agustín tiene claro que el motivo que ha llevado a “Tornis” a perder participación de mercado es que la competencia ha bajado los precios a lo largo de las últimas dos semanas y MKG se ha mantenido invariable.

Analicemos su respuesta:. Si su objetivo es algo parecido a: • “Dar a conocer XXX” • “Informar sobre YYY” • “Comunicar XXX”.

La primera tentación de Agustín (y de la mayoría que arma presentaciones) es considerar el tema como sinónimo de objetivo. El tema NO ES el objetivo de la presentación. El tema es aquello de lo que voy a hablar en la presentación, el objetivo es lo que quiero que haga la audiencia al final de la presentación.

ENTONCES SU DEFINICIÓN ESTÁ ERRADA. 16

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A continuación se plantean tres objetivos que Agustín está considerando. Evalúe si están o no bien planteados.

Capitulo 1: Como estructurar una presentación

PASO 2 1.2.2 Adecuar la presentación a la Audiencia

OBJETIVO 1 “Al final de la presentación, la Gerencia identificará a la política de precios como la razón de pérdida de participación de mercado”. OBJETIVO 2 “Al final de la presentación la Gerencia decidirá entre dos estrategias para revertir la situación: Modificar los precios o promocionar “Tornis” más otro producto de regalo”.

Si bien los pasos iniciales se realizan casi en forma paralela, el considerar a la audiencia en este momento determinará muchos de los contenidos de la presentación. En este punto hay que contestar las siguientes preguntas:

OBJETIVO 3 “Al final de la presentación la Gerencia cambiará nuestra política de precios”. La definición adecuada del objetivo determina aspectos fundamentales de una presentación: El o los mensajes claves, el foco de la presentación, la cantidad y calidad de la argumentación, entre otras.

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• ¿Cuál es el tamaño de la audiencia?: esto es muy importante, ya que hay una relación inversa entre el tamaño de la audiencia y la interacción del relator con ésta: a mayor cantidad de público menor será la interacción con el orador.

Capitulo 1: Como estructurar una presentación

PASO 3 1.2.3 Determinar el tiempo de la presentación

• ¿Cómo se compone la audiencia?: Si uno tiene la posibilidad, debiese seleccionar muy bien a la audiencia. En muchas oportunidades participan en la presentación personas que no tienen capacidad de decisión o que no tienen por que estar allí. Dado que la mayoría de las veces no tenemos ingerencia en la selección de la audiencia, debemos hacer un esfuerzo excepcional por conocerla, y considerar los siguientes elementos: • Género • Nivel jerárquico • Edades • Cómo es su actitud con el tema a tratar (neutra, hostil o condescendiente). Dentro de la composición hay que considerar el género, nivel jerárquico, edades, pero sobre todo si su actitud es neutra, hostil o condescendiente. • ¿Cuánto sabe la audiencia con respecto al tema?: Esta pregunta suena bastante obvia, pero la mayoría no se la hace y su respuesta determinará los contenidos de la presentación.

El tiempo que se debe utilizar en una presentación está relacionado directamente con los dos puntos anteriores: El Objetivo y la Audiencia. Se suele pensar que la complejidad del tema afecta en el tiempo, pero temas complejos se pueden presentar en forma general y eso se relaciona con el objetivo. En aquellos casos en que nos asignan el tiempo de la presentación se debe pensar en términos físicos. Es decir, tengo 2 constantes y 1 variable: • La audiencia (que la mayoría de las veces no puedo cambiar) y el tiempo (que me asignaron) son mis constantes, • El objetivo es mi única variable, ya que puedo modificarlo. Por supuesto que hay un tiempo determinado en que las personas ponen mayor atención. Pero hay que recordar que la atención de una audiencia es siempre variable. La atención, como cualquier proceso biológico tiende a ser cíclico, por lo que una audiencia pasa a lo largo del tiempo por etapas de atención y distracción.

• ¿Cuáles son los verdaderos intereses de la audiencia?: Esta pregunta es clave y se coordina directamente con el objetivo. Es decir ¿qué es lo que busca la audiencia?: información, tomar una decisión sobre opciones, tener sugerencias de acción, recibir las razones de una decisión, etc. Para efectos del ejemplo de Agustín, él probablemente conoce muy bien a su audiencia; ya ha participado en presentaciones anteriores y sabe que la Gerencia no es muy proclive a los cambios de precios, por lo tanto, debe tener argumentos sólidos que justifiquen esa decisión.

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Capitulo 1: Como estructurar una presentación

PASO 4 1.2.4 Definir el mensaje clave de la presentación En la mayoría de las oportunidades es posible definir en palabras la idea fuerza o conclusión principal de la presentación. La idea fuerza es aquello que yo le digo a la audiencia, para cumplir mi objetivo (que haga lo que necesito, al final de la presentación). El mensaje clave se define en base al objetivo y la audiencia. Es una reformulación verbal del objetivo. Debe ser concreto e idealmente ser una oración con sujeto más un verbo. Después de pensar un momento, Agustín define la conclusión de su presentación (que aparecerá en la última lámina de esta): “Si no queremos seguir perdiendo participación de mercado, debemos modificar nuestra política de precios”.

PASO 5 1.2.5 Identificar los contenidos o argumentos de la presentación

El mensaje clave se define en base al objetivo y la audiencia.

Para lograr convencer a la Gerencia de la conclusión anterior, Agustín sabe que debe entregar los principales argumentos que la sostienen ordenadamente. ¿Tiene datos con respecto a la correlación entre participación de mercado y los precios de la competencia?, ¿Cómo perciben los consumidores el precio de los cereales “Tornis” con respecto a la competencia? ¿Cuál ha sido la evolución de los precios en el mercado de los cereales de chocolate en los últimos 12 meses, “Tornis” sigue esa tendencia? La mejor manera de estructurar los contenidos, es a través de un diagrama o esquema lógico. Este es recomendable construirlo cuando uno no tiene manejo completo del tema.

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Un esquema es una representación grafica de ideas, jerarquizadas de lo más general a lo más específico. Este incluye, en orden descendente, lo siguiente: • idea general (mensaje clave), • ideas o mensajes principales (en segundo nivel) • ideas complementarios (a las ideas principales) • los detalles. 23


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Capitulo 1: Como estructurar una presentación

PASO 6 1.2.6 Trabajar en las láminas En este paso hay dos recomendaciones: · Si la presentación es corta: Trabajar directamente en la pantalla. Eso significa: 1. Asigne una lámina al mensaje de la presentación. 2. Luego, identifique los mensajes de cada sección. 3. Escriba los mensajes en la Parte superior de la lámina. 4. Finalmente, imprima y verifique que la secuencia es correcta y no existan errores.

· Si la presentación es larga o tiene mucho texto (más de 30 minutos): realizar un Storyboard. Agustín piensa:

¿un story que? Los Storyboard nacen con el cine. Cuando un Director cinematográfico quiere filmar una película, antes de comenzar se junta con un dibujante y bosquejan los cuadros más importantes de la película. Lo que busca el director es volcar al papel las escenas más importantes de la película. Para una persona que hace una presentación el Storyboard le permite volcar al papel las ideas básicas que contendrá su presentación. Otra ventaja es que se puede visualizar en pocas hojas la secuencia de la presentación, permitiendo orientar/focalizar la búsqueda y análisis de la información (ya que estoy trabajando en forma simultánea). Finalmente, es más eficiente ya que se puede discutir con otras personas los contenidos básicos y secuencia de los cuadros. Agustín piensa: “Suena a buena idea, pero si tengo que tomar un hoja y empezar a hacer cuadritos con un lápiz….NO TENGO TIEMPO PARA ESO!” 24

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story

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1.2 Secuencia lógica Es importante en una presentación que las conclusiones no aparezcan como por arte de magia. Esto significa que las conclusiones deben estar sustentadas por Argumentos.

¿Cuándo es necesario argumentar? En dos situaciones: 1. 2.

Cuando hay una diferencia de opinión Cuando hay desconocimiento con respecto a la conclusión

En el caso de Agustín; es probable que la Gerencia tenga una diferencia de opinión con respecto a la modificación de la política de precios. Por esto debe sustentar esa conclusión con sus principales argumentos. Fran: ¿cuáles se te ocurren? Para efectos de cualquier presentación esos argumentos tienen dos maneras de ser mostrados: 1. 2.

En varias láminas En una sola lámina La principal recomendación en el momento de hacer un storyboard es realizarlo con post it (papelitos amarillos adhesivos). Para esto se pueden usar los más pequeños, ya que lo que se pone en cada hoja es el mensaje de la lámina (no se dibuja la lámina!).

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