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Manual de usuario de ecoFactura desktop 3.0 

2009

Manual de Usuario

ecoFactura desktop 3.0 


ecoFactu tura desktop v33

Manual de usuario

ncionamieento básicco de la ap plicación Fun

La sollución ecoFact ctura desktopp V3 está especialmente diseeñada para automatizar las taareas propias de d la facturación electrón nica, sin embarrgo, esta aplicaación se puede emplear para la automatizacción de diversoos proceesos de negocioo: envío de infoormes confiden nciales, nóminas, firma masivva de documenntos con valideez legal (contratos, peddidos, albaranees)… Se traata de una aplicación multi-pproceso, por lo que permite definir d diferenttes secuencias de taeras para los difereentes flujos de negocio de la empresa. De essta forma, a caada proceso se le pueden apliicar diferentes tareass, que fundameentalmente se resumen en: - Firma F electróónica: para garantizar la auteenticidad del origen y la integgridad del conttenido (requisittos b básicos exigidoos por la AEAT para p el procesoo de factura eleectrónica) - Encriptación E : para garantizaar la confidenccialidad del doccumento. En téérminos genéricos, esta tareaa no se r recomienda en el caso de la eFactura. e - Agregar A form mato: puede aggregar imágenees y textos, de forma que permite simular eel papel pre-impreso q se utiliza habitualmente que h - Envío E : mediante correo electtrónico o accesso a web vía FTTP - Impresión I de documentos: conexión directa con la imppresora o mediaante un directoorio de impresiión Los prrocesos se difeerencian mediante carpetas de d entrada y se configuran mediante tareass. De esta forma, a los doocumentos con ntenidos en cadda carpeta de entrada e se le aplicarán difereentes tareas:


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Con nfiguració ón Generaal

Las oppciones de con nfiguración gen neral de ecoFaactura deskto op V3 afecta a todos los proocesos definidoos, y se param metriza en basee a los menús de d la zona supeerior de la pantalla.

HerramientaasÆ Configura ración generaal

• Procesar al arrrancar el proggrama: esta opcción hará que ecoFactura revise todas laas carpetas de entrada y ejeccute los procesos activos • Iniciar el proggrama minimizzado: ecoFactuura arranca min nimizado, de forma que noo se visualiza en n la barra de taareas • Mostrar camiino: en la lista de control de pproceso, se mu uestra el “path”” de las carpetaas de entrada y documentos procesados • Guardar BD por p cada ficherro: actualiza ell log por cada documento d

procesado

• AutoProcesarr: permite que ecoFactura revvise cada N min nutos las carpetas de entrada de los diferentes d proccesos, y, en casso de que existan docum mentos pendientes, lanza las tareas corresppondientes

HerramientaasÆ soporte

• Autodiagnósttico: realiza una comprobacióón de que todaas las variables configuradas en los diferenttes procesos, eexisten y son coorrectas • Generar inforrme para soporrte: genera un informe que permitirá p al Equipo de sopporte técnico detectar d si la coonfiguración es correcta. • Realizar BackkUp de la Base de Datos: realiiza una copia de d seguridad del log de arcchivos procesaddos, que se visuualiza en la listta de control de proceso.


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Con nfiguració ón de proccesos en ecoFactur e ra HerraamientasÆ Opciones O de Procesos P

Configuraación de las Carpetas C

Para cada proceso definido, es necesariio configurar: • Carpeta de entrada: donde d la aplicaación espera loos documentos • Carpeta de Salida: doonde los deja una vez procesaados • Imprimid dos: directorio donde quedann los documentos imprimidoss directameente en la impresora • Pre-imp presión: directoorio para los doocumentos quee se han lanzado a la cola de imppresión • Errores: en el caso en que q el proceso haya registraddo algún error • Descarta ados: aquellos documentos qque se descartaan desde el panel prin ncipal de la aplicación.

Configuraación de la Fiirma: opcionees comunes

Las tarea de d firma electróónica se puedee activar o desaactivar, para PDF y para XML, mediantte la opción “ap aplicar firma electrónica e ”. ntana, común a los dos tiposs de firma, conffiguramos: En esta ven - Certif ificado electróónico: ya sea ddesde el cryptooAPI de Windoows o desde un n fichero PFX - Sellad do de tiempoo: si está activoo, requiere el seervidor al que se solicita el TimeStaamp - Valid dar estado dell certificado: si está activo, requiere servidor al que se reealizad la conulta OCSP


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Configuraación de la Fiirma: ficheross PDF

En esta pantalla configurramos las opcioones de firma de PDF estándaress de Adobe: la opción o de firm ma certificada (n no recomendaada para proceesos de facturación electrónicca), y aquella informacióón que adobe inserta en su firma electrónicca. Para el fun ncionamiento de d las siguientees opciones, ess necesario quee en la carpeeta de entrada se encuentre uun XML con el mismo nombre qu ue el PDF proceesado. Si en el moomento de procesar un PDF nno se encuentrra el fichero XML con el mismo nombre, el proceso aactuará sin ten ner en cuenta estas opcioones. - Incluiir XML en PD DF: En este casoo, el fichero XM ML se incluirá dentroo del PDF - Envia ar XML con PDF P : En este casso, a la hora dee enviar un email,, se anexarán loos dos documeentos: tanto el PDF como el ficherro XML Estas opciones puedden estar activaas al mismo tieempo, con lo que see enviaría un PDF P (que contieene el XML) además del XML por seeparado. - No realizar re firmaddo de XML: m mediante esta opción, o se anulaa la firma de XM ML cuando se ha firmado el PDF

Configuraación de la Fiirma: visualiza zación en fich heros PDF

En esta pantalla configurramos la formaa en la que se visualiza v la firma en loos ficheros PDFF. - Firma ma visible: está opción activa la firma visiblee de adobe. - Geneeral: mediante estos parámettros, elegimos la situación y tamaño de la firma en el documento PDF. - Reprresentación gráfica g : nos permite seleccion nar un gráfico comoo representacióón de la firma. Este gráfico tieene que estar en formato JPG2 - Título lo: permite connfigurar los liteerales en la visuualización del camppo de firma .

Configuraación de Cifraado de ficherros PDF

Mediante esta e opción, los ficheros se protegen mediaante contraseñaa (encriptación simetrica). Para ello, se s permite la coonfiguración dde - Cifra ar con contras aseña: de esta fforma se param metriza una contrraseña común para todos los documentos procesados p - Cálcu ulo de contraaseña: mediante secuencia de búsqueda o acceddiendo a base de d datos (ver oopciones de con nfiguración de Base de Datos)


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Configuraación de la Fiirma: ficheross XML

En estas paantallas configuramos las opciones de firma de XML. -

Proppiedades XAdEES: En el ejempplo se muestra la

configuración requeeridas para quee los ficheros XML X sean acepttados por el validador del MITTYC (disponiblee mediante el link http://www11.m h mityc.es/FacturraE/index.jsp)

Configuraación del envvío de correo eelectrónico

Mediante esta e pantalla configuramos laas opciones propias del envíoo de documeentos vía correo electrónico. Existen doss posibilidades para obtenerr la dirección a la que se enviará el documento d proocesado: - Desdee el propio doccumento: la applicación lee el contenido y loo envía a las direccion nes encontradaas - Desdee la base de daatos (ver opcionnes de BBDD)

Excluir dirección d de email: e Permite excluir una o varias v

direccionees de email. Si se s encuentra een el documen nto una de estas direccciones de de email, e la aplicación no enviarrá copia del correo a estas direccionees (sí al resto dde direcciones encontradas). e Para exclu uir más de una dirección, se ddeben separar mediante punto y cooma.

Configura ración del corrreo enviado: mediante estaas opciones se parametrizan las propieddades del correeo electrónico: asunto, cuerpo del mensaje (fich hero htm), copiia oculta y “ressponder a”

Configura ración SMTP: los mensajes nno requieren ninguna

aplicación de correo (Ou utlook, Lotus Notes…) sino qu ue se dirigen directameente al servidorr de correo. Parra ello, las opciones SMTP se configuran como cualqu uier cuenta de correo estándaar.

Imprimirr documento: mediante esta opción la apliccación puede imprimir los ficheros en los que no se eencuentra direección de email. Para ello, no se tieenen en cuentaa las direcciones excluidas.


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Configuraación del envvío de SMS

Para activaar esta opción es necesario coontratar los servicios del operador de d envío de SM MS mensario.

Opciones de d impresión n de documen ntos

Mediante estas e opciones se configura la forma de impresión de los archivos PD DF. - Imprrimir todos los os documentos os: permite impprimir todos loss documentos processados, incluyenndo los que tien nen dirección de coorreo electrónicco. - Carp peta de pre-im mpresión: con esta opción acctiva, los documentos se envían a un spool de impresión. - Seleccción de imprresora: Para pooder elegir la impresora se debe desactivar la opción o “carpetaa de pre-impreesión”. - Núm mero de copiass: permite eleggir el número de veces que see imprime cada documento procesaado.

Separacióón de PDF

Esta tarea permite separaar un archivo PPDF en múltiples archivos diferenciaddos. En el modoo avanzado con ntamos con lass siguientes oppciones: - Secu uencia de sepaaración: permite configurar el parámetro que indica el fin de cada documennto. Cada vez que q la aplicaación encuentrra este parámeetro, cortará el fichero origin nal creando un na partición nueva. - Secu uencia de num meración: perm mite identificar el nombre deel nuevoo fichero. Para ello, la aplicacción buscará esste parámetro en el documento y nombrará el nuevo archivo con c la cadena de caracteres que see encuentre inmediatamentee a la derecha de este parámetro.

Opciones de d Base de Datos D

Mediante estos e parámetrros, la aplicacióón puede accedder a una basee de datos a obtener la infoormación neceesaria para sus tareas: -

Secu uencia de búsq squeda: la apliccación leerá el documento y obten ndrá el dato coon el que identificamos al recceptor del documento (CIF, código de clientee…) Coneexión a BBDD D: una vez identificada la secuuencia de búsqu ueda, accedem mos a la BBDD ppara recuperar la inform mación necesaaria (dirección dde email, teléfoono al que se envía el SMS, contraseña para la eencriptación…))


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Opciones de d FTP

Estas opcioones nos permiten acceder a un repositorio web en el quee dejaremos los ficheros procesados. Por ejemplo, permite dejar las facturas en n una extranet de clientes. Para ello, see utiliza el FTP (File Transfer PProtocol)

Opciones de d ecoPFN

ecoPFN es un repositorioo web vinculado estrechamen nte con ecoFacturaa. Además dee las características propias dde un repositorrio web, cuentaa con opcion nes propias de la utilización dde certificados digitales: firma electtrónica, encripttación…

ecoFactura Manual Usuario Sencillo  

Manual de configuración y usuario de ecoFactura

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