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GUIA UNIDAD I

ESTHER CATALINA PAREDES PEREIRA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA OCTUBRE 17 DE 2012


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GUIA UNIDAD I

ESTHER CATALINA PAREDES PEREIRA CODIGO 52.932.093 GESTION DOCUMENTAL I PROFESORA LUZ MARIANA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA OCTUBRE 17 DE 2012


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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

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1-Como se origino la gestión documental

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2-Definicion gestión documental 3-Concepto de documento y documento de archivo

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4-¿Que es el archivo general de la nación y mediante cual ley fue creado? 5-¿Que es el sistema nacional de archivos?

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6-¿Cual es la ley por medio de la cual se dicta la ley general de archivos?

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7-¿Que dice la ley general de archivos en el titulo v, gestión de documentos, artículo 21? 8-Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de gestión documental

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9-¿Cuales son los aspectos que deben considerarse para elaborar un programa de gestión documental? 10 10-¿Cuántos y cuáles son los pasos de un programa de gestión documental?

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11-Explique la importancia de adoptar las tablas de retención documental (trd) y cuales etapas comprenden 12 12-Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un programa de gestión documental para las empresas.

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13-Cuadro 5 normas, enunciado y explicación

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14-Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

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BIBLIOGRAFIA

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INTRODUCCION

En este trabajo muestro como se origino la gesti贸n documental, su definici贸n, el concepto de documento y documento de archivo, el archivo general de la naci贸n y el sistema nacional de archivos, la ley general de archivos, y como elaborar un programa de gesti贸n documental y sus ventajas.


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COMO SE ORIGINO LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La gestión documental se origino en Estados Unidos en los años 50 y se fue reconociendo a mediados del siglo XX donde se cambio todo el proceso que se realizaba y se incluyó el ciclo vital de los documentos el cual era revolucionario y que tenía etapas que se aplican tanto a archivos personales como públicos. Cuando finalizo la segunda guerra mundial se originó mucha información y surge el problema de gran cantidad de papeles y es ahí cuando Estados Unidos y otros países toman el control de la gestión documental organizando y respetando las normas y los procesos.

DEFINICIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión documental son técnicas utilizadas para administrar la documentación donde se recupera la información y se determina el tiempo que debe guardarse, cuando debe eliminarse o conservarse indefinidamente. Las organizaciones están implementando sistemas de gestión documental que reducen y ahorran tiempo, optimizan recursos y generan seguridad mejorando la imagen de la compañía. En los últimos años las organizaciones han implementado estas técnicas porque han visto la necesidad de mantener organizados sus archivos que son la memoria de la empresa y que con ellos pueden tomar decisiones decisivas para la empresa.


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CONCEPTO DE DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE ARCHIVO

Documento: Es la información registrada en cualquier forma o medio, tanto en la forma tradicional es decir la escrita o audiovisual, cartográfica etc., y que no necesariamente tiene que ver con las actividades de una compañía.

Documento de archivo: Es donde se registra la información que produce una compañía por sus actividades y que tienen valor administrativo, fiscal o legal, también pueden tener valor científico, económico, histórico y cultural que deben ser conservados.

¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y MEDIANTE CUAL LEY FUE CREADO? El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos, recuperar, conservar y difundir el acervo documental patrimonial del país y el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes constitucionales y fue creado mediante la Ley 80 de 1989.


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¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS?

El sistema nacional de archivos son instituciones archivísticas públicas o privadas que tienen interés en pertenecer al sistema, son de orden nacional, departamental, distrital o municipal e integra comunidades indígenas, donde se normalizan los procesos archivísticos, se promueve los centros de información, se protege el patrimonio documental y el acceso del público a la información en todo el territorio. El archivo general de la nación es el encargado de orientar al sistema nacional de archivos para la construcción de la política archivística en Colombia, además desarrolla proyectos y programas para las instituciones que lo integran dando asesoramiento sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de archivos. El decreto 4124 de 2004 define las instancias de articulación del sistema nacional de archivos de esta manera: -En el nivel Nacional Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación. Instancias Asesoras: Comités Técnicos. - En el nivel Departamental Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento. Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos. - En el nivel Distrital Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito. Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos. - En el nivel Municipal Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio. Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos. El sistema nacional de archivos cuenta con 32 consejos departamentales de archivos en los 32 departamentos y 324 consejos municipales de archivos y cuenta con el consejo distrital de archivos de Bogotá y se han creado comités técnicos por sectores y por funciones que son reglamentados por el decreto 4124 de 2004, finalmente ayuda con el mejoramiento y capacitación en general del talento humano en la archivística.


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¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS? La ley por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos es la Ley 594 de 2000 que tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.

¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TITULO V, GESTIÓN DE DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21?

TÍTULOV GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.


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ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Objetivos Un programa de gestión documental comprende las siguientes fases: producción, utilización, disposición y administración y los objetivos son:

-Establecer procedimientos para ejecutar con prontitud los trámites de los documentos que se procesan.

-Suministrar la información de una forma rápida y auténtica

-Efectuar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan

-Certificar permanentemente la conservación, organización y fácil acceso a los documentos

-Suministrar la organización y mantenimiento de los archivos

-implantar un control racional y ordenado de la documentación


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¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA ELABORAR UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Un aspecto importante que se debe considerar para elaborar un programa de gestión documental es contemplar las situaciones administrativas de la gestión de transparencia, reducción de trámites y eficiencia en la administración. También es importante analizar las situaciones económicas de la gestión de documentos, tratando de reducir costos en la custodia y el uso adecuado de los recursos para la gestión documental. Además debemos tener en cuenta la Ley 594 de 2000 donde debemos respetar el concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. Es importante desarrollar un programa de gestión documental que sea de fácil implantación donde se identifiquen los problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos, donde se abarquen planes de mejora y contingencia, para este caso son utilizadas las tablas de retención documental y tablas de valoración documental. Además se debe considerar si se tienen las condiciones técnicas y si se cuenta con manuales de los procesos y funciones, tablas de retención y valoración documental y que se cuente con un comité de archivo y un reglamento basado en el archivo general de la nación donde contemple las normas básicas: fases de formación de un archivo, control de la entrada y salida de los documentos y una coordinación administrativa dentro de la entidad. Finalmente se debe contar con las diferentes áreas de la compañía para garantizar el funcionamiento de la gestión, contar con el talento humano, realizar capacitaciones y actualizaciones y tener las instalaciones adecuadas para el adecuado desarrollo de las funciones siguiendo las pautas del archivo general de la nación.


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¿CUÁNTOS Y CUÁLES SON LOS PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

En un programa de gestión documental se determinan los siguientes procesos que están relacionados y que se desarrollan en el ciclo vital del documento: Archivo de gestión-archivo central-archivo inactivo

1. Producción: Origen, creación y diseño de formatos y documentos por razón de la actividad de la compañía. 2. Recepción: Verificación y control que se le realiza al documento. 3. Distribución: Actividad que garantiza que el documento llegue a su destinatario. 4. Trámite: Es el período del documento desde la producción hasta la terminación de su función administrativa. 5. Organización: Es el proceso de clasificación, ordenación y descripción del documento 6. Consulta: Es el acceso que tienen los usuarios al documento para conocer su información. 7. Conservación: Son estrategias preventivas que buscan conservar el documento sin alterar su información. 8. Disposición final de documentos: Es el proceso en que se determina la conservación temporal, permanente o eliminación del documento.


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EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Y CUALES ETAPAS COMPRENDEN

La importancia de adoptar las tablas de retención documental es indispensable en la racionalización de la producción documental, además se incluye el ciclo vital del documento en los archivos de gestión, central e inactivo siguiendo los pasos del programa de gestión documental de acuerdo al archivo general de la nación. Primera etapa: En la primera etapa se hace una investigación preliminar sobre la compañía, disposiciones legales, estructura organizacional, organigrama, resoluciones y actos administrativos, funciones y manuales. Luego se hace una encuesta con los productores de los documentos y allí se identifican las unidades documentales que producen. Segunda etapa: Se analiza la información recolectada y se identifica los valores primarios como son los administrativos, jurídicos, legales, fiscales y contables, se crean las series y subseries documentales y se establece el tiempo de conservación del documento en cada fase de los archivos determinando el destino final para conservación o eliminación, Tercera etapa: Es la elaboración y presentación de la tabla de retención documental al comité y a los altos directivos de la compañía para su evaluación y aprobación. Cuarta etapa: En esta etapa se aplica la tabla generando un acto administrativo que ordena su aplicación, además se brinda capacitación a los funcionarios para la aplicación, y se crean instructivos que fortalecen la organización y transferencias de los documentos. Quinta etapa: En esta fase final se hace un cronograma de seguimiento de la aplicación de la tabla y sus posibles modificaciones que son evaluadas por la unidad de archivo y aprobadas por el comité.


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MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS Es importante la implementación de un programa de gestión documental por que ayuda a la entidad a ahorrar costos en bodegaje de archivo físico, infraestructura y personal dedicado a la función documental, además el ahorro de tiempo en los procesos de la compañía.

Ventajas -Disponibilidad de la información y documentación -Ahorro de gastos - Control de la gestión documental -Mejora en los procesos de la entidad -Seguridad de los documentos. -Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. - Acceso recurrente al documento -Mejora de atención a clientes (internos y externos)


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Acuerdo AGN 039 de 2002.

Por el cual se regula el procedimiento para l a e l a b o r a c i ó n y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Artículo 60.

. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de a rchivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los d o c u m e n t o s , garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

Acuerdo AGN 09 de 1997.

Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD

Acuerdo AGN 0 37 de 2002.

Establece especificaciones técnicas y r e q u i s i t o s p a r a l a contratación de servicios de archivo.

Acuerdo AGN 056 de 2000.

Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

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DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS.

1-La administración y acceso: Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley.

Articulo 36. Archivo privado: Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

Articulo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Articulo 27. Acceso y consulta de los documentos: Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la Ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizaran el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.


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BIBLIOGRAFIA

Tomado de guía para la implementación de un programa de gestión documental http://es.scribd.com/doc/66229907/2/ASPECTOS-GENERALES-DE-UNPROGRAMA-DE-GESTION-DOCUMENTAL

Tomado de aspectos generales de un programa de gestión documental http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233

Tomado de constitución y ciudadanía http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/


gestion documental guia 1  

introduccion a la gestion documental

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