"" Lier texte et tableau : le publipostage Si vous ignorez ce qu’est un publipostage, voici la définition que l’on peut en trouver sur Wikipedia : « Le terme de publipostage désigne aussi une fonction des logiciels de traitement de texte permettant de personnaliser automatiquement les termes d’une lettre type envoyée à un ensemble de clients ou de prospects. Les informations individuelles contenues dans le fichier des clients sont intégrées (on dit aussi fusionnées) dans la lettre type, ce processus permettant d’éditer autant de lettres personnalisées qu’il y a de clients enregistrés dans le fichier. » En d’autres termes, vous allez faire en sorte que Word aille pêcher dans un tableau que vous aurez créé toutes les informations nécessaires pour personnaliser un texte et procéder à un envoi par courrier.
1/ Pour commencer, vous devez créer dans le tableur une feuille de calcul qui reprend les
coordonnées postales des destinataires du publipostage. Prévoyez de concevoir ce tableau en insérant autant de colonnes que nécessaire (Nom, Adresse, Code postal, Ville, etc.). Si vous possédez déjà une telle feuille de calcul, ouvrez-la.
2/ Vérifiez que tous les champs indispensables sont présents, vérifiez les coordonnées de vos
contacts, puis enregistrez les modifications. Lorsque tout est parfait, ouvrez Word afin de composer votre lettre type. Si vous le souhaitez, vous pouvez sans problème recourir aux modèles de documents disponibles. Visitez notamment la catégorie Lettres. Elles sont prêtes à être utilisées pour un publipostage.
3/ Sous Word, activez l’onglet Publipostage. Cliquez sur le bouton Démarrer la fusion et le publipostage puis sur l’intitulé Assistant Fusion et publipostage pas à pas. Lancez la fusion des données.