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MANAGEMENT

Geschäftskorrespondenz direkt aus ERP

Kosten sparen bei Geschäftskommunikation: Dokumente aus SAP ERP per Mail versenden

Ach du liebe Post Der E-Mail-Versand von Geschäftsdokumenten aus SAP ERP ist mit den Standardfunktionen nur eingeschränkt möglich. Nach wie vor werden Bestellungen, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen per Post verschickt. Abhilfe schafft ein Add-on, mit dem Geschäftskorrespondenz direkt aus dem ERPSystem per E-Mail zugestellt werden kann. Von Thilo Kiefer, Munich Enterprise Software

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aut dem Institut für Wirtschaftsinformatik der Leibniz Universität Hannover werden in Deutschland jährlich rund sechs Milliarden Rechnungen auf dem klassischen Postweg verschickt. Dies ist zeitaufwändig und kostenintensiv: Die Dokumente müssen ausgedruckt, gefalzt, kuvertiert, die Kuverts verschlossen und frankiert werden. Das Porto für einen Standardbrief beträgt aktuell 58 Cent. Hinzu kommen die Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Briefpapier, Umschläge oder Toner. Auch der Gang zur Post ist einzukalkulieren. Wirtschaftlicher, einfacher und schneller läuft die Geschäftskommunikation via Mail – egal in welcher Branche. Auch gegenüber dem Fax ist die E-Mail in puncto Kosten und Schnelligkeit überlegen. Viele Unternehmen, die SAP ERP einsetzen, stellen Kunden, Interessenten, Lieferanten und Partnern zur Geschäfts-

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kommunikation notwendige SAP-Dokumente noch immer in Papierform zu. Doch warum nicht ERP dafür nutzen, um Geschäftspost per E-Mail zuzustellen? Leichter gesagt als getan, denn der ERPStandard bietet kein komfortables Werkzeug für den E-Mail-Verkehr. So hat der Standard Defizite bei so wichtigen Themen wie Empfängerermittlung, Mailbearbeitung, Verwaltung von Dateianhängen und Mailgestaltung. Unternehmen, die SAP ERP einsetzen und SAP-Dokumente schnell und effizient per Mail versenden wollen, benötigen eine IT-Lösung, die nahtlos in das SAP-System eingebunden ist, sich flexibel an den jeweiligen Geschäftsprozess anpassen lässt und mit der E-Mails direkt im ERP Backend erstellt, bearbeitet und versendet werden können. Diese und weitere Anforderungen erfüllt das m/e/s Mailcenter von Munich Enterprise Software. Das Add-on wurde auf der Basis von ABAP und mit ABAP Objects als

objektorientierte Erweiterung entwickelt und kann modifikationsfrei und releasesicher in SAP ERP eingebettet werden. Outlook ist mithilfe der OLE-Technologie (Object Linking and Embedding) über eine eigene Schaltfläche in das User Interface eingebunden. ▪ Flexible Anpassung Das Add-on ist einfach zu bedienen und lässt sich flexibel an die unterschiedlichen Bedürfnisse hinsichtlich der Mailgestaltung von Vertrieb, Einkauf oder Versand anpassen. Für den Versand von Lieferscheinen und auch für Rechnungen wird in der Regel ein hoher Grad der Automatisierung und Standardisierung gefordert. Doch für das Schreiben von Angeboten mit hohem Wert an strategisch wichtige Interessenten und Kunden wird eine individuelle Mailbearbeitung benötigt. Das Anschreiben sollte hier eher persönlich sein. E-3 JULI/AUGUST 2013

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