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Secrétaire

Observatoire des Métiers de l’Expertise comptable du Commissariat aux comptes et de l’Audit

SUPPORT

Cabinets de petite taille

Autres appellations : Assistant de cabinet Mission Le secrétaire prend en charge l’accueil, le secrétariat et participe à la gestion administrative et comptable du cabinet.

Activités é Accueil physique et téléphonique ƒ Accueille et oriente les clients, les prospects, les visiteurs ƒ Reçoit et transmet les appels et/ou messages téléphoniques ou email Secrétariat ƒ Collecte, trie et répartit le courrier ƒ Prend les rendez-vous, tient les agendas et plannings des collaborateurs, réserve les salles ƒ Organise les réunions, séminaires, et les déplacements ƒ Saisie, met en forme, édite et envoie les documents, rapports, courriers, contrats,…, aux clients ou aux g ((bilans,, rapports, pp , lettres de missions,, liasse fiscale…)) organismes ƒ Prépare et suit l’organisation des dossiers techniques sur le plan administratif ƒ Classe et archive les dossiers clients (échéances légales, …) Gestion administrative et comptable du cabinet ƒ Commande les fournitures du service, matériels de bureau, gère les stocks et réalise les inventaires, sous contrôle dd’un un responsable ƒ Assure les relations avec les prestataires externes (réparateurs, fournisseurs, …) : contacte les réparateurs, prépare et transmet les factures, … ƒ contribue à la facturation client : relève, contrôle et calcule les temps par projet, édite et envoie les factures aux clients après validation par l’expert-comptable et / ou commissaire aux comptes ƒ Organise et prend en charge les opérations de relance téléphonique (clients) ƒ Effectue les remises de chèque à la banque ƒ Suit le traitements des déclarations démartérialiées ƒ Suit les abonnements aux revues professionnelles Gestion administrative du personnel du cabinet CV envoie les convocations convocations, suit les candidatures ƒ Participe aux recrutements : trie les CV, ƒ Oriente les collaborateurs lors de leur intégration : diffusion des procédures du cabinet, … ƒ Gère les plannings de formations, suit les congés et ARTT, participe à la préparation des entretiens d’évaluation,…

Variabilité de l’emploi l emploi Selon la taille, l’organisation ou l’envergure des dossiers, la secrétaire peut également participer à la prise d’opérations courantes/simples sur les dossiers techniques (expertise comptable, audit, juridique, social)

Compétences transverses ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Sens du contact Aisance relationnelle Disponibilité Organisation Orientation client Discrétion

Compétences techniques ƒ Techniques de secrétariat (notamment démarches de dématérialisation) ƒ Outils de communication (standard, téléphone, fax, Internet, …) ƒ Outils et logiciels informatiques bureautiques et spécifiques, Internet ƒ Connaissance des acteurs internes et externes ƒ Notions en comptabilité, fiscalité, juridique, social, audit ƒ Connaissance de l’organisation des dossiers techniques

Formation Formations F ti initiales i iti l ƒ BEP, Bac Professionnel à Bac +2 (BTS, DUT) en Assistanat de direction/de gestion, Secrétariat, Bureautique, Comptabilité Certification : pas de certification requise

Perspectives d’évolution ƒ ƒ ƒ -

Stabilité des effectifs Évolution de l’activité vers : Une forte diminution des tâches administratives et des tâches à moindre valeur ajoutée Une tendance au transfert vers les collaborateurs de tâches bureautiques pp de l’activité d’accueil Un développement Évolutions clés du métier vers : Une plus grande polyvalence attendue, notamment en tant qu’aide aux collaborateurs comptables Un développement des compétences liées à la relation client Un renforcement des compétences informatiques (réseau, Internet, …) 109


Aire de mobilité du Secrétaire

Observatoire des Métiers de l’Expertise comptable du Commissariat aux comptes et de l’Audit

Cabinet de petite taille

Métiers de départ

Métiers d’arrivée

E emples de métiers où tro Exemples trouver er des candidats

E emples de métiers où é Exemples évoluer ol er ƒ

ƒ ƒ

Préparation des dossiers de travail techniques en expertise comptable, sociale, juridique et/ou audit ƒ Logiciels informatiques bureautiques et spécifiques ƒ Techniques de secrétariat ƒ Communication

Assistant comptable

Techniques de secrétariat Communication

3

ƒ

Organisation, normes et règlementations comptables et fiscales ƒ Saisie et révision comptable ƒ Préparation de projets de bilans

Assistant comptable

Cabinet de taille moyenne et grande taille

Assistant Juridique

ƒ ƒ

Droit des affaires, droit des sociétés Rédactions de documents juridiques

2 Cabinet de taille moyenne et grande taille

Cabinet de taille moyenne et grande taille

Assistant administratif

1

Technicien paie ƒ

Préparation des dossiers de t travail il ttechniques h i en expertise ti comptable, sociale, juridique et/ou audit ƒ Notions de comptabilité ƒ Logiciels informatiques bureautiques et spécifiques

Secrétaire technique (médicale, …) ou Télésecrétaire

Cabinet de taille moyenne et grande taille

Secré Secr étaire

Assistante de direction

ƒ

ƒ ƒ

Droit du travail Techniques de paie ƒ Rédaction de contrats de travail ƒ Organisation des dossiers de l’expertise l expertise sociale

Anglais

1

Hôte Techniques de secrétariat Aptitudes rédactionnelles d’accueil / ƒ Logiciels informatiques bureautiques et Standardiste spécifiques ƒ Préparation des dossiers de travail techniques en expertise p comptable, p sociale, jjuridique q et/ou audit ƒ ƒ

2

Conseiller clientèle à distance ƒ ƒ

Outils et standard téléphoniques ++ Communication orale ++

3 LEGENDE Évolution au sein de la branche Évolution au sein d’autres d autres branches DEGRES D’ACCESSIBILITE ENTRE METIERS 1 : Approfondissement des compétences 2 : Acquisition d’un champ de compétences nouveau (technique ou managérial) 3 : Acquisition de plusieurs champs de compétences nouveaux et/ou / domaine d’application et périmètre de responsabilité différents

Jeunes diplômés ƒ

Les secrétaires peuvent être recrutés au niveau débutant, à la sortie d’un Bac+2 / Bac +3 en Secrétariat ou Gestion

Gestionnaire de données ƒ ƒ

Reporting Renseignement et suivi de tableaux de bord ƒ Gestion de bases de données ƒ Outils bureautiques informatiques (Excel)

110

secretaire  

http://www.e-c-f.fr/doc/secretaire.pdf

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